В загальному розумінні цього слова, облік для фізичних осіб — підприємців необов’язковий. Все, чого вимагає від ФОП законодавство — це вірно розрахувати податки та вчасно подати податкову звітність. Однак на практиці перед більшістю підприємців постає питання ще й в оперативному обліку товарних залишків та, в разі співпраці з юридичними особами, — складанні первинних документів за встановленою формою.
Існує декілька сервісів, які тією чи іншою мірою вирішують задачі ФОП: Taxer, Деловод, iFin, МастерБух. Серед українських продуктів виділяється онлайн-сервіс БукКіпер. Хоч на сьогодні система вже наростила функціонал повноцінної бухгалтерської програми для середнього бізнесу, з самого початку вона розроблялась саме для підприємців всіх груп і систем оподаткування, які займаються торгівлею та надають послуги.
BookKeeper буде зрозумілим не тільки бухгалтерам, але й широкому колу користувачів, оскільки має зручний інтерфейс. Одночасно система вирішує всі завдання діяльності ФОП: починаючи від створення рахунку-фактури та калькуляції невеликого виробництва, закінчуючи розрахунком податків та автоматичним заповненням податкової звітності. Всі документи (Акти, Накладні, Касові ордери та інші) мають затверджену форму, що виводяться на друк. Тому підприємці, які працюють не тільки з фізичними, але й з юридичними особами, підтверджують проведені операції, як цього вимагає законодавство — первинними документами.
Особливість системи полягає в тому, що це продукт типу «SaaS» (Software as a Service — тобто, «Програмне забезпечення як послуга»), і методологія формування бази оподаткування, доходів та інших показників «вшита» у відповідні господарські операції та документи. Наприклад, користувач не може вручну змінити або виправити собівартість виготовленої продукції — програма автоматично формуватиме її з вартості та кількості використаних матеріалів і запасів. Але й користувач не зможе нічого зламати чи зіпсувати — це дозволяє підприємцям, навіть тим, які не мали до цього часу досвіду в обліку, правильно провести операції, нарахувати податки, та навіть вірно скласти та подати податкову звітність без допомоги бухгалтера-аутсорсера.
Програма розміщена на хмарних серверах компанії Microsoft, що забезпечує високу надійність та безпеку. Веб-інтерфейс стабільно працює в будь-яких сучасних браузерах, обмеження стосуються лише сильно застарілих версій. Це дозволяє ФОП скласти потрібний документ, або розрахунок не лише з робочого комп’ютеру, але й з планшету під час зустрічі з клієнтами, або у відрядженні.
В статті поговоримо про те, як підприємець на 3 групі оподаткування, без статусу платника ПДВ (діяльність — торгівля технікою та надання ІТ-послуги, в тому числі іноземним замовникам) може самостійно вести облік і складати податкові звіти в хмарному сервісі БукКіпер.
- Перед початком роботи потрібно зареєструватись в системі та ввести власні реквізити. Що важливо — для роботи не потрібно налаштовувати багатоярусну структуру та інші «субконто».
Рис. 1. Налаштування власної фірми
В налаштуваннях фірми можна завантажити логотип, їх часто застосовують веб-студії, студії з дизайну, програмування. Після цього логотип буде автоматично відображатись на друкованих формах документів.
- Всі можливі операції згруповані в розділи програми, а кожній операції відповідає окремий документ. Для того, щоб провести поставку товарів постачальником в розділі «Придбання» заповнюється Рахунок, на підставі якого можна скласти Прибуткову накладну.
Рис. 2. Документи для заповнення в БукКіпер
Рис. 3. Рахунок
- В розділі «Продажі» підприємець знайде необхідні документи для обліку бізнес-діяльності: Видаткові накладні на продаж товарів, Акти виконаних робіт та інвойси для роботи з іноземними замовниками.
Рис. 4. Видаткова накладна
Кожен документ можна роздрукувати, або зберегти в електронному вигляді, в тому числі для онлайн-обміну через системи обміну електронними документами.
Для оперативного прийняття рішення щодо необхідності поповнення складських залишків, підприємець може сформувати відповідний звіт, який дасть розгорнуту інформацію про наявні ТМЦ.
Рис. 5. Оперативний облік складських залишків в програмі БукКіпер
Для підтвердження надання ІТ-послуг іноземному замовнику український підприємець застосовує інвойс, який в програмі БукКіпер реалізований за формою, прийнятою в міжнародній практиці. Для того, щоб отримати кошти за виконану роботу, ІТ-підприємець виставляє іноземному замовнику invoice. Документ можна роздрукувати або зберегти в електронному вигляді.
Рис. 6. Invoice в BookKeeper
Рис. 7. Друкована форма інвойсу
- Програма налаштована так, що всі проведені оплати за товари та послуги автоматичного включаються в базу оподаткування підприємця на спрощеній системі оподаткування для розрахунку податків. Тому важливо вчасно проводити всі суми, що надійшли на рахунок (або касу).
Для цього в БукКіпер налаштований імпорт банківських виписок у форматах csv або pdf.
Імпорт виписок розроблено для банків:
- АТ «Райффайзен Банк Аваль»
- АТ «ПУМБ»
- АТ «ТАСкомбанк»
- АБ «Укргазбанк»
- АТ «Креді Агріколь Банк»
- ВАТ «Ощадбанк»
- АТ «ОТП-Банк»
- ПАТ «УкрСибБанк»
- АТ «Альфа-Банк»
- АТ «УКРЕКСІМБАНК»
- АТ АБ «РАДАБАНК»
- ПАТ «МТБ Банк»
- ПАТ «Банк Інвестицій та Заощаджень»
- АТ «БАНК КРЕДИТ ДНІПРО»
- АТ «ПІРЕУС БАНК МКБ»
- АТ «КредоБанк»
Для клієнтів Приват24 реалізований онлайн-обмін банківськими документами з БукКіпер в режимі реального часу. Для цього підприємець один раз налаштовує зв’язок між системами Приват24 для бізнесу та БукКіпер, після чого миттєво завантажує в хмарну бухгалтерію всі нові платежі, натиснувши лише одну кнопку.
Рис. 8. Банківська виписка в БукКіпер
В банківських виписках в іноземній валюті фіксується сума оплати в іноземній валюті та в гривні за курсом НБУ, що діяв на день зарахування коштів.
Рис. 9. Банківська виписка в іноземній валюті
- Щоб закрити операцію, вітчизняному замовнику потрібно надати «Акт виконаних робіт» (іноземному замовнику він не потрібний, однак для закриття угоди Акт проводиться теж).
Рис. 10. Друкована форма Акту виконаних послуг в БукКіпер
В програмі підприємець може відслідкувати, за якими договорами покупці ще не розрахувались, або які роботи чи послуги ФОП ще не закрив Актами.
Рис. 11. Контроль за станом угод
6. І ось у підприємця декілька операцій за квартал. В кінці кварталу ФОП розраховує дохід і нараховує податки, які слід сплатити.
Рис. 12. Розрахунок податків ФОП 3 групи в сервісі БукКіпер
Щоб не використати всі кошти на рахунку, і залишити необхідну суму на сплату податків, краще Бухгалтерську довідку формувати періодично.
- Щомісячні платежі з ЄСВ, а також платіж по ЄП виконуються в банківському додатку по відповідним реквізитам, а потім завантажуються в систему разом з банківською випискою.
- І звісно, найнеобхідніше — складання податкової звітності. Все що необхідно для цього зробити підприємцю — це своєчасно проводити в БукКіпер оплати від замовників та покупців. А в кінці кварталу — переконатись, що всі суми потрапили до бази оподаткування.
Рис. 13. Реєстр документів для нарахування податків
Оскільки БукКіпер автоматично заповнює рядки податкової декларації платника ЄП, підприємець може самостійно складати цей звіт — навіть без допомоги бухгалтера-аутсорсера.
Рис. 14. Податкова звітність в сервісі BookKeeper
Але сформувати звіт — не означає здати його. Зараз можна подати електронний звіт в податкову через будь-який зручний сервіс, в тому числі через модуль електронної звітності Приватбанку, або Електронний кабінет платника податків. БукКіпер дозволяє зберегти сформовані звіти у форматі xml для того, щоб подати їх в податкову.
Рис. 15. Податкова декларація платника ЄП
На практиці, для того, щоб провести ці операції, підприємець витрачає не більше 3-х годин на квартал, а місячна вартість роботи в програмі складає всього 295 гривень.
Нові користувачі отримують місяць безкоштовної роботи.
Більше інформації про бухгалтерський сервіс BookKeeper можна дізнатись на сайті https://bookkeeper.kiev.ua/
Матеріал підготувала співробітник компанії БукКіпер СааС, Катерина Брехова. Для уточнюючих питань з можливостей програми, пишіть на електронну пошту: support@bookkeepertech.com
