Готівкові кошти
Відповідно до листа НБУ від 07.03.2018 №№ 50-0007/13560 «Роз’яснення з питань ведення касових операцій відокремленими підрозділами підприємств» оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств/відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги/застосуванням РРО та КОРО (у разі застосування КОРО без застосування РРО), є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів/фіскальних звітних чеків (або даних розрахункових квитанцій).
Готівкова виручка здається суб’єктами господарювання самостійно (у тому числі із застосуванням платіжних пристроїв та через пункти приймання готівки) або через відповідні служби, яким згідно із законодавством надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів, або через підприємства; які отримали ліцензію Нацбанку України на надання банкам послуг з інкасації (п. 16 розділу II Положення № 148).
Вилучення готівки з місця здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або РК для здавання її до банку оформляється відповідними чеками РРО із виконанням операції «службова видача» (п. 29 розділу III Положення № 148).
Документом, що свідчить про здавання виручки до банку, є:
- квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку;
- квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;
- копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчена підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача;
- чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів.
Готівкова виручка відокремлених підрозділів, які не ведуть касової книги, що здається ними до кас банку через інкасаторів-збирачів, зараховується на рахунок підприємства — юридичної особи у безготівковому порядку та не потребує оприбуткування в касовій книзі підприємства — юридичної особи.
Для розрахунку ліміту каси установа, підприємство може вибирати будь-який період вибірки для розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси.
Установа, підприємство затверджує внутрішніми документами установлений ліміт каси. Для відокремлених підрозділів ліміт каси установлюється і доводиться до їх відома відповідним внутрішнім документом установи, підприємства — юридичної особи, небанківської фінансової установи.
Відповідно до пп. 26 розділу III Положення видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки.
Згідно з вимогами абзацу п’ятого п. 32 розділу III Положення реквізити у видатковому ордері «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу отримувача [які заповнюються отримувачем готівки (додаток 3 до цього Положення)] та в прибутковому ордері «Прийнято від» не заповнюються в касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених установою/підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, електронними платіжними засобами, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі). Інші реквізити в касових ордерах та видаткових відомостях є обов’язковими до заповнення.
У разі якщо видатковий касовий ордер оформляється на загальну суму готівки, що видається, наприклад, за видатковою відомістю працівникам підприємства, то у реквізиті «Видати» зазначається прізвище, ім’я, по батькові особи, яка видає кошти (касир).
Ведення касової книги
Згідно з п. 41 розд. IV Положення № 148, підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом повинні відтворювати форму та зміст касової книги в паперовому вигляді.
Відповідно до пп. 5 та 6 Пояснення до заповнення додатка 5 до Положення № 148 записи в касовій книзі здійснюються на підставі інформації з касових документів. Записи в касовій книзі здійснюються до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містять усі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги нумеруються автоматично в порядку зростання з початку року.
Під час складання електронного документа касової книги роздруковуються кожна з двох частин аркуша касової книги: «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира». Водночас:
1) у разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» у кінці місяця автоматично роздруковується загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року – їх загальна кількість за рік;
2) після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир перевіряє правильність складання цих документів, підписує їх і передає «Звіт касира» разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги»;
3) протягом року «Вкладний аркуш касової книги» зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства – юридичної особи, а підшивки формуються в книгу;
4) після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях передається для зберігання відповідно до законодавства України.
Роз’яснення з цього приводу розміщено в ЗІР Інформаційно-довідкового департаменту ДФС в підкатегорії 109.15.
