Коли відшкодування працівнику коштів за придбані товари не є доходом? Нова позиція ДФС

Нагадаємо, що нещодавно Мінфін висловив свою позицію, коли відшкодування працівнику його власних коштів за придбані товари не є доходом. Зокрема, зазначали, що податківці ще не надавали нових роз’яснень щодо цієї ситуації.

І ось з’явився текст ІПК від 21.03.2019 р. №1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК. У ній ДФС нарешті погодилися з позицією Мінфіну і судів!

Зокрема, вони на підставі тих же норм КЗпП, що й Мінфін, вказали: якщо придбання товарів (робіт, послуг) здійснюється в рамках трудових обов’язків працівника, то незалежно від того, чи видані кошти під звіт, чи витрачені з такою метою власні кошти працівника, які потім відшкодовуються роботодавцем, такі відносини слід розглядати з урахуванням вимог законодавства про працю.

І на підставі норм п. 170.9 ПКУ навели два варіанта податкових наслідків:

1. якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування ПДФО і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат;
2. якщо придбання товарів (робіт, послуг), яке здійснюється працівником на користь роботодавця за рахунок власних коштів, не пов’язано з виконання трудової функції таким працівником, то дохід, виплачений цьому працівнику за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги) включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковується ПДФО та військовим збором на загальних підставах.

Тож відтепер відшкодування працівнику його власних коштів за придбані товари не буде доходом, якщо є підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат.

Як підтвердити доцільність і обґрунтованість витрат працівника? Доручити йому придбання таких товарів (робіт, послуг). І це має бути службове завдання.

Тому радимо скласти наказ на працівника (або кількох працівників), які мають придбавати такі товари (роботи, послуги), а точніше оплачувати їх самостійно.

Звісно, що примусити працівника витрачати власні кошти в інтересах роботодавця – це протизаконно. Тому радимо в наказі передбачити два варіанта такої оплати:

• якщо він був забезпечений авансом, то витрачати підзвітні кошти;
• якщо з якихось причин він аванс не отримав або авансу не вистачило, він має право витрачати власні кошти з наступним відшкодуванням роботодавцем. 

Звісно, що про виконання завдання працівник має відзвітувати. І тут стане в нагоді авансовий звіт, до якого слід додати розрахункові документи. А якщо, крім оплати, відбувається ще фактичне отримання товарів (робіт, послуг), то до авансового звіту слід додати накладні, акти тощо (за наявності). І звісно, що на підставі переданих ним документів відбувається оприбуткування придбаних активів роботодавцем.

А якщо цього пакету документів не зробити? Податківці розглядають таку операцію як купівлю-продаж товарів (робіт, послуг), попередньо придбаних працівником.

Це досить дивно, адже в такому випадку (принаймні, щодо товарів) доведеться сплатити ПДФО за ставкою 5%, а не 18% (як щодо надміру витрачених коштів). І відображати дохід з ознакою доходу «105» (як щодо доходу від продажу рухомого майна).

Щодо перепродажу робіт та послуг, тут податківці можуть наполягати на 18% ПДФО і ознаці доходу «102» (як щодо винагороди за договором ЦПХ).

Втім, наразі передбачити, чого вони вимагатимуть, важко. Та й коментована ІПК – це лише консультація, видана конкретному платнику податків, і лише він може нею скористатись без ризиків сплати штрафів. Тому, до появи роз’яснень для всіх податкових агентів, радимо задати ці питання ДФС і отримати власну ІПК.