Який порядок ведення книги обліку доходів у платника Єдиного податку

Книгу обліку доходів ведуть єдинники 1–2-ї груп і підприємці 3-ї групи неплатники ПДВ. Законодавство зобов’язує підприємця щодня вносити в неї суми отриманої виручки (пп. 296.1.1 ПКУ) та заповнювати на підставі цих даних податкову декларацію.

З 28.07.2015 затверджена та діє нова форма книги обліку доходів, її можна вести у паперовому або електронному вигляді. Якщо ви зареєстрували свою книгу до набрання чинності новою формою, можете вести її до закінчення (п. 5 Наказу Мінфіну № 579).

Реєстрація книги в паперовому вигляді

Придбати книгу обліку доходів можна в фіскальній службі або в канцелярському магазині, де продають бланки документів. До того як заповнювати книгу, її слід зареєструвати в податковій інспекції, де підприємець перебуває на обліку. Для цього подається заява довільної форми на ім’я начальника органу ДФС. Наразі таку заяву ви можете подати тільки в паперовому вигляді.

Книга повинна бути прошнурована, а сторінки пронумеровані. Першу сторінку слід заповнити, вказавши:

• ПІБ підприємця;

• реєстраційний номер облікової картки платника податків (раніше — ІПН), якщо не отримували РНОКПП і про це є відповідна відмітка в паспорті — серію та номер паспорта;

• адресу, зазначену в реєстраційних документах ФОП;

• місце ведення діяльності.

Останню сторінку заповнює інспектор податкової.

Реєстрація книги в електронному вигляді

Якщо не бажаєте заповнювати паперову книгу, можна вести її в електронній формі. Для цього у вас повинен бути ключ електронного цифрового підпису фізособи-підприємця та укладений з вашою податковою договір про визнання електронних документів.

Неодмінно слід повідомити фіскальну службу, що книгу ви будете вести в електронному вигляді, — написати заяву, засвідчити її ключем ЕЦП і надіслати в податкову за допомогою електронного сервісу. Протягом 3 робочих днів податкова повинна сформувати й надіслати вам повідомлення, що вашу книгу зареєстровано, а також вказати її реєстраційний номер і дату реєстрації.

Так передбачається. Втім, затвердженої форми заяви для реєстрації електронної книги доходів не з’явилося, а фіскальна служба ще не забезпечила підприємцям можливості подавати заяву та реєструвати книгу доходів в електронній формі.

Рекомендації щодо заповнення

При заповненні книги слід дотримуватися таких рекомендацій:

• У паперову форму книги записи потрібно вносити від руки, розбірливим почерком, чорнилом темного кольору, кульковою або пір’яною ручкою.

• У книгу вноситься загальна сума виручки, отриманої за день. Якщо у ФОП декілька торгових точок, фіксується загальна сума виручки з усіх точок.

• Суму вказують у гривнях із копійками. Якщо ви продовжуєте вести книгу за старою формою, заповнювати її слід за новими правилами, тобто вказувати суми з копійками (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.07).

• Суму коштів за продані товари, виконані роботи, надані послуги протягом звітного періоду, отриману в грошовій, матеріальній і нематеріальній формі, вказують у графі 2. Суми в грошовій готівковій та безготівковій формах відображають у різних рядках у довільному порядку (лист ДФС № 1529). Це стосується і старої форми книги, хоча для більшої впевненості нам доведеться дочекатися уточнень від фіскальної служби. Як саме позначати готівкові та безготівкові надходження і чи потрібно вказувати загальну суму, рекомендуємо дізнатися у вашій податковій через запит індивідуальної податкової консультації. У нашому прикладі далі — один із можливих варіантів.

• Якщо отримали виручку в іноземній валюті, зазначте суму в гривнях за курсом НБУ, що діє на 00:00 годин дня отримання грошей. Дата внесення даних у книгу — це дата фактичного одержання виручки.

• В електронну книгу сума виручки вноситься не пізніше наступного календарного дня після отримання доходу.

• Дані в книзі слід підтверджувати первинними документами. Їх можуть вимагати податківці під час перевірки.

• Якщо ви не отримували доходу від підприємницької діяльності, книга не заповнюється.

• Книга зберігається у підприємця, і на місці фактичного провадження діяльності її може не бути, але на випадок перевірки ви зобов’язані надати контролерам належним чином заповнену книгу. Як необхідно зберігати книгу в електронному вигляді, поки невідомо, роз’яснень також слід чекати від ДФС.

Якщо при заповненні книги допущено помилку, виправити її можна таким чином:

• якщо книга в паперовій формі — робите новий запис, вказуючи від’ємне або додатне значення, і ставите свій підпис (пп. 3 п. 3 Порядку № 579);

• коли ведете книгу в електронному вигляді — додаєте рядок, у який вносите від’ємне або додатне значення (пп. 3 п. 4 Порядку № 579).

Заповнення книги

У графі 1 «Дата запису» ставиться дата фактичного отримання доходу.

У графі 2 вказується сума доходу за проданий товар, виконану роботу або надану послугу.

Графа 3 заповнюється, коли повертаєте покупцеві аванс, передоплату чи повну суму, яку він раніше сплатив за товар/послугу.

У графі 4 вказують скориговану суму доходу, тобто різницю між загальною сумою виручки за день і сумою, яку повернули покупцеві (від показника графи 2 слід відняти показник графи 3).

Графа 5 заповнюється, якщо ви безоплатно отримали товари, роботи чи послуги. Вказувати слід ринкову вартість товарів/послуг. Безоплатне отримання оформлюється документально.

У графі 6 відображають загальну суму доходу (суму граф 4 та 5).

У формі книги, яка діяла раніше, графа 6 призначалася для відображення доходу від дебіторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності. Але її видалили, бо в ній немає потреби, адже ФОП 1-ї, 2-ї та 3-ї груп — неплатники ПДВ такий дохід не відображають.

Розділ «Дохід, що оподатковується за ставкою 15%» заповнюється, коли порушено умови перебування на єдиному податку. У графі 7 «вид доходу» слід вказати вид доходу, що оподатковується за ставкою 15% згідно з пп.пп. 1–5 п. 293.4 ПКУ:

• пп. 1 пп. 293.4 ПКУ — дохід, що перевищує установлений для групи ЄП обсяг;

• пп. 2 п. 293.4 ПКУ — дохід від здійснення видів діяльності, не внесених у реєстр платників єдиного податку підприємцями 1–2-ї груп;

• пп. 3 п. 293.4 ПКУ — дохід від негрошових розрахунків;

• пп. 4 п. 293.4 ПКУ — дохід від заборонених на єдиному податку видів діяльності;

• пп. 5 п. 293.4 ПКУ — дохід від видів діяльності, заборонених для підприємців 1–2-ї груп.

У графі 7 вказують цифру від 1 до 5, яка відповідає виду доходу, визначеного в п. 293.4 ПКУ.

У графі 8 зазначте суму доходу від операцій із графи 7.

У кінці місяця, кварталу та року потрібно підсумовувати дохід у графах 2–6, наприклад, «Всього за березень 2015 р.» або «Всього за I квартал 2015 р.» і т. д.

Реєстрація нової книги

Нову книгу обліку доходів потрібно завести, коли стара закінчилася або змінилося відділення податкової, де підприємець перебуває на обліку. Процедура реєстрації така сама, як описано вище. Якщо нову книгу ви почали вести із середини кварталу, то, підбиваючи підсумки за місяць/квартал, враховуйте суми за поточний період, які вносили в стару книгу (пп. 4 п. 3. Порядку № 579). Тобто до загальної суми, зафіксованої у старій книзі, додаються нові надходження за поточний період.

Книгу, яка закінчилася, потрібно зберігати протягом 3 років з моменту останнього запису (п. 7 Порядку № 579).

Зникнення книги

Якщо книгу загублено, потрібно протягом 5 днів із моменту зникнення подати заяву про втрату на ім’я начальника податкової, де перебуваєте на обліку. Пишеться вона в довільній формі. Після цього необхідно звернутися до міліції: правоохоронці зобов’язані видати вам довідку про отримання вашої заяви та повідомити вашу податкову (п. 6.10 Положення № 88).

Протягом 90 днів із дати подання заяви книгу потрібно відновити, внести в неї інформацію про суми доходу на підставі первинних документів (п. 44.5 ПКУ).

Штрафи

За неналежне ведення обліку, неведення книги або її відсутність потрібно заплатити адмінштраф у розмірі від 51 до 136 гривень або від 85 до 136 гривень, якщо протягом року штраф за таке порушення накладається повторно (ст. 164¹ КпАП).

Відсутність книги під час перевірки податкова прирівнює до неоприбуткування готівки.

Якщо підприємець не оприбутковує готівку: не веде касову дисципліну, не вносить інформацію про отриманий дохід у книгу обліку або показує у книзі неповні суми надходжень — його оштрафують у 5-кратному розмірі неврахованої суми. Неврахована сума обчислюється на підставі первинних документів (Указ № 436).

Якщо підприємець не може пред’явити книгу при перевірці через те, що вона пропала, а він не зареєстрував нової протягом 90 днів, або книга є, але немає первинних документів, які підтверджують записи в ній, доведеться заплатити штраф (п. 121.1 ПКУ):

• 510 гривень — за перше порушення;

• 1020 гривень — за повторні, якщо протягом року за подібні порушення застосовувався штраф.

Приклад заповнення

На прикладі розглянемо, як заповнює книгу обліку доходів підприємець 2-ї групи.

20 серпня на банківський поточний рахунок надійшли кошти від продажу товарів. Від контрагента Василенка — 6 000 гривень, від контрагента Лебедя — 4 500 гривень. У книгу вноситься підсумований дохід — 10 500 гривень.

21 серпня на банківський рахунок підприємця надійшла передоплата за молочну продукцію в сумі 1 800 гривень і оплата в касу за реалізовані овочі — 1 200 гривень.

24 серпня за реалізовані фрукти в касу надійшло 2 000 гривень, покупцеві частково повернено передоплату за товари — 1 500 гривень.

26 серпня підприємець виявив, що в книгу не внесено суму, що надійшла на рахунок 03.08.2015 від продажу товарів, у розмірі 200 гривень. У паперовій книзі ця сума відображається окремим рядком датою отримання такого доходу.

28 серпня підприємець безоплатно отримав холодильну камеру від постійного постачальника — 20 000 гривень. Її вартість відображається у графі 5.

31 серпня на рахунок надійшло 4 000 гривень від здійснення діяльності, не вказаної в реєстрі платників єдиного податку. Цей дохід оподатковується за підвищеною ставкою 15%.

Підсумовуємо отриманий за місяць дохід за кожним рядком.

Далі в такому ж порядку підприємець підбиває підсумки за квартал і рік.