Компенсація за невикористану відпустку

Сподіваємось усі знають, що при звільненні працівника йому треба компенсувати у грошовій формі невикористану відпустку. Багатьох також цікавить питання: чи можна якимось чином виплатити грошову компенсацію без звільнення такого працівника.

Давайте з вами розглянемо коли і в яких випадках можна виплачувати компенсацію, хто на неї має право і взагалі як же її правильно розрахувати.

Найбільш розповсюдженим випадком буде виплата компенсації при звільненні працівника. Це право належить усім працівникам, які звільняються і які не ходили у відпустку певну кількість днів.

Давайте розглянемо ситуацію коли робітник вирішив звільнитися і він не відгуляв відпустку роботодавець на прохання такого працівника зобов’язаний надати йому повну кількість невідгуляних днів відпустки з подальшим звільненням. А якщо працівник не хоче, або не може з якихось причин піти у відпустку, то роботодавець при звільненні нараховує та виплачує йому компенсацію:

• щорічної основної та додаткової відпустки;
• додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітньої дитини -інваліда з дитинства підгрупи А групи І, при наявності права на таку відпустку (далі – «дитяча» відпустка).

А ось невикористанні дні інших видів відпустки, крім вищеперерахованих компенсації не підлягають.

Важливо: Компенсацію виплачують за всі невикористані дні всіх щорічних і «дитячих» відпусток незалежно від того, за скільки років вони не надавалися.

Особливості компенсації дитячої відпустки.

«Дитяча» відпустка є соціальною, а не щорічною. ЇЇ надають за календарний рік, а не за відпрацьований
робочий рік. Тому в разі звільнення працівник може його використовувати в повному обсязі або
отримати компенсацію за всі дні такої відпустки, незалежно від відпрацьованого часу.

Що ми маємо на увазі? Розглянемо приклад.

Працівниця, яка була прийнята на роботу 27 січня 2016 року, звільняється 7 квітня 2016 року. Згідно з наданими документами у неї є двоє дітей до 15 років.

Що буде в такому випадку з компенсацією дитячої відпустки?

Не дивлячись на так що вона пропрацювала лише 2 з невеличким місяця їй потрібно буде надати або компенсувати дитячу відпустку повної тривалості – тобто 10 календарних днів.

При цьому для того, щоб така компенсація мала місце потрібно, щоб працівник виконував свої трудові обов’язки.

Важливо: Право на отримання компенсації за невикористані дні щорічної і «дитячої» відпусток мають як основні працівники, так і сумісники

Порядок виплати компенсації

Суму компенсації як правило виплачують в день звільнення. Якщо ж працівник цього дня не працював, її слід виплатити не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок (ст. 116 КЗпП). Порушення цих простих правил загрожує підприємству штрафом на підставі ст. 265 КЗпП, а його посадовим особам – адміністративним штрафом відповідно до ст. 41 КУпАП.

У разі смерті працівника грошову компенсацію виплачуйте спадкоємцям в порядку, встановленому для нарахованої, але не виплаченої заробітної плати.

Заміна відпустки компенсацією без звільнення працівника

Так можна робити не завжди і лише в окремих випадках.

Основні моменти:

1. Таку компенсацію можуть отримати лише працівники які старше 18 років (ст.24 Закону про відпустки);
2. Без припинення трудових відносин компенсувати грошима можна тільки частину щорічної відпустки (основної та додаткової), що належить працівнику за відпрацьований робочий рік;
3. Додаткову відпустку на дітей можна замінити грошовою компенсацією лише при звільненні.
4. Не можна компенсувати грошима невикористану відпустку минулих років.

Яку ж частину відпустки можна компенсувати?

Відповідь проста – ту частину, яка перевищує 24 календарні дні. Тобто хочеш не хочеш, а 24 дні відпустки треба відгуляти.  Отримати ж компенсацію працівник може по своєму бажанню.

При цьому: отримати таку компенсацію працівник зможе лише після того, як відгуляє основну відпустку. Тобто, не можна виплатити компенсацію, а потім відправити працівника у відпустку.

Практичні приклади.

1. Звичайний працівник, як правило має право на відпустку тривалістю 24 календарні дні – такий робітник зможе отримати компенсацію лише в разі звільнення і ніяк інакше;
2. А що буде в випадку, якщо працівник має право на додаткову відпустку тривалістю 4 календарних дні? Тобто він має право на 24+4 календарних дні відпустки. В такому разі ви зможете йому компенсувати 4 дні додаткової відпустки, після того як він використає 24 дні основної відпустки;
3. А якщо у працівниці є двоє дітей віком до 15 років і вона має право на “дитячу” відпустку тривалістю 10 календарних дні? Після того як вона відгуляє 24 календарних дні відпустки ви їй зможете компенсувати 10 днів дитячої відпустки;
4. Працівник є інвалідом 2 групи і не брав відпустку 2 роки підряд. тобто у нього є 60 календарних днів невикористаної відпустки (для інвалідів 2 групи тривалість щорічної основної відпустки – 30 календарних дні). Скільки днів відпустки ми йому зможемо компенсувати? Відповідь така: 30*2-24*2=12 календарних дні і не більше.

Роботодавець не може відмовити працівнику у виплаті компенсації, якщо такий працівник чесно був у основній відпустці тривалістю 24 календарних дні.

Документальне оформлення

Для того, щоб отримати компенсацію працівник повинен написати відповідну заяву і на її підставі роботодавець видає наказ про виплату такої компенсації.

Зразок заяви:

Директору ТОВ “Сонечко”

Головатько М.В.

бухгалтера

Слинько В.П.

Заява

Прошу виплатити компенсацію за невикористані 14 календарних дні щорічної основної відпустки за робочий рік з 15.08.2014 по 14.08.2015.

07.04.2016                                                                                                                         Підпис

Розрахунок суми компенсації

Для того щоб правильно розрахувати суму компенсації необхідно:

• Вирахувати, яку кількість невикористаних днів відпустки слід компенсувати;
• Розрахувати середню заробітну плату;
• Розрахувати суму компенсації.

Як же визначити скільки днів відпустки слід компенсувати?

Порада: рахуйте кожен вид відпустки окремо.

Найпростіше звісно порахувати кількість місяців яку працівник пропрацював помножити її на 2, потім вирахувати кількість днів відпустки які він відгуляв і діло зроблене.

Але це є не досить правильно і такий розрахунок може дати невірну кількість днів. Тож радимо вам використовувати формулу:

1. Від кількості календарних днів відпрацьованих працівником в році звільнення віднімаємо кількість святкових і неробочих днів;
2. Далі: від кількості календарних днів в році віднімаємо кількість святкових і неробочих днів в цьому році;
3. Пункт 1 / пункт 2;
4. І множимо отриманий результат на тривалість щорічної відпустки у днях.

Якщо відпустка береться за кілька років додаємо до формули кількість років помножених на тривалість щорічної відпустки у днях.

І без прикладу тут не обійтись.

Працівник прийнятий на роботу 18.10.2013 р і має бути звільнений 10.04.2015 р. У відпустку такий працівник ні разу не ходив.

Отже рахуємо:

З 18.10.2013 по 17.10.2014 – повний рік і отже 24 календарних дні відпустки (1*24).

З 18.10.2014 по 10.04.2015 – в нас 175 календарних дня і віднімаємо від них 3 святкових дні (01.01, 07.01 та 08.03)

Отже:

24+24*((175-3)/(365-11))=36 календарних дні.

А якщо у такого працівника було б 2 дітей віком до 15 років, то треба було ще додати 10*3=30 календарних днів дитячої відпустки (за 2013,2014 та 2015 р).

Розрахунок середньої заробітної плати

Порядок такий же як і для розрахунку звичайних відпускних.

І як ви вже зрозуміли отриману цифру множимо на кількість днів відпустки, які слід компенсувати і отримуємо суму компенсації.

Оподаткування та відображення в обліку компенсації відпустки

ЄСВ

Якщо компенсація нараховується при звільненні працівника і виплачується в момент звільнення, то ЄСВ обкладати потрібно.

Якщо ж така компенсація нараховується після звільнення працівника то в базу обкладання ЄСВ така сума не попаде.

Чому так?

Адже вона:
– Нараховується особі, яка на цей момент вже не перебуває в трудових відносинах з підприємством;
– Є виплатою за невідпрацьований час.

І в такому випадку дана сума не буде відображатися в звіті ЄСВ.

Зрозуміло, що у роботодавця виникне спокуса так і робити, щоб платити менше податків, але це досить ризиковий варіант. Адже за невиплату компенсації своєчасно на роботодавця буде накладено штраф.

Згідно ст. 117 КЗпП в разі відсутності спору про розмір належних працівникові сум роботодавець повинен
виплатити такому працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку. Крім того, підприємству за вказане порушення загрожує штраф на підставі ст. 265 КЗпП, а його посадовим особам – адмінштраф згідно ст. 41 КУпАП.

ПДФО

Такі виплати в цілях оподаткування ПДФО включаються до заробітної плати і оподатковується в загальному порядку.

В 1ДФ такі види доходів відображаються за кодом 101.

Військовий збір

Тут ніяких особливостей немає. Військовий збір застосовується в загальному порядку.

Бухгалтерський облік

Розрахунки з працівниками по компенсаційним виплатам за невикористану відпустку ведуть на субрахунку 661 “Розрахунки за заробітною платою”, а нарахування ЄСВ проводять по кредиту 651 субрахунку.

Якщо у вас на підприємстві є Резерв відпусток, то дані рахунки кореспондують з субрахунком 471.

Тобто нарахування компенсації буде відображатися так: Дт 471 Кт661 (651).

Якщо ж резерву немає, то вони будуть кореспондувати з наступними рахунками:

– 15 «Капітальні інвестиції»;
– 23 «Виробництво»;
– 91 «Загальновиробничі витрати»;
– 92 «Адміністративні витрати»;
– 93 «Витрати на збут»;
– 94 «Інші витрати операційної діяльності»

в залежності від того де працює співробітник і на якій посаді.

Бухгалтерські проводки не будуть нічим відрізнятись від тих, які будуть використовуватись при нарахуванні відпускних.

Компенсація за невикористану відпустку при переводі на інше підприємство.

При звільнення за переведенням (п. 5 ст. 36 КЗпП) за бажанням працівника грошову компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки він може не отримувати на руки, а вимагати перерахувати на рахунок підприємства, на яке він перейшов (ч. 3 ст. 24 Закону про відпустки).

У чому інтерес для працівника? Зараз пояснимо. В такому випадку в стаж роботи, що дає право на щорічну (основну і додаткову) відпустку на новому місці роботи, зараховується період, за який працівник не використав дні відпустки у колишнього роботодавця. Більш того, в цій ситуації працівник зможе отримати відпустку повної тривалості до закінчення шестимісячного терміну роботи на новому підприємстві (п. 8 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).

Виходить, що звільняючись з перекладу, працівник за бажанням може вибрати один з наступних варіантів:

• Піти у відпустку з подальшим звільненням (якщо дозволяють умови переведення);
•  Отримати в день звільнення компенсацію за невикористані дні щорічної і додаткової «дитячої» (при наявності права на неї) відпусток;
•  Отримати в день звільнення компенсацію за невикористані дні додаткової «дитячої» відпустки (при наявності права на неї), і зажадати від роботодавця перерахувати компенсацію за невикористані дні щорічних відпусток, на рахунок підприємства, на яке працівник буде переведений.

Зверніть увагу: компенсація за невикористані дні додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, повинна бути виплачена безпосередньо працівникові.

Важливо: Обов’язок із нарахування та сплати ПДФО, ВЗ і ЄСВ покладається на того роботодавця, який здійснює нарахування компенсації

Моментом виплати такого доходу буде вважатися день перерахування грошових коштів підприємству, на яке переводиться працівник (тобто новому роботодавцю). Тому ПДФО і ВЗ необхідно сплатити в цей же день, а ЄСВ в частині утримань можна перерахувати не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем нарахування компенсації.

Проводки в частині нарахування відпускних і проведення утримання з них податків будуть такими самими як і в тому випадку коли такі відпускні виплачувалися роботодавцем.

А ось перерахування компенсації іншому підприємству в обліку слід відобразити наступним чином:

1. Перерахована на банківський рахунок іншого підприємства компенсація за невикористану відпустку працівника – Дт 377   Кт 311;
2. Проведен взаємозалік заборгованостей – Дт661   Кт377.

Підприємство, з якого працівник звільняється, супроводжує перерахування грошової компенсації на рахунок нового роботодавця довідкою. У ній вкажіть період часу, за який працівник не використав щорічну відпустку, і загальну суму компенсації. Крім того, в цій довідці бажано вказати, що ПДФО, ВЗ і ЄСВ нараховані (утримані) і сплачені в повному обсязі.

А як відобразити в обліку цю операцію приймаючій стороні?

Це не буде її доходом,а при виплаті цієї суми не буде витрат. По суті дана операція буде транзитною для підприємства. Такі операції слід відображати на субрахунку 663 “Розрахунки по іншим виплатам”.

В звітності теж дана операція ніяк не відобразиться: ні в Звіті ЄСВ ні в 1ДФ.

В обліку ці операції відобразяться наступним чином:

Як виплачувати цю компенсацію – дуже неоднозначне питання і по цьому питанню ще немає одного ясного роз’яснення від державних органів. Тому все таки робіть так, щоб перед переходом на нове місце роботи працівник відгуляв відпустку або отримав компенсацію за старим місцем роботи.

Працівника прийнято на роботу 02.10.2017 р., а звільняється він 30.04.2018 р. Розрахунковий період — жовтень 2017 р. — березень 2018 р. Заробітна плата працівника за розрахунковий період становить 67 950 грн.

Тривалість щорічної основної відпустки — 24 календарні дні.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді — 177.

Розрахуємо середньоденну заробітну плату:

67 950 : 177 к. дн. = 383,90 грн.

Визначимо кількість днів невикористаної відпустки:

24 к. дн. : 354 к. дн. × (30 к. дн. + 30 к. дн. + 31 к. дн. + 31 к. дн. + 28 к. дн. + 31 к. дн. + 30 к. дн.) = 24 к. дн. : 354 к. дн. × 211 к. дн. = 14 к. дн.

Сума компенсації становитиме:

383,90 грн × 14 к. дн. = 5 374,6 грн.

Автор статті: бухгалтер-експерт  Піскун А.Є.