Поняття та ознаки
Визначає поняття дистанційної роботи та особливості її уведення ст. 602 КЗпП. Дистанційна робота — це форма організації праці, при якій робота виконується:
1) за межами робочих приміщень або території роботодавця, у будь-якому місці за вибором працівника;
2) з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.
Дистанційна робота — це, як правило, інтелектуальна праця, не пов’язана з фізичною, ручною роботою.
Працювати дистанційно можуть, зокрема, ІТ-спеціалісти, фахівці з маркетингу, реклами, дизайну, економісти, бухгалтери, оператори колцентру тощо.
Зауважимо, що дистанційну роботу часто називають віддаленою. Проте так робити не варто. Поняття «Віддалена робота» у КЗпП відсутнє.
Також майте на увазі, що для уведення дистанційної роботи потрібно, щоб специфіка роботи працівника дозволяла йому виконувати свою роботу дистанційно.
Перелік осіб, які можуть працювати дистанційно, трудове законодавство не визначає.
До речі, сам працівник може вимагати від роботодавця тимчасового, строком до 2 місяців, переведення на дистанційну роботу. Це можливо у разі, якщо на робочому місці відносно нього були здійснені дії, що містять ознаки дискримінації або сексуального домагання.
Проте роботодавець може в цьому відмовити, якщо працівник не довів відповідні факти або дистанційна робота неможлива, враховуючи трудову функцію працівника.
З’ясуємо, як правильно оформити трудові відносини з дистанційними працівниками.
Укладаємо трудовий договір
За загальним правилом трудовий договір про дистанційну роботу укладаємо у письмовій формі (п. 61 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Типова форма такого договору затверджена наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21 (далі — Типовий договір). За необхідності сторони трудового договору можуть внести в нього зміни і доповнення, що не суперечать законодавству про працю (див. роз’яснення Мінекономіки від 30.08.2021).
Винятки з наведеного загального правила, при яких роботодавець може ввести дистанційну роботу наказом (розпорядженням) без укладення письмового трудового договору, передбачені ч. 11 ст. 602 КЗпП. Це можливо в таких форс-мажорних випадках:
— на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, установлених законодавством;
— у разі виникнення загрози збройної агресії;
— у разі виникнення надзвичайної ситуації техногенного, природного або іншого характеру.
Зауважимо: уведення дистанційної роботи — це зміна істотних умов праці. Проте при її застосуванні за ініціативою роботодавця у вищезгаданих виняткових випадках попереджати працівників про зміну істотних умов праці за 2 місяці, як того вимагають норми ч. 3 ст. 32 КЗпП, не потрібно.
У такому разі достатньо ознайомити працівників з наказом (розпорядженням) про застосування дистанційної роботи протягом 2 днів з дня його видання, але до початку такої роботи.
А чи можна не укладати письмовий договір у цих же випадках (визначених у ч. 11 ст. 602 КЗпП), якщо ініціатива введення дистанційної роботи виходить від працівника?
Так, дистанційну роботу можна ввести за домовленістю сторін без укладення письмового трудового договору у виняткових випадках, визначених у ч. 11 ст. 602 КЗпП (див. лист Мінекономіки від 04.05.2021 № 4712-06/26182-07). У такому разі працівник своє бажання працювати дистанційно на час дії відповідних форс-мажорних обставин вказує в заяві, а роботодавець видає відповідний наказ (розпорядження), з яким ознайомлює працівника. Дотримуватися дводенного терміну попередження в цьому випадку не треба.
Йдемо далі. Дистанційний трудовий договір може бути:
— безстроковим, тобто таким, який укладається на невизначений строк;
— строковим у разі його укладення на час виконання певної роботи або на певний строк, наприклад, на період дії карантину.
Договір про дистанційну роботу може бути укладений при прийнятті на роботу або в процесі роботи. Якщо він укладається в процесі роботи, то у письмовій формі договору зазначається дата, з якої він набуває чинності, і те, що цей договір укладається замість інших трудових договорів, які були раніше укладені між сторонами (п. 391 Типового договору).
Цікаво, що виконання дистанційної роботи можна поєднувати з виконанням роботи на робочому місці в приміщенні роботодавця. Наприклад, можна встановити, що 2 дні на тиждень працівник працює в офісі, а 3 дні — дистанційно. Проте в цьому випадку також за загальним правилом слід укласти письмовий трудовий договір.
Це випливає з положень п. 5 Типового договору, в якому сторони договору зазначають особливості такого поєднання (час та/або інші умови, коли працівник виконує роботу в приміщенні або на території роботодавця).
Якщо приймаєте на роботу новачка, то в загальному випадку йому можна встановлювати випробування.
Робоче місце і режим роботи
При дистанційній роботі працівник самостійно визначає робоче місце. Головне, щоб воно знаходилося за межами робочих приміщень і території роботодавця (ч. 3 ст. 14 Закону про охорону праці).
Чи треба вказувати вибране місце роботи в договорі або повідомляти про нього роботодавцеві? Ні, в цьому немає жодного сенсу. Адже дистанційний працівник може міняти робоче місце без узгодження з роботодавцем.
За загальним правилом у разі введення дистанційної роботи працівник самостійно визначає режим робочого часу. На нього не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку (далі — ПВТР), але дистанційний працівник має бути з ними ознайомлений (див. нижче).
Проте в трудовому договорі можна встановити режим роботи, якого повинен дотримуватися дистанційний працівник. Наприклад, якщо це зручно роботодавцеві, — за графіком його роботи.
У будь-якому випадку загальна тривалість робочого часу дистанційника не може перевищувати норм, установлених ст. 50 і 51 КЗпП. При цьому якщо працівник розподіляє робочий час на власний розсуд, то він сам вирішує, як дотриматися норми годин.
Дистанційному працівникові гарантується період вільного часу для відпочинку — період відключення. Під час періоду відключення працівник може переривати інформаційно-комунікаційний зв’язок із роботодавцем, наприклад не відповідати на дзвінки та електронні листи.
У такому разі це не вважається порушенням умов трудового договору або трудової дисципліни. Вкажіть період відключення в п. 16 Типового договору.
Матеріально-технічне забезпечення
У трудовому договорі про дистанційну роботу зазначають:
— порядок і строки забезпечення дистанційних працівників необхідним обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами;
— порядок і строки виплати працівникам компенсації за використання належних їм або орендованих ними обладнання, програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації та інших засобів.
Якщо в трудовому договорі ці питання не озвучені, за замовчуванням забезпечення покладається на роботодавця, який організовує встановлення та технічне обслуговування відповідних засобів, а також оплачує витрати, пов’язані з цим.
Можливо також установити в договорі і порядок відшкодування інших витрат працівникові, зокрема на оплату послуг Інтернету, оплату мобільного зв’язку, електроенергії тощо (п. 21 Типового договору). Виплату такого відшкодування можна здійснювати, наприклад, у строк, установлений для виплати заробітної плати, або в певний строк після отримання оригіналів документів, що підтверджують витрати працівника.
А що з матеріальною відповідальністю? Якщо дистанційник досяг 18 років і користується обладнанням і засобами, переданими йому роботодавцем, то з ним може бути укладений письмовий договір про повну матеріальну відповідальність (п. 2 ст. 1351 КЗпП).
Майте на увазі! Дистанційні працівники несуть матеріальну відповідальність у повному розмірі збитку, заподіяного з їх вини роботодавцеві, якщо збиток нанесений недостачею, знищенням або пошкодженням обладнання і засобів, наданих працівникам у користування.
У разі звільнення працівника і неповернення наданих йому в користування обладнання і засобів з нього може бути стягнута балансова вартість такого обладнання в порядку, визначеному КЗпП (п. 10 ст. 134 КЗпП).
Інструктаж і охорона праці
Обов’язки роботодавця до початку роботи дистанційного працівника зводяться до мінімуму (див. ст. 29 КЗпП і ч. 2 ст. 5 Закону про охорону праці). Так, роботодавець повинен:
— ознайомити працівника з ПВТР, навіть якщо на дистанційника вони не поширюються. Погодьтесь, інформація про режим роботи роботодавця не буде зайвою для працівника;
— надати працівникові рекомендації щодо роботи з обладнанням і засобами, які надані працівникові для виконання певного обсягу робіт.
Це можна зробити у формі дистанційного інструктажу або шляхом проведення навчання безпечним методам роботи на конкретному технічному засобі.
За наявності небезпечних і шкідливих виробничих (технологічних) факторів укладення трудового договору про дистанційну роботу забороняється.
У трудовому договорі про дистанційну роботу за згодою сторін можуть передбачатися додаткові умови про безпеку праці (ч. 2 ст. 29 КЗпП).
Що стосується створення безпечних і нешкідливих умов праці, то для дистанційної роботи розмежована відповідальність працівника і роботодавця (див. схему нижче).
Охорона праці. Відповідальність працівника і роботодавця
Важливо! На роботодавця покладається обов’язок систематичного проведення інструктажу (навчання) працівника з питань охорони праці і протипожежної безпеки. АЛЕ тільки в межах використання працівником обладнання та засобів, рекомендованих або наданих роботодавцем для дистанційної роботи.
Такий інструктаж (навчання) може проводитися дистанційно, з використанням інформаційно-комунікаційних технологій, зокрема шляхом відеозв’язку.
У такому разі підтвердженням його проведення вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем і працівником (ч. 9 і 10 ст. 153 КЗпП).
Гарантії та комунікація
Виконання дистанційної роботи не тягне за собою будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників. Дистанційні працівники мають право на щорічні та інші відпустки, встановлені законодавством, на оплату тимчасової непрацездатності тощо.
Працю дистанційних працівників оплачують на загальних підставах без якихось особливостей.
При цьому, на думку фахівців Мінекономіки (див. роз’яснення від 30.08.2021), у Типовому договорі в розд. IV «Умови оплати праці» немає необхідності дублювати положення колективного договору та/або нормативного акта роботодавця про оплату праці.
З гарантіями для дистанційних працівників розібралися. А тепер приділимо увагу питанню комунікації роботодавця і працівника.
Ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця про їх права та обов’язки допускається з використанням засобів електронного зв’язку. Такий спосіб «спілкування» роботодавця з працівниками встановлений ч. 3 ст. 29 КЗпП (ср. 093316600).
Засоби електронного зв’язку необхідно вказати в трудовому договорі. У такому разі підтвердженням ознайомлення вважатиметься факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем і працівником.
Що ж слід розуміти під «засобами електронного зв’язку»? На думку Мінекономіки, викладену в листі від 21.04.2021 № 4706-06/24058-07, під цим терміном можна розуміти певне кінцеве обладнання, за допомогою якого після підключення його до мережі можна передавати на відстань певну інформацію.
При цьому наведене в ст. 29 КЗпП положення про можливість ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця за допомогою визначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку, не забороняє сторонам трудових відносин передбачити в конкретному трудовому договорі особливу процедуру здійснення такого ознайомлення шляхом обміну відповідними електронними документами, зокрема, але не виключно, за допомогою електронної пошти, спеціальних програм і додатків для обміну повідомленнями тощо. У п. 22 Типового договору зазначено також, що це може бути електронна пошта, номер телефону, мобільний додаток тощо.
Водночас Порядком роботи з електронними документами у діловодстві…, затвердженим наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5, встановлені загальні вимоги до впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису. Тому рекомендуємо для цілей дистанційного ознайомлення з документами використовувати спеціальне програмне обладнання, що передбачає наявність у сторін договору електронного підпису.
Хоча, безумовно, роботодавець і працівник можуть обмінюватися й оригіналами підписаних документів, наприклад, рекомендованими листами з повідомленням про вручення.
Дистанційний працівник повинен звітувати про виконану роботу. Порядок і терміни надання таких звітів зафіксуйте в п. 23 Типового договору.
Наостанок зазначимо, що роботодавцеві у разі введення дистанційної роботи доцільно внести зміни до локальних нормативних актів, зокрема до ПВТР, колективного договору. Можна розробити Положення про дистанційну роботу, в якому регламентувати усі питання, про які ми розповіли вище.