Основним нормативним документом, який визначає правила обліку запасів для бюджетних установ, є НП(С)БО 123 Окрім того, якщо у вас виникають сумніви щодо правильності відображення в обліку тієї чи іншої операції із запасами, варто звернутися до норм Методрекомендацій № 11
Але пам’ятайте, що вимоги цих двох нормативних документів не поширюються на:
- незавершені роботи за будівельними контрактами, включаючи контракти з надання послуг, що безпосередньо пов’язані з ними;
- фінансові активи (грошові кошти та їх еквіваленти, фінансові інвестиції у всіх формах, а також дебіторська заборгованість усіх видів);
- поточні біологічні активи, які оцінюються за справедливою вартістю, та корисні копалини, якщо вони оцінюються за чистою вартістю реалізації, відповідно до інших національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі.
Об’єкти обліку
Тож, які саме матеріальні цінності мають обліковувати у складі запасів.
Згідно з п. 4 розд. І НП(С)БО 123 до запасів належать активи, які:
— утримуються для подальшого продажу, розподілу, передачі тощо;
— перебувають для подальшого споживання у процесі звичайної діяльності;
— перебувають у формі сировини чи допоміжних матеріалів для використання у виробництві продукції, при виконанні робіт, наданні послуг.
Водночас для цілей бухобліку згідно із п. 2 розд. ІІ НП(С)БО 123 та п. 2 розд. ІІ Методрекомендацій № 11 всі запаси поділяють на кілька однорідних груп (видів).
Класифікація запасів для цілей бухгалтерського обліку
Варто зазначити, що у 2017 році ця класифікація зазнала змін у нумерації (коди) рахунків та субрахунків для обліку запасів, а також назви деяких Мінфін змінив радикально. Так, для узагальнення інформації про надходження, рух і вибуття запасів відтепер виділено три рахунки (з поділом на окремі субрахунки) в межах нефінансових активів — клас 1.
А саме, для обліку запасів з 1 січня 2017 року слід застосовувати субрахунки таких рахунків, як:
15 «Виробничі запаси»;
17 «Біологічні активи» (тільки поточні біологічні активи);
18 «Інші нефінансові активи».
За дебетом цих рахунків слід відображати надходження запасів з урахуванням витрат на їх придбання та доведення до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях, передбачених НП(С)БО 123.
Тоді як за їх кредитом показують вибуття запасів унаслідок продажу, безоплатної передачі, використання для створення інших активів або неможливості отримання суб’єктом державного сектору надалі економічних вигод від їх використання.
Як слід класифікувати запаси та як їх відображати на субрахунках бухгалтерського обліку починаючи з 2017 року, покажемо у табл. 1.
Таблиця 1
Порядок обліку запасів
|
Субрахунок для обліку запасів |
Об’єкти обліку |
|
|
з 2017 року згідно з Планом рахунків № 1203 |
до 2017 року згідно з Планом рахунків № 611 |
|
|
15 «Виробничі запаси» 151 «Виробничі запаси розпорядників бюджетних коштів» |
||
|
1511 «Продукти харчування» |
232 «Продукти харчування» |
Продукти харчування у розрізі їх видів |
|
1512 «Медикаменти та перев’язувальні засоби»1 |
233 «Медикаменти і перев’язувальні засоби» |
Медикаменти, компоненти, бактерицидні препарати, дезінфекційні засоби, сироватки, вакцини, кров, плівка для рентгенівських знімків, матеріали для проведення аналізів та перев’язувальні засоби, дрібний медичний інвентар (термометри, ланцети, пінцети, голки) тощо. На цих субрахунках також ведеться облік допоміжних та аптекарських матеріалів у лікувальних закладах, які мають свої аптеки. Увага! Цей субрахунок можуть використовувати як заклади охорони здоров’я, так і установи, які придбавають медикаменти та перев’язувальні матеріали для власних поточних потреб (наприклад, поповнення аптечок) |
|
1 Порядок застосування Плану рахунків № 1219, на відміну від свого попередника, не містить вимоги щодо застосування субрахунку 1512 «Медикаменти та перев’язувальні засоби» установами, у кошторисах яких видатки на придбання цих матеріальних цінностей передбачені за відповідним КЕКВ. Тож якщо раніше субрахунок 233 «Медикаменти і перев’язувальні засоби» застосовувався для обліку медикаментів, лікарських засобів та дрібного медичного інвентарю виключно спеціалізованими установами (закладами охорони здоров’я), то відтепер субрахунок 1512 може використовувати будь-яка установа, незалежно від сфери її діяльності. На користь цього свідчить той факт, що згідно з Методрекомендаціями № 1127 одним із субрахунків, на який слід перенести залишки за субрахунком 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя», є субрахунок 1512. При цьому дотепер саме на субрахунку 234 неспеціалізовані установи мали обліковувати всі медикаменти і перев’язувальні матеріали, придбані для поточних потреб |
||
|
1513 «Будівельні матеріали»2 |
202 «Обладнання, конструкції і деталі до установки», 204 «Будівельні матеріали», 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя» |
Будівельні матеріали, що використовуються в процесі будівельних та монтажних робіт, зокрема: — силікатні матеріали (цемент, пісок, гравій, вапно, камінь, цегла, черепиця); — лісові матеріали (ліс круглий, пиломатеріали, фанера тощо); — будівельний метал (залізо, жерсть, сталь, цинк листовий тощо); — металовироби (цвяхи, гайки, болти, залізні вироби тощо); — санітарно-технічні матеріали (крани, муфти, трійники тощо); — електротехнічні матеріали (кабель, лампи, патрони, ролики, шнур, провід, запобіжники, ізолятори тощо); — хімічно-москательні (фарба, оліфа, толь тощо) та інші аналогічні матеріали. Окрім того, на цьому субрахунку обліковуються будівельні конструкції і деталі (металеві, залізобетонні і дерев’яні конструкції, блоки і збірні частини будівель і споруд); збірні елементи; обладнання для опалювальної, вентиляційної, санітарно-технічної системи (опалювальні котли, радіатори тощо), обладнання, яке потребує монтажу, а також комплекти запасних частин такого обладнання, вітчизняне та імпортне обладнання, що потребує монтажу і призначене для встановлення, та інші матеріальні цінності, необхідні для будівництва. При цьому до обладнання, яке потребує монтажу, належить таке, що може бути введено в дію тільки після зібрання його частин і прикріплення до фундаменту або опор будівель і споруд, а також комплекти запасних частин такого обладнання. У свою чергу, до складу обладнання включається контрольно-вимірювальна апаратура або інші прилади, призначені для монтажу в складі встановленого обладнання |
|
2 Увага!: на субрахунку 1513 обліковуються будівельні матеріали незалежно від їх призначення (для капітального чи поточного ремонту), а також незалежно від того, за рахунок яких коштів вони придбані. Відтак установи повинні самостійно забезпечити ведення аналітичного обліку будівельних матеріалів у розрізі видатків на їх придбання (зокрема, окремо запаси, придбані за рахунок капітальних видатків, та окремо — придбані за рахунок поточних видатків) |
||
|
1514 «Пально-мастильні матеріали» |
235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали» |
Всі види палива для технологічних потреб виробництва, експлуатації транспортних засобів, а також для вироблення енергії та опалення будівель. Водночас на цьому субрахунку обліковуються нафтопродукти та газ, закуплені і передані на зберігання, які будуть відпускатися за талонами і смарт-картками |
|
1515 «Запасні частини» |
238 «Запасні частини до транспортних засобів, машин і обладнання» |
Придбані або виготовлені запасні частини, готові деталі, вузли, агрегати, які використовуються для проведення ремонтів, заміни зношених частин машин (медичних, електронно-обчислювальних тощо), обладнання, тракторів, комбайнів, транспортних засобів (моторів), інструментів, а також автомобільних шин (включаючи покришки, камери й обідні стрічки тощо) у запасі та обороті незалежно від їх вартості. На цьому субрахунку також відображають обмінний фонд повнокомплектних машин, устаткування, двигунів, вузлів, агрегатів тощо |
|
1516 «Тара» |
236 «Тара» |
Поворотна тара, обмінна тара (бочки, бідони, ящики, банки скляні, пляшки тощо), як порожня, так і та, що вміщує матеріальні цінності |
|
1517 «Сировина і матеріали» |
201 «Сировина і матеріали» |
Сировина та основні і допоміжні матеріали, які входять до складу продукції, що виготовляється, або є необхідними компонентами при її виготовленні; матеріали сільськогосподарського призначення (у т. ч. мінеральні добрива, отрутохімікати для боротьби зі шкідниками й хворобами сільськогосподарських культур, біопрепарати, медикаменти і хімікати для боротьби з хворобами сільськогосподарських тварин); матеріали короткотермінового використання для науково-дослідних робіт та капітального будівництва. Також на цьому субрахунку обліковують саджанці, насіння й корми (покупні й власного вирощування), що використовуються для висаджування, посіву та відгодівлі тварин |
|
1518 «Інші виробничі запаси» |
203 «Спецобладнання для науково-дослідних робіт», 205 «Інші виробничі запаси», 239 «Інші матеріали» |
Спецобладнання, придбане для виконання науково-дослідних робіт та капітального будівництва, відходи виробництва, невиправного браку, матеріальні цінності, одержані від ліквідації основних засобів, які не можуть бути використані як матеріали, або запасні частини (металобрухт, утиль), зношені шини тощо |
|
17 «Біологічні активи» 171 «Біологічні активи розпорядників бюджетних коштів» |
||
|
1713 «Поточні біологічні активи рослинництва» |
— |
Поточні біологічні активи рослинництва, зокрема зернові, технічні, овочеві та інші культури тощо, які оцінені згідно з НП(С)БО 123. Аналітичний облік ведеться за видами (культурами) поточних біологічних активів рослинництва (посіви зернових, технічних, овочевих культур тощо) |
|
1714 «Поточні біологічні активи тваринництва» |
211 «Молодняк тварин на вирощуванні», 212 «Тварини на відгодівлі», 213 «Птиця», 214 «Звірі», 215 «Кролі», 216 «Сім’ї бджіл», 217 «Доросла худоба, вибракувана з основного стада», 218 «Худоба, прийнята від населення для реалізації» |
Поточні біологічні активи тваринництва, оцінені згідно з НП(С)БО 123. Аналітичний облік ведеться за видами (групами) поточних активів тваринництва (молодняк тварин на вирощуванні, тварини на відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім’ї бджіл, доросла худоба, що вибракувана з основного стада, тощо) |
|
18 «Інші нефінансові активи» 181 «Інші нефінансові активи розпорядників бюджетних коштів» |
||
|
1811 «Готова продукція» |
241 «Вироби виробничих (навчальних) майстерень», 251 «Продукція підсобних (навчальних) сільських господарств» |
Готова продукція (готові вироби, виготовлені у виробничих (навчальних) майстернях, готова друкована продукція тощо). На цьому субрахунку також обліковують продукцію, одержану від власного виробництва, яка призначена для продажу та споживання (видачі й продажу працівникам, передачі, наприклад у дошкільні навчальні заклади, їдальні тощо) |
|
1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»3 |
221 «Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації», 222 «Малоцінні та швидкозношувані предмети спеціального призначення» |
МШП на складі. При цьому у складі МШП слід обліковувати предмети, які використовуються не більше одного року або протягом операційного циклу, якщо він більше одного року. І зокрема, до таких предметів належать: — знаряддя лову (трали, неводи, сіті тощо); — пилки, сучкорізи, троси для сплаву; — спеціальні інструменти та спеціальні пристосування для виробництва певних виробів або для виготовлення індивідуальних замовлень; — предмети виробничого призначення, обладнання, що сприяє охороні праці, предмети технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів; — господарський інвентар — предмети конторського та господарського облаштування, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, предмети протипожежного призначення; — господарські матеріали, що використовуються для поточних потреб установ (електричні лампи, мило, щітки тощо); — інші предмети, зокрема смарт-картки |
|
3 На наш погляд, на субрахунку 1812 також слід обліковувати канцтовари та бланки документів (у тому числі бланки посвідчень, студентських квитків, документів про освіту тощо), які не належать до бланків документів суворої звітності. Більше подробць про Облік МШП , також приклади ви знайдете у нашій статті тут>> |
||
|
1814 «Державні матеріальні резерви та запаси» |
262 «Державні матеріальні резерви та запаси» |
Активи, що становлять державні матеріальні резерви та запаси (резерви нафтопродуктів, зерна тощо) |
|
1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу» |
261 «Запаси для розподілу, передачі, продажу» |
Активи, що придбані (вироблені, отримані) та утримуються з метою подальшого розподілу, передачі або продажу, в тому числі вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення і напівдорогоцінного каміння, підручники та інші матеріали освітніх (навчальних) закладів, запаси озброєння тощо |
|
1816 «Інші нефінансові активи»4 |
231 «Матеріали для навчальних, наукових та інших цілей», 237 «Матеріали в дорозі» |
Бланки документів суворої звітності (за вартістю придбання), реактиви і хімікати, скло і хімпосуд, метали, електроматеріали, радіоматеріали радіоламп, фотоприладдя, папір, призначений для видання навчальних програм, посібників та наукових робіт, піддослідні тварини та інші матеріали для навчальної мети і науково-дослідних робіт, а також дорогоцінні та інші метали для протезування тощо |
|
4 Зверніть увагу: на субрахунку 1816 обліковуються саме бланки документів суворої звітності (наприклад, виборчі бюлетені), тоді як грошові документи (поштові марки, сплачені проїзні документи, путівки до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку, кошти, що містяться в акредитивах, у чекових книжках та в інших грошових документах тощо) слід обліковувати окремо, у складі готівкових коштів та їх еквівалентів на субрахунку 2213 «Грошові документи у національній валюті». |
||
Як бачите, зміни у порядку відображення запасів на рахунках бухобліку дійсно відчутні, але звикати все ж таки доведеться. Саме з цією метою у наведеній вище таблиці ми поставили на перше місце «нові» субрахунки і тільки потім, як підказку, субрахунки, які діяли до 2017 року. з 1 січня цього року всі операції слід відображати в обліку вже по-новому.
Разом із цим для обліку запасів, окрім балансових рахунків, можуть застосовуватися і позабалансові.
Так, Методрекомендаціями № 11 передбачено низку випадків, коли слід вести позабалансовий облік запасів. І насамперед ця вимога стосується операцій з руху запасів, які не відповідають критеріям визнання активів. Хоча, власне, це і не новина. А от на яких саме позабалансових субрахунках слід обліковувати запаси згідно з Порядком застосування Плану рахунків № 1219 та у яких випадках, відобразимо у табл. 2.
Таблиця 2
Особливості позабалансового обліку запасів
|
Позабалансовий субрахунок |
Порядок застосування |
|
|
з 2017 року згідно з Планом рахунків № 1203 |
до 2017 року згідно з Планом рахунків № 611 |
|
|
021 «Активи на відповідальному зберіганні розпорядників бюджетних коштів» |
02 «Активи на відповідальному зберіганні» |
Призначений для обліку: — оплачених товарно-матеріальних цінностей вищестоящими органами із державного та місцевих бюджетів і відвантажених установам, що належать до їх сфери управління, які перебувають на інших бюджетах, та прийнятих розпорядником бюджетних коштів на відповідальне зберігання, включаючи спеціальне обладнання, придбане для виконання науково-дослідних і конструкторських робіт; — прийнятих бюджетною установою на відповідальне зберігання товарно-матеріальних цінностей; — усіх видів обладнання і предметів спортивних стрільбищ, тирів, кабінетів військової дисципліни навчальних закладів тощо. На цьому субрахунку слід також обліковувати запаси, отримані від постачальника, які не відповідають критеріям визнання активу (у тому числі на які відповідна установа не має права власності, але якими користується або забезпечує їх зберігання) у зв’язку з невідповідністю стандартам, умовам договорів, технічним умовам тощо. До моменту узгодження ціни з постачальником такі запаси відображаються за справедливою вартістю або ціною, вказаною в документах постачальника. Збільшення залишку за цим субрахунком відбувається при надходженні активів на відповідальне зберігання, а при їх поверненні — зменшення |
|
041 «Непередбачені активи розпорядників бюджетних коштів» |
041 «Непередбачені активи» |
Призначений для обліку непередбачених (потенційних) активів. Зокрема, на цьому рахунку обліковуються перехідні призи, прапори, кубки, які засновані різними установами та організаціями і отримані від них для нагороди команд-переможців. Також на цьому рахунку ведеться накопичення інформації про наявність непередбачених активів, щодо яких існує ймовірність надходження економічних вигід у сумі очікуваного відшкодування збитків. Окрім того, радимо застосовувати цей субрахунок для обліку запасів, отриманих у процесі ремонту, поліпшення (модернізації, добудови, реконструкції тощо), ліквідації необоротних активів, чисту вартість реалізації яких достовірно визначити є неможливим1. Зменшення залишку за цим субрахунком проводиться в міру того, як запаси (інші активи) визнаються чи не визнаються при вирішенні питань щодо невизначених майбутніх подій |
|
1 Це стосується насамперед обліку металобрухту, який накопичується протягом тривалого часу і зберігається в установі до моменту реалізації (здавання) |
||
|
043 «Тимчасово передані активи» |
— |
На цьому субрахунку ведеться облік майна, переданого установі органами виконавчої влади, які реорганізуються або ліквідуються, і яке розміщене на тимчасово окупованій території та/або на території проведення антитерористичної операції |
|
073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів» |
072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей» |
Цей субрахунок застосовується у випадку виключення з активів запасів, які зіпсовані, наявність яких не підтверджено інвентаризацією та їх відсутність або псування не обґрунтовано нормами природного убутку, а рішення щодо відшкодування їх вартості винними особами ще не прийнято. Передусім цей субрахунок слід використовувати для відображення вартості нестач від псування (розкрадання, знищення) матеріальних цінностей, щодо яких не встановлено винних осіб. Зменшення суми невідшкодованих нестач і втрат на субрахунках 073 здійснюється після встановлення винних осіб2 |
|
2 Нагадаємо, що вартість викрадених матеріальних цінностей має обліковуватися на позабалансовому обліку або до моменту виявлення винуватців, або до закриття кримінального провадження за фактом такої крадіжки на підставі постанови прокурора (слідчого). |
||
Таким чином, новації значно меншою мірою торкнулися позабалансових субрахунків, ніж балансових, проте все ж таки певні зміни відбулися і їх варто враховувати при подальшому веденні бухгалтерського обліку.
