Оформление и налоговые последствия организации питания работников

Предприятие, заботясь о своих сотрудниках, решило организовать корпоративное питание. Как правильно его оформить, организовать и на какие налоговые последствия ожидать – выясним далее.

Оформление

Порядок питания работников за счет предприятия следует прописать в трудовом или коллективном договоре. Также можно оформить Положение о питании работников или издать отдельный приказ работодателя. Такие документы должны содержать:

• схему организации питания (непосредственно в столовой или в другом помещении предприятия, с использованием услуг сторонней организации и т.п.);
• источники финансирования (за счет предприятия, самих работников, дотационные или другие средства);
• порядок проведения расчетов (использование талонов, карточек или других инструментов, предоплата, расчет за определенный период за работников, удержание из заработной платы, система скидок и т.п.).

Именно от этого будет зависеть порядок налогообложения стоимости питания работников.

Организация

Обеспечить работников питанием можно через:

• заведение ресторанного хозяйства на основании соответствующего договора;
• собственную столовую или буфет.

Еще один вариант – компенсировать стоимость питания деньгами.

В случае организации питания в столовой предприятия важным является определение статуса собственного заведения ресторанного хозяйства, а именно: услуги предоставляются исключительно работникам предприятия или обслуживаются сторонние клиенты.

Если работники будут питаться в заведении сторонней организации, необходимо заключить с такой организацией соответствующий договор. Определите в нем порядок идентификации работников и фиксации получения ими питания (именные карточки, талоны, реестры, ведомости и т.п.). Следует прописать схему расчетов (полностью за счет работодателя или частично за счет работников, компенсация работодателем стоимости питания в пределах определенной суммы, самостоятельная оплата питания работниками и т.д.), сроки, периодичность, формы и порядок расчетов, при необходимости – алгоритм документооборота.

Как вариант организации – полностью или частично компенсировать питания деньгами.

Предприятие может выдавать работникам определенную сумму на питание. Или же работники самостоятельно оплачивают питание, а затем предоставляют подтверждающие документы, на основании которых выплачивается компенсация.

Налоговые последствия

Независимо от способа организации питания работников, в целях налогообложения налогом на прибыль никаких корректировок делать не нужно.

Начисление, удержание и уплата НДФЛ, ЕСВ и военного сбора зависят от организации и документального оформления питания (Таблица).

Таблица. Налоговые последствия бесплатного питания работников

Если питание работников прописано в трудовом или коллективном договоре, оно будет иметь «зарплатный» характер и его будут считать частью зарплаты как другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые включаются в фонд заработной платы (пп. 2.3.4 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5, далее – Инструкция № 5).

По «зарплатному» питанию действуют те же правила обложения НДФЛ, как и для зарплаты. То есть стоимость питания облагается по ставке 18%.

Стоимость «зарплатного» питания также облагается военным сбором по ставке 1,5%. Применять «натуральный» коэффициент в таком случае не требуется.

На «зарплатное» питание начисляется ЕСВ по ставке 22%.

Если питание работников оформлено приказом (распоряжением) руководителя предприятия, то это уже – дополнительное благо.

В таком случае стоимость бесплатно полученного плательщиком питания облагается НДФЛ по ставке 18%. Применяется также «натуральный» коэффициент при определении базы.

В форме № 1ДФ стоимость такого питания отмечается с признаком дохода «126».

С дохода работника в виде дополнительного блага удерживается военный сбор.

Питание в виде дополнительного блага – это не зарплата и не вознаграждение по ГПД. Следовательно, по логике ЕСВ на него начислять не нужно. Впрочем, согласно пп. 2.3.4 Инструкции № 5 выплаты социального характера в денежной и натуральной форме, в т. ч. Оплата питания работников, является компенсационной выплатой, которая входит в фонд оплаты труда. Поэтому налоговики настаивают, что ЕСВ платить также нужно (письмо ДФС от 13.10.2017 р.  № 2233/6/99-99-15-01-01-15/ІПК).

Организовав для работников бесплатный шведский стол, объекта налогообложения НДФЛ не возникает. Ведь невозможно определить, сколько продуктов использовала каждая отдельная личность, а полученный доход в виде дополнительного блага нельзя персонифицировать.

Следовательно, стоимость такого питания нельзя рассматривать как объект обложения НДФЛ (письмо ДФС от 23.11.2016 р. № 25307/6/99-99-13-02-03-15). Не будет и объекта налогообложения военным сбором.

Стоимость бесплатного питания в виде шведского стола не является базой начисления ЕСВ. С этим согласны и налоговики (письмо ДФС от 22.03.2017 р. № 5683/6/99-99-13-02-03-15).

Что с НДС?

В зависимости от способа питания будут разные и налоговые последствия.

В случае денежной компенсации работникам расходов на питание отсутствует НДС- поставка, но и налогового кредита тоже не будет, ведь имеем хозяйственную операцию между предприятием и работником.

Если предприятие отказалось от «посреднических» ролей работника и напрямую приобретет услуги по питанию в заведении питания с НДС, то сумма налога пополнит налогово-кредитную казну (при наличии налоговой накладной, зарегистрированной в ЕРНН). Однако обратная сторона медали – начисление налоговых обязательств за бесплатные обеды. Для НДС-целей такая операция не что иное, как поставки (пп. «в» пп. 14.1.185 и пп. «в» пп. 14.1.191 НКУ). Обязательства стоит начислять, ориентируясь на минимальную базу – не ниже цены приобретения обедов (п. 188.1 НКУ).

Еще один вариант – питание в собственной столовой. Приобретенные с НДС товары и различные пищевые ингредиенты увеличивают налоговый кредит. Далее, если происходит бесплатная раздача обедов, то по аналогии с обедами в других столовых появляется обязанность начисления налоговых обязательств исходя из минимальной базы.

Иногда работодатели реализуют работникам продукты питания (готовые блюда).

Например, для своих – скидка 50%. На дату реализации появляется обязанность начисления налоговых обязательств. Однако здесь изюминка в минимальной базе для НДС.

Если продукты питания (готовые блюда):

• приобретались готовыми, то минимальная база для НДС – цена их приобретения;
• готовились в собственной столовой – обычная цена (п. 188.1 НКУ).

Если поставка питания ниже минбазы – следует доначислить налоговые обязательства.