Трохи про метод нарахування
Касовий метод визначення доходів та витрат дуже полюбляє керівництво компаній, але його застосування не дозволяє адекватно відобразити фінансовий стан і результати діяльності підприємства за звітний період з належним урахуванням минулих та очікуваних подій. Негативно він впливає і на якість фінансової звітності, адже його застосування позбавляє можливості відображати в обліку негрошові операції (дебіторську та кредиторську заборгованість), операції з відстроченням платежів, нараховувати амортизацію тощо.
Для уникнення недоліків касового методу і підвищення інформативності фінансової звітності існує метод нарахування. Відомо, що він виник ще у Стародавньому Римі в VІ столітті до н.е.
Відповідно до нього в обліку фіксуються не лише суми фактично виданих і отриманих засобів,
але й права на одержання грошей та зобов’язання їх виплатити. Цей метод є базовим для національних П(С)БО і, звісно, міжнародних облікових стандартів. На необхідність його дотримання є пряма вказівка у таких документах: Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, П(С)БО 1, МСБО 1, Концептуальна основа (1989) і оновлена Концептуальна основа (2010).
Облік за методом нарахування — це облікова методологія, відповідно до якої операції визнаються тоді, коли відбуваються відповідні економічні події, незалежно від часу надходження і вибуття грошових коштів. Він заснований на ідеї, що доходи й витрати господарюючого суб’єкта відображаються в міру їх виникнення, а не в міру фактичного отримання або виплати грошових коштів чи їх еквівалентів.
Дотримуючись принципу нарахування, дохід визнається, коли він повністю зароблений, а витрати — коли зобов’язання взяті або ресурси використані. Цей метод повністю контрастує з касовим, за якого потоки економічних вигод у вигляді доходів і витрат збігаються у часі з потоками грошових коштів.
Одночасно з виникненням в обліку інформації про доходи або витрати виникають заборгованості, які можуть виникати як на нашу користь (дебіторська заборгованість), так і на користь контрагента (кредиторська заборгованість). Про них ми зараз і поговоримо.
Бухгалтерський облік заборгованостей
Дебіторська заборгованість
Встановлення господарських відносин між суб’єктами господарювання та іншими юридичними (фізичними) особами припускає виникнення певних зобов’язань однією стороною перед іншою. При цьому в чрез те, що погашення зустрічних зобов’язань сторін частіше за все відбувається не одночасно, у однієї сторони виникає право вимагати компенсацію заборгованості, а у іншої – зобов’язання її погасити. Тобто в бухгалтерському обліку у першої сторони виникає дебіторська заборгованість, а в іншої – кредиторська.
Дебіторська заборгованість — це сума заборгованості дебіторів підприємству на певну дату, а дебітори – це юридичні та фізичні особи, які внаслідок минулих подій заборгували підприємству певні суми грошових коштів, їх еквівалентів або інших активів (п. 4 НП(С)БО 10).
5. Дебіторська заборгованість визнається активом, якщо існує ймовірність отримання підприємством майбутніх економічних вигод та може бути достовірно визначена її сума.
6. Поточна дебіторська заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги визнається активом одночасно з визнанням доходу від реалізації продукції, товарів, робіт і послуг та оцінюється за первісною вартістю.
Виникнення в обліку дебіторської заборгованості майже завжди тягне за собою виникнення доходу, а також пов’язаних з отриманням такого доходу витрат. Дуже яскраво це видно коли в обліку відображаються результати продажів товарів.
Для обліку дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги планом рахунків передбачений рахунок 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками”.
На рахунку 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками” ведеться узагальнення інформації про розрахунки з покупцями та замовниками за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи й послуги, крім заборгованості, яка забезпечена векселем, а також узагальнюється інформація про розрахунки з учасниками промислово-фінансової групи.
Рахунок 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками” має такі субрахунки:
- 361 “Розрахунки з вітчизняними покупцями”
- 362 “Розрахунки з іноземними покупцями”
- 363 “Розрахунки з учасниками ПФГ”
- 364 “Розрахунки за гарантійним забезпеченням”
За дебетом рахунку 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками” відображається продажна вартість реалізованої продукції, товарів, виконаних робіт, наданих послуг (у тому числі на виконання бартерних контрактів), яка включає податок на додану вартість, акцизи та інші податки, збори (обов’язкові платежі), що підлягають перерахуванню до бюджетів та позабюджетних фондів та включені у вартість реалізації, за кредитом – сума платежів, які надійшли на рахунки підприємства в банківських установах, у касу, та інші види розрахунків. Сальдо рахунку відображає заборгованість покупців та замовників за одержану продукцію (роботи, послуги).
На субрахунку 362 “Розрахунки з іноземними покупцями” аналітичний облік ведеться в гривнях та валюті, обумовленій договором.
Аналітичний облік розрахунків з покупцями та замовниками ведеться за кожним покупцем та замовником за кожним пред’явленим до сплати рахунком.
Для обліку інших заборгованостей як правило використовується рахунок 37 “Розрахунки з різними дебіторами”.
Рахунок 37 “Розрахунки з різними дебіторами”
На рахунку 37 “Розрахунки з різними дебіторами” ведеться облік розрахунків за поточною дебіторською заборгованістю з різними дебіторами за авансами виданими, нарахованими доходами, за претензіями, за відшкодуванням завданих збитків, за позиками членів кредитних спілок та за іншими операціями.
Рахунок 37 “Розрахунки з різними дебіторами” має такі субрахунки:
371 “Розрахунки за виданими авансами”
372 “Розрахунки з підзвітними особами”
373 “Розрахунки за нарахованими доходами”
374 “Розрахунки за претензіями”
375 “Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків”
376 “Розрахунки за позиками членам кредитних спілок”
377 “Розрахунки з іншими дебіторами”
378 “Розрахунки з державними цільовими фондами”
379 “Розрахунки за операціями з деривативами”
За дебетом рахунку 37 “Розрахунки з різними дебіторами” відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кредитом – її погашення чи списання.
.
Кредиторська заборгованість
Кредиторська заборгованість більш різноманітніша ніж дебіторська. В ролі кредитора у нас можуть бути:
- постачальники та підрядники (така заборгованість обліковується на 63 та 685 рахунку)
- банки (така заборгованість може обліковуватися на 50 та 60 рахунка)
- держава (така заборгованість буде обліковуватись на 64 та 65 рахунках)
- працівники (така заборгованість буде відображатися на 66 рахунку)
- власники (така заборгованість буде знаходити своє відображення на 67 рахунку)
Зараз у нас мова в основному піде про облік заборгованостей перед зовнішніми постачальниками та підрядниками.
Будь-яке підприємство так чи інакше контактує з іншими підприємствами, які поставляють ТМЦ, надають послуги, виконують роботи. Для підприємства такі суб’єкти господарювання є постачальниками та підрядниками.
Для узагальнення інформації про розрахунки по поточній заборгованості використовується рахунок 63 “Розрахунки з постачальниками”.
На рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” ведеться облік розрахунків з постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконанні роботи і надані послуги. На цьому рахунку учасник промислово-фінансової групи веде облік розрахунків за одержані від учасників ПФГ товарно-матеріальні цінності (роботи, послуги).
За кредитом рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом – її погашення, списання тощо.
Рахунок 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” має такі субрахунки:
- 631 “Розрахунки з вітчизняними постачальниками”
- 632 “Розрахунки з іноземними постачальниками”
- 633 “Розрахунки з учасниками ПФГ”
На субрахунку 631 “Розрахунки з вітчизняними постачальниками” ведеться облік розрахунків за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками та підрядниками.
На субрахунку 632 “Розрахунки з іноземними постачальниками” ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги. Аналітичний облік ведеться окремо за кожним постачальником та підрядником в розрізі кожного документа (рахунку) на сплату.
Одночасно з виникненням в обліку кредиторської заборгованості будуть виникати витрати, які будуть знаходити своє відображення на відповідних рахунках.
Облік заборгованостей в ERP Odoo
Основні налаштування
Перше, що треба зробити – це перевірити налаштування рахунків, які будуть використовуватись для обліку заборгованостей.
Рахунки які будуть призначенні для обліку дебіторської заборгованості повинні мати тип “Дебітор”, для обліку кредиторської – “Кредитор”. Рахунок обліку розрахунків з підзвітними особами повинен мати тип “Кредитор” – це пов’язано, що підзвітна особа для системи є кредитором. В таких рахунках також повинна стояти відмітка в полі “Дозволити узгодження” – це вмикає для рахунку механізм звіряння (про нього трохи нижче).
Виникнення заборгованостей в обліку буде фіксуватися у відповідних журналах: дебіторська у журналах з типом “Продажі”, кредиторська – з типом “Купівля”.
Основним документом для відображення в обліку дебіторської заборгованості є документ реалізації (видаткова, акт або у термінах системи – інвойс) – він робить всі необхідні бухгалтерські проведення; для кредиторської – документ надходження (або іншими словами інвойс постачальника).
Продажі
Документом, який є основою для формування документа реалізації (видаткової накладної або акту) є замовлення на продаж. Із замовлення на продаж (який можна назвати аналогом рахунку на оплату, комерційної пропозиції або договором/додатком до договору) формується складське переміщення та документ реалізації. При цьому в обліці буде залучатися транзитний рахунок.
Приклад
Для товарів схема відображення в обліку операцій з реалізації може мати наступний вигляд:
При відображенні в обліку дебіторської заборгованості може бути залучений довідник “Терміни оплати”. З його допомогою можна розділити в обліку заборгованості за термінами оплати.
При перевищенні терміну оплати заборгованість стає в обліку простроченою і за допомогою звітності можна проаналізувати протерміновані по оплаті заборгованості (старіння заборгованостей).
В системі також є можливість налаштовувати нагадування дебіторам про їх заборгованість. Згідно певних правил їм буде надсилатися лист з нагадуванням про необхідність погашення боргу.
Відображення в обліку оплат від покупців
В системі не використовуються рахунки обліку передоплат. Якщо від покупця надходить оплата і вона не прив’язується до існуючих заборгованостей – така сума відображається по кредиту рахунку обліку заборгованостей в статусі “Відкритий баланс”. При створенні та проведенні в обліку документа реалізації (інвойсу) – в ньому будуть відображені такі суми і система запропонує нам зробити прив’язку певної оплати до цього інвойсу. В системі цей механізм називається звірянням.
Якщо при проведенні оплати в системі є незакриті заборгованості система їх відобразить у вікні проведення платежів і запропонує їх прив’язати до оплати.
Після того як до інвойсу будуть прив’язані оплати на всю суму інвойсу – він перейде у статус “Оплачено”, якщо не на всю – “Частково оплачено”.
Про те як в Odoo відображається в обліку рух грошових коштів – читайте за посиланням.
Для закупівель діє дзеркальний механізм по відображенню заборгованостей в обліку та їх погашення, тож зупинятися на ньому детально не буду.
Ведення обліку взаєморозрахунків в розрізі договорів
В Odoo не існує такого поняття як договір з контрагентом, який можна було б використовувати як додаткову аналітику при проведенні в обліку операцій по взаєморозрахунках. Ті модулі які можна знайти в appstore по ключовим словам contract або agreement такий функціонал не додають. Та і самі представники Odoo дуже дивуються, коли їм ставиш питання стосовно договорів.
Для українських же бухгалтерів наявність договору в обліку звична справа і взаєморозрахунки в розрізі договорів можуть використовуватися як основа для розрахунку першої події по ПДВ.
Я вже додавав в систему таку сутність як договір в рішенні компанії Симбіоз (Odoo CE 14) і потім використовував цю аналітику як основу для розрахунку першої події по ПДВ.
В рішенні від компанії Self-ERP договори реалізовані вже іншим способом.
Тепер вони являють собою окремий об’єкт, який можна вибрати як додаткову аналітику в замовленнях на продаж, замовленнях на купівлю, інвойсах та банківській виписці. При проведенні документів, які формують бухгалтерські проведення, він потрапляє як додаткова аналітика на рахунок обліку заборгованостей (наприклад 361 або 631).
При відображенні в обліку руху грошових коштів, якщо для звірки обирається інвойс, то договір для бухгалтерського проведення береться з інвойсу, якщо ж це передоплата по договору (тобто сума по рахунку обліку заборгованостей буде у статусі “Відкритий баланс”) то договір береться з відповідного поля.
В інвойсі будуть відображатися тільки ті передоплати, які були зафіксовані по договору вказаному в інвойсі.
Для аналізу взаєморозрахунків в розрізі договорів можна скористатися стандартним звітом системи, який був трохи модифікований, зокрема була додана можливість робити групування по договорах.
Облік розрахунків з підзвітними особами
В ERP Odoo є інструмент (Витрати працівників, HR Expense), який дозволяє працівникам створювати заявки на компенсації витрат, затверджувати їх менеджером та потім проводити їх в обліку як авансові звіти. Але він має і ряд суттєвих недоліків:
- Якщо підзвітна особа закуповує щось на склад і це щось нам треба відобразити в обліку – то цей інструмент для цих цілей не підходить. І такі закупівлі треба проводити через стандартну закупівлю.
- В ньому немає стандартного механізму звіряння який є в інвойсах. Якщо підзвітній особі були видані кошти підзвіт і створювана заявка повинна бути закрита за їх рахунок – то для того, щоб перевести заявку в статус “Оплачено” бухгалтеру необхідно робити ручне звіряння (що дуже не зручно).
Про стандартний інструмент системи можна почитати тут, а я зараз більш детально розповім про те, яка модифікація функціонала була зроблена компанією Self-ERP, для того, щоб надати бухгалтеру більш зручний інструмент для відображення таких операцій.
А для початку давайте згадаймо хто такі підзвітні особи.
Підзвітна особа — працівник даного підприємства, який отримав грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Для обліку розрахунків з підзвітними особами в українському Плані рахунків призначено рахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом рахунку в кореспонденції з рахунками грошових коштів відображається видача коштів підзвітній особі, за кредитом — списання затверджених сум на відповідні рахунки. Сальдо може бути як дебетовим, так і кредитовим.
При створенні співробітника в системі під нього автоматично створюється пов’язаний контакт, який можна використовувати для відображення взаєморозрахунків з даним працівником. Тільки такі контакти можна обирати в авансових звітах.
В картці контакту було додане додаткове поле “Розрахунок з підзвітними особами”, де нам необхідно вибрати рахунок на якому будуть відображатися такі розрахунки (тип рахунку в ньому повинен бути “Кредитор”).
Якщо підзвітна особа закуповує щось на склад, то необхідно створити замовлення на купівлю з відповідного пункту меню.
В таких замовленнях в полі “Постачальник” будуть доступні тільки контакти, які пов’язані з працівниками.
Після підтвердження замовлення ми з нього можемо створити авансовий звіт (в ролі якого у нас виступає інвойс постачальника) при підтвердженні якого він зробить бухгалтерське проведення з використанням рахунку розрахунків з підзвітними особами.
Якщо підзвітна особа складає авансовий звіт, в якому не фігурують ТМЦ, то замовлення на купівлю створювати не обов’язково. Можна просто створити авансовий звіт в меню Бухоблік/Постачальники/Авансові звіти.
Якщо підзвітній особі видавалися кошти (тобто по рахунку розрахунків з підзвітними особами є дебетовий оборот зі статусом “Відкритий баланс”), то система після проведення авансового звіту відобразить такі суми в авансовому звіті і запропонує їх звірити. Після звіряння на всю суму авансового звіту він поміняє статус на “Оплачено”.
Видача грошових коштів в підзвіт відображається стандартними інструментами системи. Якщо видаються кошти і не прив’язуються до жодного існуючого авансового звіту (аванс) рахунок обліку розрахунків з підзвітними особами треба вказувати вручну (або можна налаштувати шаблон звіряння). При звірянні з існуючим авансовим звітом рахунок обліку заборгованості підтягнеться сам.
Висновки
В ODOO питанню обліку взаєморозрахунків з контрагентами присвячено багато уваги і водночас деякого функціонала в ній не вистачає. На ринку вже є декілька рішень від різних компаній, які це питання закривають (в різних версіях системи). Я вас познайомив лише з частиною рішень в цьому напрямку від компанії Self-ERP, яка робить адаптацію інтерпрайз версії системи під вимоги українських користувачів. Окрім того вже закладені підвалини під реалізацію повноцінного обліку ПДВ згідно вимог чинного законодавства.
Джерело: Блог Антона Піскуна
