«Как только человек начинает четко осознавать стоящие перед ним задачи, высвобождается огромный потенциал для творчества!» Дэвид Аллен

Дэвид Аллен — основатель и председатель собственной компании с мировым именем. Автор трех книг: международного бестселлера Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity («Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», широко известна под аббревиатурой GTD^®), Ready for Anything («Быть готовым ко всему») и Winning at the Game of Work and Business of Life («Победа в игре за работу и жизнь»). Главному редактору журнала «Управление персоналом» удалось встретиться с господином Алленом во время его визита в Киев для участия в масштабном мероприятии Global Inspiring Forum. С радостью представляем его интервью нашим читателям.

Дэвид Аллен оказался очень умным, интеллигентным и приятным человеком, который прекрасно понимает саму человеческую суть. Лично меня он сразу подкупил простой фразой: «Вы знаете, я страшный лодырь, если не верите, спросите у моей жены». И увидев появившееся на моем лице выражение, тут же сказал: «Все понял, ваш муж тоже страшный лодырь!» Дальше мы просто смеялись как два добрых друга, которые знакомы сто лет. За свою профессиональную жизнь я брала довольно много интервью и встречалась со множеством интересных людей, и знаю на практике, что общение с умным и думающим человеком, которое оставляет в душе долгое «послевкусие», — пожалуй, и есть то, ради чего стоит быть журналистом.

Первый же комментарий моего собеседника настроил весь разговор на дружеский лад: произошло это, когда он услышал обращение: «Господин Аллен».

Дэвид Аллен: Прежде всего, хочу сказать, что господином Алленом звали моего отца, и — увы! — много лет назад его не стало. А меня зовите просто Дэвид, мне это будет очень приятно.

«Управление персоналом»: Большое спасибо. Тогда позвольте задать первый вопрос: расскажите о методе GTD. В чем его суть и основная концепция?

Д. А. По большому счету, это советы по организации правильной и грамотной концентрации на всех предстоящих делах. Методика направлена на то, чтобы освободить мыслительный процесс от необходимости запоминать, контролировать и удерживать в памяти все дела, которые необходимо завершить в ближайшем будущем. В результате нет необходимости прилагать усилия для постоянного контроля над обязательствами или любыми делами, требующими вашего внимания. Как следствие, вы открываете свой разум и возможности для большей продуктивности и творчества, а также концентрируетесь на самых важных задачах.

«УП»: Каково практическое применение методики?

Д. А. Суть метода в том, что вы составляете подробные списки предстоящих дел. На практике вы видите результаты сразу, как только начинаете этим методом пользоваться, но к нему следует правильно подходить. Суть в том, что следует правильно определить и понять не вашу цель, к которой нужно прийти, а проанализировать текущее положение ваших дел. Это дает возможность почувствовать контроль над ситуацией и стабилизировать происходящее. То есть первый шаг — это четкое и последовательное определение всех дел, которые необходимо начать или завершить. Конечно, часто у каждого из нас наступает жизненный момент, когда мы слишком загружены, растеряны и, чтобы помочь себе, пишем списки дел: так можно хоть как-то разгрузить разум. И если мы задумаемся, почему такой метод помогает, все становится просто. Нам не нужно тратить силы на то, чтобы удержать информацию в голове. Наш мозг — это переполненный чердак. Когнитивные исследования доказали, что человек не может концентрироваться на более чем четырех делах, не говоря уже о том, чтобы ими управлять, связывать друг с другом или четко определять последовательность или приоритетность. А у большинства из нас существует намного больше, чем четыре задачи. Поэтому применение методики позволяет сразу разгрузиться от запоминания и почувствовать и стабильность, и контроль над ситуацией, сфокусировавшись на непосредственном решении задач. Приучить себя пользоваться методом не займет много времени. Очень часто люди не отдают себе отчета в том, что их жизненные обязательства и задачи, которые они взяли на себя, значительно сложнее, чем кажутся на первый взгляд. Удерживать в голове информацию, систематизировать ее, отслеживать изменения — все это требует больших затрат времени. Человек же, который начинает правильно использовать методику, высвобождает огромный потенциал, о котором даже не догадывался.

При выполнении задач (и специалисты, которые работают с персоналом, могут подтвердить этот факт) мы сначала определяем цель, то есть понимание, чего нужно достичь. Но это далеко не все, ведь для ясности необходимо подробное объяснение каждого этапа достижения цели.

Многие из нас ведут списки целей/дел, но зачастую эти списки неполные и не дают ясности. В результате, вместо того чтобы избавить вас от стресса, неправильно составленные списки дел лишь его усугубят, поскольку автор такого «трактата» тратит массу сил и энергии на его расшифровку.

Что сделал я, создавая методику? Всего лишь осознал и признал последовательный процесс, который нужно выполнить, чтобы получить результат. Это касается любой задачи: сортировки почты или составления протоколов встреч, да, в общем, любого предстоящего проекта. Принципиально процесс один, и он очень прост — от осознания и планов перейти к действию.

И для этого нужно не только проанализировать текущую ситуацию, но и правильно распределить (или перераспределить) ресурсы, которыми вы располагаете. Казалось бы, что может быть проще? Но поверьте, я провел многие часы и дни, консультируя очень умных людей. Много времени они тратили на то, чтобы просто осознать и понять те задачи, которые перед ними стоят. Мыслительный процесс, постановка задач и построение планов нередко происходят неосознанно. И человек, особенно занятый, порой сам не отдает себе отчета, что происходит в его сознании.

«УП»: Как Вам пришло в голову изобрести и систематизировать свой метод? Расскажите об истории его создания. Вы основывались на личном опыте или на наблюдениях во время общения и бизнес-тренингов?

Д. А. Поверьте, это не было сиюминутным прозрением. К полному созданию методики я шел постепенно. Меня всегда интересовала практическая возможность максимально разгрузить себя, избавиться от лишнего балласта, прежде всего в сознании. Для этого понадобились и тренинги и практика медитации. В результате я пришел к выводу, что самое продуктивное, ведущее к результату состояние разума, — это его незамутненность, незагруженность. Но шли годы, моя жизнь становилась более сложной, появлялись новые обязательства… И чем дальше, тем сложнее сохранять сознание неперегруженным.

Конечно, я начал с самого себя. Попытался понять, что нужно сделать, чтобы сознание оставалось ясным. И когда я начал консультировать клиентов по этому поводу, они, практикуя мои методы, продемонстрировали совершенно такие же результаты, к которым я пришел сам — все без исключения! Как только человек начинает четко осознавать стоящие перед ним задачи — но не просто как некое действие или цель, а в контексте, планируя и осознавая каждый этап, — высвобождается огромный потенциал для творчества и осознанной деятельности! Собственно так и появилась методика.

За три-четыре года моя коучинговая практика поднялась на уровень консультации организаций. А началось с того, что представитель отдела по управлению персоналом одной фирмы предложил мне провести семинар на эту тему, поскольку посчитал, что следует сделать методику частью их корпоративной культуры. Это заставило меня систематизировать мою методику, оформить ее. Получилось весьма успешно.

В 1983–84 годах я с удивлением понял, что вовсю занимаюсь организацией обучения в крупных мировых корпорациях! С тех пор и по настоящий момент я обучил пользоваться GTD сотни и тысячи людей — от рядовых работников до владельцев компаний. Успех практики доказал ее эффективность, в первую очередь, мне самому. Мне потребовался долгий путь, почти 20 лет, чтобы полностью осознать и систематизировать методику. Тогда и вышла в свет, в 2001 году, первая книга, посвященная GTD.

«УП»: Один из основных постулатов метода — это минимизация стресса. Как Вы объясните тот факт, что метод действительно помогает минимизировать стресс или даже свести его на нет?

Д. А. Все дело в том, что основной источник стресса — нарушение договоренностей с самим собой. Человек дает себе слово, что-то сделать, но не делает… Обстоятельства или оправдания не важны, ведь речь идет о договоре с самим собой. Я понял, что очень важно осознать, какие именно задачи я ставлю сам перед собой. Например, мы сейчас разговариваем, потому что вы и я согласились встретиться и решили отдать предпочтение именно этому событию по сравнению с другими. Если что-то препятствует, можно передоговориться — но можно ли передоговориться с самим собой? Особенно если текущие дела и задачи непосредственно влияют на ваше будущее и влекут за собой определенные последствия? И вот вы в панике просыпаетесь в три часа утра, понимая, что что-то упущено. Если же структурировать задачи, то вы перестаете метаться, а ощущаете себя комфортно сегодня, здесь и сейчас. Открою небольшой секрет: на самом деле приведение дел в порядок (то есть методика GTD) — это не столько завершение задач, сколько гармония с настоящим, в котором мы находимся здесь и сейчас. Именно этот факт избавляет от стресса.

«УП»: Этот метод подходит для всех — или только для людей определенного характера? Есть ли люди, которым он категорически не рекомендуется?

Д. А. Для любого занятого человека, чья жизнь насыщена событиями, и желающего с наименьшими моральными потерями выполнять как можно больше задач, этот метод хорошо подходит. Есть категория людей, которые ведут очень структурированный, рутинный образ жизни, и у них нет необходимости постоянно стоять перед выбором и принимать решения. В этом случае методика не нужна. Вообще, пару сотен лет назад работа и жизнь большинства людей была механической и монотонной. Не было необходимости постоянно обрабатывать поступающую информацию. Сейчас, в большинстве своем, даже когда вы просто просматриваете электронную почту, или обычный почтовый ящик, вы принимаете решение, что из потока информации заслуживает вашего внимания. Мы живем в век знания и выбора. Любой человек, перед которым стоит задача сделать правильный выбор в ту или иную сторону и перед которым стоит более одной задачи, может извлечь для себя пользу, применяя эту методику. Другое дело, что сам человек по этому поводу думает — нужно ли это ему или нет. Выбор зависит только от него самого.

«УП»: Некоторые люди могут сказать: «Я буду тратить слишком много времени на создание списков. Это неэффективно, мне проще все удерживать в голове». Насколько мне известно, Вы считаете такую концепцию ошибочной. Почему?

Д. А. Не могу сказать, что я категорически против такого подхода. Если у человека от природы отличная память, крепкие нервы, он не подвержен стрессу, почему бы ему не действовать именно так? Но более десятка последних когнитивных исследований доказали, что наше сознание очень перегружено. Тем не менее я уважаю свободу выбора. Решать, что делать, нужно каждому самостоятельно.

«УП»: Как Вы считаете, важно ли использование метода лидерам и специалистам, которые занимаются управлением кадрами? И почему?

Д. А. Прежде всего нужно отдавать себе отчет в том, что чем более высокую должность вы занимаете, тем более насыщенным становится поток стоящих перед вами задач, и тем они сложнее. Исхожу из своей практики: когда мы консультировали руководителей высшего звена, для них изначально было очень трудно даже просто составить список задач, которые можно делегировать. Только осознав, что собственные проекты можно поставить в качестве задачи для кого-то еще, осознаешь эти проекты до их полной сути. Они проясняются, принимают некую оформленность. Деловые люди автоматически берут задачи и решения на себя, они к этому привыкли. Но ведь у них одновременно «варится» множество проектов, а все сделать самому невозможно, да и не нужно! И чем насыщеннее жизнь руководителя, тем важнее добиться ясности и конкретики и в делегировании, и в постановке задач, и в целях управления.

Кроме того, обязательным условием для лидерства является доверие. Будете ли вы доверять лидеру, который нарушает собственные договоренности с самим собой? Ведь это ощущается подсознательно. Ключевой элемент управления собой — это контроль и концентрация. И если лидер будет работать над этими качествами, то он сможет более эффективно управлять людьми.

«УП»: В нашей стране в сфере HR чаще всего работают женщины. Как Вы считаете, чем применение Вашего метода может быть полезно именно для работающих женщин?

Д. А. По правде говоря, я не вижу особой разницы в применении метода в зависимости от пола, возраста или культуры. Все зависит исключительно от количества задач, которые стоят перед конкретным человеком. Как у управленца, так и у домохозяйки есть множество дел. Однако очень часто кто-то не готов принять методику в силу личностных качеств.

Если речь идет о женщинах, то нужно сказать, что зачастую они учатся организованности просто «по жизни», особенно, если есть дети. В голове нужно удержать массу информации! Но нередко они не отдают себе отчета в том, насколько эффективнее и продуктивнее могут быть, «разгрузив голову»! В какой-то степени в неготовности принять новую методику лежит переоценка собственных способностей. Я часто наблюдал такой эффект у служащих, которые начали карьеру с секретарских обязанностей. В этом случае внимательность — часть профессии, от такого специалиста изначально ожидается организованность. Но они ведь могут работать еще эффективнее! Дело в том что если человек концентрируется на деталях и исключительно на их скрупулезном выполнении, он не видит картины целиком. Точно так же хороший стратег, видя картину в целом, не замечает мелочей. У каждого есть свои слабости. Применение методики помогает и тому, и другому типу личности. Стратегу — научиться разбивать проект на последовательные микрозадачи, а тактику дает понимание окончательного результата, к которому приведут последовательные действия.

«УП»: Может ли применение GTD в конечном итоге положительно сказаться на результатах бизнеса и на производительности компании в целом, либо на результатах структурного подразделения? Будет ли метод полезным для работы в команде?

Д. А. Суть методики заключается именно в том, чтобы помочь человеку успешно работать в команде. Если каждый отдельно взятый ее участник сделает собственную деятельность более структурированной и эффективной, это повлияет на деятельность команды или бизнеса в целом. Сократится время бестолковых совещаний и отправки почты, улучшится коммуникация в целом. Очень часто руководители ошибочно полагают, что если команда работает неслаженно, нужно провести очередной тимбилдинг в целях сплочения коллектива. Что ж, удачи… но это не сработает. Если человек научится управлять самим собой, он точно сумеет более эффективно работать в команде: ведь как у индивидуума, так и у команды есть свои цели и задачи, которые нужно отслеживать и анализировать.

Суть GTD состоит в том, чтобы перейти к конкретике, к действию. И даже всего лишь меняя лексику совещаний, можно добиться значительных результатов. От бестолкового (а значит, неэффективного) обсуждения вы переходите к конкретике: определяете, кто, когда и зачем выполняет ту или иную задачу. И даже смена постановки вопроса влияет на поведение команды.

Конечно, применение методики оказывает прямое воздействие на бизнес в целом. В этом случае лидер является и «фундаментом» бизнеса, и примером для подчиненных: он задает тон корпоративной культуры — и в непосредственном общении, и в конкретных действиях. Простой вопрос сотруднику: «Что там с тем проектом? Нужна ли помощь?» — уже наводит его на мысль, что руководитель контролирует ситуацию и следит за процессом. Если сотрудник сам не уделяет должного внимания происходящему, ему заведомо неловко перед своим боссом.

В эффективном применении методики очень важна коммуникация, а также взаимосвязи в общении. Мы каждый день строим отношения с близкими, сотрудниками, друзьями и просто случайными людьми. Важность имеет уже то, каким образом эти взаимосвязи пересекаются и влияют друг на друга. И каждому из нас ежедневно приходится управлять этими связями, оценивать их и зачастую менять условия договора с самим собой.

«УП»: Многие руководители компаний в нашей стране вдохновлены новыми методиками управления, такими как Scrum¹, Agile² и т. п. Как GTD соотноситься с ними? Нет ли взаимоисключения?

Д. А. Моя методика в целом ничему не может противоречить. При правильном применении она, наоборот, позволяет сделать другие методы управления более эффективными. Я много работал с управленцами, которые в своем бизнесе применяют Lean³, Scrum и другие методы. GTD ведь даже не столько методика, сколько образ мышления! Четкое видение полной структурированной картины любой задачи помогает в каждом проекте, и позволяет ответить на вопрос: «К чему приведет мой следующий шаг, что если я сделаю именно это, а не то?»

«УП»: А какой оптимальный путь, по вашему опыту работы, с компаниями Fortune 500? Каким образом это сделать? Освоить методику самостоятельно — или обратиться к профессионалам?

Д. А. Очень многое зависит от того, есть ли в команде лидер, демонстрирующий эффект методики на практике собственным примером. Такой человек (или группа лидеров) будет направлять сотрудников, помогать им в достижении цели. Я как консультант могу, образно говоря, зажечь огонь, но не смогу его поддерживать. В моей работе были примеры (и как раз из практики компаний, входящих в Fortune 500, в которых работают сотни и сотни сотрудников), когда методика GTD стала частью корпоративной культуры именно потому, что руководители показывали ее эффективность на собственном примере.

«УП»: Как получить знания о Вашей методике? Где это можно сделать в Украине?

Д. А. Здесь уже есть сертифицированное представительство, которое проводит тренинги для всех заинтересованных специалистов.

«УП»: Когда Вы написали книгу, и она стала бестселлером, какой самый главный вывод Вы сделали из этого успеха?

Д. А. Пожалуй, для меня стала главной сама концепция — облечь мои мысли и методику в книгу, которую можно взять в руки и перечитать. Когда в 2001 году я издал ее, сначала в Америке, я получил от читательницы первое письмо по электронной почте. В нем было написано: «Вы изменили мою жизнь». И я сказал себе: значит, удалось! До этого я не представлял, насколько эффективной и полезной будет изложение моей методики именно в форме книги, а не напрямую, когда нет личного или виртуального общения — только написанный текст. То есть сам ты не видишь непосредственно реакцию людей. Для меня очень важным было осознание того, что книга полезна для читателя.

«УП»: В завершение скажите, пожалуйста: Вы планируете разрабатывать новые альтернативные методики работы? Или остановитесь на достигнутом и просто будете углублять изучение данного метода?

Д. А. Практика показала, что GTD полезна сама по себе. Мои книги были изданы тиражом 2 млн. экземпляров, значит они нужны. Но на планете нас несколько миллиардов, видите, какие перспективы? (Смеется.) Я буду углублять изучение методики, учить людей личной эффективности, и надеюсь, это будет полезная работа, которая поможет каждому и в делах, и в жизни.

«УП»: Благодарим Вас за столь интересный рассказ. Всегда очень приятно общаться с интеллектуалом такого уровня, и надеюсь, что мы еще неоднократно встретимся.

Источник: hr-liga.com