Начисление заработной платы в ERP ODOO (локализация для Украины)

Автоматизация начисления заработной платы

Начисление заработной платы всегда было одним из самых трудозатратных участков бухгалтерского учета. Учитывать все нюансы отечественного законодательства ой как непросто, и среди бухгалтеров (особенно на крупных предприятиях) есть специалисты которые занимаются только начислением заработной платы и сопутствующих выплат.

Ситуацию еще осложняет и то, что много компаний кроме официальной зарплаты выплачивают еще и так называемую заработную плату “в конвертах” вводя сложные системы мотивации и кроме того в некоторых случаях начисленная заработная плата должна распределяться например на проекты в которых принимал участие сотрудник либо при начислении должна проводиться аллокация расходов (например по ЦФО).

За свою практику я часто сталкивался с вопросом автоматизации начисления заработной платы, причем в некоторых проектах она была уж сильно вычурная. Это было связано с тем, что с нашей стороны (как разработчиков) давалась воля фантазии клиенту (мы говорили, что можно реализовать любую схему начисления ЗП причем за минимальный бюджет) и в большинстве случаев начиналась настоящая вакханалия, когда начинался полет фантазии и придумывались такие схемы, в которых делалась попытка учесть все нюансы (которые могли случиться раз в 100 лет), ведь иначе потом за дополнительные хотелки придется платить :) Этим кстати отечественные клиенты отличаются от зарубежных. “Наши” пытаются получить все за минимальный бюджет (и это кстати одна из причин провальных внедрений), а зарубежные хотят получить минимально работоспособную сборку в которой можно сесть и начать работать, а потом ее уже постепенно дорабатывать.

Поэтому если вы начинаете автоматизировать процесс начисления заработной платы и адаптировать его под клиента, то необходимо под этот блок выделять отдельный бюджет предварительно собрав все требования и клиент должен понимать, что за любую “хотелку” ему придется платить. В таком случае он будет стремиться получить минимально работоспособную сборку, а не “навороченную” в которой чтобы начать работать нужно чуть ли не закончить Гарвард.

Эта рекомендация не “вредность”, а правда жизни. Сделать нормальную “кастомную” заработную плату процесс не быстрый и требует много времени, особенно если включаются системы мотивации и необходимо делать аллокацию начисленной ЗП. На реализацию сложной заработной платы вполне может уйти несколько месяцев работы нескольких специалистов ( а как вы понимаете зарплаты у них немаленькие).

Но сейчас у нас речь пойдет о регламентированной заработной плате.

Что с заработной платой в ODOO?

Если брать стандартную версию (что комьюнити, что интерпрайз) – то все печально. В 99,99 % случаев вы не сможете пользоваться тем, что есть в базовой зарплате. И связано это не с ущербностью функционала, а с тем, что без программиста вам вряд ли получиться обойтись. Чуть ниже я вас познакомлю с нашим вариантом реализации начисления заработной платы для регламентированного учета согласно норм украинского законодательства, а сейчас давайте познакомимся с тем что есть в бесплатной базовой версии системы (на примере 11-й версии – только там у меня есть какие-то настройки, за которые не будет стыдно).

Для того, чтобы у нас появился функционал зарплаты нам необходимо установить соответствующие модуля, например для 14-й версии есть несколько штук: om_hr_payroll (и дополнение к нему om_hr_payroll_account) и hr_payroll_community (и дополнение к нему hr_payroll_account_community). Какой выбрать – дело ваше, ведь по сути они добавляют функционал payslip, который раньше был родным для системы, но который вырезали “супостаты” (я имею ввиду центральный офис ODOO, которые посчитали, что в принципе комьюнити версии зарплата не нужна)  с версии 12 или 13.
После установки модуля у нас появится соответствующий пункт меню, но спешить в него заходить не нужно. Сначала надо разобраться с сотрудниками.

Настройки для того, чтобы заработала заработная плата

Карточка сотрудника и договор с сотрудником

В карточке сотрудника нам необходимо в первую очередь указать по какому контрагенту (то есть контакту) будет производиться начисление зарплаты. Указывается это во вкладке “Личная информация” в поле Адрес

Далее нам необходимо создать контракт с сотрудником и в нем прописать условия для начисления заработной платы.

В частности нужно указать сумму оклада, график работы (который будет определять рабочие дни сотрудника), журнал в котором будут отражаться проводки по начислению ЗП и структуру заработной платы (набор правил по которым будет проводиться начисление). И обязательным условием является то, что контракт должен находиться в статусе “Выполняется”

Payroll или начисление заработной платы

Начисление заработной платы делается на основании правил, которые объединяются в структуры

Само правило как пишется с помощью выражений языка Python (либо может указываться фиксированная сумма либо процент) и выглядит приблизительно вот так:

В принципе разобраться может даже неподготовленный пользователь, но что-то сложное он сам не сделает.

Если мы хотим чтобы в учете после проведения ЗП создавались проводки мы на уровне правила можем указать какие счета использовать для создания проводки на сумму вычисленную правилом

Начисление заработной платы

После того как сделаны все настройки можно переходить к начислению заработной платы. Для этого переходим в соответствующий пункт меню и нажимаем кнопку “Создать” в Платежных ведомостях сотрудниках.

Далее выбираем сотрудника, которому необходимо начислить заработную плату, указываем период начисления, договор и структуру начисления. Система после выбора периода автоматически рассчитывает количество рабочих дней по календарю.

Далее нажимаем кнопку “Вычислить ведомость”, после чего во вкладке “Вычисление заработной платы и “Подробности категории правила начисления заработной платы” мы увидим результат вычислений

Если все суммы верные, то после подтверждения документ создаст проводку

Локализация заработной платы для Украины

На самом деле локализация под Украину существует достаточно давно и одним из первопроходцев в этом деле (насколько я знаю) была компания ERP Ukraine. Да и сейчас на ихнем сайте анонсируется наличие у них полноценного решения по зарплате, включая регламентированную отчетность (но насколько это правда не знаю).

В нашей компании локализация по ЗП была сделана еще на 8-й версии, потом была сделана новая разработка под 11-ую, и в этом году была сделана ее адаптацию под 14-ую , с которой я вас сейчас и познакомлю.

Настройки в карточке сотрудника

В карточке сотрудника находится минимум настроек, в частности в ней мы указываем процент выплаты больничных (на дату) и является ли наш сотрудник инвалидом (также на дату)

Также в карточке сотрудника хранится история отклонений от рабочего графика, которые учитываются при начислении ЗП (отпуск, больничные и т.д.)

Переходим теперь к настройкам контракта

Настройки контракта с сотрудником

Начисление ЗП делается на основании контракта. С одним сотрудником может быть заключено более одного контракта, но расчет ЗП всегда делается на основании одного контракта.

В самом  контракте мы указываем:

• Дату начала контракта (по сути это дата приема сотрудника на работу)
• Дату окончания контракта (если он имеет срок действия)
• График работы сотрудника – в какие дни работает сотрудник и сколько часов, а также перечень праздничных дней, которые являются выходными (для того чтобы они автоматически исключали эти дни из рабочих)
• Историю ставок (окладов) – устанавливаем размер оклада на дату, затем если оклад будет меняться – это будет учитываться при расчете ЗП
• Привязываем к контракту структуру зарплаты
• Указываем валюту выплаты (как правило это будет валюта компании, но не всегда)
• Указываем количество дней оплачиваемого отпуска – это нужно для расчета резерва отпусков
• Указываем журнал в котором будет отражаться результат начисления
• Указываем счет затрат на который должна относится зарплата при начислении
• Указываем контрагента сотрудника, по которому будет формироваться задолженность перед сотрудником
• Указываем размер налоговой социальной льготы (если она конечно есть)
• И указываем какие доплаты/удержания должны включаться в расчет

Справочники для начисления ЗП

Для того чтобы зарплата считалась корректно в системе должна быть информация о: размере минимальной ЗП, размера прожиточного минимума и индексах инфляции (вся эта информация заносится вручную)

Отклонения от рабочего графика

Как уже было сказано к контракту сотрудника мы “пристегиваем” его рабочий график, который определяет в какие дни и сколько часов работает сотрудник. Давайте для примера возьмем стандартную 40 часовую рабочую неделю в которой сотрудник работает с понедельника по пятницу. Если сотрудник не ходил в отпуск, не болел и не отсутствовал по другим причинам мы считаем что он отработал полное время то есть все понедельники – пятницы были рабочими. Это значит что мы должны сотруднику начислить полностью оклад и его выплатить.

Но что делать если сотрудник отсутствует по какой-то причине. Нам это необходимо зафиксировать в системе. Сейчас в данном варианте реализации поддерживаются следующие типа отклонений:

Эти отклонения могут по разному влиять на рабочий график, быть рабочим/нерабочим временем и перекрываться либо неперекрываться друг с другом.

После регистрации отклонения и его утверждения такое отклонение учтется в расчете ЗП.

Структура заработной платы

На данный момент реализован самый популярный вариант расчета ЗП – по окладу, который включает в себя 89 правил. Правила могут быть двух видов: денежные и неденежные. Неденежные правила как правило касаются расчета количества времени (дней, часов).

Сам расчет происходит в определенной последовательности, при этом следующие правила могут использовать результата расчета предыдущих.

Настройки проводок по заработной плате

К любому правилу начисления зарплаты пользователь может самостоятельно задать свою бухгалтерскую проводку. При этом он может самостоятельно задать аналитику для таких проводок (включая источник данных для нее)

Начисление заработной платы

Начислить заработную плату можно как по отдельному сотруднику так и по группе. Давайте рассмотрим индивидуальное начисление ЗП.

Для этого нам нужно создать Расчетный листок сотрудника, который может быть у нас следующих типов:

• Аванс – для начисления аванса по ЗП
• Больничный – для начисления больничных
• Отпуск – для начисления отпуска
• Зарплата – для начисления ЗП
• Ввод остатков – для внесения начальных остатков.

Перед расчетом ЗП мы должны рассчитать аванс (но это не обязательно), отпуска и больничные (вот это обязательно).

Первое, что нам надо сделать – это рассчитать календарь по сотруднику. После чего у нас появиться информация о рабочем времени сотрудника за выбранный период.

После расчета самой заработной платы (по кнопке “Рассчитать”) система рассчитает заработную плату и учтет в ней ранее сделанные выплаты (если они были – аванс, отпуск и больничные)

После утверждения ведомости документ сделает все необходимые проводки в учете.

И напоследок хотелось бы подытожить, что уже реализовано в блоке “Заработная плата для Украины”:

1. Учет рабочего времени сотрудников и фиксация отклонений от рабочего графика (отпуска, больничные,…)
2. Конструктор бухгалтерских проводок по заработной плате и возможность пользователя самому настроить правила учета
3. Начисление авансов по заработной плате
4. Начисление отпускных
5. Начисление больничных
6. Начисление заработной платы по окладу
7. Доначисление заработной платы до минимальной
8. Учет сотрудников-инвалидов и учитывание этого при начислении ЗП (ЕСВ)
9. Начисление доплаты за работу в ночное время, сверхурочные
10. Групповое начисление заработной платы
11. Отслеживание истории изменения оклада и учитывание этого при расчете заработной платы
12. Печатная форма “Платежной ведомости”
13. Расчет индексации
14. Расчет резерва отпусков
15. Возможность учитывать при расчете заработной платы различного рода доплат/удержаний.

Источник: блог консультанта