Заробітна плата в ERP Odoo
Заробітна плата є напевно однією із найбільш заплутаних ділянок обліку з купою законодавчих нюансів, які мають досить погану тенденцію до постійних змін. Відслідкувати їх дуже непросто і на великих підприємствах на ділянці заробітної плати як правило сидить окремий бухгалтер. Чому наша заробітна плата така зарегульована зрозуміло – максимально ускладнити життям бухгалтерам та дати основу для виявлення порушень при перевірках (та сама історія наприклад з ПДВ). Наявність всіх цих особливостей та постійна їх зміна – основна складність при автоматизації розрахунку заробітної плати.
Odoo Enterprise містить в собі досить потужний конструктор для реалізації зарплати практично будь-якої складності. Але недосвідчений користувач в 99,99 % випадків не зможе користуватися тим, що є в цьому конструкторі. І пов’язано це не з функціоналом, а з тим, що без програміста або без знань мови програмування вам тут навряд чи вдасться обійтися.
З питанням автоматизації розрахунку заробітної плати за останні 5 років я стикався неодноразово, в тому числі і регламентованої. На початку 2022 року була реалізована локалізація заробітної плати під Україну на базі Odoo 14-й версії ком’юніті – про неї я писав ось тут. Але до реальних впроваджень вона не дійшла із-за подій 24 лютого 2022 року. Були в мої практиці випадки і адаптації функціоналу заробітної плати під потреби підприємства – але тут мова вже йшла про управлінську заробітну плату.
В червні цього року почався 3-й етап реалізації регламентованого обліку на базі 16-ої версії Odoo Enterprise в компанії Self-ERP, в рамках якого в тому числі закривалися питання кадрового обліку та розрахунку заробітної плати. З цим рішенням я вас зараз і буду знайомити.
Основною метою в нас на цьому етапі була реалізація базового кадрового обліку та базової заробітної плати з урахуванням найбільш масових випадків, які можуть траплятися в процесі діяльності будь-яких підприємств – нарахування авансів, нарахування заробітної плати згідно окладу, нарахування відпускних та лікарняних (з автоматичним розрахунком середньоденної зарплати) і додавання регламентованого звіту з ЄСВ та ПДФО (об’єднаного розрахунку).
Кадровий облік
Будь-яке підприємство яке має найманих працівників повинно вести кадровий облік.
Кадровий облік – це забезпечення системного обліку кадрових, індивідуальних і пов’язаних з нарахуванням зарплати документів для підприємства. Він вимагає справжнього знання та дотримання чинного законодавства, дисципліни та уваги.
На великих підприємствах кадровим діловодством займаються профільні відділи. На малих підприємствах кадровим обліком як правило займається бухгалтер.
Обов’язкові вимоги до ведення кадрового обліку й ведення діловодства викладено у законодавстві України. Кадровий облік є невіддільною частиною роботи кадровика та кадрової політики компанії. Ведення кадрового обліку (як і ведення діловодства) є обов’язковим для кожної компанії без винятків незалежно від форми власності та організаційної структури, кількості персоналу і його складу та передбачає:
- формування особових справ працівників;
- розрахунок і нарахування заробітної плати, премій, надбавок, доплат та інших виплат;
- складання штатного розпису;
- облік робочого часу;
- оформлення довідок, витягів із кадрових документів, прийняття заяв і листків непрацездатності;
- здавання періодичної звітності;
- складання графіків відпусток і контроль за їх виконанням;
- розроблення кадрових наказів;
- ведення діловодства щодо прийняття нових працівників;
- атестацію та оцінку персоналу;
- дотримання правил захисту особистих даних працівників;
- ведення військового обліку.
ERP Odoo містить в собі ряд модулів, які призначені для автоматизації роботи кадрової служби: рекрутинг, облік робочого часу, облік співробітників тощо. Але під особливості українського законодавства вони звісно не адаптовані, тож ми взялися за виправлення цієї ситуації.
Штатний розпис
Штатний розпис — це документ, що встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штати та посадові оклади працівників. Назви посад у штатному розписі зазначаються відповідно до Національного класифікатора України «Класифікатор професій”.
В Odoo є поняття посада (вакансія), яке досить активно використовується у модулі рекрутинг. На рівні посади нами була додана можливість вказати назву професії згідно вищезгаданого класифікатора.
Для формування штатного розпису в систему був доданий окремий документ, який можна створити на дату і вказати в ньому перелік посад, їх кількість та розмір окладів.
З цього документу через меню “Друк” можливо вивести на друк форму наказу про затвердження штатного розпису та сам штатний розпис.
Особова картка працівника
Особова картка працівника — це основний документ з обліку особового складу на підприємстві, де видно всю хронологію роботи конкретного працівника у конкретного працедавця.
Цей документ заводиться на кожного працівника одразу після укладення трудового договору й оформлення наказу про прийняття на роботу. Особову картку (форму П-2) заповнюється в одному примірнику на підставі пред’явлених працівником документів (паспорт, військовий квиток або посвідчення про приписку до призовної дільниці, трудова книжка, диплом тощо).
В Odoo вся інформація про співробітника міститься в його картці (в модулі Співробітники). Ця картка була нами допрацьована (зокрема були додані нові поля) – для того, щоб вона містила в собі усю необхідну інформацію для заповнення форми П-2, і в неї була додана ця друкована форма.
Кадрові накази
Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником на правах єдиноначальності та в межах його компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими.
Кадрові накази відрізняються від наказів з основної діяльності та наказів з адміністративно-господарських питань як за формою, так і за процедурою їх підготовки та видання.
Видів кадрових наказів багато, для деяких з тих є типові форми (наприклад наказ про прийом на роботу – форма П-1), деякі можна складати у довільній формі – головне, щоб такий наказ містив у собі усі необхідні реквізити.
Накази складаються не просто так, а на підставі чогось: заяв працівників, контрактів, доповідних записок тощо.
Кадрові накази залежно від строків їх зберігання реєструються в:
- Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання (75 років);
- Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання (5 років).
В Odoo немає поняття кадрового наказу і з огляду на те, що це найбільш розповсюджений кадровий документ нами був доданий в систему окремий документ – Кадровий наказ.
Для наказів які мають типові друковані форми:
- № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»;
- № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»;
- № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)».
нами були додані відповідні типи наказів і друковані форми для них.
Всі інші типи наказів користувач може додавати в систему самостійно, а також задавати правила нумерації наказів за допомогою груп типів кадрових наказів. Тут ми постаралися створити гнучкий інструмент, який би дозволив реалізувати користувачеві власну систему нумерації таких наказів.
Для типів наказів, які в систему будуть додаватися користувачем ми реалізували універсальну друковану форму. Принцип реалізації простий.
Користувач створює наказ з необхідним типом, йому присвоюється номер згідно заданих правил, а в полі “Нотатки” набирається або вставляється текст наказу
Шапка такого наказу в друкованій формі буде виводитися за шаблоном, текст наказу – той який був введений в полі “Нотатки”
Облік робочого часу
Облік робочого часу — це фіксація відомостей про явку працівників на роботу і виконання ними встановленої тривалості робочого часу. Облік робочого часу ведеться в табелях встановленої форми. Якщо працівник без поважних причин запізнився на роботу або передчасно її залишив, то цей час у робочі години не включається й оплаті не підлягає. У складі відпрацьованого працівником часу окремо враховуються надурочні роботи, різного роду відсутності.
Для обліку робочого часу працівників підприємств застосовується Табель обліку використання робочого часу.
В Odoo є поняття графіку робочого часу, який визначає робочі дні та тривалість робочого часу. Цей графік є основою для формування табелю обліку робочого часу (робочих записів). Якщо виникають відхилення від цього графіку – в системі є можливість зафіксувати таке відхилення через модуль “Time-off”, або шляхом ручного коригування табелю.
До графіка робочого часу також можна вказати офіційні вихідні, які повинні зменшити загальну кількість робочих днів по цьому графіку.
В системі користувач може самостійно створювати необхідні йому типи робочих записів (з можливість їх підв’язати до типів відсутностей в модулі “Time-off”).
В налаштуваннях типу робочого запису слід вказати буквений код для Табелю обліку робочого часу (для друкованої форми табелю).
На нарахування заробітної плати будуть впливати не всі типи робочих записів.
В нашій конфігурації заробітної плати реалізовано використання при розрахунку заробітної плати наступних типів робочих записів:
- Відвідування (код – WORK100) – використовується для відображення в табелі днів, коли співробітник був на роботі (робочі дні)
- Офіційний вихідний (код – LEAVE100) – використовується для відображення в табелі офіційних свят, які зменшують кількість робочих днів по табелю.
- Неоплачено (код – LEAVE90) – використовується для відображення в табелів днів, коли працівник був у відпустці за свій рахунок
- Лікарняний (код – LEAVE110) – використовується для відображення в табелі днів, коли співробітник був на лікарняному
- Оплачена відпустка (код – LEAVE120) – використовується для відображення в табелі днів коли працівник був у оплачуваній відпустці
- Декретна відпустка (код – LEAVE115) – використовується для відображення в табелі днів коли працівник був у декретній відпустці
- Без контракту (код – OUT) – використовується для відображення днів коли працівник не був у трудових відносинах з організацією (довідково)
З часом даний перелік буде розширюватися по мірі реалізації нового функціоналу в модулі “Заробітна плата”.
З табелю обліку робочого часу (робочих записів) є можливість сформувати друковану форма табелю (за формою П-5)
Розрахунок заробітної плати
Розрахунок заробітної плати здійснюється за допомогою документу “Розрахунковий лист співробітника”.
В залежності від типу розрахунку розрахунковий лист може бути наступних типів:
- Аванс заробітної плати – для нарахування авансів із заробітної плати
- Лікарняні – для нарахування лікарняних
- Відпускні – для нарахування відпускних
- Заробітна плата – для нарахування заробітної плати
Розрахункові листи з типом виплати “Аванс заробітної плати” не роблять в обліку проведень (не створюють записів журналів).
Перед тим як нараховувати заробітну плату співробітнику необхідно на нього створити контракт, в якому зазначається графік робочого часу, розмір окладу та тип структури заробітної плати.
В типі структури заробітної плати зазначається структура заробітної плати, яка буде застосовуватися при розрахунку заробітної плати. Структура заробітної плати – це набір правил, по якому робиться розрахунок. На рівні правила користувач може визначити чи буде результат розрахунку по ньому відображатися в обліку.
Нарахування авансів заробітної плати
В загальних налаштуваннях системи можна обрати варіант розрахунку авансу, який буде по замовчуванню застосовуватися до розрахункових листів:
- за перші 15 днів – аванс буде розрахований пропорційно відпрацьованим дням за перші 15 календарних днів місяця
- відсоток заробітної плати – аванс буде розрахований як відсоток від окладу вказаному в контракті співробітника.
Для нарахування авансу створюється розрахунковий листок з типом виплати “Аванс заробітної плати” та його розрахувати.
Нарахування заробітної плати
Для нарахування заробітної плати створюється розрахунковий листок з типом виплати “Заробітна плата”.
Якщо в місяці за який робиться нарахування заробітної плати було нарахування авансу з заробітної плати, то інформація про це відобразиться в розрахунку.
Після натиснення на кнопку “Підтвердити та провести” розрахунковий листок змінить свій статус на “Виконано” і створить запис журналу. Якщо в системі є вже нарахована заробітна плата по працівнику за місяць нарахування система видасть повідомлення про те, що за цей період вже є затверджений документ. В записі журналу який створюється робиться автоматичне звіряння 66 рахунку (дебет з кредитом) – таким чином на ньому залишається незвіреною сума яка підлягає виплаті працівнику.
Нарахування відпускних та лікарняних
Перед початком нарахувань відпускних та лікарняних в табелі обліку робочого часу слід створити відповідні робочі записи.
Для нарахування відпускних призначений розрахунковий листок з типом виплати “Відпускні”, лікарняних та декретних – “Лікарняні”.
На формі розрахункового листа передбачено поле для ручного ведення значення середньоденної зарплати – його слід використовувати коли:
- в системі немає достатньої кількості історичних даних для автоматичного розрахунку середньоденної зарплати;
- значення автоматично розрахованої середньоденної зарплати необхідно відкоригувати.
Якщо це поле не заповнювати – система зробить автоматичний розрахунок середньоденної зарплати на основі тих даних які є в системі та відобразить його у полі “Ефективне значення”.
При нарахування лікарняних система автоматично буде робити розподіл нарахованих лікарняних між підприємством (перші п’ять днів непрацездатності) та фондом соціального страхування.
Групові розрахунки заробітної плати
Odoo також надає можливість робити групові нарахування заробітної плати (групі працівників). Цей інструмент призначений для масової генерації розрахункових листків та здійснення в них розрахунків.
Групові розрахунки створюється на певний тип виплати розрахункового листка за певний період (за який треба створити розрахункові листки).
Виплата заробітної плати
Якщо брати базовий функціонал, то процес фіксації виплати заробітної плати в системі виглядав би наступним чином. Нараховуємо заробітну плату – по кредиту 66 рахунку в наслідок проведення в обліку відобразилась би сума нарахованої ЗП, по дебету – утримання із заробітної плати. Потім заходимо в банк – створюємо позицію банківської виписки на нашого працівника і звіряємо з тим записом який зробив розрахунковий листок. Якщо працівників небагато – такий варіант має право на життя, якщо багато – то бухгалтер який сидить на банку б дуже сильно матюкався :)
Тож ми вирішили трохи полегшити цей процес та додати зв’язок між позицією банківської виписки та розрахунковим листком та трохи автоматизували створення позицій банківської виписки.
Позицію банківської виписки в нашому рішенні можна створити:
- вручну
- шляхом імпорту банківської виписки – більш детально про це тут;
- із розрахункового листа або групового розрахунку.
В позицію банківської виписки нами була додана ознака, що це виплата заробітної плати та додане поле з посиланням на розрахунковий листок.
Також була додана можливість створити позицію банківської виписки з розрахункового листка та групового розрахунку.
Звіряння платежів робиться штатними засобами системи.
Звітність
Для аналізу стану заборгованостей перед співробітниками можна скористатися звітом “Розрахунки з партнерами”, який знаходиться у меню Бухоблік/Звітність. Для більшої зручності користування ним ми зробили в ньому ряд доопрацювань. Тепер в звіті можна зробити фільтр по працівникам або рахункам обліку.
Також в системі є можливість сформувати “Об’єднаний звіт з ЄСВ та ПДФО” та вивантажити його у файл(и) формата XML, для подальшого завантаження у сервіси для подання звітності.
Автоматично на даний момент заповнюється Додаток 1, Додаток 4 та основна декларація. Інші додатки в разі потреби заповнюються користувачем самостійно. Також є можливість редагувати дані звіту.
Замість висновків
Автоматизація розрахунку заробітної плати згідно вимог українського законодавства справа нелегка і досить затратна (як в часовому так і в грошовому вимірі). Те що я описав вище – це лише перша ітерація реалізації повноцінної заробітної плати в ODOO. Цей функціонал буде далі розвиватися та в нього будуть поступово додаватися нові фічі. Але тут ми вже будемо більше орієнтуватися на потреби тих компаній, які приймуть рішення перейти на ODOO. Наявний в ODOO конструктор заробітної плати дозволяє досить швидко розширювати функціонал та реалізувати з його допомогою будь-який розрахунок.
Джерело: Блог консультанта
