Розрахунок відпусткових: базові та «воєнні» правила
Визначає правила розрахунку середньої зарплати для оплати, зокрема, відпусток і компенсації за невикористані відпустки Порядок №100.
Одразу зазначимо, що змін небагато. І спричинені вони тим, що під час війни у працівників часто «випадають» дні або й цілі місяці — в них працівники не звільнені, тобто робоче місце зберігається, але зарплати вони не отримують. Це буває через бойові дії, міграцію населення як у країні, так і за кордон, через відпустки без збереження зарплати, простої та призупинення дії трудових договорів під час війни. Тож теорію будемо згадувати вже з цими змінами.
Отже, оплата щорічної відпустки, тривалість якої розраховується в календарних днях, нараховується шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових і неробочих днів, установлених законодавством) (п. 7 Порядку №100). Одержаний результат множиться на кількість календарних днів щорічної відпустки.
Увага!
Поза воєнним станом діє правило: святкові та неробочі дні, які припадають на період відпустки, до розрахунку тривалості відпустки не включаються і не оплачуються.
Але під час воєнного стану, завдяки ч. 6 ст. 6 Закону №2136, це правило не діє!
Саме тому, що Закон №2136 діє тимчасово, до п. 7 Порядку №100 зміни не внесли. Проте і складаючи наказ про відпустку (визначаючи її тривалість), і рахуючи середню зарплату, пам’ятаємо: святкових і неробочих днів під час воєнного стану немає (ст. 73 КЗпП не діє). Отже, рахуємо з того, що є — усіх календарних днів, без зменшення на свята.
Але при цьому є періоди, які з розрахункового періоду все ж таки треба буде вилучити!
Адже час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток чи зберігався частково, вилучається з розрахункового періоду. Зокрема, це стосується і періодів оплачуваного простою, але не всіх. Якщо простій оплачувався у розмірі 2/3 окладу, цей період вилучається з розрахунку відпусткових. А от якщо простій оплачувався у розмірі окладу, — підстав для вилучення немає. Докладно про це ми розповіли в «ДК» №26/2023.
А що як унаслідок такого вилучення вийде, що у працівника взагалі немає розрахункового періоду?
У разі відсутності заробітку в розрахунковому періоді не з вини працівника розрахунки здійснюють виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу (п. 4 Порядку №100).
Але, позаяк оклад нині, завдяки ст. 6 Закону про оплату праці, може бути й меншим за розмір мінімальної зарплати, щоб зберегти гарантії працівників, до п. 4 Порядку №100 свого часу ввели ось яку норму. Якщо розмір посадового окладу є меншим від передбаченого законодавством розміру мінімальної заробітної плати, середню заробітну плату розраховують з установленого розміру мінімальної заробітної плати на час розрахунку. У разі укладення трудового договору на умовах неповного робочого часу розрахунок проводять з розміру мінімальної заробітної плати, обчисленого пропорційно до умов укладеного трудового договору.
Обчислюючи середню заробітну плату, у всіх випадках її збереження враховують: основну заробітну плату; доплати і надбавки; виробничі премії та інші види премій; винагороду за підсумками річної роботи та вислугу років тощо.
На преміях спинимося окремо, адже щодо них у п. 3 Порядку №100 в 2021 — 2022 рр. вносилися зміни.
Отже, суми нарахованої заробітної плати, крім премій (у тому числі за місяць) та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, враховують у тому місяці, за який вони нараховані, та у розмірах, в яких вони нараховані, без вилучення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо, за винятком відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт.
А що з преміями?
Премії (в тому числі за місяць) та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період під час обчислення середньої заробітної плати враховують у заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані. Для цього до заробітку відповідних місяців розрахункового періоду додають частину, яка визначається діленням суми премії або іншої заохочувальної виплати за підсумками роботи за певний період на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, що припадає на розрахунковий період.
Якщо період, за який нараховано премію чи іншу заохочувальну виплату, працівник відпрацював частково, під час обчислення середньої заробітної плати враховують суму в розмірі не більше від фактично нарахованої суми премії чи іншої заохочувальної виплати.
Обчислюючи середню заробітну плату для оплати за час щорічної відпустки або компенсації за невикористані відпустки, крім зазначених вище виплат, до фактичного заробітку включають виплати за час, протягом якого працівникові зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження тощо), та допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю.
Натомість є виплати, які в розрахунку середньої зарплати не враховують. Їх перелік наведено у п. 4 Порядку №100.
Тож виглядає все досить просто. Алгоритм короткий.
Крок 1: визначаємо кількість календарних днів відпустки, на яку працівник має право. Наприклад, якщо йдеться про щорічну основну відпустку, то робимо це так. Припустімо, за рік стажу працівник має право на 24 календарні дні такої відпустки. Тому спочатку рахуємо стаж, який дає право на відпустку. А далі рахуємо кількість зароблених днів відпустки: 24 : 365 х кількість днів стажу. І віднімаємо кількість днів уже використаної відпустки. Різниця і буде кількістю днів відпустки, які працівник заробив, але не використав.
Крок 2: оформлюємо відпустку (складаємо наказ, у якому зазначаємо фактичну тривалість відпустки).
Крок 3: рахуємо середню зарплату для оплати відпусток, застосовуючи правила, зазначені вище. При цьому визначаємо розрахунковий період і дохід, який припадає на цей розрахунковий період (із преміями доведеться трохи погратися). Дохід ділимо на кількість календарних днів розрахункового періоду. Якщо ж розрахункового періоду зовсім немає, рахуємо середню зарплату виходячи з окладу (або мінімальної зарплати, якщо оклад менший за неї).
Наведемо приклади нарахування виплати за дні щорічної відпустки в різних випадках та за різними категоріями працівників.
Приклад 1Нарахування відпусткових працівникові, який відпрацював увесь розрахунковий період.
Посадовий оклад працівника становить 10 000 грн, жодних доплат та премій йому протягом розрахункового періоду не нараховувалося. На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати протягом розрахункового періоду не перебував.
Працівник іде у щорічну відпустку з 10.08.2023 на 10 календарних днів.
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.08.2022 до 31.07.2023 включно): 120 000 грн = (10 000 грн х 12 календарних місяців);
2) визначаємо кількість календарних днів, на які слід поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 365 календарних днів на святкові і неробочі дні розрахунковий період не зменшуємо;
3) розраховуємо середньоденну заробітну плату: 328,77 грн = 120 000 грн : 365 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 3 287,70 грн = 328,77 грн х 10 к. д.
Приклад 2 Нарахування відпусткових працівникові, який відпрацював не весь розрахунковий період.
Працівника прийнято на роботу з 01.12.2022. Його посадовий оклад становить 10 000 грн, жодних доплат та премій йому протягом розрахункового періоду не нараховувалося. На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати протягом розрахункового періоду не перебував.
Працівник іде у щорічну відпустку з 10.08.2023 на 10 календарних днів.
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 8 місяців розрахункового періоду (з 01.12.2022 до 31.07.2023 включно): 80 000 грн = (10 000 грн х 8 календарних місяців);
2) визначаємо кількість календарних днів, на які слід поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 243 к. д. = 31 к. д. + 31 к. д. + 28 к. д. + 31 к. д. + 30 к. д. + 31 к. д. + 30 к. д. + 31 к. д.;
3) розраховуємо середньоденну заробітну плату: 329,22 грн = 80 000 грн : 243 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 3 292,20 грн = 329,22 грн х 10 к. д.
Приклад 3 Нарахування відпусткових працівникові, якщо у розрахунковому періоді він мав відпустку без збереження зарплати.
Працівник, який працює на підприємстві вже 5 років, іде у щорічну відпустку з 10.08.2023 на 10 календарних днів.
Посадовий оклад працівника становить 10 000 грн, жодних доплат та премій йому протягом розрахункового періоду не нараховувалося. Але він перебував у відпустці без збереження зарплати у січні — березні 2023 року — 90 календарних днів.
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) визначаємо кількість календарних днів розрахункового періоду, на які слід поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 275 к. д. = 365 к. д. – 90 к. д. відпустки без збереження зарплати;
2) розраховуємо фактичний заробіток працівника протягом розрахункового періоду: 90 000 грн = (10 000 грн х 9 календарних місяців);
3) розраховуємо середньоденну заробітну плату: 327,27 грн = 90 000 грн : 275 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 3 272,70 грн = 327,27 грн х 10 к. д.
Приклад 4 Нарахування відпусткових працівниці, яка вийшла з відпустки по догляду за дитиною віком до трьох років.
Працівниця перебувала у відпустці по догляду за дитиною віком до трьох років, після якої у липні 2023 р. одразу вирішила використати щорічну основну відпустку (12 календарних днів). Її посадовий оклад станом на 01.07.2023 становить 14 000 грн.
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) розраховуємо заробіток працівниці за 12 місяців розрахункового періоду на підставі окладу за штатним розписом: 168 000 грн = (140 00 грн х 12 календарних місяців);
2) визначаємо кількість календарних днів, на які слід поділити отриманий фактичний заробіток працівниці: 365 календарних днів, святкові та неробочі дні не віднімаємо;
3) розраховуємо середньоденну заробітну плату: 460,27 грн = 168 000 грн : 365 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 5 523,24 грн = 460,27 грн х 12 к. д.
Увага!
За таким самим принципом рахується середня зарплата для оплати відпусток (та компенсації за невикористані відпустки) і для будь-якого працівника, в якого з якихось причин розрахункового періоду немає. Наприклад, якщо працівник останні 12 місяців перебував у відпустці без збереження зарплати.
Приклад 5 Нарахування відпусткових працівниці відразу після закінчення відпустки по вагітності та пологах.
Працівниця перебувала у відпустці по вагітності та пологах з 1 січня 2023 року до 6 травня 2023 року. Її посадовий оклад станом на 01.05.2023 становив 15 000 грн. Нарахована сума допомоги по вагітності та пологах становить 62 000 грн. Працівниця вирішила з 08.05.2023 піти у щорічну відпустку на 10 календарних днів.
Розрахунок відпусткових потрібно здійснити так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівниці за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.05.2022 до 30.04.2023 включно) ((15 000 грн х 8 міс.) + (62 000 грн : 126 х 120 к. д.)) = 120 000 грн + 59 047,62 грн = 179 047,62 грн;
2) визначаємо кількість календарних днів, на які слід поділити отриманий фактичний заробіток працівниці: 365 календарних днів;
3) розраховуємо середньоденну заробітну плату: 490,54 грн = 179 047,62 грн : 365 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 4 905,40 грн = 490,54 грн х 10 к. д.
Приклад 6 Нарахування відпусткових працівникові, якщо протягом розрахункового періоду були місячні премії.
Працівник іде у щорічну відпустку з 10.07.2023 на 10 календарних днів. Посадовий оклад з 01.07.2022 до 31.08.2022 становив 15 000 грн. З 01.09.2022 підвищено оклади за штатним розписом на 10%. Відповідно оклад став 16 500 грн. На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати протягом розрахункового періоду працівник не перебував.
У січні 2023 року нараховано премію за грудень 2022 року в сумі 5 000,00 грн.
У лютому 2023 року нараховано премію за січень 2023 року в сумі 3 200,00 грн.
У січні працівник відпрацював 21 день, у грудні та у лютому — по 22 дні (умовно).
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) визначаємо кількість календарних днів, на які слід поділити отриманий фактичний заробіток працівниці: 365 календарних днів, святкові та неробочі дні не віднімаємо;
2) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.07.2022 до 30.06.2023 включно).
При цьому найскладнішим є врахування премій. Адже до заробітку січня включається премія за грудень, а до заробітку лютого — премія за січень. Проте в якому розмірі?
Розрахуємо суму премії, яка належить до заробітку кожного з місяців зазначеного періоду:
січень — 5 000 грн: 22 відпрацьовані дні у грудні х 21 відпрацьований день у січні = 4 772,73 грн;
лютий — 3 200,00 грн : 21 відпрацьований день у січні х 22 відпрацьовані дні лютого = 3 352,38 грн.
Отже, загальна сума заробітку для розрахункового періоду становитиме: 203 125,11 грн = (15 000 грн х 2 календарні місяці) + (16 500 грн х 10 календарних місяців) + 4 772,73 + 3 352,38;
3) розраховуємо середньоденну заробітну плату: 556,51 грн = 203 125,11 грн : 365 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 5 565,10 грн = 556,51 грн х 10 к. д.
Приклад 7 Нарахування відпусткових працівникові, якщо період, за який нараховано премію, відпрацьовано частково.
Посадовий оклад працівника на 01.08.2023 становить 15 000 грн. Працівник іде у щорічну відпустку з 10.08.2023 на 10 календарних днів. У березні 2023 року 16 календарних днів був у відпустці без збереження зарплати (відпрацював лише 11 днів, за які йому нараховано 7 800 грн умовно).
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.08.2022 до 31.07.2023 включно).
При цьому зазвичай зарплата працівникові нараховувалася лише за окладом, за одним винятком: у квітні 2023 року нараховано премію за березень 2023 року в сумі 2 500,00 грн.
У березні працівник відпрацював 11 днів, у квітні — 22 дні (умовно). До заробітку квітня включається премія за березень. Проте в якому розмірі?
До змін 29.04.2022 рахували за загальним алгоритмом, тобто так:
2 500,00 грн : 11 відпрацьованих днів у березні х 22 відпрацьовані дні квітня = 5 000,00 грн.
Після змін, тобто тепер, до розрахунку можна взяти лише 2 500,00 грн — не більше від фактичної суми!
Отже, загальна сума заробітку за розрахунковий місяць становитиме: 17 5300 грн = (15 000 грн х 11 календарних місяців) + 2 500 грн + 7 800 грн;
2) визначаємо кількість календарних днів, на які слід поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 349 = 365 к. д. – 16 к. д.;
3) розраховуємо середньоденну заробітну плату: 502,29 грн = 175 300 грн : 349 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 5 022,90 грн = 502,29 грн х 10 к. д.
Приклад 8 Нарахування відпусткових працівникові, якщо протягом розрахункового періоду він певний час перебував на лікарняному.
Посадовий оклад працівника становить 15 000 грн. У жовтні 2022 року він перебував на лікарняному 10 календарних днів. Сума нарахованих лікарняних за період хвороби — 4 000 грн, нарахована зарплата за жовтень 2022 року — 8 000 грн умовно.
Працівник іде у щорічну відпустку з 10.07.2023 на 10 календарних днів.
Розрахунок відпусткових здійснюємо так:
1) розраховуємо фактичний заробіток працівника за 12 місяців розрахункового періоду (з 01.07.2022 до 30.06.2023 включно): 178 000 грн = (15 000 грн х 11 календарних місяців + 5 000 грн + 8 000 грн);
2) визначаємо кількість календарних днів, на які слід поділити отриманий фактичний заробіток працівника: 365 календарних днів;
3) розраховуємо середньоденну заробітну плату:
487,67 грн = 178 000 грн : 365 к. д.;
4) сума нарахованої виплати за дні щорічної відпустки становить: 4 876,70 грн = 487,67 грн х 10 к. д.
