Організація кадрового діловодства під час війни

24 березня 2022 року набув чинності Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-ІХ (далі — Закон № 2136), яким, зокрема, врегульовано особливості організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у роботодавця в умовах воєнного стану.

Так, ст. 7 Закону № 2136 передбачено, що у період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного:

• обліку виконуваної працівником роботи;
• обліку витрат на оплату праці.

У своїх коментарях до вказаного Закону Міністерство економіки України звернуло увагу на такі аспекти ведення кадрового діловодства у період дії воєнного стану:

1. Роботодавець самостійно визначає порядок роботи кадрових служб на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які будуть вестися на період воєнного стану.
2. Для забезпечення дотримання прав працівників обов’язковою залишається вимога до роботодавця стосовно ведення достовірного обліку виконаної працівником роботи та витрат на оплату праці.

Слід зазначити, що перелік кадрових документів не є вичерпним. За таких обставин, в умовах воєнного стану слід зосередити увагу на збереженні та продовженні ведення кадрових документів, які є обов’язковими, зокрема:

• штатний розпис;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• табель обліку робочого часу;
• накази з кадрових питань (по особовому складу);
• особові картки працівників за формою № П-2;
• трудові книжки працівників та Книга (журнал) обліку руху трудових книжок;
• графік відпусток;
• трудові угоди (контракти);
• посадові (робочі) інструкції працівників.

Крім того, бажано доручити кадровій службі створювати цифрові копії вказаних вище документів.

Створені цифрові копії доцільно розмістити на декількох носіях в різних регіонах (жорсткі диски комп’ютерів, флеш-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, картки пам’яті), зберегти в хмарних сховищах (Google Диск, файлообмінники тощо). Це убезпечить від втрати цих документів у разі фізичного знищення одного з носіїв.

Як організувати ведення кадрового діловодства в умовах воєнного стану?

Враховуючи, що законодавець віддав на відкуп роботодавця питання організації роботи кадрових служб на підприємстві, за таких обставин найбільш доцільним є затвердження локального нормативно-правового акту, яким унормовується ведення діловодства в умовах воєнного стану.

В такому локальному акті слід вказати, які документи вести обов’язково, а ведення яких призупиняється на період дії воєнного стану (активних бойових дій). Зокрема, зачекати можуть особові картки № П-2, особові справи, службові (доповідні) записки, акти, журнали реєстрації тощо. Також може бути визначено порядок комунікації працівників з роботодавцем в частині подання заяв роботодавцю, ознайомлення з наказами працівників та порядку видачі працівникам трудових книжок при звільненні.

Як забезпечити комунікацію з працівником (подання заяв роботодавцю, ознайомлення з наказами працівників)?

В умовах воєнного стану та активних бойових дій у певних регіонах у роботодавця відсутня можливість особисто вручити працівнику або отримати від працівника документи, що пов’язані з трудовими відносинами.

За таких обставин радимо максимально перевести комунікацію з працівником у цифровий формат. Зокрема, шляхом повідомлень один одного в електронній формі з використанням технічних засобів електронних комунікацій (електронна пошта, системи обміну миттєвими повідомленнями).

Одночасно, щоб вказані повідомлення набули статусу офіційного документу варто скріплювати їх електронним цифровим підписом (за наявності) та отримати попередню згоду працівника/роботодавця на обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку.

В протилежному випадку, за відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку, такі документи мають подаватись у паперовій формі з оригінальним підписом автора документу, оскільки направлення заяви засобами електронного зв’язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника.

Відповідних висновків дійшов ВС/КЦС в постанові від 03.12.2018 р. у справі № 686/21222/16-ц.

Таким чином, направлення електронного листа не звільняє від необхідності вручити паперову копію документа за першої можливості (особиста зустріч з працівником, відновлення поштового зв’язку на відповідній території).

У контексті вказаного питання, слід також звернути увагу на позицію фахівців Міністерства економіки України. Надаючи роз’яснення стосовно призупинення трудового договору, останні зазначали, що з метою усунення правової невизначеності, сторонам рекомендовано повідомляти один одного про призупинення трудового договору письмово або в електронній формі з використанням технічних засобів електронних комунікацій.

Як видати трудову книжку працівнику при звільненні?

Слід звернути увагу на положення Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58. Зокрема, п. 4.2 вказаної Інструкції передбачено, що у разі, якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Іншого порядку повернення трудової книжки законодавство не містить, одночасно поряд з направленням відповідного повідомлення поштою можливо продублювати відповідне повідомлення відомими засобами електронного зв’язку з працівником.