Оплата відпусток. Методика розрахунку відпускних

Основні моменти на які слід звернути уваги при розрахунку відпускних прописані в Порядку № 100 (п.7 цього документу). Там можна дізнатися як розрахувати відпускні за час щорічної відпустки, додаткових навчальних відпусток, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, або компенсацію за невикористані відпустки, тривалість яких обчислюється в календарних днях.

Методика дуже проста:

1. Беремо заробіток працівника за останні 12 календарних місяців, які він відпрацював перед місяцем в якому він йде у відпустку;
2. Якщо працівник відпрацював менше року – заробіток за фактично відроблений час;
3. Ділимо сумарний заробіток на кількість календарних днів без урахування святкових і неробочих днів (на даний момент: 365 – 11=354 к.д.), або на фактичні календарні дні місяців у які працівник працював;
4. Отриману цифру множимо на кількість днів відпустки.

Тобто, якщо говорити мовою формул, то:

В = Д * ЗП /(К – С – Ч), де В – відпускні; Д – кількість днів відпустки; ЗП – заробітна плата за період; К – календарні дні, С – святкові і неробочі дні; Ч – час коли працівник не працював і за ним не зберігався заробіток.

Отже бухгалтеру слід з’ясувати:

• розрахунковий період і кількість календарних днів у ньому;
• виплати працівнику які будуть брати участь у розрахунку середньої заробітної плати.

І давайте розберемо декілька випадків визначення  розрахункового періоду.

Визначення розрахункового періоду

1. Найбільш загальним і розповсюдженим випадком буде коли працівник відпрацював рік або більше – в такому випадку за основу беремо 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки;
2. А що робити, коли працівник відпрацював менше року – тоді беремо фактичний час роботи (з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1 го числа місяця, в якому надається відпустка). Тобто в розрахунок приймаються тільки повністю відпрацьовані місяці. Зрозуміло, що якщо працівник прийнятий на роботу в перший робочий день місяця – то цей місяць включається до розрахунку.
3. А якщо працівник бере відпустку за декілька років – дивись пункт 1;

А що робити, якщо працівник бере відпустку частинами. Прийдеться кожен раз розраховувати все заново.

Практичні приклади.

1. Працівник підприємства прийнятий на роботу 11.03.2014 р.  З 23.03.2016 р йому надано щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні. Розрахунковим періодом є березень 2015 року – лютий 2016 року;
2. Працівника прийнято на роботу 11.09.2015 р. З 16.03.2016 р йому надано щорічну відпустку тривалістю 14 календарних днів. Працівник пропрацював на підприємстві менше 12 календарних місяців, тому середня заробітна плата обчислюється за фактичне час роботи (з 1-го до 1-го числа), попереднє місяцю надання відпустки. В даному випадку розрахунковим періодом буде жовтень 2015 року – лютий 2016 року;
3. Працівника прийнято на роботу 02.11.2015 р і йде в щорічну відпустку з 14.04.2016 р Розрахунковим
   періодом, за який визначається середня зарплата, є листопад 2015 – березень 2016 року, оскільки 2-е число – перший робочий день листопада 2015 (1 листопада – вихідний).

Фактори, які можуть вплинути на розрахунковий період:

• Як ми вже сказали від календарних днів потрібно відняти святкові і неробочі дні. Тобто якщо наприклад в такий період попадає березень місяць, то треба відняти 1 день – 8 березня. Таким чином в розрахунковий період попаде не 31 календарний день березня. а лише 30.
• Також як ми бачимо із формули треба відняти і дні, коли працівник не працював і за ним не зберігався заробіток;
• Також із календарних днів слід виключити: а) дні простою не з вини працівника, за які за працівником частково зберігався заробіток; б) дні, коли працівники не працювали в зв’язку з встановленням режиму неповного робочого тижня через незалежні від них причини; в) час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку (6 річного віку – за медичним висновком); г) дні відпустки без збереження зарплати як по ст. 25, так і по ст. 26 Закону про відпустки.

Для працівників з відрядною оплатою праці у разі відсутності оперативних даних для розрахунку заробітку за останній місяць розрахункового періоду його можна замінити іншим місяцем, який безпосередньо передує розрахунковому періоду.

Виплати працівникам, які беруть учать у розрахунку середньої заробітної плати

1. Основна заробітна плата;
2. Доплати і надбавки;
3. Виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії і теплової енергії ( при цьому премії включають в заробіток того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату);
4. Винагорода за підсумками роботи за рік, за вислугу років та ін.;
5. Виплати за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток (зокрема, за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження та ін.). ;
6. Лікарняні (в повному обсязі);
7. Допомога по вагітності та пологах ( про неї немає згадки в порядку 100, але врахувати її треба).

Виплати працівникам, які  НЕ беруть учать у розрахунку середньої заробітної плати

• Виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять в обов’язки працівника (окрім: – Доплати за суміщення професій і посад; – Доплати за розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт; – Доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників; – Різниця в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу і не є штатними заступниками);
• Одноразові виплати: компенсація відпустки; матеріальна допомога тощо;
• Окремі види премій;
• Пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати;
• Вартість безплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила,
  миючих та знешкоджуючих засобів, молока і лікувально-профілактичного харчування;
• Заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством);
• Суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я;
• Компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати;
• та деякі інші виплати.

Виплати повинні включатися в розрахунок в тому періоді в якому вони були нараховані і в тому розмірі в якому вони були нараховані (тобто разом і з податками які в них сидять –  оборот по Кредиту 66 рахунку).

Строк виплати відпускних.

Суму заробітної плати за весь час відпустки необхідно виплатити працівникові не пізніше ніж за 3 дні до його початку (ст. 21 Закону про відпустки, ст. 115 КЗпП). Причому в даному випадку маються на увазі календарні дні.

Ця вимога досить часто порушується на малих підприємствах, де не завжди є кошти, щоб зробити дану операцію. Але порушення цієї вимоги тягне за собою ряд наслідків.

• Робітник може попросити перенесення щорічної відпустки відповідно до п. 2 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки. Причому, якщо працівник звернеться до роботодавця із заявою про перенесення відпустки з цієї причини, роботодавець не має права йому відмовити;
• застосування до роботодавця штрафних санкцій на підставі ст. 265 КЗпП, а до його посадових осіб – адміністративне стягненя відповідно до ст. 41 КУпАП.

Якщо ж у підприємства немає коштів, щоб виплатити відпускні – робітник може написати заяву в якій він вкаже коли йому можна виплатити відпускні, але це варіант лише на крайній випадок.

Нюанси обліку окремих виплат при розрахунку відпускних

Премії і разові винагороди.

Премії включають в заробіток того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. Це стосується премій, нарахованих як за місяць, так і за квартал або більший проміжок часу. Тобто все премії включаємо в розрахунок в тому місяці, в якому вони нараховані.

Одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років включають в середній заробіток шляхом додавання до заробітку за кожен місяць розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній рік.

Тобто одноразову винагороду розподіляють не між місяцями року, за роботу в яких воно було нарахована, а між місяцями розрахункового періоду, за який проводиться розрахунок середньої заробітної плати. А значить, в загальному випадку (коли кількість місяців розрахункового періоду дорівнює 12) до розрахунку середньої зарплати потрапить вся сума одноразової винагороди.

Якщо в розрахунковому періоді менша кількість місяців (наприклад, через те, що працівник пропрацював менше року), при розрахунку середнього заробітку для визначення відпускних враховують не всю суму одноразової винагороди, а її частину, пропорційну кількості місяців розрахункового періоду.

Важливий момент: в розрахунок включається тільки винагорода, нарахована в поточному році (в якому надається відпустка) за попередній рік.

Практичний приклад.

Працівник іде в щорічну відпустку тривалістю 24 календарних дня з 01.04.2016 р Розрахунковим періодом буде квітень 2015 року – березень 2016 року.
Оклад працівника становить 2000,00 грн. Щомісячна премія – 300,00 грн. Крім того, виплачені
квартальні премії в сумі 2250,00 грн., в тому числі:
– За І квартал (нарахована в квітні 2015 роки) – 500,00 грн;
– За ІІ квартал (нарахована в липні 2015 роки) – 550,00 грн .;
– За ІІІ квартал (нарахована в жовтні 2015 роки) – 600,00 грн .;
– За IV квартал (нарахована в січні 2016 року) – 600,00 грн.
Одноразова премія за підсумками роботи за 2015 рік нарахована в січні 2016 року та становить 2400,00 грн.

Відповідно до положень абзацу першого п. 3 Порядку № 100 при розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних щомісячні та квартальні премії включаються в заробітну плату того місяця, в якому вони нараховані.

При цьому квартальна премія, нарахована в квітні 2015 роки за I квартал 2015 року, в повному
обсязі увійде в розрахунок середньої зарплати, незважаючи на те, що вона нарахована за місяці, які не
ввійшли до розрахункового періоду.

Винагорода за підсумками роботи за 2015 рік, нараховане в 2016 році, також включається
в розрахунок середньої зарплати шляхом додавання 1/12 від суми винагороди до заробітку кожного
місяці розрахункового періоду.

На кожен місяць розрахункового періоду припадає по 200,00 грн. винагороди за підсумками роботи за 2015 рік (2400,00 грн.: 12 міс.). В зв’язку з тим що в даному випадку розрахунковий період дорівнює 12 місяцям, в розрахунку середньої зарплати бере участь вся сума винагороди.

Таким чином, визначимо суму виплат за розрахунковий період:
(2000,00 + 300,00) х 12 + 2250,00 + 2400,00 = 32250,00 (грн.).

Середньоденна заробітна плата склала:
32250,00: (365 – 10) = 90,85 (грн. / К. Дн.).

Сума відпускних за 24 к. Дн. складе:
90,85 х 24 = 2180,40 (грн.)

Лікарняні та декретні

В розрахунок середнього заробітку для визначення суми відпускних сміливо включайте усю суму нарахованих лікарняних. Відповідно і дні у які працівник перебував на лікарняному теж включаються в розрахунок.

Допомога по вагітності та пологах має включатися в розрахунок середньої зарплати для визначення суми відпускних.

Таку ж думку висловлює і МінСоцПолітики в своєму листі від 22.06.2006 р. № 4201/0/14-06/13.

Відпускні і матеріальна допомога

Як ми вже казали відпускні нараховані працівнику під час перебування у попередній відпустці приймають участь у розрахунку відпускних (пункт 4 Порядку 100).

А ось матеріальну допомогу, яка видавалася працівнику не включаємо в розрахунок відпускних незалежно від того разова вона, чи видавалася декілька разів. Також не приймають участь в розрахунку і інші одноразові виплати (вихідна допомога, компенсація відпустки тощо).

Приклад.

Працівнику підприємства надається щорічна відпустка з 14.04.2016 р тривалістю 24 календарних дня. У розрахунковому періоді (квітень 2015 року – березень 2016 року) йому було нараховано такі виплати:
– Заробітна плата – 43721,05 грн .;
– Відпускні за період з 1 по 25 липня 2015 року – 3154,94 грн .;
– Матеріальна допомога на оздоровлення до відпустки – 1000,00 грн.

Розрахуємо середню заробітну плату за день:

(43721,05 + 3154,94) : (366 – 11) = 132,05 (грн./к. дн.)

Визначимо суму відпускних:

24*132,05 = 3169,20 грн.

Розрахунок відпускних при роботі на умовах неповного робочого часу

Робота на умовах неповного робочого часу не тягне за собою будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників (ч. 3 ст. 56 КЗпП). Це означає, що такі працівники мають право на щорічну основну відпустку повної тривалості.

При цьому час, коли працівники з незалежних від них причин працювали в режимі неповного робочого тижня, виключають з розрахункового періоду при обчисленні середньої заробітної плати для виплати відпускних (див. лист Мінпраці від 12.03.2007 р № 66/06 / 186-07).

Іншими словами, дні, коли працівник не працював, виключають з розрахункового періоду, якщо перевід на неповний робочий тиждень був ініційований роботодавцем.

Якщо ж працівник сам виявив бажання працювати неповний робочий час, то правила вже будуть інші. Такі дні вже будуть включатися до розрахункового періоду і розрахунок відпускних буде здійснюватися в загальному порядку.

Працівнику була підвищена заробітна плата. Що з відпускними?

Доволі цікаве питання, тому що про цей момент знають не усі бухгалтери і для багатьох це буде сюрпризом.

Щоб не допустити зниження суми доходу за час відпустки, п. 10 Порядку № 100 встановлює обов’язок роботодавця проводити коректування виплат, що враховуються при розрахунку середньої заробітної плати. Таке коригування здійснюють у разі підвищення в розрахунковому періоді або під час відпустки тарифних ставок і посадових окладів на підприємстві відповідно до актів законодавства та / або рішеннями, передбаченими колективним договором.

Коли необхідне таке коригування?

1. Коли підвищення окладу відбулося в періоді за який відбувається розрахунок середньої заробітної плати;
2. Якщо підвищення окладів відбулося у час перебування працівника у відпустці. У цьому випадку коригування середньої заробітної плати та донарахування відпускних виробляють за період з дня
   підвищення посадових окладів;
3. Якщо місячний оклад (тарифна ставка) прив’язаний до розміру мінімальної заробітної плати та його (її) підвищують в зв’язку з підвищенням мінімальної зарплати згідно з чинним законодавством;

Коригування не треба робити в наступних випадках.

• в разі зміни тарифної ставки (посадового окладу) працівника в зв’язку з присвоєнням йому вищого розряду, переведенням на іншу, більш високооплачувану роботу (посаду) і т. п. (абзац третій п. 10 Порядку № 100).  Врахуйте: якщо в розрахунковому періоді, крім підвищення окладу у зв’язку з підвищенням працівника на посаді, були підвищення окладів за рішеннями, передбаченими
  в колективних договорах або згідно з актами законодавства, то коригування зарплати робити потрібно;
• якщо в розрахунковому періоді або в періоді, протягом якого за працівником зберігався середній заробіток, відбулося підвищення тарифних ставок (посадових окладів) тільки окремим категоріям
  працівників;
• в разі зниження працівникам розміру посадових окладів (тарифних ставок).

Коефіцієнт коригування розраховуємо шляхом ділення окладу (тарифної ставки), встановленого працівникові після підвищення, на оклад (тарифну ставку), який був до такого підвищення.

При цьому

Коефіцієнти коригування розраховують для кожного працівника окремо по кожному випадку підвищення окладу.

Розрахований коефіцієнт (або декілька коефіцієнтів, якщо зарплата підвищувалася кілька разів) множать на суми виплат за період до підвищення. Виходячи з відкоригованої таким чином заробітної плати визначають середній заробіток для розрахунку відпускних.

Але для підприємств які знаходяться на госпрозрахунку не все так погано. Якщо у підприємства немає фінансових можливостей здійснювати такі коригування, то воно може видати наказ в якому встановить свій коефіцієнт коригування.

Однак взагалі не робити таке коригування підприємство не має права.

Приклад

Працівник йде в щорічну відпустку з 18 травня 2015 року тривалістю 24 календарні дні. Упродовж розрахункового періоду (травень 2014 року — квітень 2015 року) його заробітна плата підвищувалася двічі: перший раз — з 01.09.14 р. у зв’язку з підвищенням посадового окладу працівника, другий — з 01.01.15 р. у зв’язку з призначенням більш високого розряду.

Оклад працівника в розрахунковому періоді складав:

• травень — серпень 2014 року — 2500 грн. на місяць;

• вересень — грудень 2014 року — 3000 грн. на місяць;

• січень — квітень 2015 року — 3200 грн. на місяць.

У розрахунковому періоді працівникові була нарахована заробітна плата (включаючи премії, індексацію й інші виплати, що враховуються при розрахунку відпускних) у сумі:

• з травня по серпень 2014 року — 12000 грн.;

• з вересня по грудень 2014 року — 14000 грн.;

• з січня по квітень 2015 року — 16000 грн.

У зв’язку з нестабільним фінансовим становищем на підприємстві його керівництвом було прийнято рішення про застосування більш низьких коригувальних коефіцієнтів для проведення коригування виплат, що враховуються при розрахунку середньої заробітної плати для розрахунку відпускних, а саме у розмірі 50 % від фактичного відсотка підвищення окладів (ставок).

Рішення було оформлено у вигляді наказу і погоджено з профспілковою організацією підприємства.

Перше підвищення місячного посадового окладу (у вересні 2014 року) відбулося на коефіцієнт 1,2 (3000 грн. : 2500 грн.). З урахуванням фінансових можливостей підприємства коефіцієнт підвищення заробітної плати застосовуватиметься на рівні:

(1,2 – 1) х 50 : 100 + 1 = 1,1.

Друге підвищення (у січні 2015 року) було пов’язане з призначенням працівникові більш високого розряду. Тому коефіцієнт не рахуємо і коригування, відповідно, не проводимо.

Коригуємо заробітну плату працівника за травень — серпень 2014 року на коефіцієнт підвищення окладу у вересні 2014 року:

12000 х 1,1 = 13200 (грн.).

Визначимо суму відкоригованого заробітку, що бере участь у розрахунку відпускних:

13200 + 14000 + 16000 = 43200 (грн.).

Кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати:

365 – 10 = 355 (к. дн.).

Середньоденна заробітна плата складе:

43200 : 355 = 121,69 (грн.).

Сума відпускних складе:

121,69 х 24 = 2920,56 (грн.)

Важливо! Незастосування коригувальних коефіцієнтів може призвести до заниження суми відпускних, що належать працівникові за відпрацьований період. За таке порушення підприємству загрожує штраф у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення (ст. 265 КЗпП), а його посадовим особам — адмінштраф від 510 до 1700 грн. (ст. 41 КпАП).

 І ще один приклад. Працiвник бюджетної установи взяв щорiчну вiдпустку на 24 к. дн. з 23 листопада по 16 грудня 2015 року, за цей перiод йому нарахували вiдпускнi й матдопомогу на оздоровлення у розмiрi посадового окладу. Упродовж листопада 2014 -жовтня 2015 вiн отримував тiльки посадовий оклад, який пiдвищувався протягом розрахункового перiоду з 01.09.2015 р. (з 1 678 до 1 994 грн) та з 01.12.2015 р. до 2 193 грн.

Вiдпускнi працiвниковi були виплаченi 19 листопада 2015 року, коли мови про пiдвищення ще не було. Тому доведеться вiдкоригувати заробiток для розрахунку середньоденної зарплати, перерахувати суму вiдпускних i доплатити.

Оскiльки посадовi оклади (тарифнi ставки) працiвникам бюджетних установ пiдвищили з 1 грудня 2015 року, то доведеться перераховувати частину вiдпускних, що припадають на перiод з 1 по 16 грудня 2015 року (див. таблицю).

Таблиця

Перерахунок вiдпускних у зв’язку з пiдвищенням зарплати у груднi 2015 року

Спершу середньоденна зарплата для розрахунку вiдпускних становила:

29 910 грн : (365 к. дн. – 10 н. дн.) = 84,25 грн,

а вiдпускнi за 8 к.дн. листопада:

84,25 грн х 8 к. дн. = 674 грн

i за 16 к. дн. грудня:

84,25 грн х 16 к. дiї. = 1 348 грн.

Пiсля проведення перерахунку:

– середньоденна зарплата:

32 895 грн : (365 к. дн. – 10 н. дн.) = 92,66 грн;

– вiдпускнi за 16 к. дн. грудня 2015 року:

92,66 грн х 16 к. дн. = 1 482,56 грн.

Таким чином, працiвнику потрiбно доплатити вiдпускнi у сумi:

1 482,56 грн – 1 348 грн = 134,56 грн.

Якщо ж працiвнику перед вiдпусткою виплатили разом з вiдпускними допомогу на оздоровлення у розмiрi посадового окладу, то вона перерахунку не пiдлягає.