Под кадровой документацией имеются в виду документы, которые регламентируют порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты принятия на работу, увольнение с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и тому подобное.
В статье рассматриваются требования к ведению штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, штатно-должностной книги, оформлению приказов, алфавитной книги, заполнению трудовых книжек и др. Отдельно рассказывается о делопроизводстве у физического лица — предпринимателя.
Общие положения
Кадровая служба, как правило, — самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации или его заместителю по кадрам.
Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от:
Учитывая вышеизложенное, можно выделить следующие организационные формы кадровых служб на предприятиях, в учреждениях и организациях (далее — предприятие) любой формы собственности:
Обратить внимание. В целом отечественное трудовое законодательство сориентировано на работодателей — юридических лиц, однако, несмотря на это, оно распространяется и на физических лиц — предпринимателей (ФЛП), поскольку в соответствии со статьей 21 КЗоТ Украины они имеют право заключать трудовые договоры с наемными работниками. Это значит, что ФЛП обязано вести кадровую документацию.
Организационные документы
Под кадровой документацией имеются в виду документы, регламентирующие порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты приема на работу, увольнения с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и т. д.
Перечень кадровых документов:
Указывая наименование должности в штатном расписании, следует руководствоваться Национальным классификатором Украины «Классификатор профессий ГК 003:2010», утвержденным приказом Госпотребстандарта Украины от 28 июля 2010 года № 327;
В целом правила составляются в произвольной форме и могут содержать следующую информацию:
Утверждение правил внутреннего трудового распорядка предусмотрено статьей 142 КЗоТ;
Должностная инструкция состоит из разделов: «Общие положения», «Задачи и обязанности», «Права», «Ответственность», «Должен знать», «Квалификационные требования» и «Взаимоотношения (связи) по должности».
Подписывается должностная инструкция руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем предприятия, согласовывается юристом и доводится до сведения работника под расписку.
|
ФЛП, зарегистрированное в установленном законом порядке, должно:
Основные функции кадровой службы:
Распорядительные документы по личному составу — это приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:
Приказом Государственного комитета статистики Украины от 5 декабря 2008 года № 489 (по ссылке можно скачать бланки документов) (далее — Приказ № 489) утверждены следующие типовые формы приказов:
Как правило, на предприятиях приказы оформляются в упрощенной форме, но они обязательно должны содержать реквизиты типовых форм.
Оформление приказов
В соответствии с правилами оформления деловых документов текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются цели и задачи приказываемых действий и основания для издания приказа.
Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени и отчества работника, должности (с указанием ученой степени, звания, специальности, разряда), наименования структурного подразделения, даты вступления в силу этим пунктом приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа). Следовательно, излагается содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.
После распорядительной части в приказе приводится ссылка на документ, который служил основанием для издания приказа (например, заявление, справка, медицинское заключение и т. д.).
Приказы могут оформляться на отдельных листах (формат А4), которые подшиваются в специальные папки. Рукописные приказы заносят в специальные книги приказов по кадрам. Эти книги нумеруют, прошнуровывают и удостоверяют подписью руководителя и печатью предприятия.
Кадровые приказы могут быть индивидуальными, т. е. содержать информацию лишь об одном работнике, или групповыми, если на предприятии в течение одного дня издается большое количество приказов по кадрам.
Приказы готовятся на основании:
Приказы оформляются в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров, другой — передается в бухгалтерию предприятия.
Каждый пункт кадрового приказа должен быть сформулирован в соответствии с требованиями КЗоТ.
Проект приказа, при необходимости, согласовывается с соответствующими должностными лицами. Завизированный проект приказа подается на подпись руководителю предприятия. Работник знакомится с приказом под расписку.
Обратить внимание. Приказы печатями не заверяются.
Регистрация приказов
После подписания приказ (распоряжение) регистрируется в книге приказов (при сравнительно небольшом количестве приказов, которые издаются в течение календарного года) или на регистрационных карточках (при большом количестве приказов для удобства справочно-поисковой работы).
Целесообразно вести буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов. Например, к порядковому номеру приказа о движении персонала (например, прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации) добавляется буква «П» (№ 12-П); в приказах об отпусках — «В» (№ 15-В); о поощрении — «З» (№ 11-З) и т. д.
Порядок составления сводного приказа
В сводном приказе (распоряжении), который предусматривает группу вопросов, рекомендуется размещать их в такой последовательности:
В каждой группе вопросов фамилии работников размещаются в алфавитном порядке.
|
К учетным документам по кадрам относятся:
Как и все учетные книги, алфавитная и штатно-должностная книги нумеруются, прошнуровываются, удостоверяются подписью руководителя и печатью.
На предприятиях с большим количеством работников целесообразно вести алфавитные карточки, что значительно облегчает работу с картотекой.
К учетным документам по кадрам относится и табель учета использования рабочего времени. Приказом № 489 утверждены типовые формы первичного учета использования рабочего времени и порядок их применения.
В зависимости от структуры предприятия и численности работников табельный учет по структурным подразделениям осуществляет табельщик, инспектор по кадрам или лицо, назначенное приказом руководителя вести кадровое делопроизводство.
Табель — это поименный список работников структурного подразделения или в целом по организации, который ведется в соответствии с табельными номерами или в алфавитном порядке.
Табель составляется за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.
Подписывают табель табельщик и руководитель структурного подразделения или лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство, и утверждает руководитель организации, после чего табель сдают в бухгалтерию.
Вместе с тем Приказ № 489 не устанавливает требований или методических рекомендаций относительно порядка заполнения табеля, более того, согласно пункту 2 примечания к табелю названная форма имеет рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, которые нужны для заполнения форм статистических наблюдений. При необходимости, форму можно дополнить другими показателями, необходимыми для учета на предприятии. Что касается ФЛП, то они также могут ввести свои обозначения в табели.
Ведение трудовых книжек
В соответствии со статьей 48 КЗоТ трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии или у физического лица свыше пяти дней. Трудовые книжки также ведутся на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию. Работникам, приступающим к работе впервые, трудовая книжка оформляется не позже пяти дней после приема на работу.
В трудовую книжку вносятся сведения о работе, о поощрениях и наградах за успехи в работе, сведения о взысканиях в нее не вносятся.
Порядок ведения трудовых книжек определяется постановлениями Кабинета Министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27 апреля 1993 года № 301 (далее — Постановление № 301) и «О внесении изменений в образец бланка трудовой книжки» от 2 марта 1994 года № 131 и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 года № 58(далее — Инструкция № 58).
Согласно пункту 1.1 Инструкции № 58 трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии любой формы собственности или у физического лица свыше пяти дней, в частности, лиц, являющихся совладельцами (собственниками) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников, если они подлежат государственному социальному страхованию.
На лиц, работающих по совместительству, трудовая книжка ведется по основному месту работы.
Обратить внимание. Трудовые книжки ранее установленного образца обмену не подлежат.
В соответствии с пунктом 4 Постановления № 301 руководитель предприятия несет ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Приказом руководитель назначает лицо, уполномоченное быть ответственным за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу.
Обратить внимание. Трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у ФЛП с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с оказанием услуг (например, повара, няни, водители), хранятся непосредственно у работника.
За нарушение установленного порядка должностные лица несут дисциплинарную и другую ответственность, предусмотренную действующим законодательством.
Поскольку трудовые книжки хранятся на предприятии как документы строгой отчетности, уполномоченное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книгу учета бланков трудовых книжек.
Записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифрами. Например, если работник принят на работу 4 июня 2001 года, в трудовой книжке записывается «04.06.2001».
Записи должны выполняться аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего или фиолетового цвета.
С каждой записью в трудовой книжке работник знакомится под расписку в личной карточке работника (типовая форма № П-2), утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины и Министерства обороны Украины от 25 декабря 2009 года № 495/656.
Ознакомление с записями в трудовой книжке может происходить заочно направлением владельцам книжек соответствующих уведомлений с последующей отметкой об этом в личной карточке работника.
При изменении фамилии, имени и отчества или внесении изменений в дату рождения на основании документов (паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т. д.) вносятся новые данные. Ссылки на соответствующие документы на внутренней стороне обложки заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным лицом и печатью предприятия или отдела кадров. Например: «Прізвище Кравченко змінено на Харченко у зв’язку з укладенням шлюбу Підстава: свідоцтво про шлюб 1-ВЛ № 063072, видане відділом РАЦС Управління юстиції м. Києва 15.10.2012 (підпис, дата)».
В трудовую книжку не вносятся записи о:
Порядок заполнения трудовой книжки работников, трудоустраиваемых впервые
Заполнение трудовой книжки впервые осуществляется собственником или уполномоченным им органом не позже пятидневного срока со дня приема на работу.
На первой странице (титульном листе) трудовой книжки записываются сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений). Дата рождения указывается на основании данных паспорта или свидетельства о рождении. Потом указывается дата заполнения трудовой книжки. Работник своей подписью удостоверяет правильность внесенных сведений.
На титульном листе трудовой книжки лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, ставит свою подпись и печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполняется трудовая книжка.
В трудовую книжку по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:
Предусмотренные записи вносятся в трудовую книжку до внесения сведений о работе на этом предприятии.
Обратить внимание. Сезонным работникам непрерывный трудовой стаж сохраняется лишь в тех отраслях, где это предусмотрено действующим законодательством.
Безработным лицам в период получения пособия по безработице записи в трудовой книжке осуществляются органом государственной службы занятости населения.
Основанием для отображения вышеуказанных записей являются военные билеты, дипломы, свидетельства, аттестаты, справки и другие документы.
Если за время работы работника изменяется наименование предприятия, об этом в графе 3 трудовой книжки отдельной строкой делается запись: «Підприємство таке-то з такого-то числа перейменовано на таке-то», а в графе 4 указывается основание переименования — приказ (распоряжение) дата и номер.
Записи в трудовой книжке при увольнении и при переводе на другую работу осуществляются в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Например: «Звільнено за згодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України».
При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (например: «Звільнено за власним бажанням у зв’язку із зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України»).
При увольнении делается запись в день увольнения, остальные записи — не позже недельного срока со дня издания приказа.
Записи об увольнении, о награждениях и поощрениях удостоверяются подписью руководителя и печатью.
Собственник или уполномоченный им орган обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине собственника работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается новый приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись об увольнении признается недействительной в порядке, установленном пунктом 2.10 Инструкции № 58.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, собственник или уполномоченный им орган направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.
Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, которые находятся на работе. По окончании этого срока неполученные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия не менее 50 лет, а по окончании указанного срока подлежат уничтожению.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или направляется по почте по их требованию. При этом в трудовой книжке умершего работника в графу 3 записывается: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», в графе 4 указывается дата и номер приказа.
Вкладыш в трудовую книжку вшивается в случае, если все страницы соответствующих разделов в трудовой книжке заполнены. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице трудовой книжки делается отметка о том, что выдан вкладыш, и здесь же указывается серия и номер вкладыша.
Дубликат трудовой книжки
Работник, потерявший трудовую книжку или вкладыш в нее, обязан немедленно заявить об этом собственнику или уполномоченному им органу по последнему месту работы. Тогда собственник или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш в нее не позже 15 дней после заявления о потере. В правом верхнем углу книжки-дубликата делается запись «Дублікат».
Если работник до устройства на это предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в графе «Відомості про роботу» сначала вносится запись об общем трудовом стаже его работы до прихода на это предприятие, при наличии подтверждающих документов. Общий трудовой стаж записывается суммарно, указывается общее число лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какое время и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки (например: 15 лет 6 месяцев 12 дней).
Потом общий трудовой стаж, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывается по отдельным периодам, при этом порядковый номер записи не проставляется: в графе 2 указывается дата, в графе 3 — наименование предприятия, где работал работник, и должность. В таком же порядке выполняется запись об увольнении.
В дубликат трудовой книжки вносятся лишь данные, подтвержденные документально.
Обратить внимание. Дубликат выдается работнику и тогда, если трудовая книжка стала непригодной (обгорела, разорвана, загрязнена и т. д.).
При этом на первой странице трудовой книжки, которая стала непригодной, делается запись: «Замість видано дублікат», а непригодная книжка возвращается владельцу.
Предприятие выдает книжки за свой счет, если порча или потеря трудовой книжки произошла по вине предприятия.
При выявлении в трудовой книжке ошибки или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях, исправления выполняются предприятием, на котором была внесена соответствующая запись.
Исправления сведений о работе, переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях обязательно должны соответствовать оригиналу приказа. При потере приказа или несоответствии записи фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. При этом следует иметь в виду, что свидетельские показания не могут быть основанием для внесения исправлений.
Обратить внимание. Исправление ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается путем зачеркивания.
В соответствии с Инструкцией № 58 исправления неточных или неправильных записей в трудовой книжке выполняются в следующем порядке:
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу, восстановление на предыдущей работе или изменении формулировки причин увольнения.
Кадровая служба должна руководствоваться:Кодексом законов о труде УкраиныЗаконами Украины:
Постановлениями Кабинета Министров Украины:
Приказами Министерства труда и социальной политики Украины:
|
Источник: HR-Лига |
Не секрет, что ежегодно водители должны обновлять свою автостраховку и покупать новый полис, защищающий их…
Кредит готівкою — один з банківських продуктів, який має високий попит серед населення. Він передбачає…
Мир трейдинга часто представляется новичкам как захватывающее приключение с возможностью быстрого обогащения. Однако реальность может…
Відповідно до п. 6 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31.12.2015 №…
Одеська ДПС надала відповіді на запитання щодо формування стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA). 1. Яким чином визначати…
У разі здійснення операцій з постачання товарів у рахунок оплати праці працівників у рядку «Індивідуальний…