Мінфін про виправлення помилок у нарахуванні зарплати та індексації за минулі роки

МінФін у своєму листи від 21.12.2016 р. № 31-11410-07-25/36420 розглянув питання як виправити помилки у нарахуванні заробітної плати за минулі періоди.

Узагальнення інформації про розрахунки за виплатами працівникам, у т.ч. про нарахування сум індексації заробітної плати, ведеться на рахунку 66 «Розрахунки за виплатами працівникам» з одночасним визнанням відповідних витрат (витрат діяльності) залежно від дільниць, на яких зайняті відповідні працівники (рахунки 15 «Капітальні інвестиції», 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут», 94 «Інші витрати операційної діяльності», 97 «Інші витрати»).

Оплата працівникам перших 5-ти днів непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів підприємства, відображається за дебетом рахунка 94 «Інші витрати операційної діяльності» і кредитом рахунка 66 «Розрахунки за виплатами працівникам».

Якщо ж необхідно провести виправлення бухгалтерських помилок за минулий рік, що виявлені в поточному році відповідно до П(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах», тоді це відображається кореспонденцією рахунка 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)» із рахунками бухгалтерського обліку відповідних об’єктів класів 1–6.

Також давайте згадаємо як ми будемо оподатковувати донараховану ЗП (індексацію).

ПДФО та ВЗ. Індексацію за минулі періоди необхідно розглядати як дохід того місяця, в якому проводять її донарахування (наприклад, якщо індексацію донараховують у січні 2017 року за 2016 рік, то така індексація потрапить у січневий дохід 2017 року). Аналогічною є ситуація з військовим збором. Він утримується навіть із сум індексації, нарахованої у поточному місяці за періоди, коли військового збору не було.

Однак зазначимо, що у податківців своє бачення. Наприклад, у листі N 7682/6/99-99-17-03-03-15 від 19.08.2015 р., що є відповіддю на наш запит, фіскали зауважують: коли податковим агентом проводяться донарахування сум індексації зарплати за попередні податкові періоди (місяці) працюючим (звільненим) працівникам, то такі суми донарахувань (нарахувань) при здійсненні перерахунку потрібно відносити до відповідних податкових періодів, за які провадяться нарахування. Переконані, що позиція ДФС хибна.

ЄСВ. При донарахуванні індексації працівнику підприємства така сума включається до зарплати того місяця, в якому здійснено нарахування. Складніше з ЄСВ при донарахуванні індексації екс-працівнику, адже такий механізм має свої особливості, визначені у ч. 2 ст. 7 Закону про ЄСВ (N 2464-VI від 08.07.2010 р.). Для цього потрібно визначити загальну суму донарахованої індексації (за періоди, починаючи з 01.01.2011 р.) і розділити на кількість місяців, за які її донараховано. Отриманий результат і стане базою для нарахування. Він буде рівний для кожного з місяців, за який донараховано індексацію. Ставка ЄСВ застосовується та, яка діє в місяці донарахування.

Як показати виправлення в звітах?

Звіт ЄСВ

Виправлення мають бути відображені в звіті з ЄСВ за той місяць (звітний період), у якому помилку було виявлено (а не «заднім числом»).

У таблиці 6 звіту з ЄСВ виправлення помилки буде відображатися за одним алгоритмом незалежно від того, донараховано цей дохід та ЄСВ чи лише не відображено їх у звіті з ЄСВ.

У таблиці 1 звіту з ЄСВ виправлення помилок залежатиме від того, яка це була помилка.

1ДФ

У податковому розрахунку за формою №1ДФ помилка виправляється двома способами:

• або у звіті за період, у якому виявлено помилку,
• або у уточнюючому розрахунку до звіту за період, у якому припустилися помилки.

Виходячи із роз’яснень Мінфіну, наведених у коментованому листі, роботодавцю, який виправляє помилки щодо нарахування зарплати за минулі звітні періоди (щодо форми №1ДФ – квартали) доведеться подавати саме уточнюючий розрахунок з той період, у якому він такої помилки припустився. 

Не слід забувати, що уточнюючий податковий розрахунок подається у разі необхідності проведення коригувань в формі №1ДФ після закінчення строку її подання (якщо помилку виявлено до цього і вона міститься у вже поданому звіті, складається нова звітна форма № 1ДФ).

Якщо подавати уточнюючий розрахунок, то в ньому потрібно заповнити рядок для введення нового рядка з правильними сумами доходу, потрібно повністю заповнити всі його графи і у графі 9 указати «0» – на введення рядка (аналогічно заповнюється і нова звітна форма № 1ДФ).

Втім, виходячи з п. 50.1 ПКУ, уточнюючий розрахунок подається, якщо у майбутніх податкових періодах (з урахуванням строків давності, визначених ст. 102 ПКУ) платник податків самостійно виявляє помилки, що містяться у раніше поданій ним податковій декларації. Тобто, якщо помилка виникла у звітному кварталі, і виправлена до подання форми №1 ДФ, в такому звіті треба відобразити вже виправлені (правильні) відомості.