Бухгалтерський Облік Бібліотечних Фондів в прикладах

Що таке Бібліотечні Фонди

 Головним документом, згідно з яким ведеться бібліотечна справа, є Закон від 27.01.95 р № 32/95-ВР «Про бібліотеки і бібліотечну справу».  Дія цього Закону поширюється на мережу діючих бібліотек усіх форм власності та підпорядкування і організацію бібліотечної справи.

 Як визначено ст.  1 Закону № 32, БФ – це упорядковане зібрання документів, які зберігаються в бібліотеці.  БФ формуються відповідно до значення, складу користувачів і виду бібліотеки.  БФ комплектуються шляхом отримання обов’язкового примірника документів у порядку, встановленому законом, документів, які випускаються за цільовими програмами книговидання або закуповуються за державними цільовими програмами, придбання документів за готівковий і безготівковий рахунки, документообігу, отримання в дарунок, депонування та з інших джерел (ст.  17 Закону № 32).

 Облік, зберігання і використання документів з БФ здійснюються за правилами, затвердженими центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сферах культури і мистецтв, і встановленим стандартам, технічним умовами та іншими нормативними актами.  Для усунення непорозумінь та уникнення помилок в обліку БФ наказом Мінкультури від 03.04.07 р № 22 було затверджено Інструкцію з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах.  Нею повинні керуватися бібліотеки, які знаходяться в сфері управління Мінкультури і туризму, управлінь (відділів) культури місцевих держадміністрацій та виконкомів міських рад.

Як класифікуються БФ

Документи, які знаходяться в БФ, ділять на три групи:

1. Видання:

• книга – видання у вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого матеріалу будь-якого формату в обкладинці або палітурці, обсягом понад 48 сторінок;
• брошура – книжкове видання обсягом від 4 до 48 сторінок;
• листове видання – видання у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу будь-якого формату без скріплення;
• буклет – видання у вигляді одного аркуша друкованого матеріалу, сфальцьованого будь-яким способом у два чи більше згинів;
• карткове видання – видання у вигляді картки встановленого формату, надруковане на матеріалі підвищеної щільності;
• плакат – видання у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу встановленого формату, надруковане з одного чи з обох сторін аркуша, призначене для експонування; ,
• поштова картка – поштове відправлення у вигляді стандартного бланка, який містить відкрите письмове повідомлення;
• журнал – періодичне видання у вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого матеріалу встановленого формату в обкладинці або палітурці;
• газета – періодичне видання у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу встановленого формату, призначене для широкого кола осіб, яке є джерелом письмової інформації про поточні події, пов’язані з внутрішніми справами, міжнародними проблемами, політикою і т. п.

2. Аудіовізуальні документи:

• фонодокумент – аудіовізуальний документ на стрічковому або дисковому носії, який містить звукову інформацію;
• Відеодокументи – аудіовізуальний документ на стрічковому або дисковому носії, який містить інформацію, зафіксовану за допомогою відеозвукозапису;
• кінодокументи – аудіовізуальний документ на плівковому носії, який містить зафіксовані на ньому за допомогою кінематографічної техніки предмети у вигляді послідовно розміщених фотографічних зображень, а також може містити звукову інформацію;
• Фотодокумент – аудіовізуальний документ, який містить інформацію, зафіксовану на ньому за допомогою фотографічної техніки; предмети у вигляді окремих фотозображень;
• документ на Мікроформи – фотодокумент на плівковому чи іншому носії, який для виготовлення і використання вимагає відповідного збільшення за допомогою мікрографічних техніки.

3. Електронні видання, до яких відносять електронний документ (групу електронних документів), який пройшов редакційно-видавниче опрацювання, призначений для поширення в незмінному вигляді і має вихідні дані.

Облік БФ в місцях безпосереднього зберігання

Якими є одиниці обліку БФ?

 Основними одиницями обліку всіх видів документів, які включені в БФ (крім газет), є назва і примірник.  Примірник – це кожна окрема одиниця документа, яка входить до складу БФ або вибуває з нього.  Основними одиницями обліку газет є річний комплект газети та її назва (незалежно від зміни назви видання).  Річний комплект – це сукупність номерів (випусків) газети за рік, наявних у фонді бібліотеки.

 Хто і як веде облік БФ? 

Деталізований облік БФ, який ділиться на сумарний та індивідуальний, ведуть працівники бібліотек.

 Сумарний облік книг і брошур здійснюють відділи комплектування бібліотек партіями на підставі супровідних документів (рахунки-фактури, описи, накладної, реєстру, акту і т. П.).  Такий облік ведеться в Книгах сумарного обліку бібліотечних фондів (далі – Книга обліку) за формами додатків 1-3 до Інструкції № 22. В умовах централізованої бібліотечної системи ведеться загальна Книга обліку на весь єдиний фонд та окремі книги обліку на фонди кожного структурного підрозділу центральної бібліотеки  і бібліотек-філій, де містяться відомості про передачу документів їм з відділу комплектування та обробки.  Книга обліку складається з трьох частин (згідно з додатками): «Надходження до фонду», «Вибуття з фонду», «Підсумки руху фонду».

Після постановки книг і брошур на сумарний облік відділ комплектування передає супровідні документи на них в бухгалтерію бібліотеки.  Сумарному обліку підлягають також журнальні та газетні видання.  Записи про надходження газет вносяться до Книги обліку на підставі річного підсумкового акту приймання-здачі видань довільної форми (без зазначення ціни).  Записи про надходження журналів робляться щомісяця (без зазначення ціни). 

Індивідуальний облік книг і брошур ведуть відділи комплектування та відділи-фондоутримувачів (бібліотеки – філії ЦБС) шляхом присвоєння кожному примірнику інвентарного номера.  Такий облік здійснюється в Інвентарній книзі за формою додатка 4 до Інструкції № 22.

Бухгалтерський облік БФ

 У бухобліку операції з БФ відображаються на підставі НП (С) БОДС 121 «Основні засоби» та Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектора, затверджених наказом  Мінфіну від 23.01.15 р № 11 (далі – Методрекомендації № 11).

Важливо знати: згідно з п. 15 розд.  ІІІ Методрекомендацій № 11 книги, посібники та інші видання, які входять в БФ, враховуються по групах.  Витрати на ремонт і реставрацію книг, в тому числі і на повторні палітурні роботи, на збільшення вартості книг не відносяться, а визнаються витратами звітного періоду, в якому вони були понесені.  Розглянемо детальніше на прикладах найбільш поширені операції з БФ.

 Надходження БФ

 Приклад 1

 У січні 2018 року районна бібліотека отримала в дар художню літературу – 9 примірників загальною вартістю 1170 грн.  Особа, яка подарувала книги, надало видаткову накладну з переліком видань і вартістю кожного примірника.

Крок 1. Оформляємо документально безкоштовно отримані книги.  Для цього використовуємо типову форму Акта приймання-передачі основних засобів, затверджену наказом Мінфіну від 13.09.16 р № 818.

 Крок 2. Згідно з Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 29.12.15 р № 1219, визначаємо, які субрахунка застосувати для відображення цієї операції в бухгалтерському обліку.  Облік доходів від безоплатно отриманих активів, послуг (робіт) ведеться на субрахунку 7511 «Доходи по необмінним операціями».  На цьому субрахунку відображається отримання спонсорських, благодійних внесків та іншої гуманітарної допомоги (в т. Ч. Надходження в натуральній формі) і т. п.

Відповідно до п. 12.7 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.12 р № 938, в разі отримання надходжень в натуральній формі в органи Казначейства необхідно подати довідку про надходження у натуральній формі (додаток 27 до Порядку № 938), не пізніше останнього робочого дня місяця.

 Крок 3. Відображаємо в обліку операцію з безоплатного отримання книг по Типовий кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом і зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженої Наказом № 1219 (далі – Типова кореспонденція № 1219):

(Грн.)

 Приклад 2

 Бюджетна установа в грудні 2017 року підписав періодичне видання на перше півріччя 2018 роки для поповнення БФ. Вартість комплекту складає 900 грн.  (В місяць – 150 грн.).  З січня по червень 2018 року періодичне видання надходить до бібліотек і передається в користування. 

Згідно з Порядком № 1219 для відображення руху коштів, які виділяються для придбання необоротних активів, застосовується рахунок 54 «Цільове фінансування» з поділом на субрахунки. 

На субрахунку 5411 «Цільове фінансування розпорядників бюджетних коштів» ведеться облік надходження коштів цільового фінансування, які виділяються з відповідного бюджету на проведення заходів цільового характеру, а також витрачання таких коштів з визнанням відповідної суми доходів або включення до внесеного капітал необоротних активів, введених в експлуатацію.

 Всі витрати установи на придбання або створення інших необоротних матеріальних активів (далі – ПНМА) акумулюють на субрахунку 1312 «Капітальні інвестиції в інші необоротні матеріальні активи».  Згідно НП (С) БОДС 121 і Порядку № 1219 на цьому субрахунку враховуються витрати на придбання, створення (виготовлення) власними силами ПНМА до моменту введення їх в експлуатацію.

Як передбачено п. 7 розд.  IV НП (С) БОДС 121, в першому місяці введення активу в експлуатацію необхідно нарахувати амортизацію в розмірі 50% його початкової вартості, а інші 50% – в момент вилучення з активів (списання з балансу).  Виходячи з Типовий кореспонденції № 1219 операції з передплати періодичних видань відображаються в обліку так:

 (Грн.)

Це заслуговує на увагу: операції з п. 3-7 таблиці проводяться щомісяця, поки не закінчиться термін підписки періодичного видання, а операція з п. 8 – тільки в кінці звітного періоду з накопиченою сумою.  Тобто щомісяця ми збільшуємо власний капітал на вартість місячного комплекту періодичного видання і нараховуємо на нього амортизацію на момент видачі в користування.

  Приклад 3

 Обласна наукова бібліотека провела централізовану закупівлю наукової літератури, яка згідно з наказом від 11.11.17 р № 137 підлягає розподілу між бібліотеками області для поповнення їх фондів.  Загальна вартість – 195 860 грн.  У грудні 2017 року було видано наукова література.  Одна з бібліотек отримала по внутрівідомчої передачі 25 книг загальною вартістю 6 250 грн.

Облік цих операцій розглянемо в два етапи.  На першому етапі покажемо, як веде облік обласна наукова бібліотека, яка придбала книги і видає їх, на другому – облік у бібліотеки, яка отримала книги.

 Етап 1. Облік в установі, яке передає книги. 

Спочатку звернемо увагу на найголовніше.  Придбана наукова література призначена для розподілу, тому для її оприбуткування недоцільно використовувати субрахунок 1312, на якому відображаються витрати на придбання, створення (виготовлення) власними силами ПНМА. 

Не слід також на момент оприбуткування збільшувати, а потім на момент передачі зменшувати розмір власного капіталу, облік якого ведеться на субрахунку 5111. Нараховувати амортизацію обласна бібліотека теж не буде, адже вона не видає в користування наукову літературу, а розподіляє її шляхом внутрівідомчої передачі.

 Отже, для відображення придбаної наукової літератури ми застосуємо субрахунок 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу», на якому враховуються активи, які придбані (вироблені, отримані) та утримуються з метою подальшого розподілу, передачі або продажу.

  Згідно з Типовою кореспонденції № 1219 в обліку придбання наукової літератури, призначеної для подальшого розподілу, відображаються так:

 (Грн.)

Важливо знати: операції з п. 4-6 таблиці проводяться, поки вся наукова література не буде видана всім бібліотечним установам згідно з наказом.

 Етап 2. Облік в установі, яка приймає книги.

  Бібліотека отримала наукову літературу на підставі акту приймання-передачі типової форми, затвердженої Наказом № 818, видаткової накладної та Наказу № 137 (з додатком).  Оприбутковуються книги по нормам НП (С) БОДС 121. Отримання книг по внутрівідомчої передачі відображається в обліку так (згідно з Типовою кореспонденції № 1219):

(Грн.)

  Вибуття БФ

 Вибуття БФ відбувається за результатами інвентаризації.  Адже тільки в ході інвентаризації ретельно перевіряється стан БФ, його фактичну наявність і відповідність вимогам сучасного попиту.  Як визначено Положенням про інвентаризацію активів і зобов’язань, затверджених наказом Мінфіну від 02.09.14 р № 879, під час інвентаризації перевіряються і документально підтверджуються наявність активів і зобов’язань, їх стан, відповідність критеріям визнання і оцінка.  За рішенням керівника установи інвентаризація інструментів, приладів, інвентарю (меблів) може проводитися щорічно перед складанням річної фінансової звітності в обсязі не менше 30% всіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням інвентаризацією зазначених активів протягом трьох років. 

Але інвентаризація БФ можлива і протягом року (за графіком) у зв’язку з великим обсягом і неможливістю провести її в короткий термін перед складанням річної звітності.  Книжкові пам’ятки інвентаризуються щорічно.  При наявності обсягу БФ від 100 до 500 тис. Одиниць інвентаризація може проводитися протягом 5 років з охопленням щорічно не менше 20% одиниць, а понад 500 тис. Одиниць – протягом 10 років з охопленням щорічно не менше 10% одиниць.

 А як провести інвентаризацію, якщо обсяг БФ становить до 100 тис. Одиниць? 

Для проведення достовірної інвентаризації БФ об’ємом до 100 тис. Одиниць (цей процес досить тривалий) необхідно розробити і закріпити в Положенні про організацію бухгалтерського обліку установи порядок проведення інвентаризації, вказавши в ньому методику розподілу БФ.

За кількістю примірників БФ можна поділити на групи в алфавітному порядку або за жанрами (вибір за вами), але потрібно обов’язково забезпечити безперервний процес інвентаризації протягом трьох років.  Тобто в порядку проведення інвентаризації треба прописати, що БФ инвентаризуются протягом року в обсязі не менше 30% всіх БФ з обов’язковим їх охопленням інвентаризацією протягом трьох років.

 Як оформляються результати інвентаризації? 

Інвентаризація БФ оформляється груповими інвентаризаційними описами.  Під час її проведення нерідко виявляються помилки в кодуванні документів, розстановці фонду, оформленні видачі документів користувачам, а також встановлюється заборгованість користувачів перед бібліотекою, виявляються дублетні документи, документи, що не відповідають профілю комплектування фонду підрозділу чи бібліотеки в цілому, і документи, що вимагають ремонту,  палітурки і т. п. При відсутності того чи іншого документа його розшукують в термін, визначений правилами користування бібліотекою, але не більше року.  Результати проведеної інвентаризації БФ оформляються типовими формами, затвердженими наказом Мінфіну від 17.06.15 р № 572.

Після ретельної перевірки може виникнути необхідність списати деякі екземпляри БФ.

Яка процедура вибуття БФ?

  Процес вибуття БФ починається безпосередньо на місцях фактичного знаходження документів.  Спочатку матеріально відповідальна особа (бібліотекар) складає опис на вилучення документів з БФ окремо на морально застарілі документи;  фізично зношені (порвані книги, загублені сторінки, які не підлягають відновленню);  непрофільні, дублетні;  втрачені користувачами.

  В описі вказуються: номенклатурний номер, назва і автор книги (видання), кількість, вартість та інші відомості.  Потім на підставі опису комісія, призначена розпорядженням (наказом) керівника суб’єкта державного сектору, складає у двох примірниках Акт списання вилучених документів з бібліотечних фондів типової форми, затвердженої Наказом № 818. Перший примірник акта разом з описом передається в бухгалтерію для перенесення інформації в облікові регістри,  про що робиться відмітка, другий залишається у матеріально відповідальної особи.  Акт затверджується керівником суб’єкта державного сектору.  Згідно п. 1 розд.  6 НП (С) БОДС 121 визнання об’єкта основних засобів активом суб’єкта державного сектору припиняється в разі його ліквідації, вибуття внаслідок продажу, передачі без оплати або невідповідності критеріям визнання активом.  На момент списання об’єкта основних засобів з балансу списуються його первісна (переоцінена), балансова вартість і сума накопиченого зносу (п. 3 розд. 6 НП (С) БОДС 121). 

 Приклад 4

 Бібліотека на підставі акту списання вилучених документів з БФ і опису списує фізично зношені книги, подальше використання яких неможливо.  Списанню підлягають книги, придбані в 2016 році на загальну суму 800 грн.  Як відомо, з 1 січня 2017 року всі бюджетні установи в зв’язку зі вступом в силу наказу Мінфіну від 31.12.13 р № 1203та Методичних рекомендацій щодо порівнянні субрахунків бухгалтерського обліку та переносу залишків, затверджених наказом Мінфіну від  21.12.16 р № 1127, перейшли з Плану рахунків бухгалтерського обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 26.06.13 р № 611, на План рахунків, затверджений наказом № 1203. Згідно з Методрекомендацій № 1127 загальна сума з  субрахунку 401 «Фонд у необоротних активах за  їх видами » була перенесена на субрахунок 5111, тому списання БФ, придбаних до 2017 року, має свою специфіку. 

Списання БФ, придбаного до 1 січня 2017 року, відображається в бухгалтерському обліку так (по нормам Типовий кореспонденції № 1219):

(Грн.)

Приклад 5

Бібліотека на підставі акту списання вилучених документів з БФ і опису списує фізично зношені книги, подальше використання яких неможливо.  Списанню підлягають книги, придбані в 2017 році на загальну суму 50 грн.  Після списання книги були передані в пункт прийому вторинної сировини (5 кг макулатури) і отримані на спеціальний рахунок кошти в сумі 7,50 грн.  Облік цих операцій ведеться так:

Оприбуткування макулатури Згідно п. 5 розд.  6 НП (С) БОДС 121 сума від оприбуткованих активів (макулатури, отриманої від ліквідованих БФ) визнається доходом спецфонду суб’єкта державного сектору.

 Після списання БФ передають в пункт прийому вторсировини.  Оскільки бюджетна установа, яка списує БФ, не може точно визначити вагу макулатури, вона оприбутковується на підставі квитанції з пункту прийому вторсировини.

 Порядок обліку операцій з отримання коштів за яку здають макулатуру такий (згідно з Типовою кореспонденції № 1219):

(грн.)