Матеріальна допомога на поховання родичів

Працівник, який працює на підприємстві за основним місцем роботи, звертається до роботодавця з проханням надати йому  допомогу у зв’язку зі смертю дружини. Відповідно до штатного розпису посадовий оклад працівника становить 10 000,00 грн (премій, доплат і надбавок немає). Як правильно оформити, оподаткувати та відобразити в бухгалтерському обліку та звітності вказану господарську операцію? 

Документальне оформлення

Вказана матеріальна допомога надається працівникам тільки в разі виникнення в них певних життєвих обставин. Отже, для роботодавця її виплата є незапланованою й заздалегідь не передбаченою, тобто одноразовою. Тому для її отримання працівник повинен надати керівнику підприємства письмову заяву (додаток 1).

Додаток 1.

 Зразок заяви про надання одноразової матеріальної допомоги за сімейними обставинами

На підставі отриманої заяви керівник підприємства повинен видати відповідний наказ (розпорядження) з обов’язковим зазначенням у ньому причин надання такої матеріальної допомоги та її розміру. Зразок оформлення наказу наведено в додатку 2.

Додаток 2. 

Зразок наказу про надання працівнику одноразової матеріальної допомоги

ПДФО і ВЗ 

Матеріальна допомога на поховання родича працівника підприємства має одноразовий характер і згідно з п. 3.31 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5 (далі — Інструкція № 5), належить до інших виплат, які не відносяться до фонду оплати праці. 

Тому, керуючись пп. 170.7.3 ПКУ, її можна класифікувати як нецільову благодійну допомогу, сума якої не включається до оподатковуваного доходу платника податку в розмірі, що не перевищує протягом звітного податкового року сукупно граничного розміру доходу, визначеного пп. 169.4.1 ПКУ: у 2022 р. — це 3740,00 грн. 

Положення пп. 170.7.3 ПКУ не поширюються на профспілкові виплати членам профспілки, оскільки умови звільнення їх від оподаткування передбачені пп. 165.1.47 ПКУ (пп. 170.7.3 ПКУ).

Оскільки в зазначеній ситуації сума вказаної матеріальної допомоги становить 10 000,00 грн, то, враховуючи вищенаведені законодавчі норми, оподаткуванню ПДФО та ВЗ підлягає тільки та її частина, що перевищує цей граничний розмір, а саме:

10 000,00 грн − 3740,00 грн = 6260,00 грн.

До того ж утримання із вказаної суми перевищення ПДФО та ВЗ буде здійснюватися на загальних підставах за ставками 18 % та 1,5 % відповідно. А отже, суми утриманих податків, що підлягають перерахуванню до бюджету, становитимуть:

ПДФО: 6260,00 грн × 18 % = 1126,80грн;

ВЗ: 6260,00 грн × 1,5 % = 93,90 грн.

З огляду на зазначене, сума матеріальної допомоги, яка буде виплачена працівнику «на руки», дорівнюватиме: 

3740 грн + (6260,00 грн − 1126,80 грн − 93,90 грн) = 8789,60 грн.

У Єдиному звіті за ІІ квартал 2021 р. суму вказаної нецільової благодійної матеріальної допомоги (в т. ч. ту її частину, що перевищує встановлений неоподатковуваний граничний розмір) необхідно буде відобразити в додатку 4ДФ із зазначенням у графі 6 коду ознаки доходу «169». Аналогічне роз’яснення надане податківцями в базі знань «ЗІР» у категорії 103.25. 

Згідно з пп. 170.7.3 ПКУ в разі отримання нецільової благодійної допомоги від благодійника — фізичної чи юридичної особи платник податку зобов’язаний подати річну податкову декларацію із зазначенням її суми, якщо загальна сума отриманої нецільової благодійної допомоги протягом звітного податкового року перевищує її граничний розмір, установлений пп. 169.4.1 ПКУ. 

ЄСВ

Відповідно до абзацу першого п. 1 частини першої ст. 7 Закону про ЄСВ для підприємств-роботодавців базою нарахування єдиного внеску для застрахованих осіб є сума заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у т. ч. у натуральній формі. 

Проте, як зазначалося вище, згідно з пп. 3.31 Інструкції № 5 вказана матеріальна допомога не належить до фонду оплати праці. 

Крім того, згідно з п. 14 розділу І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170, матеріальна допомога разового характеру, що надається окремим працівникам у зв’язку із сімейними обставинами, входить до переліку видів виплат, на які не нараховується ЄСВ. 

Отже, враховуючи вищенаведені законодавчі норми, сума зазначеної матеріальної допомоги не є базою для нарахування ЄСВ, а тому не відображається в додатку Д1 Єдиного звіту. 

Відображення в бухгалтерському обліку

У бухгалтерському обліку нарахування матеріальної допомоги, а також утримання з неї податків та виплати її «чистої» суми «на руки» працівнику можна відобразити так, як наведено в таблиці. 

 Відображення в бухобліку нарахування матеріальної допомоги та утримання з неї податків