Наказ про встановлення гнучкого режиму роботи: питання-відповіді

Запитання:

1. Чи достатньо наказу на встановлення ГРРЧ та внесення змін в правила внутрішнього трудового розпорядку? 
2. Чи потрібно в наказі вказувати початок і кінець робочого? Маємо магазин з продажу дорогих меблів, робота підлаштовується під клієнтів, особливо робочий час збирачів меблів, закінчення робіт може були й о 21:00. Тому в наказі тяжко передбачити їхній графік, особливо час закінчення робочого дня. 
3. Наведіть зразок такого наказу.
4. Чи треба доплачувати працівникам за роботу у вечірній час чи за ненормований час, якщо в даному випадку це має місце? 
5. Яким чином зробити кодування номеру наказу на гнучкий режим робочого часу – це має бути літера “К” чи якась інша літера?
6. Чи може наказ бути просто з номером без літер? У нас маленьке підприємство, без підрозділів, без великих обсягів та маленькою чисельністю працівників. 
7. Які штрафні санкції передбачені за відсутність літерного позначення наказу? 
8. Хто за це штрафує?

Відповідь:

1. Як встановити гнучкий режим робочого часу? Чи достатньо наказу на встановлення ГРРЧ та внесення змін в правила внутрішнього трудового розпорядку? 

Відповідно до ст. 60 КЗпП, гнучкий режим робочого часу – це форма організації праці, за якою допускається встановлення іншого режиму роботи, ніж визначений правилами внутрішнього трудового розпорядку, за умови дотримання встановленої денної, тижневої чи іншої, встановленої на певний обліковий період (тиждень, місяць, квартал, рік тощо), норми тривалості робочого часу.

ГРРЧ може встановлюватися:

• за заявою працівника з прийнятними для нього часовими межами графіка роботи без дотримання вимог щодо повідомлення працівника не пізніше ніж за 2 місяці про зміну режиму роботи;
• за ініціативою роботодавця — у разі виробничої необхідності з обов’язковим повідомленням працівника не пізніше ніж за 2 місяці про зміну режиму роботи.

Під час дії воєнного стану, ст. 32 КЗпП щодо попередження за 2 місяці не діє (ст. 3 Закону №2136).

Тож, в даному випадку, достатньо згоди обох сторін зафіксованого в наказі роботодавця із зазначенням конкретних термінів й умов застосування такого режиму, з внесенням змін в ПВТР.

2. Чи потрібно в наказі вказувати початок і кінець робочого? Маємо магазин з продажу дорогих меблів, робота підлаштовується під клієнтів, особливо робочий час збирачів меблів, закінчення робіт може були й о 21:00. Тому в наказі тяжко передбачити їхній графік, особливо час закінчення робочого дня. 

Так, потрібно.

Гнучкий режим робочого часу передбачає:

1) або фіксований час, протягом якого працівник обов’язково повинен бути присутнім на робочому місці та виконувати свої посадові обов’язки. При цьому може передбачатися поділ робочого дня на частини;

2) або змінний час, протягом якого працівник на власний розсуд визначає періоди роботи в межах встановленої норми тривалості робочого часу;

3) час перерви для відпочинку і харчування.

У гнучкому графіку зі змінним часом обов’язково потрібно зазначати години роботи, наприклад з 10:00 до 12:00; 15:00 до 17:00; з 17:00 до 21:00. Тобто, працівник на власний розсуд визначає періоди роботи в межах змінного часу, щоб відпрацювати встановлену норму тривалості робочого часу 40 годин на тиждень. Якщо працівник-сумісник, то у графіку зазначаються години його роботи, наприклад з 10:00 до 12:00; 15:00 до 17:00 або з 17:00 до 21:00. 

Отже, доречно, працівникам – збирачам меблів ввести гнучкий графік роботи зі змінним часом. Оскільки, роботодавець має вести облік відпрацьованого часу та здійснювати контроль за використанням робочого часу працівниками. 

3. Наведіть зразок такого наказу.

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ВЕСЕЛКА»

(ТОВ «ВЕСЕЛКА»)

Код ЄДРПОУ 222222222

НАКАЗ

10.02.2023                                                       м. Київ                                                       № 7-к                                

Про встановлення гнучкого режиму

робочого часу працівникам

Відповідно до ст. 60 Кодексу законів про працю України, Методичних рекомендацій щодо встановлення гнучкого режиму робочого часу, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 04.10.2006 № 359,  п. 5 Колективного договору та п. 5 Правил внутрішнього трудового розпорядку ТОВ «ВЕСЕЛКА» з метою поліпшення організації праці, підвищення її ефективності,

НАКАЗУЮ:

1. ЛУЧКО Олегу, збирачу меблів з 13.02.2023 встановити гнучкий режим робочого часу:

• фіксований робочий час — з 12:00 до 13:00 год.; 
• для інших 7 годин з метою використання робочого часу на свій розсуд встановити змінний час у межах 8-годинного робочого дня;
• перерва для харчування та відпочинку — з 15:00 до 16:00 год.

ЖАДАН Миколі, збирачу меблів з 13.02.2023 встановити гнучкий режим робочого часу:

• з метою використання робочого часу на свiй розсуд встановити – змінний час у межах 4-годинного робочого дня.

2.Порядок та умови застосування гнучкого режиму робочого часу внести у правилах внутрішнього трудового розпорядку.

3.Бухгалтеру ОРЕЛ Людмилі проводити оплату ЖАДАН Миколі, збирачу меблів,  пропорційно відпрацьованому часу.

4.Начальнику відділу кадрів МОРОЗ Наталії ознайомити працівників з цим наказом.

5.Контроль за виконання наказу залишаю за собою.

Підстава: заява ЛУЧКО Олега від 09.02.2023, зареєстрована за №5;

              заява ЖАДАН Миколи від 09.02.2023, зареєстрована за №6.

Директор                                                   підпис                                                Іван ІВАНОВ

З наказом ознайомлені:

ЛУЧКО Олег   (підпис)    10.02.2023

ЖАДАН Микола   (підпис)    10.02.2023

4. Чи треба доплачувати працівникам за роботу у вечірній час чи за ненормований час, якщо в даному випадку це має місце? 

Ні, оскільки працівник за основним місцем роботи відпрацьовує свої 8 год., а працівник за місцем роботи за сумісництвом свої 4 год. в день згідно графіку.

5. Яким чином зробити кодування номеру наказу на гнучкий режим робочого часу – це має бути літера “К” чи якась інша літера?

Так, потрібно. Оскільки наказ на гнучкий режим робочого часу є кадровим наказом він має містити літерний індекс “К”.

6. Чи може наказ бути просто з номером без літер? У нас маленьке підприємство, без підрозділів, без великих обсягів та маленькою чисельністю працівників. 

Ні. Оскільки, серед 32 реквізитів, що регламентує п. 4 ДСТУ 4163:2020, є сім обов’язкових, що надають документу юридичної сили, а саме:

• найменування юридичної особи;
• назва виду документа;
• дата документа;
• реєстраційний індекс документа;
• заголовок до тексту документа;
• текст документа;
• підпис, для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису.

Раніше нормативного переліку документів, реєстраційні індекси яких мали містити літерні індекси, не було.

Тож, враховуючи зазначене розуміємо, що реєстраційний індекс документа є обов’язковим реквізитом.

Також, такі індекси дають змогу розмежувати групи наказів, полегшують пошукову та аналітичну роботу на підприємствах, не тільки з великими обсягами.

Реєстраційний індекс кожного документа має бути унікальним. Він складається з порядкового номера документа у межах певної групи та додаткових індексів, застосовуваних на підприємстві, — індекси за номенклатурою справ, внутрішніми класифікаторами структурних підрозділів, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документи, виконавців, питань діяльності тощо (п. 5 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).

Тож порядок формування реєстраційних індексів підприємство визначає на власний розсуд. Головне, щоб кожний документ мав унікальний індекс.

7. Які штрафні санкції передбачені за відсутність літерного позначення наказу? 

8. Хто за це штрафує?

У п. 11 гл. 1 розд. ІІ Правил №1000/5 зазначено, що оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації має відповідати Національному стандарту «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2020».

Як бачимо, вимога щодо застосування національного стандарту в законодавстві є, а от відповідальності за порушення його норм прямо не прописана.

Тож на нашу думку, роботодавець не несе відповідальності за недотримання ДСТУ 4163-2020, якщо при цьому не порушені трудові права працівника та норми законодавства про працю. ДСТУ не належить до законодавства про працю та не визначає трудові права працівників.

Отже:

1. В нормах чинного законодавства  прямо  не встановлено штрафних санкцій за те, що документ складений не за ДСТУ. 

2. Проблеми виникають з документами, які складені не за ДСТУ, переважно тоді, коли справа доходить до суду.

3. Документи можуть бути складені в довільній формі, але в них мають бути зазначені реквізити документів. Є встановлені обов’язкові і необов’язкові реквізити. Щодо реєстраційного індексу, то він має бути унікальним.