Оформлення та оподаткування безкоштовних обідів від роботодавця: що важливо знати

Організовуємо безоплатне харчування

Для того, щоб роботодавець зміг правильно оподаткувати та оформити безкоштовне харчування для працівників, потрібно спочатку визначити спосіб його надання та порядок фіксації. Процес може відбуватися через сторонні заклади ресторанного господарства або власну їдальню/буфет/кафетерію, при цьому фіксувати отримання безкоштовного харчування можна за допомогою карток, талонів, реєстрів, відомостей тощо, або збираючи розрахункові документи, що підтверджують понесені працівниками витрати на харчування з подальшою їх компенсацією роботодавцем. Після цього роботодавець прописує фіксацію безкоштовного харчування у відповідних документах.

Оформляємо документи

Зазвичай, угода про харчування працівників, яке оплачує підприємство, можна знайти в додатку до трудового або колективного договору, відділі “Оплата праці” або “Соціальне забезпечення”. Однак, це також можна оформити в Положенні про харчування працівників або через окремий наказ керівника підприємства.

У будь-якому випадку, в документі повинно бути зазначено:

• хто з працівників матиме право на харчування за рахунок підприємства (усі або лише ті, хто працює на певній роботі);
• порядок організації безкоштовного харчування, включаючи місце, де працівники отримуватимуть безкоштовні обіди, порядок замовлення, та обліку;
• порядок розрахунку необхідної суми для оплати харчування працівників, включаючи фіксовану суму на певний період або залежно від потреби працівників;
• порядок оплати харчування працівниками, включаючи безкоштовні або частково оплачувані обіди, порядок розрахунку за харчування, та порядок компенсації вартості харчування;
• порядок розрахунків з постачальниками безкоштовних обідів, включаючи періодичність проведення розрахунків та звірку кількості безкоштовних обідів;
• порядок оформлення та затвердження документів, пов’язаних з харчуванням працівників безкоштовними обідами.

Зверніть увагу! Від того, який порядок харчування вибере роботодавець, будуть залежати податкові наслідки від такої операції. І тут головний фактор — можливість персоніфікації.

А що з доходом?

Головне питання для роботодавця, який забезпечує своїх працівників безкоштовними обідами, полягає в тому, чи може такий обід рахуватися як дохід для працівників. Це залежить від того, чи можна ідентифікувати конкретних працівників, які отримують безкоштовні обіди, та чи можна виразити суму такого доходу, отриманого кожним працівником.

Коли не можна персоніфікувати. 

Роботодавець не може персоніфікувати безкоштовні обіди, якщо він не може контролювати кількість та вартість їжі, яку споживають працівники. Це стосується випадків, коли харчування організовано за принципом самообслуговування, наприклад, шведського столу або буфету. В такому випадку, безкоштовний обід не враховується при нарахуванні податків (ПДФО та ВЗ) на заробітну плату працівника та не включається до бази нарахування ЄСВ.

Саме такої позиції притримувалися податківці у листах ДФСУ від 23.11.2016 № 25307/6/99-99-13-02-03-15 та від 22.03.2017 № 5683/6/99-99-13-02-03-15. Такої ж думки були й суди (див. постанову Верховного Суду від 10.06.2019 у справі № 808/3611/16).

Проте останнім часом у своїх консультаціях фіскали наполягають на тому, що неможливість персоніфікувати отриманий дохід не може слугувати підставою для звільнення працівника від сплати відповідних податків та зборів.

Контролери стверджують, що вартість харчування за принципом «шведського столу» включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковується ПДФО та ВЗ на загальних підставах (див. консультації ДФСУ від 05.09.2018 № 3853/6/99-99-13-02-03-15/ІПК та ДПСУ від 14.04.2020 № 1512/6/99-00-07-01-01-06/ІПК).

Крім того, через те, що така виплата належить до фонду оплати праці (відповідно до Інструкції № 5*) і не передбачена у Переліку № 1170**, вона також є базою нарахування ЄСВ (консультація ДФСУ від 06.09.2018 № 3881/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Можна заперечувати проти такої позиції, оскільки якщо неможливо визначити, хто та скільки їжі спожив, то неможливо встановити об’єкт оподаткування та його базу оподаткування, а також платника податку. Крім того, самі податківці вважають, що їжа, яка призначена для споживання будь-яким працівником та придбана за рахунок коштів роботодавця, не може бути об’єктом оподаткування ПДФО за відсутності можливості визначити конкретного отримувача доходу (у  категорії 103.02 ЗІР). Однак, існує можливість, що цю позицію доведеться відстоювати в суді.

Коли є персоніфікація.

Якщо роботодавець може визначити, скільки їжі та якої вартості споживає кожен працівник, то вартість безкоштовного харчування для кожного з них буде оподатковуваним доходом. Це стосується випадків, коли працівники отримують безкоштовні обіди за допомогою відомостей, талонів або карток, або коли роботодавець компенсує витрати на обіди згідно з розрахунковими документами, які працівники надали для підтвердження своїх витрат на харчування.

Оподаткування безоплатних обідів

ПДФО та ВЗ. Перш ніж переходити до оподаткування доходу працівників у вигляді безоплатних обідів, його слід правильно класифікувати. І тут є декілька варіантів.

Варіант 1. Зарплата.

Якщо роботодавець оплачує обіди своїм працівникам, то ця вартість може бути включена до зарплати, якщо це передбачено у трудовому договорі. Зарплата складається з основної та додаткової зарплати, компенсацій та заохочень, які виплачуються у зв’язку з працевлаштуванням.

Для визначення, які виплати входять до зарплати, слід користуватися відповідною Інструкцією №5 , але тільки в частині, що не суперечить ПКУ. Якщо обіди оплачуються працівникам, то це може вважатися частиною зарплати, яку слід оподатковувати. Якщо обіди оплачуються негрошово, то їх вартість слід збільшувати на певний коефіцієнт ((1,219512) для оподаткування ПДФО (лист ДФСУ від 08.06.2016 № 12626/6/99-99-13-02-03-15). Якщо працівник має право на соціальну пільгу, то її можна застосувати до вартості оплачених обідів.