Форма, період, строк
Форма. Об’єднана звітність з ПДФО, ВЗ і ЄСВ носить назву «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, та сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску» (далі — Розрахунок).
Його форма і порядок заповнення (далі — Порядок № 4) затверджені наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4 (у редакції наказу від 15.12.2020 р. № 773).
Розрахунок подаємо до контролюючих органів за основним місцем обліку. У разі зміни місцезнаходження, пов’язаного зі зміною адміністративного району, — до контролюючого органу за новим місцезнаходженням (консультація в розділі 103.25 ЗІР).
За неуповноважений відокремлений підрозділ, який не веде самостійно розрахунків із застрахованими особами, Розрахунок за такий підрозділ подає головне підприємство до податкового органу за своїм основним місцем обліку.
Головне підприємство дані про ЄСВ щодо всіх застрахованих осіб і ПДФО/ВЗ за своїми виплатами (за винятком працівників відокремлених неуповноважених підрозділів) зазначає у своєму загальному Розрахунку, а ось відомості про ПДФО і ВЗ, утримані з доходів працівників неуповноваженого відокремленого підрозділу, зазначає в окремому Розрахунку, який складатиметься з реквізитної частини Розрахунку і додатка 4ДФ з даними на працівників неуповноваженого підрозділу.
Звітний (податковий) період. Квартал. Були розмови, що хочуть повернутися до місячного періоду. Але поки — квартал.
Строки. Строк подання — протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу. Якщо останній день строку подання розрахунку припадає на вихідний або святковий день, останнім днем строку вважається операційний (банківський) день, що настає за вихідним або святковим днем.
За І квартал 2021 року Розрахунок подаємо не пізніше 11.05.2021 р.
Якщо суб’єкт господарювання протягом звітного кварталу не нараховував/не виплачував доходи фізособам і не мав трудових (цивільно-правових) відносин із фізособами, то він за такий квартал Розрахунок не формує й не подає.
Способи подання
Подаємо (на вибір): засобами електронного зв’язку в електронній формі з використанням КЕП; на паперовому носії разом з електронною формою на електронному носії інформації.
Якщо кількість рядків у додатках до Розрахунку не перевищує п’яти, то є можливість відзвітувати на папері. Його можна: або занести до податкової в установлений строк; або надіслати поштою з повідомленням про вручення й описом вкладення не пізніше ніж за п’ять днів до закінчення граничного строку подання розрахунку.
Папір. Якщо подаємо Розрахунок на папері, то заповнюємо його без виправлень українською мовою: або в друкованому вигляді (тобто набрали на комп’ютері, роздрукували, подали); або кульковою ручкою із синім або чорним чорнилом друкованими літерами. Якщо рядок не заповнюємо, то його прокреслюємо. Якщо поле складається з клітинок, символи (крапка, апостроф, кома, дефіс тощо) проставляємо в окремих клітинках.
Розрахунок складаємо у двох примірниках. Аркуші окремого розрахунку зшиваємо.
До податкової несемо два примірники, один з яких зі штампом контролюючого органу про отримання залишаємо в себе.
Структура і реквізити
Розрахунок складається із самого Розрахунку і 6 додатків. Проте звичайні роботодавці матимуть справу тільки з чотирма з них. Це:
— додаток 1 (Д1) — «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам)»;
— додаток 4 (4ДФ) — «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору»;
— додаток 5 (Д5) — «Відомості про трудові відносини та період проходження військової служби»;
— додаток 6 (Д6) — «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства».
Наведемо порядок заповнення реквізитів, які є загальними для Розрахунку і його додатків:
1) тип Розрахунку (додатки до Розрахунку):
— «Звітний» — якщо подаємо Розрахунок за звітний (податковий) квартал;
— «Звітний новий» — якщо до закінчення граничного строку подання Розрахунку проводимо коригування інформації з попередньо поданих за такий звітний період Розрахунків з типом «Звітний» або «Звітний новий»;
— «Уточнюючий» — якщо після закінчення граничного строку подання Розрахунку проводимо коригування даних на підставі інформації з попередньо поданих за минулий звітний (податковий) період Розрахунків.
Увага! Змінилися правила виправлення ЄСВ-помилок. Їх спробували «підтягнути» під порядок виправлення помилок в 1ДФ, який існував раніше*;
Отже, принципу, за яким останній поданий Звіт з ЄСВ «затирав» попередній, більше не існує!
— «Звітний» + «Довідковий» — якщо додаток Д1 й у разі потреби додатки Д5 і Д6 подаємо в межах звітного кварталу у складі Розрахунку для призначення пенсії або матеріального забезпечення, страхових виплат;
2) звітний (податковий) період. Зазначаємо звітний (податковий) період, за який подається Розрахунок з типом «Звітний» («Звітний новий»), або уточнюючий звітний (податковий) період для Розрахунку з типом «Уточнюючий». Також обов’язково зазначаємо номер Розрахунку (у хронологічному порядку незалежно від типу Розрахунку), який подається за звітний період.
Так, наводимо арабськими цифрами податковий період, за який звітуємо. Зазначаємо рік, наприклад «2021», номер кварталу (цифрове значення від 1 до 4) і для додатків 1, 4 і 6 — номер місяця у звітному кварталі (цифрове значення від 1 до 3).
У додатках до Розрахунку також зазначаємо їх номер;
Зауважимо, що нумерація Розрахунку і додатків до нього відбувається в межах кварталу, за який подається Розрахунок.
3) платник (платник єдиного внеску / податковий агент) — зазначається повне найменування юридичної особи або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) платника згідно з реєстраційними даними; інвесторами (операторами) за угодою про розподіл продукції зазначаються дата і номер договору (угоди);
4) податковий номер або серія (за наявності) і номер паспорта платника — зазначається код за ЄДРПОУ платника або реєстраційний (обліковий) номер платника податків, або реєстраційний номер облікової картки платника податків — фізичної особи, або серія (за наявності) та номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган та мають відмітку в паспорті;
5) код Кодифікатора адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад — зазначається 19-значний код Кодифікатора адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад, затвердженого наказом Мінрозвитку громад та територій від 26.11.2020 р. № 290 за місцезнаходженням юридичної особи;
У 4ДФ, сформованому за неуповноважений відокремлений підрозділ, — за місцезнаходженням відокремленого підрозділу.
6) поля «для призначення пенсії» і «для призначення інших соціальних виплат» — заповнюються тільки в разі подання Розрахунку з типом «Довідковий» як «Звітний». Тоді обирається необхідна відмітка:
— для призначення пенсії — формується додаток Д1 і додатки Д5 і Д6 за наявності в них інформації, необхідної для призначення пенсії щодо застрахованої особи, які подаються за період до дати формування заяви на призначення пенсії;
Так, наприклад, якщо до дати формування заяви на призначення пенсії в працівника не відбулися кадрові зміни (наприклад, прийняття на роботу або звільнення), то Д5 при призначенні пенсії не подають.
— для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат — формується додаток Д1 й у разі потреби (за наявності інформації для відображення в ньому, необхідної для призначення виплат) додаток Д5. Наприклад, працівниці надана відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами. Тоді Розрахунок «Довідковий» як «Звітний» міститиме Д1 із сумами нарахувань та ЄСВ і Д5, у якому має бути відображена дата початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
У Розрахунку і додатках до нього на останній сторінці проставляються дата подання, підписи посадових осіб, дані про підписантів і печатка (за наявності).
Заповнення
У заголовній частині Розрахунку разом з обов’язковими реквізитами, в яких наведений тип форми, період подання й основні відомості про платника, зазначаємо:
— інформацію про додатки, які міститиме Розрахунок;
— ознаку платника єдиного внеску (звичайний роботодавець проставляє відмітку в рядку 092);
— середньооблікову кількість штатних працівників за звітний період (за наявності). Зазначається в розрізі місяців звітного кварталу і за категоріями працівників;
— кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нарахована заробітна плата.
Тут зазначаємо кількість застрахованих осіб, яким у звітному місяці нараховувалися виплати за трудовим (цивільно-правовим) договором.
Таблична частина Розрахунку має 3 розділи. Проте звичайні роботодавці заповнюють тільки розділ І Розрахунку «Нарахування доходу та єдиного внеску за найманих працівників в розрізі місяців звітного кварталу». Дані в цьому розділі наводимо в розрізі місяців звітного кварталу. Формуємо їх на підставі інформації, наведеної в додатках Д1. Тобто спочатку формуємо додатки Д1 за кожен місяць звітного кварталу, а потім переносимо загальні дані до розділу І Податкового розрахунку.
Якщо ви заповнюєте Звіт за допомогою програмного забезпечення, то розділ І Податкового розрахунку буде заповнений автоматично.
Єдине: зверніть увагу на рядки 1.3 і 1.4. У них слід зазначити лікарняні з розбиттям на суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, яка здійснюється за рахунок коштів платника податків, і суму допомоги по тимчасовій непрацездатності, що виплачується за рахунок коштів ФСС.
Назви рядків у розділі І Розрахунку вам мають бути знайомі, якщо ви раніше формували Звіт з ЄСВ. За основу взяли таблицю 1 цього Звіту. Тому заповнення їх, упевнені, не викличе проблем.
Зверніть увагу: розділ І Розрахунку має рядки (5, 5.1) для відображення сум пені, яку платник ЄСВ нарахував самостійно відповідно до ч. 2 ст. 25 про ЄСВ).
До основної частини Розрахунку суми ПДФО і ВЗ не потрапляють. Вони будуть зазначені тільки в додатку 4 (4ДФ).
Ще один момент. Заповнюючи розділ І Розрахунку на підставі Д1, не слід порівнювати загальні суми зарплати з показниками додатка 4ДФ. Річ у тому, зарплата для ПДФО/ВЗ і зарплата для ЄСВ — це, як-то кажуть, дві великі різниці. Наприклад, лікарняні для ПДФО і ВЗ — це зарплата. Тому в 4ДФ відображаємо їх у загальній сумі зарплати з єдиною ознакою.
А ось для цілей ЄСВ лікарняні не входять до фонду оплати праці, мають свій окремий код і відображаються в окремому рядку за особливими правилами.
Зворотна ситуація. Подарунок працівникові. Для ПДФО і ВЗ — не зарплата. Для ЄСВ — ще й яка зарплата!
Тому немає потреби підганяти показники розділу І Розрахунку, Д1 і 4ДФ.
