Компенсація за невикористану відпустку 2022

Який порядок виплати компенсації за невикористану відпустку

Порядок оплати надання відпусток визначений Законом «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504 (далі – Закон про відпустки) та КЗпП.

Повністю замінити відпускні на компенсацію за невикористану відпустку без звільнення працівника не можна (ст. 2 Закону про відпустки). Це можливо тільки частково за таких умов (ст. 24 Закону про відпустки):

• це винятково бажання співробітника, не працедавця. Тобто від працівника має бути заява на компенсацію за невикористану відпустку;
• співробітник повинен бути старше 18 років. Якщо йому 18 років чи він молодший, то повинен повністю використовувати свою щорічну відпустку, а не заміняти її компенсацією (абз. 5 ст. 24 Закону про відпустки);
• співробітник використав мінімальну тривалість щорічної та додаткової відпустки — 24 календарні дні ;  
• грошова компенсація за невикористану відпустку без звільнення можлива тільки за щорічну відпустку (основну і додаткову). На соціальну додаткову відпустку «на дітей», якщо працівниця продовжує працювати, компенсації «за заявою» НЕМАЄ. Чому так – розберемо згодом.

Право на компенсацію відпустки мають як основні працівники, так і сумісники.

Зміни несуттєві, але вони є й такі:

• при переведенні працівників. Виключили норму, яка давала можливість роботодавцю перерахувати на нове місце роботи працівника компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки (це було у вже видаленому в абз. 3 ст. 83 КЗпП). Роботодавець відтепер має розрахуватися повністю при звільненні  такого працівника без переведення свого боргу на інше підприємство. Попутно прибрали норму, яка вимагала надати працівнику відпустку повної тривалості до настання 6-місячного терміну роботи, якщо він за попереднім місцем роботи не одержав грошової компенсації за невикористану відпустку (це був п. «8» ч. 7 ст. Закону про відпустки);\
• при звільненні працівника детально слід повідомляти про всі виплати, у т.ч. й компенсацію невикористаних відпусток (оновлена ч. 1 ст. 47 КЗпП). Це значить, що сума такої компенсації має бути виділена;
• у разі смерті працівника належні йому виплати, у т.ч. й компенсацію невикористаної відпустки, можуть отримати члени сім’ї (оновлені ч. 6 ст. 83 КЗпП та ч. 6 ст. 24 Закону про відпустки). І лише за їх відсутності ці суми входять до складу спадщини. Раніше ж треба було передавати такі виплати у спадщину, тобто чекати 6 місяців на відкриття спадщини. Хто такі члени сім’ї можна з’ясувати у ст. 3 Сімейного кодексу України.

Приклади визначення кількості днів для компенсації відпустки

Приклад 1. Невикористана щорічна відпустка. Працівник має невикористану щорічну відпустку тривалістю 31 день. Тоді він повинен на 24 дні взяти відпустку. Компенсація невикористаної відпустки може бути проведена за решту 7 днів.

Наголошуємо, що 24 дні – кількість календарних днів для розрахунку відпускних, яку  відраховуєте за кожен робочий рік. Якщо співробітник накопичив багато днів відпустки за кілька років, то за кожен такий рік він повинен використовувати 24 дні.

Бухгалтер має попередньо переконатися в тому, що співробітник при компенсації відпустки дійсно має «понадліміт» в 24 дні вже використаних для відпустки відповідного робочого року.

Увага: робочий рік рахуєте від першого дня початку роботи на підприємстві. Не плутайте його з календарним роком, який починається 1 січня. У кожного працівника «робочий рік» свій.

Але одразу за прикладом 2 зробимо застереження – вже сама ця ситуація порушує законодавство про працю, тому що ненадання щорічної відпустки повної тривалості протягом 2-х років підряд заборонено (ст. 80 КЗпП).

Відповідальність за порушення порядку компенсації невикористаних днів відпустки

Навіть якщо співробітник завзято наполягає на повній заміні його відпустки на грошову компенсацію, то бухгалтеру і керівнику слід йому твердо відмовити. Співробітник просто не має на це права, крім одного варіанта – при звільненні (про це – нижче). Якщо ж погоджується на прохання співробітника, то ризикуєте отримати штрафи від Держпраці за неправомірну грошову компенсацію відпустки:

• фінансовий – порушення «інших вимог трудового законодавства» (ст. 265 КЗпП) в розмірі однієї мінімальної зарплати на момент виявлення порушення в цілому по всім працівникам (6500 грн у січні-вересні 2022 року; 6700 грн – з жовтня 222 року);
• адміністративний – «порушення вимог законодавства про працю» в розмірі від 510 до 1700 грн перший раз і від 1700 до 5100 грн за повторне порушення протягом року (абз. 2 ст. 41 КУпАП).

Як виплачувати компенсацію за невикористану відпустку при звільненні

Грошова компенсація за невикористану відпустку при звільненні – це вже обов’язок роботодавця (абз. 1 ст. 24 Закону про відпустки, ч. 1 чт. 83, ч. 1 ст. 116 КЗпП). В цьому випадку компенсують повністю всі невикористані дні відпустки, незалежно від ліміту «24 дня». Бухгалтер робить розрахунок днів невикористаної відпустки при звільненні за такі види відпустки (ст. 19, ст. 24 Закону про відпустки, ст. 84 КЗпП):

• щорічну основну та додаткову відпустку;
• додаткову відпустку на дітей.

При звільненні невикористану відпустку за попередні роки оплачуєте в повному обсязі. При звільненні співробітник повинен вирішити питання: відпустка або повна компенсація невикористаних днів відпустки, а може, частина відпустки і компенсація за решту. Це його право!

Але тут є ще один нюанс: співробітник, який звільняється, має право піти у відпустку перед звільненням, а потім бути звільненим в останній її день (ст. 3 Закону про відпустки). В такому випадку оплачуєте відпускні перед виходом у відпустку в стандартному режимі. Отримання такої відпустки не має обмежень по її тривалості. Якщо у співробітника накопичилися дні відпустки за кілька минулих років, то він може «відгуляти» їх повністю і отримати відпускні в повному обсязі.

Наголошуємо, така відпустка може бути тільки на вимогу працівника. У стандартному випадку – компенсація відпустки. Єдиний виняток, коли працівника звільняють без права на надання такої відпустки – звільнення за порушення трудової дисципліни. У цьому випадку тільки один варіант – грошова компенсація відпускних. Однак компенсацію відпускних такому працівнику виплачуєте обов’язково.

Чи можлива компенсація за невикористану відпустку на дітей

Нагадуємо, що соціальну додаткову відпустку на дітей зокрема надають, коли у працівниці є дві та більше дитини віком до 15 років або дитина з інвалідністю (усі випадки – ст. 19  Закону про відпустки). Також право на дану відпустку мають одинокі матері незалежно від кількості дітей до досягнення ними повноліття.

У чому особливість цієї відпустки:

• якщо працівниця звільняється – їй нараховують компенсацію;
• якщо продовжує працювати – права на компенсацію немає.

Чому так? Справа у дещо  відмінних формулюваннях Закону про відпустки, які встановлюють такі правила компенсації відпусток:

• при звільненні – компенсація відпустки включає щорічні відпустки і відпустку на дітей (абз. 1 ст. 24 Закону про відпустки);
• без звільнення – компенсація відпустки включає тільки щорічні відпустки (абз. 4 ст. 24 Закону про відпустки).

Додаткова відпустка на дітей – це соціальна, а не щорічна відпустка. Через це на неї не поширюється порядок компенсації відпусток без звільнення. Такої ж думки фахівці Мінсоцполітики у листі від 19.01.2017 № 132/0/101-17/284 (далі – Лист № 132).

Крім того, додаткова соціальна відпустка на дітей має низку нюансів, які слід врахувати:

• по ній інакше рахують рік. Право на дану відпустку виникає не за робочий рік, а за календарний;
• якщо право на дану відпустку виникло тільки за однією підставою, то щорічна тривалість такої відпустки 10 днів. Якщо за  декільком – максимум 17;
• ці 10 днів на частини ділити не можна;
• терміну давності відпусток на дітей немає, і працівниця при звільненні отримає в повній мірі за всі невикористані дні такої відпустки;

• при виплаті грошової компенсації за відпустку на дітей слід переконатися у тому, що інший з батьків не скористався правом на додаткову соціальну відпустку та не отримав компенсацію за відповідний період. Пов’язано це з набуттям чинності з 09.05.2021 р. оновлених норм ст. 19 Закону про відпустки (лист Мінекономіки від 09.12.2021 № 4712-06/57931-07). Однак не існує конкретного переліку документів, які треба вимагати від батьків. Через це позиція Мінекономіки у згаданому листі така, що роботодавцю може бути надано будь-який документ, у якому з достатньою достовірністю підтверджується, що іншому з батьків дітей така соціальна відпустка не надавалася, компенсація за неї не виплачувалася.

Увага: при компенсації відпустки на дітей вимагайте від працівниці довідку довільної форми, що батько не скористався своїм правом на відпустку на дітей і не отримував компенсації.

Приклади розрахунку кількості днів компенсації відпустки на дітей

Приклад 3. Невикористана додаткова соціальна відпустка на дітей.

Працівниця почала працювати на підприємстві 15.03.2019 року. Вона має двох дітей віком до 15 років. За 2019 рік відпустку на дітей їй не надавали, так як вона скористалася нею на минулому місці роботи (див. лист Мінсоцполітики від 31.07.2014 № 292/13/133-14). У 2020-2022 роках вона на «дитячу» відпустку заяву не писала. 02.09.2022 року вона звільняється.

Працівниці при звільненні слід компенсувати 30 днів відпустки на дітей (=10+10+10), тобто за 2020, 2021, 2022 роки відповідно. Причому за 2022 рік будуть усі 10 днів, незважаючи не те, що рік відпрацьований не повністю.

Увага: додаткову соціальну відпустку на дітей рахуєте за календарний рік, а не робочий

Приклад 4. Коли накопилася і щорічна, і відпустка на дітей.  Працівниця має 24 невикористані дні щорічної основної відпустки і 10 днів відпустки на дітей. Вона хоче:

• піти в основну відпустку на 14 днів;
• використати 10 днів відпустки на дітей;
• решту 10 днів основної відпустки замінити компенсацією.

Чи можна у такому разі отримати компенсацію за невикористану відпустку?

На перший погляд, у прикладі 4 правило «24 дня» виконується:

• основна відпустка (14 днів) + відпустка на дітей (10 днів) = 24 дня

Однак робити так не можна (лист Мінсоцполітики № 132).У цьому випадку працівниця взагалі не має права на компенсацію відпустки без звільнення. Навіть якщо вона піде в основну на 24 дні, то у неї залишаться 10 днів відпустки на дітей, які не можна замінити на грошову компенсацію. Тільки при звільненні грошова компенсація має бути нарахована за всі 34 дні.

Які ще невикористані відпустки не підлягають компенсації

Не компенсують усі інші відпустки, які не належать до щорічних:

• навчальні;
• творчі;
• відпустки для підготовки до участі у змаганнях;
• додаткові відпустки учасникам бойових дій, у т.ч. учасникам АТО/ООС;
• «чорнобильські».

Ці всі додаткові відпустки не компенсують, так як право на них не накопичується. Щодо «чорнобильської», то вона взагалі не належить ні до щорічних, ні до додаткових. Це своєрідна трудова пільга (ст. 20, 21 Закону від 28.02.1991 № 796). Ця відпустка не пов’язана з виконанням роботи працівником і, природно, не підлягає компенсації.

Які строки виплати компенсації за невикористану відпустку

Терміни виплати компенсації за невикористану відпустку залежать від того, без звільнення або при звільненні її проводять:

• без звільнення –  виплата може статися в будь-який момент, який повинен бути зазначений в наказі про надання відпустки, наприклад, одноразово з виплатою відпускних або одразу після використання відпустки (лист Мінсоцполітики від 07.12.2016 № 731/13/116-16).
• при звільненні – повинна бути виплачена в день звільнення. Якщо співробітник в цей день не працював, то виплата компенсації повинна відбутися не пізніше наступного дня після пред’явлення працівником вимоги про розрахунок (ст. 116 КЗпП).

Роботодавець повинен стежити, як виплачують компенсацію за невикористану відпустку, оскільки за порушення термінів її виплати – штраф за ст. 265 КЗпП.

Компенсацію за відпустку виплачуєте у такому порядку:

• без звільнення – на підставі заяви працівника та наказу;
• при звільненні –заява не потрібна, так як це обов’язок роботодавця. Підставою для нарахування є сам наказ про звільнення.

Як розрахувати компенсацію за невикористану щорічну відпустку

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку проводять аналогічно розрахунку відпускних. Як рахувати компенсацію за невикористану відпустку пояснює Порядок обчислення середньої заробітної плати (постанова КМУ від 08.02.95 р. № 100, далі – Порядок № 100). Отже, правила розрахунку компенсації за невикористану відпустку:

• проводимо розрахунок невикористаних днів відпустки. Нагадуємо: кількість днів для щорічних відпусток – за робочий рік, а для відпусток на дітей – за календарний;
• розрахунковий період беремо рівним 12 місяців до місяця нарахування компенсації;
• при розрахунку віднімаємо святкові і неробочі дні;
• розраховуємо середньоденну зарплату;
• враховуємо ті ж виплати за період, що і при розрахунку відпускних.

Розрахунок компенсації відпустки і розрахунок відпускних нічим не відрізняються! Аналогічні правила діють як для щорічних відпусток, так і для відпусток на дітей.

Як розрахувати дні невикористаної щорічної відпустки

Дні невикористаної щорічної відпустки визначають пропорційно відпрацьованим дням, так як виходячи з формули розрахунку відпускних кожен відпрацьований день впливає на їхню суму. Для розуміння розрахунку знову згадаємо, що таке робочий рік. Він починається з дня укладення трудового договору (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки) і після цього дата відліку робочого року не змінюється. Наприклад, якщо працівника прийняли на роботу 15.05.2020, то робочим роком для нього буде 15.05.2020 – 14.05.2021, 15.05.2021 – 14.05.2022 і так далі. 

Приклад 5. Розрахунок кількості днів компенсації щорічної відпустки.

Працівник звільняється 02.09.2022 р. (останній робочий день). День прийняття на роботу – 05.12.2020 р. працівник має 24 календарних дні основної відпустки і 7 календарних днів щорічної додаткової відпустки за шкідливі умови. З дати прийому на роботу у відпустку не ходив.

Таким чином, за робочий рік 05.12.2020 – 04.12.2021 р. він має 24 +7 днів відпустки, якими не користувався.

Також в поточному робочому році працівник відпрацював 272 календарних дні (05.12.2021 – 02.09.2022). Кількість святкових і неробочих днів на цей період становить: 3 дні (дні, які припали на воєнний стан, починаючи з 24.03.2022 не враховуємо, тобто з дати набуття чинності Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136). А от у минулому робочому році (05.12.2020-04.12.2021) всього 365 календарних днів і 11 святкових і неробочих днів.

Розрахунок кількості днів невикористаної щорічної відпустки:

• 24 × (272 – 3) / (365 – 11) = 18,24 ≈ 18 к. днів щорічної основної відпустки;
• 7 × (272 – 3) / (365 – 11) = 5,32 ≈ 5 к. днів щорічної додаткової відпустки.

Виходить, що працівнику слід оплатити всього:

• 1-й рік + 2-й рік = (24+7)+(18+5) = 54 к. дні невикористаної відпустки.

Як визначити суму компенсації за невикористану відпустку

Правильно розрахувати суму компенсації за невикористану відпустку допоможе формула:

Приклад 6. Розрахунок суми компенсації відпускних.

Нехай працівник  з прикладу 5 мав за розрахунковий період зарплату 156000 грн, лікарняні 7000 грн, на яких був 10 днів. Розрахунковим періодом буде вересень 2021 року – серпень 2022 року.

Розрахунок виплат за відпустку має вигляд:

• середньоденна зарплата = (156000 +7000) / (365 – 4) = 451,52 грн (у розрахунку 4 к. дні – кількість святково-неробочих днів, які потрапляють на даний розрахунковий період до 24.03.2022 р.); 
• компенсація невикористаних днів відпустки = 451,52 × 54= 24382,08 грн.

Таким чином, розрахунок суми компенсації за невикористану відпустку такий самий, як і відпускних.

Як оформити компенсацію за невикористану відпустку

Компенсацію за невикористану відпустку оформляйте бухгалтерською довідкою.

Форма цього документу довільна, але дотримуйтесь обов’язкових реквізитами первинних документів з ч. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» від 16.07.1999 № 996.

Розрахунок компенсації посвідчує підписом бухгалтер-виконавець.

Як оподаткувати компенсацію за невикористану відпустку

Оподаткування компенсації невикористаної відпустки нічим не відрізняється від звичайних відпускних.

ПДФО і ВЗ. Із компенсації відпустки ПДФО і військовий збір сплачуєте на загальних підставах, як із зарплати (п. 164.2 ПК). Податкову соціальну пільгу визначаєте так само, як і при нарахуванні звичайних відпускних. У додатку 4ДФ до Податкового розрахунку компенсація відпускних при звільненні проходить під кодом «101». ВЗ теж відображаєте у додатку 4ДФ у розділі І.

ЄСВ. Нараховуєте так само, як і на зарплату, адже компенсація відпускних – це частина заробітної плати.

Як відобразити компенсацію за невикористану відпустку в бухобліку

Компенсацію за невикористану відпустку в бухгалтерському обліку показуєте тими ж проводками, що і відпускні: якщо підприємство використовує резерв відпускних, то за рахунок резерву (субрахунок 471 «Забезпечення оплати відпусток»). На основі даних прикладу 6 маємо бухгалтерські проведення, які наведено у таблиці нижче.