Кто бы ни принял решение о выдаче новогодних подарков – работодатель или профсоюз, – сначала оформляется соответствующее распоряжение (приказ). В нем указывается перечень работников, которые будут иметь право на получение подарков для своих детей, количество таких подарков и их предельная стоимость, должностное лицо, отвечающее за приобретение и раздачу новогодних подарков, сроки их приобретения и раздачи. Как правило, приложением к такому приказу служит список работников с указанием количества и возраста их детей, на которых будут предоставлены подарки.
Выдача подарков оформляется расходными документами – как правило, актом на списание в произвольной форме. Но, прежде чем списать количество и стоимость выданных подарков, их выдачу оформляют ведомостями, в которых указываются перечень работников, их Ф. И. О., должность, дата выдачи, сумма, и каждая такая выдача подтверждается подписью соответствующего работника.
В бухгалтерском учете приобретенные подарки показываются, как правило, по субсчету 281 «Товары на складе» или 209 «Прочие материалы». На основании первичных документов о выдаче таких подарков (по окончанию процедуры выдачи и составления соответствующего акта на списание) стоимость таких подарков отражается по дебету субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности» или 977 «Прочие расходы деятельности».
Что касается НДФЛ, то налогообложение таких подарков будет происходить в соответствии с тем, чем считает (и указывает в приказе о выдаче) такие новогодние подарки сам работодатель – налоговый агент. Для оптимизации уплаты НДФЛ лучше называть их именно подарками. Поскольку подарки, которые выдаются в неденежной форме со стоимостью в 2015 году не выше 609 грн, не облагаются НДФЛ на основании пп. 165.1.39 НКУ. Сумма превышения будет облагаться НДФЛ на общих основаниях – т. е. по ставке 15% или 20%, с применением натурального коэффициента, предусмотренного п. 164.5 НКУ.
Та же ситуация с военным сбором. Сумма, облагаемая НДФЛ, будет являться базой для удержания военного сбора.
Поскольку мы говорим о подарках, не являющихся заработной платой работников, то эти подарки не будут облагаться ЕСВ.
Что касается НДС, то согласно пп. 14.1.191 НКУ безвозмездная передача товаров, в частности новогодних подарков, является их поставкой. При этом у предприятия есть обязанность включить сумму НДС в налоговый кредит при покупке подарков, а в периоде выдачи начислить налоговые обязательства по НДС на основании п. 198.5 НКУ, исходя из цены закупки подарков, поскольку имеет место операция несвязанная с хоздеятельностью.
С 2015 года согласно пп. 134.1.1 НКУ объектом обложения налогом на прибыль является прибыль с источником происхождения из Украины и за ее пределами. При этом прибыль определяется путем корректировки (увеличения или уменьшения) финансового результата до налогообложения (прибыли или убытка), определенного в финансовой отчетности предприятия в соответствии с национальными П(С)БУ или МСФО, на разницы, возникающими в соответствии с положениямираздела ІІІ НКУ. Налоговые разницы для прочих расходов разделом ІІІ НКУ прямо не предусмотрены. Поэтому финрезультат до налогообложения в этом случае, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете, будет одинаков.