Оподаткування та бухгалтерський облік відпускних

Якщо відпустка працівника припадає на один місяць – то роботи у бухгалтера не так багато і при виплаті відпускних та відображенню їх у звітності питань не виникає.

Але на практиці дуже часто трапляється так, що відпустка починається в одному місяці, а закінчується в іншому. Що робити в такому випадку бухгалтеру?

На практиці застосовується два підходи:

• Всю суму відпускних нараховують в тому місяці в якому їх виплачують;
• Відпускні нараховуються частинами – окремо по кожному місяцю.

Більш логічним є другий варіант і  такий підхід рекомендує нам Інструкція № 5 (п.п 1.6.1).

Оподаткування відпускних

Відпускні як і заробітна плата оподатковується в загальному порядку.

ПДФО

Ставка ПДФО з 2016 р. становить 18% (в 2015 р. – 15 і 20 %).

Утримується цей податок так як і із звичайної заробітної плати.

Пам’ятайте: Перехідні відпускні відносяться к тим місяцям, в яких вони нараховані. Про це нам говорить абз.3 п.п 169.4.1 ПКУ.

К відпускним застосовуються ті ж правила, що і до заробітної плати, а саме:

1. суму відпускних враховують при визначенні граничного розміру доходу, що дає право на отримання податкової соціальної пільги (далі – ПСП). При цьому перехідні відпускні відносять до місяцях, за які вони нараховані;
2. об’єкт оподаткування ПДФО при нарахуванні відпускних зменшують на суму утриманої з них ПСП.

При цьому будьте уважними при застосування ПСП, Адже виплата відпускних наперед можна вважати авансом по заробітній платі, а до авансів ПСП не застосовується.

3. В звіті 1ДФ відпускні відображаються за кодом 101, як і заробітна плата.

Військовий збір

Ставка цього податку – 1,5%. Об’єкт оподаткування – нарахована заробітна плата ( в тому числі і відпускні).

Нагадаємо, що навіть якщо працівник і має право на ПСП, то вона застосовується лише до ПДФО, а військовим збором оподатковується уся сума нарахованої заробітної плати.

І інформацію про нарахований і перерахований до бюджету військовий збір показуємо у формі 1ДФ (Розділ 2).

ЄСВ

З 2016 р.  відмінений збір ЄСВ із заробітної плати (в 2015 р ставка ЄСВ була 3,6%). Тож ЄСВ із нарахованої суми відпускних не беремо.

Ставка ЄСВ на фонд заробітної  плати ( в тому числі і на відпускні) для всіх підприємств станом на 2016 р становить 22%.

Бухгалтерський облік

Розрахунки з працівниками за відпускними відображають в бухгалтерському обліку за кредитом субрахунка 661 «Розрахунки за заробітною платою ». А нарахування ЄСВ відображають за кредитом субрахунка 651 «За розрахунками iз загальнообов’язкового державногo соціального страхування ».

Згідно п. 13 П (С) БО 11 для оплати працівникам відпусток підприємства створюють відповідне забезпечення  (так званий резерв відпусток). На необхідність створення такого забезпечення вказує і п. 7 П (С) БО 26. Причому норма, встановлена цими документами, є імперативною, тобто є обов’язкової до виконання (див. лист Мінфіну від 09.06.2006 р № 31-34000-20-25 / 12321).

На практиці резерв відпусток створюють не всі підприємства (особливо невеликі).

Для обліку резерву відпусток призначений субрахунок 471 «Забезпечення виплат відпусток ».
Використання цього резерву (нарахування відпускних працівникам) відображають за дебетом субрахунка
471 в кореспонденції з кредитом субрахунків:
– 661 – на суму нарахованих відпускних;
– 651 – на суму нарахованого на відпускні ЄСВ.

А якщо резерв відпусток не створювалася? У такій ситуації «відпускні» витрати доведеться визнати в періоді їх фактичного нарахування і відобразити в обліку по кредиту субрахунків 661 і 651 в кореспонденції з дебетом рахунків 15, 23, 91, 92, 93 або 94 (в залежності від місця роботи працівника та займаємої ним посади).

Відносно утримань ПДФО та ВЗ із суми відпускних відзначимо, що їх відображають без будь-яких особливостей: за дебетом субрахунка 661 в кореспонденції з кредитом субрахунків 641 і 642 відповідно.

Приклад

Працівниці відділу кадрів з 22.04.2016р надано щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дня.

На період відпустки припадає 3 святкових і неробочих днів (1, 2 і 9 травня 2016 року). У зв’язку з цим його тривалість повинна бути продовжена на 3 дні. Тобто фактично працівниця буде перебувати у відпустці з 22.04.2016 р по 18.05.2016 р При цьому 1, 2 і 9 травня не оплачуються.

Розрахунковим періодом для обчислення середньої заробітної плати для оплати часу щорічної основної відпустки є квітень 2015 року – березень 2016 року.

Протягом розрахункового періоду працівниці було нараховано такі виплати:

– Заробітна плата – 38030,00 грн .;

– Відпускні за час попередньої щорічної основної відпустки – 2080,00 грн .;

– Матеріальна допомога – 1200,00 грн .;

– Лікарняні – 1215,00 грн.

З 01.09.2015 р по 15.09.2016 р працівниці була надана відпустка без збереження заробітної плати (15 календарних днів) на підставі ст. 26 Закону про відпустки.

Заробітна плата за відпрацьовані дні квітня 2016 року становить 2300,00 грн., За відпрацьовані дні травня 2016 року – 1725,00 грн. Права на ПСП працівниця не має.

Підприємство нараховує відпускні окремо за кожен місяць, на який припадають дні відпустки.

Для початку розрахуємо суму відпускних:

1) визначаємо сумарний заробіток за розрахунковий період з урахуванням положень пп. 3 і 4 Порядку

№ 100 (суму матеріальної допомоги не враховуємо):

38030,00 + 2080,00 + 1215,00 = 41325,00 (грн.);

2) визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді, включаються

в розрахунок середньої зарплати:

366 – 11 – 15 = 340 (к. Дн.),

де 366 – загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді (в лютому 2016 р – 29 к.д); 11 – кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період; 15 – тривалість відпустки без збереження заробітної плати;

3) визначаємо середньоденний заробіток: 41325,00: 340 = 121,54 (грн. / К. Дн.);

4) розраховуємо суму відпускних: 121,54 х 24 = 2916,96 (грн.),

в тому числі:

– За дні відпустки, що припадають на квітень, – 1093,86 грн. (121,54 грн. / К. Дн. Х 9 к. Дн.);

– За дні відпустки, що припадають на травень, – 1823,10 грн. (121,54 грн. / К. Дн. Х 15 к. Дн.). Тепер визначимо оподатковуваний дохід працівниці:

– За квітень – 3393,86 грн. (2300,00 грн. + 1093,86 грн.);

– За травень – 3548,10 грн. (1725,00 грн. + 1823,10 грн.).

При розрахунку ПДФО застосовуємо ставку 18% до всієї суми заробітної плати та відпускних.

Визначимо, які суми ПДФО, ВС і ЄСВ з відпускних за травень повинні бути перераховані при їх виплаті в квітні.

ЄСВ в частині нарахувань:

1823,10 грн х 22,00%: 100% = 401,08 грн.

ЄСВ в частині утримань:

не буде з 2016 р.

ПДФО: 1823,10 грн. х 18%: 100% = 328,16 грн. ВС: 1823,10 грн. х 1,5%: 100% = 27,35 грн.

Автор статті: бухгалтер-експерт Піскун А.Є.