Компенсація за невикористану відпустку при звільненні: правила розрахунку

Звільнення працівників нерозривно пов’язаний із виплатою компенсації за невикористану відпустку. Коли виплачується компенсація за невикористану відпустку? Кому і які види відпусток не компенсують при звільненні? Як розраховують кількість днів невикористаної відпустки? Як визначають суму компенсації? Яка відповідальність передбачена за невиплату компенсації при звільненні?

Всі працівники підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також ті, що працюють за трудовим договором у фізосіб, мають право на відпустку, яке закріплене у Законі України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) та КЗпП. Тривалість всіх видів відпусток обчислюють в календарних днях і відлік стартує з першого дня роботи. Тож щорічно у працівника набігає стаж роботи, що дає право на відпустку, а значить і календарні дні (далі — к. дн.) відпустки, котрі той може взяти за правилами, визначеними законодавством. Але, попри те, що щорічно роботодавці та працівники у графіку відпусток узгоджують її дати та тривалість, життя та робочий процес вносять свої корективи. Тому у більшості працівників завжди залишаються невикористані дні відпустки, котрі варто компенсувати грішми у випадку звільнення працівника. Саме про це й детально розповімо.

Коли виплачується компенсація за невикористану відпустку?

На це питання відповідає ст. 24 Закону про відпустки, в якій викладено чотири таких випадки:

1. При звільненні працівника йому виплачують грошову компенсацію за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (далі — додаткова відпустка на дітей).
2. При переведенні працівника на роботу на інше підприємство грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток за його бажанням повинна бути перерахована на рахунок підприємства, на яке перейшов працівник.
3. За бажанням працівника частину щорічної відпустки можуть замінити грошовою компенсацією. Обов’язкова умова — тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні.
4. У разі смерті працівника грошову компенсацію за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, виплачують спадкоємцям.

Кому і які види відпусток не компенсують при звільненні?

По-перше, особам віком до 18 років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається (ч. 5 ст. 24 Закону про відпустки).

По-друге, компенсацію при звільненні не виплатять за невикористані:

• додаткові відпустки у зв’язку з навчанням;
• творчі відпустки;
• відпустки для підготовки та участі в змаганнях;
• чорнобильські відпустки;
• додаткові відпустки учасникам бойових дій.

Як розраховують кількість днів невикористаної відпустки, за які виплачують грошову компенсацію при звільненні?

Алгоритм підрахунку залежить від виду відпустки. А їх по суті дві: або щорічна (основна чи додаткова) або ж додаткова відпустка на дітей. Проте зважайте, що за кожним видом відпусток, які підлягають компенсації при звільненні, розрахунок невикористаних днів провадиться окремо (див. лист Мінсоцполітики від 24.06.2011 р. № 208/13/116-11).

Щорічні відпустки

Для початку скажемо, що обчислення ведуться за кожен відпрацьований робочий рік. Адже саме за нього працівник мав би скористатись щорічною відпусткою повної тривалості, яка для нього встановлена законодавством. Стаж для їх надання рахуємо за правила ст. 9 Закону про відпустки.

Крок 1.Обчислюємо в календарних днях стаж, що надає право на щорічну відпустку за останній відпрацьований рік (відлік стартує щороку із дати прийняття на роботу та звершується днем звільнення).

Враховуємо, що святкові та неробочі дні (наведені у ст. 73 КЗпП) під час визначення тривалості щорічних відпусток та додаткової відпустки на дітей, не враховують.

Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 02.01.2019 р., а звільняється він 20.02.2020 р., то за останній робочий рік стаж роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, рахуємо із 02.01.2020 р. до дати звільнення — 20.02.2020 р. Тоді він складе:
(30 к. дн. – 1 святк. дн) + 20 к. дн. = 49 к. дн.

Крок 2. Залежно від категорії до якої відносять працівника, обираємо тривалість його щорічної основної або додаткової відпустки. Як правило, переважна більшість працівників має право на щорічну основну відпустку 24 к. дн.

Крок 3. Розраховуємо кількість к. дн. відпустки, які припали на останній відпрацьований рік (для тих, хто працює менше року, обчислення відразу ведуть із дати прийняття до дати звільнення) за формулою:

Тривалість щорічної відпустки к. дн. : 354 (355 якщо «високосний» рік) к. дн. х стаж роботи за останній робочий рік к. дн. = к-ть невикористаних к. дн. щорічної відпустки.

Зважайте, що отриманий результат округлюємо до цілого числа за математичними правилами.

Наприклад: 24 к. дн. : 354 к. дн. х 189 к. дн. = 13 к. дн. (з округленням).

Крок 4. Аби отримати кількість днів невикористаної відпустки, за яку виплачуємо грошову компенсацію, треба від отримано в кроці 3 результату відняти кількість уже використаних к. дн. щорічної відпустки за останній рік та додати кількість к. дн. невикористаної щорічної відпустки, які залишились за попередні робочі роки.

Дані про надані за усі робочі роки відпустки беремо із розділу V «Відпустки» Особової картки працівника (форма № П-2).

Наприклад, за останній відпрацьований рік із 17.04.2019 р. до 14.03.2020 р. працівник за підрахунками має право на 22 к. дн. щорічної основної відпустки, з яких 14 к. дн. він уже використав, а за відпрацьований рік із 17.04.2018 р. (дата прийнятті на роботу) до 17.04.2019 р. він використав 21 к. дн. із 24 к. дн. щорічної основної відпустки.

В результаті кількість к. дн. невикористаної щорічної основної відпустки, за які треба виплати грошову компенсацію при звільненні, складає:
(22 к. дн. – 14 к. дн.) + (24 к. дн. – 21 к. дн.) = 11 к. дн.

Додаткові відпустки на дітей

За загальним правилом їх надають тривалістю 10 к. дн. без урахування святкових і неробочих днів, визначених ст. 73 КЗпП. Тривалість такої додаткової відпустки та список категорії жінок, котрі мають дітей, або осіб, які виховують дітей, і мають на неї право, окреслений у ст. 19 Закону про відпустки. На цьому ми не зупиняймося. Адже в контексті виплати компенсації за невикористану відпустку важливі передусім тривалість та порядок надання такої відпустки.

По-перше, додаткову відпустку на дітей надають за календарний рік, а не робочий рік і незалежно від накопиченого стажу роботи, як це працює зі щорічними відпустками.

По-друге, на такий вид відпустки повної тривалості особа набуває право в будь-який час протягом року незалежно від відпрацьованого у цьому році часу та від дати народження дитини (або досягнення нею 14-річного віку). Головне — це виникнення у році підстави для її надання: народження другої дитини, усиновлення дитини, отримання дитиною інвалідності і т. д.

Проте, якщо жінка після народження другої дитини не приступала до виконання своїх трудових обов’язків за посадою та не відпрацювала жодного робочого дня, то права на додаткову відпустку на дітей вона ще не набуває (див. лист від 26.03.2018 р. № 480/0/101-18/284).

По-третє, додаткову відпустку на дітей не розділяють на частини, адже цього Закон про відпустки не передбачає.

По-четверте, зважаючи на те, що надання такої відпустки прив’язано до календарного року, то працівниця не може скористатися в одному році двічі додатковою відпусткою на дітей за різними місцями роботи. Якщо жінка звільнилася з попереднього місця роботи в поточному році й скористалася в цьому році правом на додаткову відпустку на дітей, або їй виплатили за цю відпустку грошова компенсація, тоді на новому місці роботи цього ж року грошова компенсація при звільненні вже не виплачуватиметься. Для цього на думку Мінсоцполітики, на нове місце роботи, працівниця має надати довідку з попереднього місця роботи про те, що вона не скористалася такої відпусткою в поточному році та/або не отримувала за неї грошової компенсації (див. лист від 31.07.2014 р. № 292/13/133-14).

Тож, як бачимо, роботодавець щорічно має вести облік такого роду відпусток та їх використання у відповідному календарному році. Варто враховувати, що працівник може піти у додаткову відпустку на дітей, яку не використану протягом попереднього календарного року, у наступному календарному році. Законодавством не передбачено строку давності, після якого втрачається право на додаткову соціальну відпустку (див. лист Мінпраці від 19.02.2010 р. № 48/13/116-10).

Тому підрахувати кількість невикористаних днів додаткової відпустки на дітей простіше. Потрібно підсумувати тривалість такої відпустки за кожен календарний рік, в якому працівник мав на неї право, але не скористався ним.

Наприклад, у працівниці народилась друга дитина 12.03.2016 р., а з декретної відпустки вона вийшла на роботу із 04.09.2017 р. При цьому вона скористалась такою відпусткою у 2017 та 2018 роках. Працівниця звільняється 23.03.2020 р. В такому разі треба підсумувати невикористані додаткові відпустки за 2019 рік та 2020 рік. В сумі: 10 к. дн. + 10 к. дн. = 20 к. дн.

Як визначають суму компенсації за невикористану відпустку при звільненні?

Варто керуватися положеннями Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100 (далі — Порядок № 100).

Для виплати компенсації за невикористані відпустки беремо заробіток за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати такої компенсації. Якщо ж працівником пропрацьовано менше року, тоді для розрахунку компенсації беруть виплати за фактичний час роботи: з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, у якому виплачують компенсацію (абз. 2 п. 2 Порядку № 100).

Окрім того, із розрахункового періоду виключають час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, а також святкові та неробочі дні. Сюди потрапляють відпустки без збереження зарплати, відпустка по догляду за дитиною до 3 років (або 6 років, якщо це передбачено медичним висновком).

Виплати, які включають до розрахунку середньої зарплати, окреслені в п. 3 Порядку № 100, а ті, які виключають — у його п. 4. Також враховуємо, що під час обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані відпустки також до заробітку включають виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження тощо), та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.

Середньоденний заробіток обчислюємо розділивши сумарний заробіток на відповідну кількість календарних днів за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів, встановлених законодавством, та тих періодів, що виключають із розрахунку).

Одержаний результат перемножується на число календарних днів невикористаних щорічних відпусток, а також додаткових відпусток на дітей, якщо на такі є право у працівників.

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку при звільненні на прикладах

Всі окреслені правила та кроки для обчислення компенсації за невикористані відпустки розглянемо на практичних ситуаціях, що дозволить зрозуміти алгоритм розрахунку суми компенсації.

Ситуація 1. Працівник прийнятий на роботу 05.06.2017 р., він звільняється 01.04.2020 р. За час роботи від використав повністю щорічні основні відпустки за 2017-2018 та 2018-2019 робочі роки, а за 2019-2020 робочий рік лише 14 к. дн. Працівник має право щорічну основну відпустку 24 к. дн. Його посадовий оклад за останні 12 місяців складає 8000 грн, сума відпускних у серпні 2019 року — 3796,60 грн, нарахована у серпні зарплата — 4571,42 грн.

Для обчислення компенсацію за невикористану щорічну основну відпустку розрахунковий період беруть з квітня 2019 року по березень 2020 року (включно).

Спочатку обраховуємо скільки к. дн. невикористаної відпустки треба компенсувати працівникові при звільненні:

1. Знаходимо стаж в к. дн., який надає право на щорічну основну відпустку за останній робочий рік (з 05.05.2019 р. по 01.04.2020 р. за виключенням святкових та неробочих днів):
   26 к. дн. + 28 к. дн. + 31 к. дн. + 30 к. дн. + 30 к. дн. + 30 к. дн. + 30 к. дн. + 30 к. дн. + 29 к. дн. + 29 к. дн. + 30 к. дн. + 1 к. дн. = 324 к. дн.
2. Обираємо тривалість щорічної відпустки на яку має право працівник, у нас це основна — 24 к. дн.
3. Обчислюємо кількість днів щорічної основної відпустки, на яку має право працівник за останній робочий рік по дату свого звільнення:
   24 к. дн. : 355 к. дн. х 324 к. дн. = 22 к. дн.
4. Визначаємо кількість невикористаних к. дн. щорічної основної відпустки, за яку треба виплатити компенсацію:
   22 к. дн. – 14 к. дн. = 8 к. дн.

Далі обраховуємо суму компенсації за невикористану щорічну основну відпустку при звільненні:

1. Знаходимо сумарний заробіток за розрахунковий період квітень 2019 року – березень 2020 року:
   8000 грн х 11 міс. + 3796,60 грн + 4571,42 грн = 96 368,02 грн.
2. Визначаємо середньоденну зарплату:
   96 368,02 грн : 355 к. дн. = 271,46 грн.
3. Обчислюємо суму компенсації за невикористані 8 к. дн. щорічної основної відпустки:
   271,46 грн х 8 к. дн. = 2171,68 грн.

Ситуація 2. Працівниця, яка має двох дітей, прийнята на роботу 02.09.2019 р., а звільняється 30.03.2020 р. Її посадовий оклад складає 7000 грн. Вона має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 к. дн. та додаткову відпустку на дітей — 10 к. дн. За час роботи відпустками не скористалася.

Для компенсації за невикористану щорічну основну відпустку розрахунковий період беремо розрахунковий період вересень 2019 року – лютий 2020 року.

Спочатку обраховуємо скільки к. дн. невикористаної відпустки треба компенсувати працівниці при звільненні:

1. Знаходимо стаж в к. дн., який надає право на щорічну основну відпустку за відпрацьований час із 02.09.2019 р. по 30.03.2020 р. (включно), виключивши святкові та неробочі дні:
   29 к. дн. + 30 к. дн. + 30 к. дн. + 30 к. дн. + 29 к. дн. + 29 к. дн. + 29 к. дн. = 206 к. дн.
2. Обираємо тривалість щорічної відпустки на яку має право працівник, у нас це основна — 24 к. дн., а також враховуємо, що за 2019 рік та 2020 рік працівниця має право на додаткову відпустку на дітей тривалістю 10 к. дн.
3. Обчислюємо кількість днів щорічної основної відпустки, на яку має право працівник за останній робочий рік по дату свого звільнення:
   24 к. дн. : 355 к. дн. х 206 к. дн. = 14 к. дн.
4. Визначаємо кількість невикористаних к. дн. щорічної основної відпустки та додаємо до них невикористані додаткові відпустки на дітей, за які треба виплатити компенсацію:
   14 к. дн. + 10 к. дн. + 10 к. дн. = 34 к. дн.

Далі обраховуємо суму компенсації за невикористану щорічну основну відпустку при звільненні:

1. Знаходимо сумарний заробіток за розрахунковий період вересень 2019 року – лютий 2020 року:
   7000 грн х 6 міс. = 42 000 грн.
2. Підсумовує кількість к. дн. у розрахунковому періоді:
   30 к. дн. + 30 к. дн. + 30 к. дн. + 30 к. дн. + 29 к. дн. + 29 к. дн. = 178 к. дн.
3. Визначаємо середньоденну зарплату:
   42 000 грн : 178 к. дн. = 235,96 грн.
4. Обчислюємо суму компенсації за невикористані 8 к. дн. щорічної основної відпустки:
   235,96 грн х 34 к. дн. = 8022,64 грн.

Ситуація 3. Працівник прийнятий на роботу 17.02.2020 р., а 27.03.2020 р. він звільняється. Посадовий оклад у нього 9000 грн. Має право на щорічну основну відпустку 24 к. дн.

Зважаючи, що у працівника немає жодного повного відпрацьованого місяця (з першого по перше число), які передують його звільненню, тоді компенсацію за невикористану відпустку обчислюємо виходячи з посадового (місячного) окладу (тарифної ставки), установленого на момент її нарахування (абз. 3 п. 4 Порядку № 100).

Проте для початку обраховуємо скільки к. дн. невикористаної відпустки треба компенсувати працівникові при звільненні. Тут все спростимо до двох кроків:

1. Знаходимо стаж в к. дн., який надає право на щорічну основну відпустку за відпрацьований час із 17.02.2020 р. по 27.03.2020 р. (включно), виключивши святкові та неробочі дні:
   13 к. дн. + 26 к. дн. = 39 к. дн.
2. Обчислюємо кількість днів щорічної основної відпустки, на яку має право працівник за такий короткий відпрацьований час:
   24 к. дн. : 355 к. дн. х 39 к. дн. = 3 к. дн.

Уже звично обраховуємо суму компенсації за невикористану щорічну основну відпустку при звільненні:

1. Знаходимо сумарний заробіток, який визначаємо для такої ситуації перемноживши посадовий оклад на 12 місяців:
   9000 грн х 12 міс. = 108 000 грн.
2. Визначаємо середньоденну зарплату, зважаючи що тут беремо 12-місячний розрахунковий період:
   108 000 грн : 355 к. дн. = 304,23 грн.
3. Обчислюємо суму компенсації за невикористані 3 к. дн. щорічної основної відпустки:
   304,23 грн х 3 к. дн. = 912,69 грн.

Як оподатковувати виплату компенсації за невикористану відпустку при звільненні?

Суми грошових компенсацій у разі невикористання щорічних (основної та додаткових) відпусток та додаткових відпусток працівникам, які мають дітей, у розмірах, передбачених законодавством, відносять до виплат за невідпрацьований робочий час і включають до фонду додаткової зарплати (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5). А на суму додаткової зарплати нараховують ЄСВ, адже вона потрапляє до бази його нарахування (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ).

Тож в загальному випадку компенсація за невикористану відпустку –об’єкт нарахування ЄСВ. Однак це не стосується сум, які нараховані після звільнення та є виплатами за невідпрацьований час. Вони не є об’єктом для нарахування ЄСВ. Тому на суму компенсації за невикористану відпустку, виплачену уже після звільнення, ЄСВ не нараховують (див. ІПК ДФС від 29.11.2018 р. № 5003/6/99-99-13-02-03-15/ІПК; ІПК Офісу ВПП ДФС від 15.02.2019 р. № 557/ІПК/28-10-27-01-11).

Що стосується ПДФО, то до оподаткованого доходу з огляду на пп. 164.2.1 ПКУ належить зарплата, нарахована (виплачена) платнику податку відповідно до умов трудового договору (контракту). Сума компенсації за відпустку при звільненні належить до зарплатних виплат, тож із неї утримують ПДФО. Це ж стосується і військового збору.

Яка відповідальність за невиплату компенсації при звільненні?

При звільненні виплачують всі суми, належні працівникові від роботодавця, в день звільнення. Якщо працівник в день звільнення не працював, то зазначені суми виплачують не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. Про нараховані суми, належні працівникові при звільненні, роботодавець повинен письмово повідомити працівника перед виплатою зазначених сум.

Такими є вимоги ст. 116 КЗпП і вони повністю застосовуються до виплати компенсації за невикористану відпустку при звільненні.

Якщо цього не дотриматися, то інспектори праці цілком можуть накласти адмінштраф на посадових осіб за ст. 41 КпАП у розмірі від 510 до 1700 грн та штраф до роботодавця згідно абз. 4 ст. 265 КЗпП у розмірі 3 мінімальні зарплати, якщо затримано виплату суму компенсації за відпустку більше аніж на місяць. Коли ж її виплатили упродовж місяця від дати звільнення, тоді обійдуться мінімальним штрафом у розмірі 1 мінімальної заплати (абз. 9 ст. 265 КЗпП).

Висновки

• Компенсацію за невикористану відпустку виплачують передусім при звільнені за всі не використані працівником щорічні відпустки, а також додаткові відпустки на дітей.
• Компенсацію при звільненні не виплатять за невикористані: додаткові відпустки у зв’язку з навчанням; творчі відпустки; відпустки для підготовки та участі в змаганнях; чорнобильські відпустки; додаткові відпустки учасникам бойових дій.
• Для розрахунку кількісті днів невикористаної відпустки, за які виплачують грошову компенсацію при звільненні, обчислюємо в першу чергу в календарних днях стаж, що надає право на щорічну відпустку за останній відпрацьований рік.
• Сума грошової компенсації за невикористані відпустки — об’єкт нарахування ЄСВ. Також із неї утримують ПДФО і військовий збір.
• Відповідальність за невиплату компенсації при звільненні: посадовим особам загрожує адмінштраф від 510 до 1700 грн, а роботодавцю — штраф у розмірі 3 мінімальні зарплати, якщо затримано виплату суму компенсації більше аніж на місяць.