МШП – облік в бюджетних установах

Малоцінні і швидкозношувані предмети (МШП) – вартість яких менше ніж 6000 грн та строк служби до 1 року. Але не варто квапитися з висновками з приводу їх значення у діяльності бюджетних установ вагоме та і обліковувати їх потрібно. Отже, розглянемо правильність їх обліку у світлі запровадження нового Плану рахунків. На що саме звернути увагу та як правильно організувати облік МШП у бюджетній установі, розбираємо…

Нормативи

Основним нормативним документом, який регулює порядок обліку запасів загалом, і МШП зокрема, є НП(С)БО 123. Окрім того, у питаннях обліку цих матеріальних цінностей слід керуватися нормами Методрекомендацій № 11.

І для початку нагадаємо, що до МШП належать предмети, які використовуються не більше одного року або протягом операційного циклу, якщо він більше одного року. Але які конкретно матеріальні цінності слід обліковувати у складі МШП? Відповідь на це запитання прописана у  Порядоку № 1219. Так, згідно з цим Порядком для обліку МШП, у тому числі спеціального призначення (мають специфічне призначення і обмежене короткотермінове застосування в окремих галузях), призначено субрахунок 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети». На цьому субрахунку обліковують:

— знаряддя лову (трали, неводи, сіті тощо);

— пилки, сучкорізи, троси для сплаву;

— спеціальні інструменти та спеціальні пристосування для серійного і масового виробництва певних виробів або для виготовлення індивідуальних замовлень;

— предмети виробничого призначення, обладнання, що сприяє охороні праці, предмети технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів;

— господарський інвентар — предмети конторського та господарського облаштування, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, предмети протипожежного призначення;

— господарські матеріали, що використовуються для поточних потреб установ (електричні лампи, мило, щітки тощо);

— інші предмети, зокрема смарт картки.

Зверніть увагу: цей субрахунок також доцільно застосовувати для обліку канцтоварів, а також бланків документів (у тому числі бланків посвідчень, студентських квитків, документів про освіту тощо), які не належать до бланків суворої звітності.

Тож фактично всі господарські матеріали (окрім будівельних матеріалів та медикаментів), а також канцелярське приладдя, які раніше обліковувалися на субрахунку 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя», увійшли до складу МШП. Такий висновок випливає з Методрекомендацій № 1127.

А тепер про те, як правильно вести облік таких матеріальних цінностей. І тут зауважуємо, що загальні правила обліку МШП майже не змінилися. Тому пригадаємо основні моменти. А для наочності наведемо їх у таблиці нижче.

Порядок обліку МШП

А от інформація про рух та вибуття МШП узагальнюється на рахунках бухгалтерського обліку у меморіальному ордері № 10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів» (форма № 439 (бюджет))

* На офіційному веб­сайті Мінфіну розміщено проект наказу «Про затвердження Порядку складання форм меморіальних ордерів суб’єктів державного сектору». Судячи з цього проекту, зазнають деяких змін форми меморіальних ордерів, тоді як їх призначення та нумерація залишаться незмінними.

Згідно з п. 38 розд. ІІ Методрекомендацій № 11 додатково облік запасів суб’єкта державного сектору може здійснюватися за номенклатурними номерами. Але це лише право бюджетних установ на застосування номенклатурних номерів, а не обов’язок.

Наведений у приладі номенклатурний номер є умовним, де: перша — четверта цифри — це номер субрахунку згідно з Планом рахунків, п’ята — ознака джерела надходження (за операціями з внутрівідомчої передачі), шоста — дев’ята — порядковий номер конкретного виду матеріальних цінностей в групі.

Зміни у надходженні МШП

Хоча загальний порядок відображення надходження МШП на рахунках бухобліку не змінився, але все ж таки варто зупинитися на окремих нюансах.

Безумовно, ви пам’ятаєте: при безоплатному надходженні будь-яких матеріальних цінностей, оприбуткуванні лишків та отриманні матеріалів від ліквідації та розбирання необоротних активів ми показуємо збільшення доходів.

Зокрема, залежно від шляхів надходження МШП їх вартість слід відображати за такими субрахунками обліку доходів:

7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)» — у разі отримання МШП (за умови залишення їх для ремонту та інших потреб установи) від ліквідації та розбирання необоротних активів;

7211 «Дохід від реалізації активів» — у разі виявлення надлишків МШП;

7511 «Доходи за необмінними операціями» — якщо МШП отримані як гуманітарна (благодійна) або безповоротна допомога.

У всіх цих випадках на суму матеріальних цінностей складається і подається до органу Держказначейської служби Довідка про надходження у натуральній формі. Зробити це потрібно не пізніше останнього робочого дня звітного місяця.

До речі, благодійні внески, гранти та дарунки згідно зі ст. 13 БКУ належать до підгрупи 1 другої групи власних надходжень бюджетних установ. Тоді як доходи від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого) слід відображати у складі підгрупи 4 першої групи власних надходжень.

На противагу вищезазначеному, при отриманні МШП за операціями з внутрівідомчої передачі відображати дохід не потрібно. Чому так? А тому, що така операція не передбачає виникнення доходу у отримувача таких матеріальних цінностей. У разі надходження МШП в межах внутрівідомчої передачі бюджетна установа має показати збільшення суми зобов’язань за внутрішніми розрахунками. Відповідно при списанні цих матеріалів їх вартість слід віднести на зменшення суми таких зобов’язань. Стосовно норм типової кореспонденції, у пп. 3.4 та 3.8 цього нормативного документа указані діаметрально протилежні проводки: при отриманні МШП — збільшення доходів від необмінних операцій (за кредитом 7511), а при списанні таких предметів — збільшення матеріальних витрат (за дебетом 8013). Але поквапзазнаимо, що офіційному веб­сайті Мінфіну опублікований проект наказу «Про затвердження Змін до деяких нормативно­правових актів з бухгалтерського обліку в державному секторі» (у тому числі й до Типової кореспонденції). І найближчим часом ці зміни набудуть чинності, тож про них слід знати і краще вже зараз починати до них звикати. Такий підхід цілком логічний, адже облік операцій з внутрівідомчої передачі повинен бути єдиний щодо усіх матеріальних цінностей, і МШП не виняток.

Неможливо також не згадати про відсутність фонду у МШП. Починаючи з цього року про формування такого фонду при надходженні МШП можна забути.

Що стосується минулорічних МШП, під час оприбуткування яких був створений фонд у МШП, то залишки за субрахунком 411 «Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах за їх видами» слід було перенести на новий субрахунок 5512 «Накопичені фінансові результати виконання кошторису».

Вибуття МШП по-новому

За загальним правилом вибуття запасів відображається у бухгалтерському обліку як збільшення витрат та зменшення запасів звітного періоду ( п. 27 розд. ІІ Методрекомендацій № 11). А запаси, використані для створення інших активів власними силами установи, згідно з п. 31 розд. ІІ Методрекомендацій № 11 визнаються витратами на створення такого активу.

Безумовно, такий підхід до списання запасів є не новим. Він застосовувався і раніше, однак не поширювався на МШП. Зокрема, до 2017 року при оприбуткуванні МШП, на відміну від інших запасів, ми проводили формування фонду в МШП і відображали витрати звітного періоду: Дт 801, 802, 811 — 813 — Кт 411. Тоді як МШП продовжували обліковуватися на відповідних субрахунках 221 — 222 до моменту їх вибуття зі складу запасів у зв’язку із передачею у використання. У свою чергу, при списанні таких матеріальних цінностей відбувалося зменшення фонду у МШП.

Але починаючи з 2017 року порядок списання є єдиним для всіх запасів, у тому числі й для МШП. Головною метою запровадження нових Плану рахунків та Типової кореспонденції є відображення всіх господарських операцій відповідно до вимог Національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі.

Таким чином, залежно від напрямків використання МШП їх вартість слід відображати за такими субрахунками обліку витрат:

8013 «Матеріальні витрати» — у разі використання МШП у процесі основної діяльності установи та на виконання програм;

8113 «Матеріальні витрати» — витрачання МШП в процесі надання послуг, виготовлення продукції або виконання робіт.

Нагадаємо, що за кожним із цих субрахунків слід вести аналітичний облік у розрізі джерел фінансування (щонайменше необхідно відокремлювати витрати, здійснені за рахунок коштів загального фонду та спеціального фонду за його видами). Адже МШП, отримані як благодійна допомога, можуть використовуватися як у процесі основної діяльності (субрахунок 8013), так і для виготовлення продукції чи надання платних послуг установою (субрахунок 8113).

І якщо застосування вищезазначених вимог до МШП, придбаних у цьому році, не викликає жодних складнощів та сумнівів, то порядок списання минулорічних матеріалів зумовив чимало запитань і суперечок серед бухгалтерів. Це й не дивно, оскільки ситуація справді неоднозначна. І насамперед постало запитання: при списанні таких МШП у 2017 році їх вартість слід відносити на витрати звітного періоду (Дт 8013 (8113) — Кт 1812) чи на зменшення накопиченого фінансового результату (Дт 5512 — Кт 1812)?

Так, з одного боку, придбані у попередні роки МШП фактично вже були списані на витрати відповідних звітних періодів при оприбуткуванні. Тож чи є сенс ще раз їх відносити на витрати? Проте з іншого боку, на вартість використаних МШП так чи інакше буде зменшено фінансовий результат, оскільки в кінці звітного періоду рахунки витрат ми обов’язково закриємо на фінрезультат. Різниця в тому, що перший варіант передбачає спочатку відображення витрат, а тільки потім їх списання на фінансовий результат, а другий — пряме віднесення вартості МШП на результат виконання кошторису.

З точки зору методології бухгалтерського обліку більш правильним все ж таки є перший варіант, тобто включення вартості використаних МШП, незалежно від часу їх придбання, до витрат відповідного звітного періоду. Окрім того, такий підхід позбавляє необхідності вести аналітичний облік МШП у розрізі періодів придбання (придбані у попередні роки та придбані у поточному році). Погодьтеся: дрібниця, але приємно.

Ви здивуєтеся, чому так? Пояснимо. Передусім у цьому питанні слід звернутися до положень основного нормативного документа, котрий визначає методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про витрати та її розкриття у фінансовій звітності, — НП(С)БО 135. Зокрема, матеріальні витрати відповідно до п. 2 розд. ІІ цього Положення є одним з елементів витрат за обмінними операціями. У свою чергу, останні визнаються у такому порядку (п. 3 розд. ІІІ НП(С)БО 135):

— витрати, пов’язані із виконанням основних повноважень установи, визнаються одночасно із зменшенням активу або збільшенням зобов’язання;

— витрати, пов’язані з наданням послуг (виконанням робіт), з метою отримання власних надходжень від плати за послуги визнаються одночасно з отриманням доходу або виходячи з умов договору та ступеня завершеності операції з надання послуг (виконання робіт) на дату балансу.

Варто також згадати і пр порядок формування собівартості продукції (робіт, послуг). І однією із основних складових виробничої собівартості продукції (робіт, послуг) є прямі матеріальні витрати (п. 1 розд. IV НП(С)БО 135). Такі витрати включають в себе вартість сировини, основних та допоміжних матеріалів, які можуть бути безпосередньо віднесені до об’єкта витрат. З огляду на це, щоб мати інформацію про собівартість певного виду продукції (робіт або послуг) на конкретну дату, необхідно вартість використаних матеріалів (у тому числі й МШП) у момент їх фактичного споживання відносити на відповідний вид витрат. Натомість пряме списання вартості витрачених МШП на фінансовий результат призведе до заниження собівартості продукції (робіт чи послуг).

Отже, з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності необхідно дотримуватися вимог чинного законодавства — одночасно зі зменшенням активів відображати збільшення витрат.

Важливо! При списанні МШП, придбаних у минулих роках, їх балансову вартість слід відносити на витрати звітного періоду.

Від теорії до практики

Краще один раз побачити, аніж сто разів почути. Тож розглянемо кілька умовних прикладів, щоб остаточно розібратися з порядком відображення надходження і вибуття МШП на рахунках бухгалтерського обліку.

Приклад 1.

Для придбання господарського інвентарю та матеріалів завгоспу видано з каси установи готівку в сумі 1000 грн. Видачу готівки оформлено видатковим касовим ордером.

Згідно з поданим завгоспом Звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та прикладеними до нього товарними чеками було придбано господарські матеріали та інвентар на загальну суму 731,00 грн., з них:

— щітки для побілки у кількості 3 шт. на суму 33 грн. (3 шт. х 11 грн.);

— вапно гашене — 12 упак. (1 кг/упак.) на суму 228 грн. (12 упак. х 19 грн.);

— рукавички трикотажні з ПВХ­малюнком — 3 упак. (10 пар/упак.) вартістю 110 грн.;

— рукавички господарчі гумові — 1 упак. (12 пар/упак.) вартістю 140 грн.;

— сучкорізи садові — 2 шт. вартістю 220 грн.

Залишок невикористаних коштів у суму 269,00 грн. завгосп повернув до каси за прибутковим касовим ордером.

З метою проведення робіт з благоустрою території, прилеглої до будівлі бюджетної установи було видано у користування на підставі роздавальної відомості господарські матеріали та інвентар на суму 273 грн., у тому числі:

— щітки для побілки у кількості 3 шт. на суму 33 грн. (3 шт. х 11 грн.);

— вапно гашене — 6 упак. (1 кг/упак.) на суму 114 грн. (6 упак. х 19 грн.);

— рукавички трикотажні з ПВХ­малюнком — 1 пара вартістю 3,67 грн.;

— рукавички господарчі гумові — 3 пари на суму 35,01 грн. (3 пари х 11,67 грн.);

— сучкорізи садові — 2 шт. вартістю 220 грн.

Окрім того, для побілки було видано зі складу 3 пластмасових 10­літрових відра, придбані у минулому році. Вартість відер — 120 грн. (3 шт. х 40 грн.). На загальну вартість виданих господарських матеріалів та інвентарю складено Акт списання за типовою формою № З­2.

В бухгалтерському обліку ці операції слід відображати так:

Приклад 2.

Відділ освіти передав дитячому дошкільному закладу (операція з внутрівідомчої передачі) дрібний спортивний інвентар на загальну суму 13 650,00 грн., у тому числі:

— скакалки — 30 шт. на суму 750 грн. (30 шт. х 25 грн.);

— м’ячики — 30 упак. (6 шт./упак.) на суму 5400 грн. (30 упак. х 180 грн.);

— ляльки — 25 шт. на суму 7500 грн. (25 шт. х 300 грн.).

Отримання спортивного інвентарю оформлено Актом про приймання матеріалів за типовою формою № З­1.

Спортивний інвентар видано вчителю фізкультури та списано на підставі Акта списання (типова форма № З­2). Акт списання передано відділу освіти.

Ці операції відображаються у бухгалтерському обліку так:

Кореспонденція субрахунків

Приклад 3.

 Середньоосвітній навчальний заклад отримав від благодійника допомогу у натуральній формі — папір офсетний формату А4 80 г/м² у кількості 50 упак. (500 арк./упак.). Згідно з накладною, наданою благодійником разом із папером, його вартість становить 4950 грн. (50 упак. х 99 грн.).

Згідно з роздавальною відомістю бібліотекарю було видано папір у кількості 5 упак. на суму 495 грн. (5 упак. х 99 грн.) для надання безоплатних послуг у бібліотеці закладу — роздрукування та копіювання.

Папір, переданий у використання, списано на підставі Акта списання (типова форма № З­2).

Для відображення цих операцій в бухгалтерському обліку необхідно зробити такі записи:

Кореспонденція субрахунків

Приклад 4.

Під час проведення інвентаризації у амбулаторії сімейного типу було виявлено надлишки господарських матеріалів на суму 184 грн., у тому числі:

— туалетний папір — 4 упак. (4 шт/упакак.) на суму 100 грн. (4 упак. х 25 грн.);

—засіб для чищення скла — 2 флак. (500 мл/флак.) на суму 84 грн. ( флак. х 42 грн).

Результати оцінки господарських матеріалів, виявлених під час інвентаризації як лишки, інвентаризаційна комісія відобразила в акті оцінки матеріальних цінностей довільної форми.

Туалетний папір 2 упак. та засіб для чищення скла1 флак. згідно з роздавальною відомістю видано під підпис санітарці амбулаторії. Господарські засоби на суму 92 грн. (50 грн. + 42 грн.) списано з балансу на підставі Акта списання (типова форма № З­2).

Для відображення цих операцій в бухгалтерському обліку необхідно зробити такі записи:

* Не пізніше останнього робочого дня місяця на суму безоплатно отриманих матеріальних цінностей до органу Держказначейської служби необхідно подати Довідку про надходження у натуральній формі.

Приклад 5.

Під час ліквідації та розбирання непридатних для подальшого використання ПК було вилучено та оприбутковано клавіатури у кількості 4 шт. та миші комп’ютерні 6 шт. Згідно з висновком комісії зі списання їх вартість становить: клавіатура 160 грн. (4 шт. х 40 грн.) та миші – 500 грн (5 шт по 60 грн+ 1 шт по 200 грн) Факт вилучення приладдя зафіксовано на зворотному боці Акта списання групи основних засобів за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 13.09.2016 р. № 818 (ср. 031233400). Оцінку та оприбуткування клавіатури та мішей оформлено актом оцінки матеріальних цінностей довільної форми.

Згідно з видатковою відомістю клавіатури 4 (шт) та миші (6 шт) передано у використання системному адміністратору підприємства.

Для відображення цих операцій в бухгалтерському обліку необхідно зробити такі записи:

* Не пізніше останнього робочого дня місяця на суму безоплатно отриманих матеріальних цінностей до органу Держказначейської служби необхідно подати Довідку про надходження у натуральній формі.