Как BI-система упрощает жизнь финансового директора

Для множества финансовых директоров контроль плана оплат, поиск источников финансирования, консолидация отчетности, бюджетирование и анализ по компании является основными ежедневными задачами.

Но есть среди украинских CFO и новаторы, которые внедряют цифровые технологии, автоматизируют отчетность, уменьшают объем ручной и рутинной работы в деятельности финансовых подразделений. Такие CFO контролируют все процессы в компании, занимаются стратегическим планированием, развитием бизнеса и являются правой рукой  CEO и собственника. С каждым годом новаторов все больше!

Признанным помощником CFO является BI-система (Business Intelligence), которая интегрирует разрозненные данные из всех IT-систем в понятные интерактивные отчеты с выводом всей необходимой информации на один экран — дашборд.  

Какие конкретные задачи решает финансовый директор с помощью интерактивной отчетности?

— Экономит рабочее время свое и команды;

— Консолидирует данные из разрозненных систем и минимизирует ошибки при ручном вводе цифр;

— Детализирует все показатели вплоть до первичной документации;

— Видит, где проблема еще до того, как она масштабирована;

— Выстраивает коммуникацию с CEO и собственником на понятном им языке;

— Повышает свой статус в компании и принимает стратегические решения;

— Контролирует данные в режиме онлайн 24/7 с ноутбука и мобильного телефона.

Рассмотрим подробней каждое из преимуществ внедрения BI-системы.

ЭКОНОМИТ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

Механический сбор данных и сведение отчетности занимают большую часть рабочего дня аналитиков и финансистов. Нередко к процессу также подключается и CFO. Это скучно, долго и неэффективно. 

BI-система помогает автоматизировать отчетность: настроить алгоритм работы с данными, а потом использовать его бесконечное количество раз в режиме автоматического обновления. 

Расскажу на примере из нашей рабочей практики.

Сеть магазинов одежды. Каждое утро два сотрудника выгружали данные и собирали управленческую отчетность для топ-менеджмента компании. В 13:00 актуальный отчет из десяти листов Excel был на столах у собственника и финансового директора, а половина рабочего дня двух дорогостоящих экспертов-аналитиков потрачена на автоматические действия. 

Мы разработали для компании 3 интерактивных дашборда с показателями, графиками и гистограммами в разных разрезах, настроили автоматическое обновление данных. 

Теперь топ-менеджмент контролирует ситуацию онлайн в любое удобное время с мобильного. А интеллектуальный потенциал специалистов используется по назначению — они занимаются финансовым анализом деятельности компании. 

КОНСОЛИДИРУЕТ ДАННЫЕ И МИНИМИЗИРУЕТ ОШИБКИ

Управленцы крупного бизнеса не видят цельную картинку из-за большого количества IТ-систем и слабой интеграции между ними. 1С, CRM-системы, Excel, OLAP-кубы, Terrasoft и другие позволяют накапливать огромные массивы данных, но не дают возможность их анализировать и превращать в инструмент принятия решений. BI-система это позволяет.

Расскажу забавную историю из сети гипермаркетов.

Два сотрудника разных финансовых отделов случайно за кофе в офисе выясняют, что данные в их IT-системах не совпадают. В течение месяца сотрудники сверяют данные — где сбой непонятно.

CFO обращается в компанию по консолидации данных и интеграции отчетности. Мы сложили данные в BI и выяснили, что первичные документы из одной системы не полностью синхронизировались в другую. Все недочеты синхронизации и суммы расхождений в дашборде, как на ладони.

Таким образом, интерактивная отчетность позволяет синхронизировать данные не только для принятия решений, но и для минимизации ошибок человеческого фактора. 

МАКСИМАЛЬНО ДЕТАЛИЗИРУЕТ

При всей сложности и длительности процесса подготовки отчетности, в Excel мы получаем данные максимум до второго уровня детализации. Чтобы углубиться в любой из показателей нужно заново выгружать данные и сводить отчет. Бесконечно  сложный и рутинный процесс.

Как этот вопрос решает интерактивная отчетность?

В дашборде можно «проваливаться» до транзакций, банковской выписки, любого первичного документа. Инструмент позволяет «видеть» и анализировать данные одновременно по всем системам.

Рассмотрим преимущества работы в BI-аналитике на примере 3-х отчетов: P&L, CashFlow и Факторный анализ доходов и маржинальной прибыли.

P&L в Power BI:

 — Наглядно показывает факторы роста или падения;

— Позволяет провалиться вплоть до маржи товаров, менеджеров, филиалов, ЦФО и транзакций;

— Показывает точки сокращения расходов и повышения прибыли; 

— Визуализирует диаграммы расходов, маржинальной прибыли,  доходов, динамику по каждому из них в разрезе дня, месяца, квартала;

— Помогает контролировать полученную или недополученную прибыль на ежедневной основе. Сравнивать с прошлыми периодами;

— Детализирует каждый показатель. Например, до контрагента и конкретного периода по дебиторской задолженности;

— Сравнивает текущую ситуацию с планом доходов и расходов;

— Позволяет анализировать факторы, влияющие на изменение маржинальной прибыли.

CashFlow в Power BI: 

— Наглядно иллюстрирует ситуацию почему компания заканчивает год с прибылью, но без денег на счетах;

— Дает возможность углубиться до каждой банковской выписки;

— Соединяет несколько источников отчетности (несколько 1С, ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент, OLAP-кубы, Terrasoft) и выводит на один дашборд остатки денежных средств по всем направлениям бизнеса. 

Факторный анализ доходов и маржинальной прибыли в Power BI:

Дашборд показывает как продажи в штуках, цена, скидки, курс доллара, себестоимость, расходы на маркетинг, дистрибуцию, логистику и другие факторы влияют на итоговый финансовый результат.

Дает компании такие возможности:

— Ежедневное понимание влияния факторов на валовую прибыль;

— Контроль маржи по разным каналам продаж;

— Отслеживание динамики продаж и себестоимости;

— Отслеживание динамики факторов;

— Отслеживание маржинальности конкретной сделки, товара или услуги.

ПОКАЗЫВАЕТ, ГДЕ ПРОБЛЕМА

В Excel и в учетных системах нужно сильно постараться, чтобы найти нужные показатели, и тем более сравнить разные периоды. В километровых таблицах сложно разобраться и они не наглядны для ТОП менеджмента компании и собственника бизнеса. 

В бизнесе каждая задержка в принятии решений и нахождении сбоя в работе стоит немалых денег. 

У предприятия много наименований продукции. Работают в двух направлениях: внутренний и внешний рынок. Не выполняется план по внешнему рынку. Условно, общие продажи упали на 2%: розница — на 7%, а опт, наоборот, вырос на 3%. 

Как обычно происходит поиск причины?

Запрашиваем расшифровку из Excel у аналитика: по продажам по товару 1, 2, 3,4,5 по региону Z за 3 месяца (нужна же динамика!). Через 2 недели после получения отчета — еще одно уточнение. И это каждый раз время.

Упущенное время = упущенная выгода. Продажи продолжают падать.

Экономика такова. Допустим, продажи у нашего производителя 50 млн грн. в месяц, они падают на 2% ежемесячно. Пока специалисты в течение 1 месяца ищут проблему в Excel, недополученная прибыль составит 1 млн грн. 

BI-система позволяет в онлайн режиме «провалиться» до менеджеров по категорийным группам, найти узкие места, по которым не выполняется план в разрезе категорий, менеджера и конкретного SKU.

Интерактивная отчетность — это графики и диаграммы, которые сразу показывают, где проблема. 

ВЫСТРАИВАЕТ ДИАЛОГ С СОБСТВЕННИКОМ

Опытный финансист достаточно легко «читает» отчетность в таблицах, а иногда и видит ошибки даже без пересчета данных. Сложности начинаются, когда цифры нужно «защитить» перед CEO и собственником на борде.  Они не всегда хотят разбираться в “устрашающего” вида таблицах с огромным количеством данных. 

Интерактивная отчетность помогает разобраться в отчетности, заинтересоваться в дальнейшем углублении в бизнес-аналитику и заговорить с CFO на одном языке. Данные в дашборде наглядны и понятны даже для нефинансиста. Кроме графиков и диаграмм на экран можно также вывести визуальные подсказки — на какие выводы обращать внимание. 

ПОВЫШАЕТ СТАТУС И РОЛЬ В КОМПАНИИ

В большинстве компаний CFO контролирует огромное количество процессов и активно вовлечен в операционку. Напрямую ему подчиняются, как минимум: бухгалтерия, отдел бюджетирования и учета по МСФО, казначейство, а в крупных компаниях также IT-отдел. Однако, в компании его часто считают «ответственным за отчетность» и недооценивают потенциал. 

Обладая большим спектром информации, финансовый директор может и  должен участвовать в принятии стратегических решений, которые затрагивают также бизнес аспекты. Эпоха банального составления отчетности и анализа данных уходит в прошлое. Эти процессы легко поддаются автоматизации.

Автоматизация и консолидация отчетности, высвобождение времени у аналитиков и у топ-менеджмента позволяют выделить ресурс на стратегические вопросы, прогнозирование. Дают возможность роста от человека-отчетности к бизнес-партнеру, который способен принимать взвешенные, быстрые и нацеленных на результат решения.

ВЫВОДЫ

Как же дашборды и BI-решения упрощают жизнь финансовому директору?

1. Увеличивают скорость принятия решений;

2. Позволяют контролировать все аспекты бизнеса здесь и сейчас;

3. Показывают точки сокращения расходов, увеличения доходов и маржи;

4. Преобразовывают цифры в бизнес-идеи;

5. Повышают наглядность и визуальность отчетности, и сближают собственника с СFO.   

По большому счету, CFO владеет ситуацией по своему направлению в полном объеме в режиме онлайн. Для того, чтобы посмотреть показатели нет необходимости давать задачу аналитику, ждать неделями получение данных. За этот период можно уже принять решение, и увидеть улучшения показателей. 

Эксперт по внедрению BI-аналитики Дмитрий Чашник и Елена Кожевина, CEO “ИНТАЛЕВ”