Як правильно оформити книгу відгуків та пропозицій

Книгу потрібно прошити, пронумерувати, щоб не можна було вирвати сторінки з небажаними коментарями, завірити своїм підписом і печаткою (якщо є). На титульному аркуші треба вказати таку інформацію:

• повна назва точки — магазину, кафе, назва відділу/секції, адреса і телефон;

• ким видана — «ФОП прізвище, ім’я, по батькові»;

• реєстраційний номер — підприємець сам присвоює номер, за порядком;

• дата видачі — день, коли книга передана на торгову точку;

• підпис особи, яка видала книгу, тобто підприємця;

• на звороті титульної сторінки — вказати кількість сторінок.

Заповнюється також перша сторінка книги: там потрібно розмістити Інструкцію про Книгу відгуків, адресу і телефони місцевого органу захисту прав споживачів і відділу з питань торгівлі (п. 18 Інструкції про Книгу відгуків). Вашим працівникам також буде корисно ознайомитися з цією Інструкцією, адже покупці, прочитавши її, зможуть захищати свої права і контролювати, як реагує власник на їхні скарги.

Форма книги єдина для всіх підприємців, які займаються роздрібною торгівлею, ресторанними господарствами і надають побутові послуги населенню.

Крім книги, підприємець повинен мати Журнал обліку Книг відгуків і пропозицій (його форму знайдете в додатку 2 до Інструкції про Книгу відгуків). У ньому слід записувати дати видачі книг і назви точок, на які її видали.

Книга відгуків — документ суворої звітності. Видається вона на календарний рік. Якщо за цей строк повністю не заповнилася, то діє і наступного року, а в книзі робиться запис про це (п. 16 Інструкції про Книгу відгуків).

Стежте за тим, щоб у книзі були чисті бланки для заяв, замінити книгу на нову треба протягом 5 днів від дати заповнення третього з кінця бланка. ФОП зобов’язаний зберігати протягом року повністю заповнену книгу разом із коротким звітом про характер скарг і вжиті заходи.