Коли електронний первинний документ вважатиметься електронним?

Електронним документом в розумінні Закону про електронні документи є саме його електронна форма, яка містить електронні підписи осіб, уповноважених підписувати ці документи. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (ст. 6 Закону про електронні документи). Без електронних підписів юридичної сили електронний документ не має.

Тому,

наприклад, сканкопії документів, направлені на електронну пошту, — електронними документами не вважаються. Так само як і роздруківка електронного документа може вважатися лише копією такого документа

Також в абз. 9 ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік сказано, що первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухобліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Оригіналом електронного документа вважається саме електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора.

Зазначимо, що за своєю суттю електронний документ — це аналог паперового документа, тільки складений в електронній формі. Тобто на електронний документ поширюються ті самі вимоги, що і на паперовий. Він повинен мати обов’язкові реквізити первинного документа, названі в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Зокрема, й особисті підписи осіб, які брали участь у господарській операції. Електронний документ має містити аналоги власноручних підписів — тобто бути підписаний кваліфікованими електронними підписами* (ч. 2 ст. 17 Закону про електронні довірчі послуги).

До речі, з 31.12.2023 на нас очікують деякі зміни в питанні використання кваліфікованих електронних підписів*. Але до цієї дати маємо керуватися ще старими (діючими) нормами Закону.