МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
02 березня 2015 року № 271
Про затвердження Порядку розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Державній фіскальній службі України та її територіальних органах
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
29 квітня 2015 р. за № 484/26929
Вiдповiдно до , та з метою полiпшення умов реалiзацiї конституцiйного права громадян на особисте звернення до Державної фiскальної служби України та її територiальних органiв, удосконалення органiзацiї розгляду питань, порушених у таких зверненнях,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок розгляду звернень та органiзацiї особистого прийому громадян у Державнiй фiскальнiй службi України та її територiальних органах, що додається.
2. Визнати такими, що втратили чиннiсть:
, зареєстрований у Мiнiстерствi юстицiї України 25 червня 2008 року за № 554/15245;
, зареєстрований у Мiнiстерствi юстицiї України 06 жовтня 2009 року за № 935/16951;
, зареєстрований у Мiнiстерствi юстицiї України 23 березня 2010 року за № 238/17533.
3. Департаменту податкової, митної полiтики та методологiї бухгалтерського облiку (Чмерук М. О.) у встановленому порядку забезпечити:
подання цього наказу на державну реєстрацiю до Мiнiстерства юстицiї України;
оприлюднення цього наказу.
4. Цей наказ набирає чинностi з дня його офiцiйного опублiкування.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Мiнiстра фiнансiв України Фудашкiна Д. О. та Голову Державної фiскальної служби України Бiлоуса І. О.
Мiнiстр
Н. Яресько
_____________________________________________________________________________________________________________
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства фінансів України
02.03.2015 № 271
Порядок розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Державній фіскальній службі України та її територіальних органах
І. Загальнi положення
1. Цей Порядок визначає процедуру приймання, реєстрацiї, розгляду звернень громадян, контролю за виконанням доручень за результатами розгляду звернень громадян та дотриманням строкiв їх розгляду, основнi вимоги до органiзацiї i проведення особистого прийому громадян та ведення дiловодства за зверненнями громадян у Державнiй фiскальнiй службi України та її територiальних органах (далi — органи ДФС).
2. Цей Порядок розроблено вiдповiдно до , (далi — Закон),, , , (далi — Інструкцiя), та , iнших нормативно-правових актiв з питань звернень громадян.
3. Розгляд звернень та особистий прийом громадян в органах ДФС є складовою механiзму реалiзацiї прав громадян на внесення до органiв державної влади пропозицiй щодо полiпшення їх дiяльностi, викриття недолiкiв у роботi, оскарження дiй посадових осiб та органiв державної влади.
4. Вiдповiдно до можуть бути оскарженi рiшення, дiї (бездiяльнiсть) у сферi управлiнської дiяльностi органiв ДФС, внаслiдок яких:
порушено права i законнi iнтереси чи свободи громадянина (групи громадян);
створено перешкоди для здiйснення громадянином його прав i законних iнтересiв чи свобод;
незаконно покладено на громадянина якi-небудь обов’язки або його незаконно притягнуто до вiдповiдальностi.
5. Реалiзацiя визначених законодавством повноважень ДФС передбачає забезпечення квалiфiкованого, неупередженого, об’єктивного i своєчасного розгляду звернень громадян з метою оперативного розв’язання порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституцiйних прав та запобiгання у подальшому таким порушенням.
6. Забороняється вiдмова у прийняттi та розглядi звернення з посиланням на полiтичнi погляди, партiйну належнiсть, стать, вiк, вiросповiдання, нацiональнiсть громадянина, незнання мови звернення.
7. Звернення громадян, оформленi належним чином i поданi в установленому порядку, пiдлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.
8. Дiловодство за зверненнями громадян ведеться окремо вiд iнших видiв дiловодства у порядку, встановленому Інструкцiєю, i покладається на пiдроздiл (посадових осiб), до функцiональних обов’язкiв якого (яких) вiднесено ведення дiловодства за зверненнями громадян (далi — пiдроздiл iз роботи зi зверненнями громадян).
9. Ведення дiловодства за зверненнями громадян, якi мiстять вiдомостi, що становлять iнформацiю з обмеженим доступом, здiйснюється вiдповiдно до законодавства України.
10. Положення цього Порядку не застосовуються:
пiд час розгляду заяв i скарг громадян у порядку, встановленому кримiнальним процесуальним, цивiльно-процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економiчної конкуренцiї, та , Кодексом адмiнiстративного судочинства України, та опрацювання звернень, що надходять до органiв ДФС з державної установи «Урядовий контактний центр» та електронного сервiсу «Пульс»;
у разi оскарження податкових повiдомлень-рiшень про визначення суми грошових зобов’язань фiзичних осiб — платникiв податкiв або будь-яких iнших рiшень органiв ДФС у вiдносинах оподаткування, до яких застосовуються положення , ;
у разi оскарження рiшень органiв ДФС, порядок оскарження яких визначено .
II. Приймання, попереднє опрацювання та реєстрацiя звернень громадян
1. Усi звернення громадян, якi отриманi пiдроздiлом (посадовими особами), до функцiональних обов’язкiв якого (яких) вiднесено ведення загального дiловодства (далi — пiдроздiл загального дiловодства), та звернення громадян, отриманi пiд час проведення особистого прийому пiдроздiлом (посадовими особами), до функцiональних обов’язкiв якого (яких) вiднесено органiзацiю особистого прийому громадян (далi — пiдроздiл з органiзацiї особистого прийому), у день надходження передаються до пiдроздiлу iз роботи зi зверненнями громадян для попереднього опрацювання та реєстрацiї засобами системи автоматизацiї документообiгу (далi — Система).
Конверти, у яких надiйшли звернення громадян, передаються для опрацювання разом зi зверненнями громадян.
2. Усi звернення громадян, що надходять до органiв ДФС, пiдлягають обов’язковiй класифiкацiї за встановленими статтею 3 Закону видами, а саме: пропозицiї (зауваження), заяви та скарги.
Пропозицiя (зауваження) — звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендацiя щодо дiяльностi органiв державної влади i мiсцевого самоврядування, депутатiв усiх рiвнiв, посадових осiб, а також думки щодо врегулювання суспiльних вiдносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного i громадського життя, соцiально-культурної та iнших сфер дiяльностi держави i суспiльства.
Заява (клопотання) — звернення громадян iз проханням про сприяння реалiзацiї закрiплених Конституцiєю та законодавством їх прав та iнтересiв або повiдомлення про порушення законодавства чи недолiки в дiяльностi пiдприємств, установ, органiзацiй незалежно вiд форм власностi, народних депутатiв України, депутатiв мiсцевих рад, посадових осiб, а також висловлення думки щодо полiпшення їх дiяльностi. Клопотання — письмове звернення з проханням про визнання за особою вiдповiдного статусу, прав чи свобод тощо.
Скарга — звернення з вимогою про поновлення прав i захист законних iнтересiв громадян, порушених дiями (бездiяльнiстю), рiшеннями державних органiв, органiв мiсцевого самоврядування, пiдприємств, установ, органiзацiй, об’єднань громадян, посадових осiб.
3. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.
Первиннi — це звернення, якi:
надiйшли вiд окремої особи (групи осiб), яка вперше звернулася до органу ДФС;
надiйшли вiд окремої особи (групи осiб), яка не вперше звернулася до органу ДФС, але питання, що порушене у зверненнi, жодним чином не стосується попереднiх звернень, або є достатньо пiдстав для визнання звернення первинним;
надiйшли вiд окремої особи (групи осiб), яка не вперше звернулася до органу ДФС, але попереднi звернення з питання, що порушене у зверненнi, визнавались анонiмними.
Повторнi — це звернення, у яких:
викладається звернення вiд того самого громадянина з того самого питання, якщо перше не вирiшено по сутi або вирiшено в неповному обсязi;
оскаржується рiшення, прийняте у зв’язку з попереднiм зверненням громадянина;
повiдомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте вiдповiдь громадянину не надавалася;
звертається увага на iншi недолiки, допущенi пiд час вирiшення попереднього звернення громадянина;
викладається звернення вiд того самого громадянина з того самого питання, якщо перше вирiшено по сутi.
Якщо в повторному зверненнi громадянин разом з питаннями, що вже розглядались i на якi була надана вичерпна вiдповiдь або за якими прийняте вiдповiдне рiшення, звертається з iншими питаннями, новими фактами, то звернення не є повторним i розглядається органом ДФС в установленому законодавством порядку.
Дублетнi — це звернення тiєї самої особи (групи осiб) з того самого питання, що вiдправленi особою рiзним адресатам та надiсланi ними на розгляд за належнiстю до органу ДФС.
Неодноразовi — це звернення особи (групи осiб), якi надiйшли до органу ДФС з того самого питання, що i попереднє звернення, проте на попереднє звернення вiдповiдь ще не надана, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закiнчився.
Масовi — це звернення, що надходять у великiй кiлькостi вiд рiзних громадян з однаковим змiстом або суттю питання.
4. Звернення може бути подане як окремою особою (iндивiдуальне), так i групою осiб (колективне).
Звернення може бути усним (викладеним громадянином i записаним посадовою особою пiд час особистого прийому) чи письмовим, надiсланим поштою або переданим громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, якщо цi повноваження оформленi вiдповiдно до законодавства України (у тому числi пiд час особистого прийому).
Звернення в iнтересах неповнолiтнiх i недiєздатних осiб подаються їх законними представниками.
5. Звернення громадян мають бути оформленi вiдповiдно до вимог . У зверненнi зазначаються прiзвище, iм’я, по батьковi, мiсце проживання громадянина та викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозицiї, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення має бути надруковано або написано вiд руки розбiрливо i чiтко, пiдписано заявником (групою заявникiв) iз зазначенням дати.
Письмовi звернення без зазначення мiсця проживання, не пiдписанi автором (авторами), а також такi, зi змiсту яких неможливо встановити авторство, визнаються анонiмними.
6. Попереднє опрацювання звернень громадян проводиться пiдроздiлом iз роботи зi зверненнями громадян з метою визначення:
належностi документа до звернень громадян;
повноти дотримання вимог до звернень громадян, що визначенi статтею 5 Закону;
ознак надходження та виду звернень громадян;
сутi i короткого змiсту звернень громадян;
належностi порушених питань до повноважень ДФС;
звернень, якi вiдповiдно до не пiдлягають розгляду та вирiшенню;
скарг, якi мiстять клопотання про поновлення керiвництвом органу ДФС пропущеного з поважної причини термiну подання скарги;
звернень, що вiдповiдно до мають розглядатися особисто керiвником органу ДФС;
звернень, отриманих i вирiшених пiд час особистого прийому, результати розгляду яких повiдомленi громадянину усно, за його бажанням.
7. За результатом попереднього опрацювання звернень громадян готуються проекти резолюцiй до звернень громадян.
Проект резолюцiї повинен мiстити прiзвище та iнiцiали особи, яка накладає резолюцiю, прiзвище та iнiцiали виконавця (виконавцiв), спосiб виконання документа, термiн виконання, дату накладення резолюцiї.
8. Реєстрацiя звернень громадян та встановлення параметрiв контролю (за винятком звернень, що не пiдлягають розгляду) здiйснюються у день надходження засобами Системи одночасно з попереднiм опрацюванням.
9. За результатами реєстрацiї конкретному зверненню громадянина встановлюються вiдповiдний реєстрацiйний iндекс та дата реєстрацiї.
Реєстрацiйний iндекс звернень громадян може складатися iз частин, якi вiдокремлюються одна вiд одної правобiчною похилою рискою або тире.
Реєстрацiйний iндекс звернень громадян має три обов’язковi частини:
перша частина — формується з початкової лiтери прiзвища заявника, а якщо звернення колективне, то перша частина iндексу повинна мiстити значення «Колектив». У разi визначення звернення на етапi попереднього розгляду анонiмним перша частина реєстрацiйного iндексу повинна мiстити значення «Анонiм»;
друга частина — порядковий реєстрацiйний номер, що формується Системою пiд час реєстрацiї звернення громадянина;
третя частина — формується у разi пересилання звернення громадянина первинним адресатом до органу ДФС i залежно вiд адресата, який перенаправив звернення, набуває цифрового значення за правилами формування в загальному дiловодствi другої частини реєстрацiйного iндексу вхiдних документiв.
10. Для повторних, дублетних, неодноразових звернень пiсля отримання реєстрацiйного iндексу засобами Системи встановлюється зв’язок зi зверненням, вiдповiдно до якого такi звернення визнанi повторними, дублетними, неодноразовими (закладка «Основнi реквiзити документа», поле «Короткий змiст», закладка «Пов’язанi документи», режим «Посилання на документ»).
11. Документи, що мають ознаки звернення громадян, але за результатами попереднього опрацювання не визначенi як звернення громадян, отримують реєстрацiйний iндекс вiдповiдно до правил ведення загального дiловодства.
12. Звернення, оформлене без дотримання вимог , повертається заявниковi з вiдповiдними роз’ясненнями не пiзнiше нiж через десять днiв вiд дня надходження, крiм випадкiв, передбачених . Копiя такого звернення та другий примiрник роз’яснення залишаються у справi пiдроздiлу iз роботи зi зверненнями громадян.
13. Заявникам, якi направили на офiцiйнi електроннi поштовi скриньки органiв ДФС електроннi листи, електроннi файли, що не вiдповiдають вiдповiдним протоколам обмiну iнформацiєю та/або вимогам, встановленим до оригiналiв документiв в електронному виглядi, але за результатами вiзуалiзацiї яких достатньо аргументiв для вiднесення їх до категорiї звернень громадян (наприклад, сканованi зображення звернення, звернення у виглядi текстового файла тощо), а також тим, якi направили звернення засобами факсимiльного зв’язку, роз’яснення, передбачене , надається лише за умови наявностi даних про мiсце проживання заявника та власноручного пiдпису на оригiналi звернення в письмовому виглядi.
14. Найменування органу ДФС, що провiв реєстрацiю, реєстрацiйний iндекс та дату реєстрацiї проставляють у виглядi реєстрацiйного штампа в нижньому правому кутi або на iншому вiльному вiд тексту мiсцi першої сторiнки документа, крiм мiсця, призначеного для пiдшивання. Реєстрацiйний штамп проставляється вiдповiдними технiчними засобами i доповнюється штрих-кодом.
15. На вимогу особи, яка подала звернення до органу ДФС, на першому аркушi копiї (другого примiрника) звернення проставляється вiдбиток реєстрацiйного штампа. Така копiя повертається громадяниновi.
16. Анонiмнi звернення розгляду не пiдлягають (крiм анонiмних повiдомлень про порушення вимог ). Анонiмнi звернення пiсля реєстрацiї доводяться до вiдома керiвникiв структурних пiдроздiлiв вiдповiдно до їх функцiональних повноважень засобами Системи. Оригiнал або копiя анонiмного звернення разом iз другим примiрником роз’яснення пiдшиваються до справи.
17. Працiвником органу ДФС без зазначення авторства (анонiмно) може бути здiйснене вiдповiдне повiдомлення, яке пiдлягає розгляду вiдповiдно до .
18. Пiдроздiл iз роботи зi зверненнями громадян пiсля розгляду i накладення керiвництвом органу ДФС резолюцiї на звернення громадян передає для опрацювання оригiнали документiв головному виконавцю. Спiввиконавцi, визначенi в резолюцiї, отримують доступ до копiй документiв через Систему. Факт передачi оригiналiв документiв фiксується засобами Системи або в iнший спосiб, придатний для здiйснення контролю за рухом документiв.
19. Повторнi звернення вiд одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирiшено по сутi, а також скарги, поданi з порушенням строкiв, передбачених , та звернення осiб, визнаних судом недiєздатними, розгляду не пiдлягають.
Рiшення про припинення розгляду такого звернення приймається керiвництвом органу ДФС, про що повiдомляється особi, яка подала звернення.
20. Пiд час реєстрацiї звернень громадян засобами Системи створюється реєстрацiйно-контрольна картка, яка шляхом заповнення вiдповiдних реквiзитiв забезпечує iдентифiкацiю конкретного документа, вiдображення процесу опрацювання вiдповiдно до резолюцiї, здiйснення контролю за дотриманням строкiв розгляду звернення.
21. Змiна головного виконавця або змiни у складi спiввиконавцiв на рiвнi самостiйних структурних пiдроздiлiв, визначених у резолюцiї, здiйснюються за погодженням автора резолюцiї, посадової особи, яка виконує його обов’язки, або керiвника органу ДФС за умови доведення iнформацiї про запропонованi змiни вiдповiдним керiвникам самостiйних структурних пiдроздiлiв. Змiна головного виконавця за наявностi вiдповiдного погодження може бути проведена в триденний строк з дати реєстрацiї звернення (якщо термiн виконання для головного виконавця складатиме не менше п’яти робочих днiв) або в одноденний строк з дати реєстрацiї (якщо строк виконання для головного виконавця складатиме не менше трьох робочих днiв). В iншому разi змiна головного виконавця не допускається.
22. У разi змiни функцiй структурних пiдроздiлiв (у результатi змiни структури, утворення нових структурних пiдроздiлiв, у тому числi на базi iснуючих структурних пiдроздiлiв) або передачi функцiй вiд одного структурного пiдроздiлу до iншого структурний пiдроздiл, в якому вiдбулися змiни, не пiзнiше тижневого строку вiд часу змiни (передачI) функцiй проводить iнвентаризацiю звернень громадян, щодо яких розгляд не завершено, визначає з них тi, що пiсля змiни (передачI) функцiй не належать до його компетенцiї, та передає їх вiдповiдно до акта приймання-передавання на виконання iншому структурному пiдроздiлу (структурним пiдроздiлам), до компетенцiї якого (яких) вони належать, при цьому з дати пiдписання акта приймання-передавання до закiнчення дати виконання конкретного звернення повинно залишатись не менше десяти робочих днiв.
Один примiрник акта приймання-передавання документiв щодо звернень громадян надається до пiдроздiлу iз роботи зi зверненнями громадян для внесення вiдповiдних змiн до реєстрацiйно-контрольних карток.
ІІІ. Розгляд звернень громадян
1. Звернення громадян пiдлягають розгляду керiвництвом органiв ДФС вiдповiдно до розподiлу функцiональних повноважень.
Звернення громадян, якi для розгляду чи вирiшення порушених у них питань по сутi надiсланi народним депутатом України вiдповiдно до або направленi депутатом мiсцевої ради вiдповiдно до , розглядаються органами ДФС вiдповiдно до Закону.
2. Опрацювання звернень громадян структурними пiдроздiлами органiв ДФС вiдповiдно до резолюцiї спрямовується на об’єктивне вирiшення порушених авторами звернень питань, пiдготовку та супроводження прийняття рiшення про усунення причин i умов, якi спонукають авторiв скаржитись, надання вiдповiдних роз’яснень, у тому числi за результатами вивчення та перевiрки на мiсцях викладених у зверненнях обставин, проведення iнших заходiв.
3. Громадяни мають право ознайомлюватися з матерiалами перевiрки викладених у зверненнях фактiв, якщо це не суперечить вимогам законодавства.
4. Забороняється направляти скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дiї або рiшення яких оскаржуються.
5. Якщо у зверненнi поряд з питаннями, що належать до компетенцiї органу ДФС, порушуються питання, якi пiдлягають вирiшенню в iнших органах державної влади чи мiсцевого самоврядування, то при наданнi вiдповiдi на звернення роз’яснюється порядок вирiшення таких питань.
6. Не допускається розголошення одержаних iз звернень громадян вiдомостей про особисте життя громадян без їх згоди чи вiдомостей, що становлять державну або iншу таємницю, яка охороняється законом, конфiденцiйної та iншої iнформацiї, якщо це обмежує права й законнi iнтереси громадян.
Не допускається з’ясування даних про особу громадянина, якi не стосуються звернення. На прохання громадянина, висловлене в уснiй формi або зазначене в текстi звернення, не пiдлягають розголошенню його прiзвище, мiсце проживання та роботи.
Ця заборона не поширюється на випадки повiдомлення iнформацiї, що мiститься у зверненнi, особам, якi мають вiдношення до справи.
7. У разi отримання повторного звернення керiвництво органу ДФС зобов’язане ретельно розiбратися у причинах, що призвели до такого звернення. Якщо воно спричинено порушенням установленого порядку розгляду звернення, то посадовi особи, якi допустили такi порушення, повиннi бути притягнутi до вiдповiдальностi згiдно iз законодавством України.
8. Звернення та скарги iнвалiдiв Великої Вiтчизняної вiйни, Героїв Соцiалiстичної Працi, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, жiнок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», розглядаються керiвником органу ДФС особисто.
9. Звернення громадян, якi мають установленi законодавством пiльги, розглядаються у першочерговому порядку.
10. Початком строку розгляду звернення вважається день його реєстрацiї в органах ДФС, а закiнченням — день направлення вiдповiдi заявнику.
11. Скарга на рiшення, що оскаржувалося, може бути подана до органу ДФС вищого рiвня протягом одного року з моменту прийняття, але не пiзнiше одного мiсяця з часу ознайомлення громадянина з прийнятим рiшенням.
Скарги, поданi з порушенням зазначеного строку, органами ДФС не розглядаються. Пропущений з поважної причини строк може бути поновлений керiвництвом органу ДФС, що розглядає скаргу, на пiдставi вiдповiдного клопотання заявника.
12. Звернення вважається вирiшеним, якщо розглянуто всi порушенi в ньому питання, прийнято обґрунтоване рiшення, ужито необхiдних заходiв для його виконання i заявника повiдомлено про результати розгляду звернення i прийняте рiшення.
13. Рiшення щодо звернень громадян та вiдповiдi на них оформляються вiдповiдно до вимог законодавства про мови. Такi рiшення та вiдповiдi можуть бути викладенi в перекладi мовою спiлкування заявника.
14. Рiшення, якi приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що пiдлягає задоволенню, зобов’язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рiшення, а в разi визнання скарги обґрунтованою — негайно вжити заходiв до поновлення порушених прав громадян.
15. Вiдповiдь за результатами розгляду звернення в обов’язковому порядку надається заявнику тим органом ДФС, який його отримав для розгляду i до компетенцiї якого входить розв’язання порушених у зверненнi питань, за пiдписом керiвництва.
16. Рiшення про вiдмову в задоволеннi вимог, викладених у зверненнi, доводиться до вiдома громадянина з посиланням на Закон i викладенням мотивiв вiдмови, а також iз роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рiшення.
17. Орган ДФС зобов’язаний повiдомити народного депутата України або депутата мiсцевої ради, який надiслав звернення громадянина, про результати розгляду такого звернення.
18. Органи ДФС розглядають звернення громадян без стягнення за це плати.
ІV. Строки розгляду звернень громадян
1. Строки розгляду звернень громадян обчислюються у календарних днях, починаючи з дня реєстрацiї таких звернень. Датою виконання звернення громадянина є дата реєстрацiї вiдповiдi на нього.
2. Звернення розглядаються та вирiшуються у строк не бiльше одного мiсяця iз дня їх надходження, ураховуючи вихiднi, святковi й неробочi днi, а тi, якi не потребують додаткового вивчення та проведення перевiрки за ними, невiдкладно, але не пiзнiше 15 днiв вiд дня їх реєстрацiї.
3. Якщо для вирiшення порушених громадянами питань слiд провести перевiрку iнформацiї, викладеної у зверненнях, отримати додатковi матерiали, то строк розгляду звернень громадян за рiшенням керiвництва органу ДФС на пiдставi пропозицiї головного виконавця може бути, як виняток, продовжено з повiдомленням про це осiб, якi подали звернення. Не пiзнiше нiж за день до закiнчення ранiше визначеного строку повiдомлення про продовження строку розгляду звернення iз зазначенням причини направляється заявниковi.
Про продовження строку виконання звернень головний виконавець невiдкладно iнформує пiдроздiл iз роботи зi зверненнями громадян, який на пiдставi вiдповiдного рiшення керiвництва органу ДФС вносить змiни до реєстрацiйно-контрольної картки звернення.
4. Строк розгляду звернень громадян, переданих органом ДФС вищого рiвня до територiального органу для перевiрки, прийняття рiшення та надання вiдповiдей обчислюється з дати їх реєстрацiї пiдроздiлом iз роботи зi зверненнями громадян органу ДФС вищого рiвня.
5. Загальний строк вирiшення питань, порушених у зверненнi, не може перевищувати 45 календарних днiв.
6. Строки розгляду звернень громадян, якi для розгляду чи вирiшення порушених у них питань по сутi надiсланi народним депутатом України вiдповiдно до або направленi депутатом мiсцевої ради вiдповiдно до , вiдповiдають строкам, встановленим цими законами.
7. Звернення, що пiдлягає поверненню вiдповiдно до , повертається заявниковi з вiдповiдними роз’ясненнями не пiзнiш як через десять днiв вiд дня надходження.
8. Якщо питання, порушенi у зверненнi, не належать до компетенцiї органiв ДФС, вiдповiдно до таке звернення в строк не бiльше п’яти днiв пересилається за належнiстю вiдповiдному органу чи посадовiй особi, про що повiдомляється заявниковi. У разi якщо звернення не мiстить даних, необхiдних для прийняття обґрунтованого рiшення органом ДФС, воно в той самий строк повертається громадянину з вiдповiдними роз’ясненнями.
9. Повiдомлення про прийняття рiшення про припинення розгляду звернення вiдповiдно до надсилається у строк, визначений .
V. Формування справ та зберiгання матерiалiв дiловодства за зверненнями громадян
1. Формування справ:
1) вiдповiдальнiсть за належне оформлення справ, своєчасну передачу до пiдроздiлу iз роботи зi зверненнями громадян матерiалiв щодо розгляду звернення громадян та їх оригiналiв покладається на керiвника структурного пiдроздiлу органу ДФС, що визначений головним виконавцем.
Контроль за правильнiстю оформлення, спрямуванням документiв до справ, забезпеченням зберiгання матерiалiв звернень громадян, їх комплектнiстю покладається на пiдроздiл iз роботи зi зверненнями громадян;
2) до завершення розгляду звернення громадян та матерiали щодо розгляду зберiгаються у структурному пiдроздiлi органу ДФС, що визначений головним виконавцем;
3) структурний пiдроздiл органу ДФС, що визначений головним виконавцем, пiсля завершення розгляду i прийняття вiдповiдного рiшення вiдповiдно до Інструкцiї формує самостiйну групу матерiалiв справи зi звернення та матерiалiв щодо розгляду i разом iз внутрiшнiм описом вмiщує у м’яку обкладинку. У строк, що не перевищує п’ять робочих днiв з дати реєстрацiї вiдповiдi заявнику, оформлена вiдповiдним чином самостiйна група матерiалiв справи передається до пiдроздiлу з роботи зi зверненнями громадян.
У разi виявлення порушень вимог Інструкцiї щодо оформлення та формування у самостiйну групу матерiалiв справи документи невiдкладно повертаються у структурний пiдроздiл органу ДФС, що визначений головним виконавцем, для усунення недолiкiв у строк, що не перевищує два робочих днi;
4) пiсля закiнчення календарного року пiдроздiл iз роботи зi зверненнями громадян iз самостiйних груп матерiалiв формує справи.
Самостiйнi групи матерiалiв, якi вiднесенi до однiєї справи, групуються у порядку зростання реєстрацiйного iндексу звернення. Якщо кiлькiсть аркушiв матерiалiв, що вiднесенi до однiєї справи, перевищує значення 250, то необхiдно сформувати томи справи, забезпечивши зберiгання документiв самостiйної групи матерiалiв в одному томi. Сформованi справи (томи справи) прошиваються разом з обкладинкою справи (тому справи), нумеруються, починаючи з першого аркуша м’якої обкладинки самостiйної групи матерiалiв за зверненням iз найменшим реєстрацiйним iндексом та скрiплюються засвiдчувальним написом такого змiсту: «Прошито, пронумеровано ____ (цифрою та лiтерами) аркушiв, посада, П.І.Б.», скрiпленим пiдписом посадової особи пiдроздiлу iз роботи зi зверненнями громадян, яка сформувала та прошила справу (томи справи), та вiдбитком печатки, яка використовується в загальному дiловодствi для опечатування пакетiв.
2. Зберiгання звернень громадян та матерiалiв щодо їх розгляду:
1) строк зберiгання документiв за зверненнями громадян визначається вiдповiдно до строкiв, визначених у , зареєстрованому у Мiнiстерствi юстицiї України 17 квiтня 2012 року за № 571/20884;
2) пiсля закiнчення встановлених строкiв зберiгання на пiдставi рiшення експертно-перевiрної комiсiї та згiдно з актом знищення, затвердженим керiвником такого структурного пiдроздiлу органу ДФС, звернення громадян (заяв) та матерiали щодо їх розгляду пiдлягають знищенню;
3) для збереження справ та реєстрацiйно-контрольних карток пiдроздiл iз роботи зi зверненнями громадян забезпечується примiщенням для доархiвного зберiгання документiв або окремо видiленим мiсцем у загальному архiвному примiщеннi;
4) забороняється збереження одночасно бiльше 20 справ за межами примiщення для доархiвного зберiгання документiв або окремо видiленого мiсця в загальному архiвному примiщеннi.
3. Органiзацiя користування справами та сформованими самостiйними групами матерiалiв:
1) справи, що не переданi на архiвне зберiгання, та сформованi самостiйнi групи матерiалiв за зверненнями громадян можуть бути виданi з пiдроздiлу iз роботи зi зверненнями громадян у тимчасове користування працiвникам структурних пiдроздiлiв органу ДФС на пiдставi службової записки за пiдписом керiвника самостiйного структурного пiдроздiлу органу ДФС.
Виготовлення копiй документiв справи на пiдставi службової записки за пiдписом керiвника самостiйного структурного пiдроздiлу органу ДФС здiйснюється пiдроздiлом iз роботи зi зверненнями громадян у строк, що не перевищує три робочих днi, якщо в результатi копiювання документiв обсяг копiй не перевищує 150 аркушiв;
2) факт передачi у тимчасове користування справ, що не переданi на архiвне зберiгання, сформованих самостiйних груп матерiалiв справи фiксується засобами Системи або в iнший спосiб, придатний для здiйснення контролю за рухом документiв.
VІ. Органiзацiя особистого прийому громадян
1. Особистий прийом громадян (далi — прийом) проводиться керiвництвом органiв ДФС вiдповiдно до розподiлу функцiональних обов’язкiв, а у разi вiдсутностi — уповноваженими ним посадовими особами, керiвниками та посадовими особами структурних пiдроздiлiв органiв ДФС, до компетенцiї яких належать вiдповiднi питання.
2. Прийом здiйснюється вiдповiдно до внутрiшнього трудового розпорядку роботи органу ДФС за попереднiм записом (далi — запис) у днi та години, визначенi графiком особистого прийому громадян (далi — графiк), затвердженим керiвником органу ДФС.
3. У графiках прийомнi днi визначаються для керiвництва органiв ДФС та структурних пiдроздiлiв органiв ДФС. У разi кадрових змiн у керiвництвi або змiн у структурi органiв ДФС вiдповiднi змiни до графiкiв вносяться не пiзнiше шостого робочого дня вiд настання таких змiн.
4. Для прийому громадян облаштовуються спецiальнi кiмнати (приймальнi громадян). Приймальня громадян забезпечується необхiдною оргтехнiкою, юридичною лiтературою, кнопкою виклику охорони та за можливостi розташовується у примiщеннi, доступ до якого не потребує оформлення перепустки.
Прийом громадян може проводитися в iнших примiщеннях, визначених керiвником органу ДФС.
5. Інформацiя про порядок i графiк особистого прийому громадян в органах ДФС розмiщуються на вiдповiдних веб-сторiнках офiцiйного веб-порталу ДФС у мережi Інтернет.
Інформацiя про порядок i графiк особистого прийому громадян та повiдомлення про здiйснюванi заходи безпеки шляхом проведення вiдкритого фiксування прийому розмiщуються на спецiальних стендах у мiсцях, доступних для вiльного огляду громадянами.
6. Запис громадян на прийом проводиться працiвниками пiдроздiлу з органiзацiї особистого прийому в робочi днi. Залежно вiд чисельностi пiдроздiлу з органiзацiї особистого прийому керiвник органу ДФС може встановлювати графiк проведення запису на особистий прийом. Проведення запису завершується не пiзнiше 45 хвилин до закiнчення робочого дня i сумарно не може бути меншим 6 робочих годин за три робочi днi.
7. Запис на черговий прийом до керiвника органу ДФС припиняється за десять робочих днiв до дати особистого прийому, в iнших випадках — за п’ять робочих днiв до дати особистого прийому.
Запис на наступний прийом розпочинається в день припинення запису на черговий прийом.
8. Якщо дата наступного прийому за графiком припадає на вихiдний, святковий чи неробочий день, дата проведення прийому до початку запису на прийом переноситься пiдроздiлом з органiзацiї особистого прийому на iнший робочий день за погодженням iз посадовою особою, яка здiйснюватиме прийом, але не пiзнiше нiж на 10 робочих днiв вiд дати цього прийому за графiком.
Керiвник органу ДФС може перенести дату чергового прийому без внесення змiн до графiка не пiзнiше нiж за три робочих днi до дати прийому, але не пiзнiше нiж на 7 робочих днiв вiд дати чергового прийому, про що пiдроздiл з органiзацiї особистого прийому повiдомляє громадянам, якi записанi на прийом, одним iз засобiв зв’язку.
9. Запис на прийом до Голови ДФС проводиться у разi, якщо порушене громадянином питання залишилося не вирiшеним по сутi пiсля прийому керiвництвом або посадовими особами ДФС.
Запис на прийом до структурного пiдроздiлу ДФС проводиться у разi, якщо порушене громадянином питання залишилося не вирiшеним по сутi пiсля:
прийому керiвництвом територiального органу ДФС;
закiнчення строку розгляду звернення, адресованого органу ДФС.
10. Запис на прийом до керiвника територiального органу проводиться у разi, якщо порушене громадянином питання залишилося не вирiшеним по сутi пiсля прийому керiвництвом або посадовими особами територiального органу.
11. Пiд час запису на особистий прийом у громадянина або його законного представника з’ясовується така iнформацiя: прiзвище, iм’я, по батьковi громадянина, мiсце проживання, реєстрацiйний номер облiкової картки платника податкiв або серiя та номер паспорта (для фiзичних осiб, якi через свої релiгiйнi переконання вiдмовились вiд прийняття реєстрацiйного номера облiкової картки платника податкiв та офiцiйно повiдомили про це вiдповiдний контролюючий орган i мають вiдмiтку у паспортI) за даними Державного реєстру фiзичних осiб — платникiв податкiв, контактний номер телефону (за наявностI), прiзвище, iм’я, по батьковi представника громадянина, мiсце проживання, контактний номер телефону (за наявностI), чим пiдтверджуються повноваження на представлення iнтересiв громадянина, змiст питання, яке потребує вирiшення, iсторiя виникнення питання, чи звертався громадянин з цього питання ранiше i куди, чи приймалися рiшення за зверненням з цього питання, реквiзити документiв, якими надавались вiдповiдi на звернення, тощо.
З’ясована iнформацiя вноситься до картки облiку особистого прийому громадян, зразок якої наведено в додатку до цього Порядку. У разi необхiдностi кiлькiсть окремих граф картки облiку особистого прийому громадян може збiльшуватись або зменшуватись.
Не допускається з’ясування вiдомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.
12. Повторний запис на прийом громадян з питань, що вже розглядалися на прийомi, проводиться, якщо керiвництвом не прийнято рiшення про припинення розгляду звернення з порушеного питання вiдповiдно до i громадянину письмово не повiдомлялося про суть прийнятого рiшення за його зверненням.
13. За умови надання при записi вiдповiдної iнформацiї у прийомi може брати участь представник iнтересiв громадянина, повноваження якого оформленi в установленому законодавством порядку.
14. Прийом iноземних громадян та осiб без громадянства здiйснюється на загальних засадах.
15. Забороняється вiдмовляти громадянам у записi на особистий прийом з пiдстав ознак раси, кольору шкiри, полiтичних, релiгiйних та iнших переконань, статi, етнiчного та соцiального походження, майнового стану, мiсця проживання, мовних або iнших ознак.
16. У разi вiдмови громадянином або представником iнтересiв громадянина у наданнi iнформацiї про особу, яка звертається, та про змiст порушеного питання, за яким можливо визначити наявнiсть функцiональних повноважень в органу ДФС на його розгляд, запис визнається таким, що не вiдбувся за iнiцiативою заявника.
17. Громадянам пiд час запису повiдомляють про дату, години i мiсце прийому, необхiднiсть наявностi при собi документiв, що посвiдчують особу, порядок здiйснення їх доступу до примiщень органу ДФС вiдповiдно до вимог пропускного та внутрiшньооб’єктового режиму в адмiнiстративних будiвлях або надаються обґрунтованi роз’яснення щодо причин вiдмови в записi на особистий прийом.
Час початку прийому для конкретного громадянина при записi не встановлюється. У картцi облiку особистого прийому громадян може зазначатися iнформацiя про бажанi години прийому для громадян, якi проживають бiльше нiж за 100 кiлометрiв вiд мiсця прийому.
18. Картка облiку особистого прийому громадян iз заповненими при проведеннi запису графами реєструється в Системi з одночасним встановленням параметрiв контролю.
Якщо звернення потребує опрацювання та пiдготовки матерiалiв у кiлькох структурних пiдроздiлах, доручення щодо пiдготовки матерiалiв та проекту рiшення надається окремо кожному структурному пiдроздiлу органу ДФС, до компетенцiї якого належить опрацювання звернення.
19. Структурний пiдроздiл органу ДФС, до компетенцiї якого належить опрацювання питання, забезпечує пiдготовку матерiалiв та проекту рiшення з урахуванням вимог та засобами Системи надає їх пiдроздiлу з органiзацiї особистого прийому не пiзнiше нiж за три робочих днi до дати прийому.
Картки облiку особистого прийому громадян, за якими не передбачається проведення прийому (запис не вiдбувся за iнiцiативою заявника, у записi вiдмовлено), опрацьовуються структурними пiдроздiлами органу ДФС у межах компетенцiї з метою виявлення проблемних питань та запобiгання виникненню конфлiктних ситуацiй.
20. Матерiали та проект рiшення для використання при проведеннi прийому подаються керiвництву органу ДФС особисто керiвником структурного пiдроздiлу органу ДФС, вiдповiдальним за їх пiдготовку, пiсля погодження юридичною службою органу ДФС не пiзнiше нiж за три робочих днi до дати прийому.
21. Узагальнення матерiалiв, що пiдготовленi для використання при проведеннi прийому посадовими особами структурного пiдроздiлу органу ДФС, здiйснює такий структурний пiдроздiл.
Узагальнення матерiалiв, що пiдготовленi для використання при проведеннi прийому керiвництвом органу ДФС, здiйснюється пiдроздiлом з органiзацiї особистого прийому.
22. Посадова особа органу ДФС, яка здiйснюватиме прийом, для забезпечення квалiфiкованого вирiшення питань, порушених громадянином у зверненнi, може залучати до розгляду працiвникiв вiдповiдних структурних пiдроздiлiв органу ДФС або одержувати вiд них необхiдну iнформацiю.
23. Інформацiя про посадових осiб структурних пiдроздiлiв органу ДФС, якi проводитимуть прийом або братимуть у ньому участь, надається пiдроздiлу з органiзацiї особистого прийому не пiзнiше нiж за три робочих днi до дати прийому.
24. Пiдроздiл з органiзацiї особистого прийому супроводжує проведення прийому, забезпечує доступ громадян та їх представникiв, що мають право на участь у прийомi, до приймальнi громадян, дотримання вимог пропускного режиму, залучення до прийому представникiв пiдроздiлу охорони, вирiшує iншi питання органiзацiйного характеру, що можуть виникнути пiд час прийому.
25. Прийом Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соцiалiстичної Працi, iнвалiдiв Великої Вiтчизняної вiйни, жiнок, яким присвоєно почесне звання «Мати-героїня», iнвалiдiв І групи здiйснюється першочергово.
Наявнiсть у громадян особливих потреб або пiльг, бажанi години прийому, черговiсть запису можуть враховуватися пiдроздiлом з органiзацiї особистого прийому при пiдготовцi та проведеннi прийому.
26. Громадяни, якi з’явилися на прийом або мають право на участь у його проведеннi, перед початком прийому повиннi пред’явити представнику пiдроздiлу з органiзацiї особистого прийому документ, що посвiдчує особу.
Присутнiсть стороннiх осiб пiд час проведення особистого прийому не допускається.
27. Посадова особа пiд час прийому зобов’язана об’єктивно, всебiчно розглянути питання, надати вiдповiдно до законодавства обґрунтоване роз’яснення та вжити заходiв, спрямованих на усунення виявлених порушень.
28. Посадова особа, яка веде прийом, за результатами розгляду звернення громадянина має право, керуючись законодавством, у межах компетенцiї прийняти одне з таких рiшень:
1) задовольнити прохання чи вимогу та повiдомити заявника про порядок i строк виконання прийнятого рiшення;
2) вiдмовити в задоволеннi прохання чи вимоги, повiдомивши заявника про порядок i строк оскарження прийнятого рiшення;
3) пояснити заявнику причини неможливостi вирiшення питань пiд час прийому, а також про порядок i строк розгляду його звернення.
29. Пiд час прийому громадянин може надати письмове або усне звернення, що потребує розгляду, представнику пiдроздiлу з органiзацiї особистого прийому громадян. На таких письмових або зафiксованих у письмовому виглядi усних зверненнях проставляється штамп, у якому зазначається найменування органу ДФС, вiдмiтка «Особистий прийом» (без лапок), дата особистого прийому.
30. Звернення з вiдмiткою «Особистий прийом» можуть бути розглянутi посадовою особою, яка проводить прийом, якщо вони стосуються звернення, що розглядається на прийомi. Якщо звернення з вiдмiткою «Особистий прийом» не стосуються питань, що розглядаються на прийомi, вони розглядаються в загальному порядку.
Якщо порушенi в поданому пiд час прийому зверненнi питання вирiшенi i громадянин не заперечує проти отримання результатiв розгляду звернення в уснiй формi, представник пiдроздiлу з органiзацiї особистого прийому громадян зазначає цей факт у картцi облiку особистого прийому.
Якщо вирiшити порушенi в усному зверненнi питання безпосередньо на особистому прийомi неможливо, вони розглядаються в тому самому порядку, що й письмове звернення.
31. Отриманi пiд час прийому звернення громадян на особистому прийомi реєструються i опрацьовуються вiдповiдно до вимог цього Порядку.
32. Пiсля прийняття рiшення про звернення громадянина та внесення iнформацiї про нього до картки облiку особистого прийому громадян посадова особа, яка проводила прийом, громадянин або його представник, повноваження якого оформленi в установленому законодавством порядку, посадовi особи, якi були залученi до проведення прийому, та представник пiдроздiлу з органiзацiї особистого прийому засвiдчують своїми пiдписами у картцi облiку особистого прийому громадян факт ознайомлення з прийнятим рiшенням.
33. У разi вiдмови громадянина або його представника, повноваження якого оформленi в установленому законодавством порядку, вiд засвiдчення факту ознайомлення iз прийнятим рiшенням представник пiдроздiлу з органiзацiї особистого прийому зазначає це у вiдповiднiй графi картки облiку особистого прийому громадян.
34. Якщо вiдвiдувач не з’явився або прийом з iнших поважних причин не вiдбувся, представник пiдроздiлу з органiзацiї особистого прийому зазначає це у вiдповiднiй графi картки облiку особистого прийому громадян.
35. За умови прийняття рiшення по сутi або прийняття рiшення про припинення розгляду за зверненням вiдповiдна iнформацiя зазначається у картцi облiку особистого прийому громадян, а всi матерiали щодо проведення особистого прийому формуються у справу вiдповiдно до роздiлу V цього Порядку.
36. Пiдроздiл з органiзацiї особистого прийому за результатами проведення прийому вiдповiдно до прийнятих рiшень встановлює параметри контролю.
37. Картка облiку особистого прийому громадян закривається пiсля виконання доручень за результатами особистого прийому громадян або на пiдставi рiшення керiвництва органу ДФС про припинення розгляду звернення.
|
Додаток |
КАРТКА
обліку особистого прийому громадян
