Облік грошових коштів в ERP Odoo 16 EE

Для початку – трохи теорії

Грошові кошти (або просто кошти, ГК) які використовують суб’єкти господарювання у своїй діяльності умовно можна розділити на дві великі групи: готівкові та безготівкові. Тенденція останніх років така, що бізнес намагається переходити на безготівковий розрахунок і частка операцій з готівкою з кожним роком зменшується.

Облік безготівкових коштів

Облік коштів досить простий і не містить у собі якихось специфічних нюансів. Для обліку безготівкових коштів основним первинним документом є банківська виписка, яку надає банк по кожному розрахунковому рахунку організації.

Банківська виписка – документ банку у якому списання ГК відображається за дебетом, а надходження – за кредитом.

Для обліку наявності та руху безготівкових коштів у плані рахунків виділяється окремий рахунок. В українському плані рахунків бухгалтера зазвичай використовують рахунок 31”Рахунки в банках”, до якого можуть створюватися субрахунки по мірі необхідності.

Облік готівкових коштів

Розрахунки підприємств за допомогою готівкових коштів здійснюється за певними правилами, встановленими чинним законодавством у сфері організації готівкового обігу. Операції з готівкою завжди були під особливим контролем держави і вона на них накладає певні обмеження (ліміти каси, ліміт на суму операцій, обов’язковість застосування РРО тощо).

У плані рахунків для обліку готівки виділяють окремий рахунок, в українському плані рахунків – це рахунок 30 “Готівка”, в разі необхідності до нього можуть створюватися додаткові субрахунки.

Облік грошових коштів у ERP Odoo

Журнали обліку

Під кожний банківський рахунок чи касу ми маємо в системі створити окремий журнал:

• для обліку безготівкових ГК – журнал із типом “Банк”
• для обліку готівкових ГК – журнал з типом “Готівка”

Вибираючи тип журналу, в ньому з’являється ряд специфічних налаштувань.

Для журналу з типом “Банк” ми маємо в ньому вказати:

• Банківський рахунок – вибрати рахунок із плану рахунків, на якому враховуватиметься рух ГК за цим журналом. Якщо його не вибрати при створенні журналу – при збереженні журналу система сама автоматично створить субрахунок до рахунку обліку безготівкових ДС (для України – до 31 рахунку)
• Короткий код – префікс нумерації бухгалтерських проведень, які будуть створюватись у цьому журналі
• Номер рахунку – вибір із довідника “Банківські рахунки” нашої організації

Для журналу з типом “Готівка” ми маємо обов’язково вказати такі налаштування:

• Рахунок обліку готівки – вибір рахунок із плану рахунків, на якому враховуватиметься рух ГК за цим журналом. Якщо його не вибрати при створенні журналу – при збереженні журналу система сама автоматично створить субрахунок до рахунку обліку готівки (для України – до 30 рахунку)
• Короткий код – префікс нумерації бухгалтерських проведень, які будуть створюватись у цьому журналі
• Рахунок прибутку та Рахунок збитків – вибір із плану рахунків рахунків на яких відображатиметься нестача або надлишок коштів при закритті каси

Банківська виписка – як основний інструмент для відображення руху коштів

У Odoo є кілька механізмів відображення в обліку руху ГК:

• створення платежів безпосередньо з документа, що формує заборгованість (інвойси, тобто документи реалізації – видаткові накладні, акти)
• через банківську виписку.

При цьому якщо ми використовуємо перший спосіб, такі платежі відображаються через транзитний рахунок, який повинен бути закритий банківською випискою. Тобто в системі робитиметься два записи. Наприклад, при оплаті дебіторської заборгованості з документа реалізації робитиметься запис Дт 311002 Кт 361. Потім ми маємо створити банківську виписку яка зробить запис Дт 311006 Кт 311002 (тут в якості транзитного рахунку виступає 311002)

Транзитний рахунок також використовується в точці продажів, якщо там при оплаті вибирається журнал з типом “Банк”, потім сума на транзитному рахунку має бути закрита через банківську. виписку.

Банківська виписка (БВ) в системі призначена для відображення руху як безготівкових, так і готівкових коштів. У 16-й версії Odoo Enterprise зовнішній вигляд виписки видозмінився і тепер виглядає так:

При проведенні позиції БВ є два режими:

• звірка з існуючими заборгованостями або відображення передоплати (яка відображається на тому ж рахунку що і заборгованості) – вкладка “Співставити існуючі записи”.
• ручне проведення – у цьому режимі ми можемо самостійно вказати рахунок, який братиме участь у проводці (наприклад рахунок витрат). У цьому режимі ми також маємо можливість вказати аналітичний рахунок, який буде залучений у записі журналу (проводці) – вкладка “Ручні операції.

Рахунок обліку коштів береться з журналу по якому ми проводимо платіж. При цьому якщо сума вказана зі знаком “+”, то цей рахунок буде за дебетом, якщо “-” – то за кредитом. Яке буде проведення ми можемо побачити заздалегідь і якщо все ок, то при натисненні на кнопку “ Підтвердити“ дана позиція помітиться як проведена.

Автоматизація завантаження банківських виписок

Якщо у компанії досить велика кількість банківських операцій, занесення вручну банківських виписок в систему може займати досить багато часу. Тож сучасні IT-рішення цей процес пробують автоматизувати.

Більшість українських банків не мають публічного API по якому виписки можна затягувати в систему по одному натисненню на кнопку. Для України наскільки я знаю вже є реалізована інтеграція з Приватбанком, з ком’юніті версією системи точно.

Компанія Self-ERP, в якій я зараз працюю, реалізувала як я його називаю універсальний імпортер банківських виписок у форматі csv та xls, який дозволяє легко налаштовувати шаблони для імпорту користувачем системи та по цьому шаблону імпортувати банківські виписки. Вже є передналаштовані шаблони для: Приватбанку, ПУМБ, Аваль та Укрсиббанк. Список банків буде поступово розширюватися.

Статті руху грошових коштів

В базовій Odoo неможливо зробити нормальний звіт про рух грошових коштів прямим методом. Той звіт який є –  викликає у фінансистів більше запитань, ніж надає відповідей. Окрім того, в системі немає інструментів які б дозволяли робити бюджетування руху грошових коштів. Стандартний функціонал аналітичних рахунків, теж не можна повноцінно використовувати при відображенні в обліку платежів, зокрема їх не можна вказувати коли проводиться звірка з інвойсами.

За розв’язання цієї проблеми взялася команда компанії Self-ERP, яка реалізувала в системі поняття “Стаття руху грошових коштів”. За основу були взяті аналітичні рахунки та трохи дороблений стандартний функціонал системи.

Зокрема на рівні аналітичного плану з’явилася помітка, що цей план буде використовуватися як статті руху грошових коштів (РГК).

Самі плани можуть бути ієрархічними. Таким чином можна створювати групи аналітичних рахунків та по планам нижчого рівня робити групування. Всі аналітичні рахунки які відносяться до таких планів можуть використовуватися як статті руху грошових коштів.

В позицію банківської виписки було додане поле “Стаття руху грошових коштів”, в якому можна обрати аналітичний рахунок. Пошук аналітичного рахунку можна робити по назві або по коду.

Після проведення платежу вказаний аналітичний рахунок відображається в обліку як аналітика по рахунку обліку грошових коштів, та робить аналітичний запис.

Через ці записи можна проаналізувати рух грошових коштів. Найкраще це робити в режимі “Зведеної таблиці” або “Сітки”.

Бюджетування руху грошових коштів

Використання функціонала аналітичних рахунків дозволяє нам залучити стандартний інструмент бюджетування для бюджетування руху грошових коштів.

Звіт про рух грошових коштів

Додана аналітики по руху грошових коштів зробило можливим побудувути Звіт про рух грошових коштів, який показує інформацію про рух грошових коштів в розрізі статтей руху грошових коштів (ось така вийшла тавтологія :) )

Джерело: Блог Антона Піскуна