Коригування зарплати у звіті з ЄСВ – на прикладі від ПФУ

Працівникові за грудень 2017 р. повністю нараховано та виплачено зарплату та відображено у звіті з ЄСВ (додаток 4). У січні з’ясувалося, що він захворів. У лютому ним надано до бухгалтерії лікарняний лист за період хвороби з 29.12.2017 р. по 05.02.2018 р. з позначкою про переведення зі стаціонару лікарні на продовження лікування до поліклініки, тобто він продовжує хворіти. Як виправити помилку у додатку 4 та відобразити час хвороби у ньому?

“Вісник. Офіційно про податки”

Зазначена ситуація трапляється на практиці досить часто: працівникові нараховують зарплату за повний місяць, а згодом він надає листок непрацездатності, що свідчить про хворобу цього працівника в цьому місяці.

Якщо за робочі дні, протягом яких працівник хворів згідно з листком непраце­здатності, йому нараховано заробітну плату, то вона є надміру нарахованою. Тому в місяці, в якому працівник надав листок непрацездатності, потрібно провести перерахунок і виключити суму надміру нарахованої заробітної плати з персоніфікованих даних за місяць, у якому вона була нарахована.

Згідно з Порядком № 435 суми виплат, нараховані за дні тимчасової непрацездатності, зазначаються в окремих рядках з кодами категорії застрахованої особи «29», «36», «37» і «39» у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на такий місяць.

Лікарняні, нараховані за дні хвороби, що припадають на два суміжні місяці, потрібно розподіляти за місяцями та зазначати у звітності окремо за кожний місяць, а не всією сумою в одному місяці

Відповідно до норм Порядку № 435 та Інструкції № 5, яка є єдиним нормативним документом, розробленим згідно із Законом про оплату праці, та визначає складові фонду оплати праці, якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони включаються до заробітної плати того місяця, у якому було здійснено нарахування.

Проте в цьому випадку йдеться не про помилки бухгалтера, а про обставини, що з’ясу­валися та потребують внесення поправок до індивідуальних даних працівника.

Порядком № 435 передбачено внесення від’ємних значень до таб­лиці 6 додатка 4 до цього Порядку.

Внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) допускається лише для зазначення:

• сум перерахунків заробітку (доходу), пов’язаних з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з тимчасовою непраце­здатністю;
• сторнованих сум відпускних і допомоги по тимчасовій непраце­здатності, нарахованих у попередніх періодах.

Отже, у звітному місяці коригуємо суми заробітної плати за минулий період в таблиці 6 додатка 4 до Порядку № 435 таким чином.

Перший рядок:  

• реквізит 9 «Код категорії ЗО» зазначаємо 1
• реквізит 10 «Код типу нарахувань» — прочерк
• реквізит 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» зазначаємо 12.2017
• реквізити 13 — 16 — прочерки
• реквізит 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» — сума заробітної плати, яку нарахували в грудні зі знаком «мінус» та яку потрібно сторнувати
• реквізит 18 «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — сума заробітної плати, яку нарахували в грудні зі знаком «мінус, та яку потрібно сторнувати
• реквізити 19 та 20 — прочерки
• реквізит 21 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну
• плату/дохід)» — сума єдиного внеску зі знаком «мінус».

Другий рядок:  

• реквізит 9 «Код категорії ЗО» зазначаємо 29
• реквізит 10 «Код типу нарахувань» — прочерк
• реквізит 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» зазначаємо 12.2017
• реквізит 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — кількість днів лікарняного, які припадають на грудень
• реквізити 14 — 16 — прочерки
• реквізит 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» — сума лікарняного
• реквізит 18 «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — сума лікарняного
• реквізити 19 та 20 — прочерки
• реквізит 21 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/дохід)» — сума єдиного внеску.

Третій рядок:  

• реквізит 9 «Код категорії ЗО» зазначаємо 29
• реквізит 10 «Код типу нарахувань» — прочерк
• реквізит 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» зазначаємо 01.2018
• реквізит 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — кількість днів лікарняного, які припадають на січень
• реквізит 14 — прочерк
• реквізит 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця» — календарні дні перебування у трудових відносинах, тобто 31
• реквізит 16 — прочерк
• реквізит 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» — сума лікарняного
• реквізит 18 «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — сума лікарняного
• реквізити 19 та 20 — прочерки
• реквізит 21 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну
• плату/дохід)» — сума єдиного внеску.

Четвертий рядок:  

• реквізит 9 «Код категорії ЗО» зазначаємо 29
• реквізит 10 «Код типу нарахувань» — прочерк
• реквізит 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» зазначаємо 02.2018
• реквізит 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — кількість днів лікарняного, які припадають на лютий
• реквізити 14 — 16 прочерк
• реквізит 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» — сума лікарняного
• реквізит 18 «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — сума лікарняного
• реквізити 19 та 20 — прочерки
• реквізит 21 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/дохід)» — сума єдиного внеску.

П’ятий рядок:  

• реквізит 9 «Код категорії ЗО» зазначаємо 1
• реквізит 10 «Код типу нарахувань» — прочерк
• реквізит 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2018
• реквізити 13 — 14 та 16 — прочерки
• реквізит 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця» — календарні дні перебування у трудових відносинах, тобто 28
• реквізит 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» — сума заробітної плати за лютий
• реквізит 18 «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — сума заробітної плати за лютий
• реквізити 19 та 20 — прочерки
• реквізит 21 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/дохід)» — сума єдиного внеску.

Звертаємо увагу, що якщо нарахування заробітної плати здійснюється за поперед­ній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої заробітної плати включаються до заробітної плати місяця, у якому було здійснено такі донарахування. При зазначенні знаків «мінус» та «плюс» коди типу нарахування в таб­лиці ­6 додатка 4 до Порядку № 435 при відображенні сум не ставляться.

Валентина Боршовська

заступник директора Департаменту інформаційно-аналітичних систем та електронних реєстрів Пенсійного фонду України