Облік зовнішньоекономічної діяльності в ERP Odoo (РБО від Self-ERP)

Операції, які пов’язані зі зовнішньоекономічною діяльністю є у багатьох підприємств та їх облік  має свою специфіку, яка обумовлена тим, що в них приймає участь іноземна валюта.

В бухгалтерському обліку методологічні засади формування інформації про операції в іноземних валютах визначає П(с)БО 21 “Вплив змін валютних курсів” і як ви напевно здогадуєтесь Odoo про існування цього стандарту не знає. Тож перед нашою командою стояла мета адаптувати функціонал Odoo під вимогу цього стандарту і ми постаралися автоматизувати найбільш розповсюджені операції.

До таких на нашу думку відносяться:

• формування собівартості імпортованих товарів – врахування курсів валют раніше виданих авансів іноземним постачальникам при оприбуткуванні від них товарів;
• формування доходу при експорті – врахування при формуванні доходу курсів валют раніше отриманих авансів від іноземних покупців;
• відображення в обліку операцій з купівлі/продажу валюти.

Механізм формування курсових різниць при оплаті заборгованостей та переоцінки валютних залишків вже є в базовій Odoo і ми його на даному етапі не чіпали.

Мультивалютний облік в ERP Odoo

Перед тим як перейти до опису реалізованого нами додаткового функціоналу хотілося би пару слів сказати про той функціонал який є в базовій Odoo.

В Odoo, як і в будь-якій іншій обліковій системі, є поняття валюти компанії, тобто валюти яка використовується для оцінки даних та відображення облікової інформації. В цілях ведення регламентованого обліку такою валютою повинна бути гривня.

Якщо в системі фіксується операція в іноземній валюті (такі операції як правило пов’язані з обліком взаєморозрахунків або рухом грошових коштів) – то вона переводиться у валюту компанії по курсу валюти на дату операції.

Якщо в обліку виникає заборгованість в іноземній валюті (монетарна стаття) і потім ця заборгованість звіряється з оплатою і на дату оплати курс валюти відрізняється від курсу валюти по якому була сформована заборгованість, то система автоматично буде робити запис по курсовій різниці (навіть при частковій оплаті).

Операції, які пов’язані з імпортом товарів в базовій Odoo відображаються наступним чином. В системі створюється замовлення на купівлю в іноземній валюті, після його підтвердження в системі створюється документ “Складське переміщення”, після його підтвердження на склад оприбутковується товар із застосуванням курсу на дату підтвердження документу.

Потім на підставі замовлення на купівлю формується документ “Інвойс постачальника” по якому буде формуватися заборгованість перед постачальником. Якщо курс валюти на дату проведення в обліку інвойсу постачальника буде відрізнятися від курсу на дату підтвердження складського переміщення в системі зробиться переоцінка оприбуткованої партії товару.

В Odoo також є звіт який відображає інформацію про розмір курсових різниць на дату (різниці між курсами на дату операції та на дату формування звіту), а також інструмент для переоцінки валютних залишків на дату – про нього я вже писав ось тут, тож зупинятися на ньому детально не буду.

Імпорт товарів

В нашому рішенні реалізована можливість врахування курсів авансів при формуванні первісної вартості імпортованих товарів.

Аванси надані постачальнику відображаються по дебету рахунків взаєморозрахунків з постачальниками (напр. 632) і мають статус “Відкритий баланс” – тобто в момент їх відображення в обліку ми їх не звіряємо з заборгованостями.
В документі “Замовлення на купівлю” було додано поле “Імпорт” – якщо воно заповнене, то для таких замовлень на купівлю буде включатися змінений механізм оприбуткування товарів на склад.
Собівартість товарів на складі формується документом “Складське переміщення”. На одне замовлення на купівлю може формуватися декілька складських переміщень, які можуть підтверджуватися різними датами.

Якщо складське переміщення формується із замовлення на купівлю в якому стоїть відмітка в полі “Імпорт” на його формі з’являється додаткова вкладка “Вантажна митна декларація” – на якій користувачеві необхідно заповнити дату ВМД, курс валюти вказаний в ВМД, а в табличній частині “Авансові платежі” вказати які аванси видані постачальнику слід врахувати у складі собівартості.

Після підтвердження документа при формуванні собівартості товарів система врахує вказані аванси.

*В нашому прикладі сума замовлення була 10000 доларів, був отриманий аванс у розмірі 5000 доларів (курс 37), курс ВМД – 40 грн за дол.. Отже собівартість буде 5000*37 + 5000*40 = 385000 грн.

Потім на підставі замовлення на продаж формується інвойс постачальника, в який перетягуються аванси вказані в складському переміщенні. На кожне складське переміщення формується окремий інвойс.

При підтвердженні такого інвойсу вказані аванси будуть автоматично звірені з цим інвойсом і при цьому система не буде робити додаткових проведень по курсовим різницям.

В разі наявності витрати які повинні бути враховані у складі собівартості товарів – їх можна розподілити за допомогою інструменту “Додаткові витрати“.

При наявності податкового кредиту (ПДВ який сплачується на митниці) його можна відобразити в системі за допомогою документу “Податковий документ постачальника” проставивши в ньому відмітку в полі “Імпорт”. Такі податкові будут потрапляти у відповідний розділ декларації з ПДВ.

Експортні операції

Формування доходу від експортних операцій відбувається за схожим з імпортом товарів механізмом, але в цьому випадку аванси, які необхідно врахувати, треба вказувати в інвойсі на окремій вкладці. Після підтвердження документу аванси вказані у вкладці “Експорт” автоматично звіряться з документом. При цьому система не зробить додаткових проведень по курсових різницях.

В разі реалізації робіт/послуг “Замовлення на продаж” створювати не обов’язково, а відразу можна перейти до створення ”Документу з реалізації” (інвойсу).

Для формування експортної податкової накладної необхідно в інвойсі натиснути на кнопку “Створити податкову накладну” в інвойсі – після чого сформується податкова накладна. Курс для перерахунку валюти візьметься з вкладки “Експорт”.

Купівля/продаж валюти

Для здійснення торговельних операцій в іноземній валюті у організації виникає потреба в наявності таких коштів на поточному рахунку. Якщо казати про імпорт, то підприємство має справи з купівлею валюти, якщо про експорт – то з її продажем.

Для здійснення розрахунків підприємство може використати власні кошти в іноземній валюті на своїх рахунках (за їх наявності) або має можливість здійснити купівлю необхідної суми через уповноважені банки і виключно на міжбанківському валютному ринку України.

Витрати, пов’язані з купівлею-продажем валюти, плата за розрахунково-касове обслуговування та інші послуги банків згідно з п. 18 П(С)БО 16 відносяться до адміністративних витрат. Такі витрати відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому їх було здійснено, що підтверджується банківською випискою, де, як правило, зазначено таку суму.

Придбана валюта зараховується на валютний рахунок резидента за курсом НБУ, який діяв на дату придбання. Балансова вартість валюти — це вартість іноземної валюти, визначена за валютним курсом грошової одиниці України до іноземної валюти на дату здійснення господарської операції або на дату складання балансу. Сума балансової вартості валюти не визнається ні доходами, ні витратами відповідно до п. 6.8 П(С)БО 15 та п. 9.6 П(С)БО 16.

Різницю між курсом купівлі (міжбанку) та курсом НБУ  формує доходи або витрати від купівлі іноземної валюти. Такі доходи або витрати відображаються в бухобліку на субрахунках 711 «Дохід від купівлі-продажу іноземної валюти», 942 «Витрати на купівлю-продаж іноземної валюти».

В ERP Odoo відобразити операцію з купівлі валюти можна, але трохи незручно, тож нами був трохи допрацьований існуючий функціонал системи.

Алгоритм дій з боку користувача буде наступний. Спочатку створюється позиція банківської виписки в якій відображається сума на перерахування грошових коштів на купівлю валюти, при цьому в якості кореспондуючого рахунку вказується рахунок 333000 “Грошові кошти в дорозі в національній валюти”.

Потім створюється документ “Купівля валюти” в якому зазначається уся інформація про операцію: сума придбаної валюти, комісія банку, курс міжбанку по якому була придбана валюта.

Після підтвердження документу він створить запис журналу в якому сума придбаної валюти відобразиться на технічному рахунку.

Після цього слід створити позицію банківської виписку у валютному журналі, вказати яка сума валюти надійшла і звірити її з сумою на технічному рахунку.

Продаж валюти відбувається за схожим алгоритмом. Створюється позиція банківської виписки у валютному журналі на суму валюти яка продається, потім створюється документ “Продаж валюти” та підтверджується, після цього створюється позиція банківської виписки на суму яка надійшла від продажу валюти.

Замість висновків

ERP ODOO дозволяє вести мультивалютний облік і вже містить в собі механізми розрахунку курсових різниць та переоцінки валютних залишків. Доданий нами додатковий функціонал повинен вирішити більшу частину потреб яку має бухгалтер, який займається обліком зовнішньоекономічної діяльності.

Джерело: Блог консультанта