Как не провалить дедлайн

Это случается с лучшими из нас по разным причинам. Возможно, вы не получили вовремя аналитику от своих коллег. Или не рассчитали время, затрачиваемое на дизайн. А может быть «щедрый четверг» в ресторане любителей тако превратился в «день необузданного обжорства», который вы ни в жизнь не могли бы пропустить! Что бы там ни было, вы уже поняли, что дедлайн провален. И ни ваш босс, ни ваши клиенты не будут рады об этом узнать. Внимание, вопрос: что делать? Коллумнист Mashable Эдриан Гранцелла Ларссензнает ответ.

Как писатель и как редактор я, к сожалению, успел побывать по обе стороны этих баррикад. И изучил несколько трюков, которые в таких непростых ситуациях позволят сохранить ваши отношения со второй стороной и свести негатив к минимуму.

Сообщите, что не укладываетесь в сроки, как можно раньше

Нет ничего более повергающего в ярость (я уж не говорю о непрофессионализме), чем фраза: «Упс, я не успел, а сегодня дедлайн. Давайте передвинем его на следующую неделю».

Конечно, могут быть смягчающие обстоятельства. Например, вы отравились тако и не смогли выйти на работу, чтобы закончить проект. Но в любом случае, вы должны как можно раньше дать людям знать, что не успеваете с работой, от которой они зависят. Им будет гораздо проще с этим смириться, если вы преподнесете дилемму как-то так: «Я зарылся в проект и понял, что сбор данных займет немного больше времени, чем я рассчитывал. Могу я продлить дедлайн с этой пятницы до следующей?». Кроме того, часто люди и сами рады передвинуть дедлайн. Если их заблаговременно предупредить.

Объяснитесь. Кратко

Если вы профессионал, вы должны объяснить, по каким причинам не укладываетесь в сроки. Конечно, далеко не всегда дедлайны поставлены справедливо — иногда в контракте у клиента указаны несколько иные сроки, чем те, которые назывались в отчете вашего коллеги, который он обещали отдать вам «в течение следующей недели» — поэтому и объяснения могут быть разными. Но неизменным остается необходимость кратко изложить, почему процесс растянулся во времени больше, чем предполагалось изначально. При этом важно никого не обвинять и не ныть о своей усопшей собаке, сломанном компьютере или бесконечном списке рутинных задач.

Достаточно предоставить вполне типичное в таких случаях объяснение: «К сожалению, я столкнулся в процессе с непредвиденными нюансами в программном обеспечении». Это значит, что вы сделаете себе хорошее одолжение, если…

Одна из моих самых любимых авторов также предлагает одну из моих самых любимых стратегий провали-дедлайн-и-выживи. Она предлагает мне выбор: либо ее бюст превратит «не вовремя» в «вовремя», либо я сжалюсь и продлю ей дедлайн. «На экваторе проекта я поняла, что на него уйдет немного больше времени. Если я сдам его завтра, это сильно расстроит планы? Если да, то я разобьюсь в лепешку, но сдам его сегодня до ночи. А нет, так буду очень признательна, если вы разрешите закончить завтра». Как правило, я даже счастлив поддаться на ее уговоры.

Вы можете использовать тот же прием, но в несколько ином ключе. Например: «Я буду счастлив сдать вам страницы отчета с первой по шестую уже сегодня. Или же, если дело терпит, то предоставлю завтра сразу все 10″.

Если же вы реально ставите кого-то в сложную ситуацию своим опозданием, подумайте, что вы можете предложить этому человеку взамен, чтобы нивелировать негатив. У меня были авторы, которые обещали мне два материала вместо одного, если я дам им больше времени. Если же вам приходится отчитываться перед клиентом, предложите ему скиду за ожидание или услугу/продукт в подарок. Вы можете подставить человека, но если дадите что-то взамен, то оставите о себе хорошее впечатление.

Если вы когда-нибудь косячили со сроками, то вы, должно быть, знаете, как сложно выразить словами благодарность за то, что вам дают еще немного времени. «Я очень это ценю! Такое больше не повторится!», — говорите вы, зная, что еще как повториться.

Даже если вы не смогли уложиться в сроки, дайте людям знать, когда они смогут получить законченную работу. Вместо «Вы не могли бы продлить срок?» скажите: «Ничего, если я сдам проект к четвергу? Он будет у вас на почте до обеда». Но только лучше вам быть уверенными, что так оно и будет. Если, конечно, вы хотите, чтобы люди не потеряли к вам доверие, как к профессионалу.

Пожалуй, лучший совет для всех — не привыкать пропускать дедлайны. Когда мой всегда такой надежный сотрудник просит отсрочить сдачу материала, я не имею ничего против. Когда же человек обращается с такой просьбой регулярно, с каждым разом мне все тяжелее ее выполнить.

Ставьте себе выполнимые дедлайны, если делаете это сами. На случай, если нет, у меня есть трюк, который всегда помогает. В своем ежедневнике я пишу напоминание о сдаче проекта на пару дней раньше срока. Мозг быстро абстрагируется и запоминает эту дату как реальный дедлайн, поэтому даже если я не уложился — у меня есть несколько дней, чтобы поправить ситуацию.