Важко собі уявити підприємство, в діяльності якого тією чи іншою мірою не були б залучені запаси.
Бухгалтерський облік таких активів може становити собою досить велику ділянку обліку і потребувати особливої уваги з боку бухгалтера. І справа тут не у складності самого обліку, а у його об’ємності (особливо це помітно на підприємствах, де в обліку фігурує велика кількість номенклатури). Зробити ту ж саму інвентаризацію на складі, де може бути тисячі одиниць номенклатури — ще та задача.
утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності;
перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва (готової продукції);
утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт та надання послуг, а також управління підприємством
Запаси визнають активом, якщо існує імовірність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов’язані з їх використанням, та їх вартість може бути достовірно визначена.
Одиницею бухгалтерського обліку запасів є їх найменування або однорідна група (вид).
Оцінку запасів у бухгалтерському обліку, виходячи з вимог П(С)БО 9 “Запаси”, здійснюють на трьох етапах:
первісна оцінка (при надходженні запасів);
при вибутті запасів;
на дату складання балансу.
Основою побудови синтетичного та аналітичного обліку запасів є їх класифікація. Класифікація запасів, наведена в п. 6 П(С)БО 9 і п. 1.3 Методрекомендацій № 2, передбачає ділення запасів для цілей бухгалтерського обліку залежно від способу, яким вони отримані, та напряму, в якому їх використовуватимуть. Таку класифікацію можна побачити в плані рахунків.
План рахунків в ERP Odoo
Оцінка вибуття запасів здійснюється підприємством за одним із методів, закріплених обліковою політикою.
Причому, як зазначено в п. 16 П(С)БО 9, для всіх одиниць бухгалтерського обліку запасів, що мають однакове призначення та однакові умови використання, застосовують лише один із наведених методів.
Це означає, що для різних груп запасів підприємство одночасно може застосовувати різні методи. Наприклад, якщо підприємство займається торгівлею і виробництвом, то для виробничих запасів може застосовувати, приміром, метод середньозваженої собівартості, а для товарів у торгівлі — метод ціни продажу.
Відповідно до п. 16 НП(С)БО 9 під час відпуску запасів у виробництво, з виробництва, під час продажу та іншого вибуття їхня оцінка може здійснюватися за такими методами:
ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів;
середньозваженої собівартості;
собівартості перших за часом надходження запасів (ФІФО);
нормативних затрат;
ціни продажу
Найбільш розповсюдженими є метод середньозваженої собівартості та ФІФО
Облік запасів в ERP Odoo
Починаючи вести облік запасів в системі слід пам’ятати про те, що Odoo – це ERP-система і в ньому модуль “Склад” є самостійною одиницею, яка може спокійно функціонувати без модулю “Облік”. При встановленні обліку він під’єднується до модулю склад і операції, які здійснюються на складі можуть знаходити своє відображення в обліку. Складські документи – не є бухгалтерськими документами в тому розумінні, до якого ми всі звикли. І до цього слід звикнути.
Продукція в ERP Odoo
Питанню запасів (в тому числі і їх обліку)в Odoo приділено багато уваги і це не дивно, адже запаси фігурують в основних процесах будь-якого підприємства: зокрема в продажах, закупівлях та виробництві.
В ERP Odoo є поняття продукту, а чи є він запасом з точки зору системи визначається його налаштуваннями, та налаштуваннями категорії до якої він відноситься.
На рівні продукту ми зазначаємо чи підлягає він повноцінному складському обліку — для цього достатньо в ньому вказати тип “Товар, що зберігається” (Storable product). Для обліку – це критичне налаштування.
Правила бухгалтерського обліку продукту при його русі по складі задаються в категорії продукції, а для деяких операцій – на рівні місць розташування.
Налаштування категорії продукції
Давайте спочатку розглянемо налаштування категорії продукції.
Тут на облік безпосередньо будуть впливати:
Метод калькуляції – метод оцінки вибуття запасів, система дозволяє обрати один з трьох варіантів: FIFO, середня вартість та стандартна ціна
Оцінка запасу – завжди повинне стояти значення “Автоматично” (чому? – дізнайтесь за посиланням)
Рахунок доходів – рахунок на якому буде відображатися доходи від реалізації;
Рахунок витрат – рахунок на якому буде відображатися собівартість реалізації;
Рахунок оцінки запасів – рахунок на якому буде вестись облік запасів
Обліковий запис надходження продукції – технічний рахунок, який буде використовуватись при закупівлі запасів (про це трохи нижче)
Рахунок списання продукції – технічний рахунок, який буде використовуватись при реалізації запасів
Хотілося б тут зазначити, що метод калькуляції ми обираємо під кожну категорію індивідуально – це не суперечить П(с)БО 9 (про це вже було сказано вище).
Налаштування місць розташування
Odoo має в собі WMS-систему і кожен рух продукції по складу робить в ній подвійний логістичний запис (по аналогії з подвійним записом в бухгалтерії), тобто завжди залучається два місця розташування (звідки пішло, куди прийшло). В Odoo є місця розташування, які вимагають додаткових налаштувань для коректного відображення руху запасів в обліку – до таких місць розташування відносять типи “Виробництво” та “Втрата запасів”.
*місця розташування клієнтів та постачальників не вимагають додаткових налаштувань.
Віртуальне місцезнаходження з типом “Втрата запасів” може мати такі налаштування:
Насправді сфера застосування таких місцезнаходжень в цілях бухгалтерського обліку ширша ніж здається, за допомогою цього інструменту можна списувати запаси на будь-який рахунок витрат за допомогою інвентаризації або браку
В місці розташуванні з типом “Виробництво” слід зробити такі налаштування:
Закупівля та формування первісної вартості запасів
Витяг з П(с)БО 9 'Запаси'
Первісною вартістю запасів, що придбані за плату, є собівартість запасів, яка складається з таких фактичних витрат:
суми, що сплачуються згідно з договором постачальнику (продавцю), за вирахуванням непрямих податків;
суми ввізного мита;
суми непрямих податків у зв’язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються підприємству/установі;
транспортно-заготівельні витрати
інші витрати, які безпосередньо пов’язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях.
В ERP Odoo первісна вартість запасів при їх закупівлі у постачальників дорівнює ціні їх закупівлі, за вирахуванням непрямих податків (ПДВ). Якщо є необхідність включити у собівартість запасів додаткові витрати – для цих цілей в системі є окремий інструмент “Додаткові витрати”, який дозволяє збільшити (або зменшити) вартість запасів на складі та зробити переоцінку собівартості вибувших запасів з партій, по яким робиться переоцінка.
Давайте тепер розглянемо на практичному прикладі, як в системі здійснити закупівлю ТМЦ на склад та як вона відобразиться в обліку.
І давайте відобразимо в системі закупівлю товарів на склад.
Першим кроком в цьому напрямку буде створення замовлення на купівлю. Для цього слід зайти в меню “Купівля” і створити документ “Запит комерційної пропозиції” – в ньому ми зазначаємо постачальника, а в табличній частині – перелік ТМЦ, які ми плануємо у нього закупляти.
Після підтвердження документа він перейде в статус “Замовлення на купівлю” та створить чернетку переміщення по складу.
А чи знали ви що?
Ціна продукту в замовленнях може в себе включати або не включати податки. Це визначається в налаштуваннях податків, які використовуються при закупівлі/продажу
При підтвердженні переміщення по складу система відобразить надходження продукції на склад та зробить бухгалтерське проведення (на кожне найменування ТМЦ в документі): Дт 281000 Кт 281200. Коли ми на підставі Замовлення на купівлі створимо інвойс постачальника (надходження товарів та послуг) наш технічний рахунок закриється в “0” – Дт 281200 Кт 631000. Аналізуючі залишки по цим рахункам можна визначити чи проведені у нас всі документи.
Важливо! Переміщення по складу завжди робить бухгалтерське проведення датою його підтвердження. При використанні методу оцінки вибуття FIFO цією датою формується партія на складі. Провести його “заднім числом” неможливо!!!
Якщо зайти в модуль “Склад” та відкрити звіт “Запаси”, то ми побачимо, що на складі з’явилися ТМЦ з собівартістю яка дорівнює ціні закупівлі у постачальника:
Також ми можемо проаналізувати інформацію в обліку (проаналізувавши 281000 рахунок):
Розподіл накладних витрат
Наявний в Odoo інструмент “Додаткові витрати” дозволяє збільшувати/зменшувати вартість ТМЦ на складі і робити в обліку необхідні бухгалтерські проведення. Давайте розглянемо роботу даного інструменту на такому прикладі.
Для доставки придбаних товарів на свій склад компанія скористалася послугами транспортного перевізника “Нова пошта”. Вартість його послуг (без ПДВ) умовно склала 1000,00 грн. Вартість цих послуг була відображена в обліку на відповідному рахунку.
Для розподілення цих витрат на собівартість придбаних запасів треба зайти в меню Склад/Операції/Додаткові витрати та створити новий документ:
В ньому ми повинні:
В полі “Переміщення”- вказати які вхідні переміщення ми хочемо дооцінити (за один раз можна переоцінити декілька переміщень)
В полі “Журнал” – вказати в якому журналі повинні зробитися бухгалтерські проведення
В полі “Рахунок від постачальника” ми можемо обрати документ витрат (не обов’язково)
В табличній частині – ми вказуємо які витрати ми хочемо включити у вартість запасів
В табличній частині ми можемо обрати метод розподілу витрат. В нашому прикладі обраний варіант “За поточною вартістю”, тобто система за базу розподілу прийме поточну собівартість запасів і витрати будуть розподілені пропорційно неї.
Після цього ми натискаємо на кнопку “Розрахувати” і система робить попередній розрахунок розподілу витрат у вкладці “Коригування собівартості” (значення у колонці “Додаткові витрати” можна коригувати)
При натисненні на кнопку “Підтвердити” система змінить вартість ТМЦ на складі та зробить в обліку відповідне проведення.
Важливо!!!
Після підтвердження даного документу його не можна скасувати або видалити. Для коригування вартості слід зробити такий же документ, але зі знаком “-“
Висновки
Як ми бачимо навіть в базовій версії системи облік запасів реалізований таким чином, що відповідає вимогам національних стандартів бухобліку. Особливістю системи є задіяння технічних рахунків при закупівлі/продажу ТМЦ, це пов’язано з тим, що система розрізняє процеси прийомки товари на склад (оприбутковуються саме тоді, коли вони приїхали на склад) та процес формування заборгованості перед постачальником.
І ще необхідно пам’ятати про те, що при використанні методу FIFO партії при оприбуткування запасів на склад формуються датою підтвердження переміщення по складу і система не дозволяє формувати партії “заднім” числом. Це не порушує вимог обліку (адже партії формуються в певнії хронологічній послідовності і по ній же потім списуються), але може викликати запитання у бухгалтерів, які звикли робити в софті, який не можна називати, перепроведення документів після їх занесення минулими датами.