Основные финансовые бизнес процессы предприятия и когда стоит начинать их автоматизацию

Что такое бухгалтерский учет и финансы?

Одной из основных целей ведения бизнеса является получение прибыли. Если говорить просто, то прибыль это разница между доходами и расходами за определенный период. А откуда узнать как сработало предприятие и является ли оно прибыльным?

Ответ на этот вопрос дают бухгалтерский учет и финансы, которые являются важной частью деятельности любого предприятия.

Бухгалтерский учет включает сбор, анализ и предоставление пользователям финансовой информации. В этой информации нуждаются те, кто принимает решения и разрабатывает планы развития компаний, а также те, кто этими компаниями управляет.

Например, руководители компаний используют бухгалтерскую информацию, когда решают, следует ли им:

• разработать новую продукцию или услуги (например, производитель компьютеров может проанализировать эту информацию и принять решение разработать новую линию компьютеров);
• повысить или понизить цену на свою продукцию, увеличить или сократить ее производство (например, телекоммуникационная компания может изменить тарифы на звонки и текстовые сообщения, передаваемые на сотовые телефоны);
• взять кредит для расширения дела (например, супермаркет может взять кредит для расширения сети своих магазинов);
• увеличить или сократить производственные мощности (например, сельскохозяйственное предприятие может изменить размер своего стада);
• изменить методы закупок, производства или сбыта (например, производитель одежды может сменить британских поставщиков на иностранных).

Бухгалтерская информация позволяет выявить и оценить финансовые последствия подобных решений.

Важными потребителями бухгалтерской информации о компании являются ее руководители. Конечно, эта информация интересует не только их. И за пределами компании есть пользователи, которые нуждаются в этой информации, чтобы решить:

• вложить ли свои средства в эту компанию или, наоборот, избавиться от ее акций;
• предоставить ли ей кредит;
• заключить ли с ней контракт на поставку.
Иногда создается впечатление, что основная задача бухгалтерского учета заключается в регулярном составлении финансовой отчетности. Бухгалтеры действительно занимаются подобной работой, но это отнюдь не самоцель.

Конечная цель работы бухгалтера – снабжать пользователей качественной информацией, которую можно использовать при принятии решений.

Как и бухгалтерский учет, финансы (или финансовый менеджмент) существуют для того, чтобы облегчать принятие решений.

Финансы – это наука о том, как компании привлекают капитал и осуществляют инвестиции. Финансы имеют отношение ко всем важнейшим аспектам работы компании. Ведь компании, по сути, и создаются для привлечения капитала инвесторов (своих собственников и кредиторов) и его дальнейшего инвестирования (в оборудование, здания, товарный запас и т. д.), чтобы получить прибыль и обогатить своих владельцев. Важно, чтобы компания могла привлечь капитал способом, соответствующим ее потребностям. Знание финансов помогает определить:

• возможные виды финансирования;
• затраты и результаты по каждому виду финансирования;
• риски, связанные с каждым видом финансирования;
• роль финансовых рынков в финансировании компаний.

Получив капитал, компания должна его вложить таким образом, чтобы получить доход. Знание финансов позволяет оценить:
• рентабельность инвестиций;
• связанные с этими инвестициями риски.

Одним из самых частых заблуждений предпринимателей есть то, что они считают, что все что связано с цифрами, любой показатель, который им нужен должен знать и считать бухгалтер. Оно то и понятно. Бухгалтер – это первый финансовый специалист с которым сталкивается бизнес. Он появляется в компании на самых ранних этапах бизнеса и сопровождает всю его деятельность. Но проблема в том, что у него несколько другая функция. Он не обязан считать, планировать и анализировать то, что не относится к его прямым компетенциям.

В результате этого руководство очень часто упрекает своих бухгалтеров, в том что они некомпетентны и они не могут найти бухгалтера-терминатора, который будет за свою небольшую зарплату делать все, что нужно руководству и делать это качественно.

Но необходимо помнить, что финансы – это не бухгалтерия. Финансы – это планирование, управленческий учет, контроль и анализ экономического состояния компании. Бухгалтерия – это лишь часть финансов.

За финансы компании в целом отвечает не бухгалтер и даже не финансовый директор. Ответственность за это несет непосредственное руководство компании. Финансист – это просто наемный сотрудник, который делает то, что вы ему скажете и он будет вам давать ту информацию, которую вы попросите.

Задача руководителя – сформулировать и поставить задачу, проконтролировать и принять результат.

Эволюция финансового менеджмента

Любой бизнес в своем развитии проходит несколько этапов. На каждом их этих этапов присутствуют финансы и учет, независимо от того, как они организованы.

Любая компания является «живым» организмом: она рождается, развивается, достигает пика своего роста и затухает, другими словами проходит через определенные этапы своего жизненного цикла.

Вместе с компанией растет и развивается финансовый менеджмент компании, который тоже проходит определенные стадии развития:

1 этап. Стартап.

На этом этапе мало кто думает про финансы. Бизнес только зарождается, формируется, зарабатывает первые деньги. На этом этапе главное зафиксировать транзакции денежных средств.

2 этап. Малый бизнес

Так как компания уже ведет свою деятельность, возникает необходимость начать вести бухгалтерский учет. На фирме появляется бухгалтер, основная цель которого подать отчетность в контролирующие органы.

3 этап. Малый и средний бизнес.

Компания растет и развивается и уже возникает необходимость составлять финансовую отчетность, для того чтобы например иметь возможность привлечь финансирование. Здесь уже возникает потребность делать финансовое планирование. Хотя его мало кто делает.

4 этап. Средний и крупный бизнес

Для того чтобы эффективно управлять бизнесом обязательным условием становится полноценное управление финансами, включая бюджетирование и составления платежных календарей.

Начинать налаживать систему и порядок в финансах надо как можно раньше, в таком случае финансы будут масштабироваться и развиваться вместе с бизнесом.

Основные бизнес процессы предприятия

Любой бизнес является совокупностью бизнес-процессов.

Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей.

Существуют три вида бизнес-процессов:

Управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы. Примером управляющего процесса может служить Корпоративное управление и Стратегический менеджмент.
Операционные — бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Примерами операционных бизнес-процессов являются Снабжение, Производство, Маркетинг, Продажи и Взыскание долгов.
Поддерживающие — бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес. Например, Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка, административно-хозяйственный отдел.

«Финансовые» бизнес-процессы в большинстве компаний являются вспомогательными или обслуживающими. Их задача — помочь функциям продаж, производства, логистики, снабжения, администрации генерировать максимум прибыли, рационально используя оборотные и основные средства компании, то есть облегчить процесс зарабатывания денег. Помощь заключается в оценке влияния на прибыль тех или иных управленческих решений, обеспечении оптимального объема финансирования операционной деятельности по приемлемой стоимости, контроле величины затрат и оборотных средств, мониторинге показателей достижения стратегических целей.

Для выполнения этих задач в финансовой функции должно быть отлажено несколько основных процессов:

• долгосрочное планирование денежного потока и прибыли компании;
• текущее финансовое планирование и управление оборотными средствами;
• оперативное управление денежными потоками;
• управленческий оперативный учет;
• калькулирование себестоимости, управление затратами, контроллинг;
• обеспечение финансирования операционной деятельности, инвестиционных проектов, работа с кредиторами и инвесторами;
• анализ хозяйственной деятельности.
• ведение бухгалтерского учета.

Это очень укрупненная классификация. Каждый из этих процессов состоит из множества подпроцессов, которые тоже состоят из своих процессов.

Автоматизация учета и финансовых задач

Уже давно никто не ведет бухгалтерский учет вручную и у многих предприятий он автоматизирован, чего не скажешь о финансах компании.

На рынке сейчас представлено много решений для автоматизации финансов и учета. При этом такие решения можно классифицировать таким образом:

• решения для автоматизации определенных участков — например бюджетирование или составления платежного календаря;
• решения для автоматизации учета — софт для бухгалтеров, который предназначен в первую очередь для ведения учета и составления отчетности, но некоторые компании стараются его приспособить и для управления финансами;
• ERP системы, которые предназначены для автоматизации всего бизнеса, в том числе и бухгалтерии, и финансового менеджмента.

Автоматизация является сейчас практически обязательным условием деятельности компаний и рано или поздно все о ней задумываются. Как правило, первым шагом автоматизации является либо внедрение учетных программ либо внедрение CRM систем, которых сейчас на рынке превеликое множество.

Самой наверное популярной учетной программой на просторах СНГ, является 1С, к которой привыкли практически все бухгалтера. Но современные веяния, и особенно в Украине заставляют собственников и руководителей бизнеса искать альтернативы. И первое на что падает их глаз, это ERP системы, которых сейчас тоже немало на рынке.

Первое что останавливает от внедрения ERP, это их цена, которая является особенно неподъемной для малого бизнеса.

Но даже если ERP бесплатна или условно-бесплатна, это не избавляет от других проблем при внедрениях таких систем.

Такими проблемами являются:

1. Сами клиенты;
2. Плохая ERP-система;
3. Ошибки со стороны консультантов при внедрении.

Если говорит о клиентах, то на успех внедрения влияет форма собственности и количество сотрудников.

На госпредприятих например шансы успешного внедрения очень невелики, так как никто там по сути не заинтересован в новом софте. И как это происходит — известно всем, и кто выигрывает тендеры — тоже.

Как правило, чем больше сотрудников на предприятии тем меньше шансы успешного внедрения. Шансы возрастают с уменьшение количества сотрудников, так как чем меньше компания, тем больше времени может уделять вопросам внедрения непосредственное руководство компании.

Еще одной проблемой являются некачественные ERP системы, особенно это касается малоизвестных систем, которые однако по словам их разработчиков, является уникальной и решающий все проблемы предприятия. Собственников привлекает цена таких систем, но как показывает практика, потом сильно жалеют о своем решении о внедрении.

Среди ERP систем, которые показали свою жизнеспособность например можно выделить Oracle, SAP, Microsoft Dynamix, ODOO, которые являются общепризнанными мировыми лидерами.

Стоимость внедрения некоторых ERP системы бывает очень большая — это является основной причиной отказа о внедрения среди многих представителей бизнеса.

Среди бесплатных (или условно бесплатных) ERP систем можно выделить ODOO, которая распространяется совершенно бесплатно и ее даже можно установить на локальный компьютер. Скачать ее можно по ссылке — https://www.odoo.com/uk_UA/page/download

Но так или иначе вам прийдется понести некоторые расходы, которые в себя включают аренду сервера, оплату консультантов, оплату труда разработчиков, особенно если вы захотите «допилить» существующий функицонал, сделать какой-то отчет или печатную форму документа. Кроме того так как ODOO это Open Source, то под нее разработчики со всего мира делают кучу модулей расширяющие функциональность системы, но бездумно все ставить на свою систему не стоит, так как некоторые модули могут просто сложить вашу систему.

В Украине эта система становится все более популярной с каждым годом и привлекает к себе все больше и больше внимания. В 2018 году даже была организована ассоциация, которая в себе объединила разработчиков, бизнес аналитиков и людей, которые просто заинтересовались данной системой. Одной из причин создания этого объединения – это дать уверенность бизнесу, что они не останутся один на один с ERP системой в процессе или после внедрения.

Итак, минутка рекламы закончилась, давайте теперь перейдем к автоматизации учета и финансов 

Что заставляет компании задуматься об автоматизации финансов?

• Кассовые разрывы и существенное отклонение от плановых показателей бюджетирования — не редкость.
• Финансовое планирование и анализ осуществляются с помощью MS Excel и подобных инструментов. Данные для планирования собираются в ручном режиме и часто из разных систем.
• Получение фактических данных для оперативного анализа выполнения плановых показателей занимает много времени и сил, а также осуществляется несвоевременно.
• Используемые инструменты финансового учета не обеспечивают достойный уровень сохранности (безопасности) управленческой информации, потеря, или несанкционированный доступ к которой которой грозят бизнесу серьезными последствиями.
• Согласование и утверждение показателей финансового учета и управления осуществляется по почте или устно, что снижает скорость и точность принятия важных решений, а также не позволяет хранить их историю.

Как правило при внедрении систем для автоматизации финансов в центре внимания три основных бизнес-процесса:

• Бюджетирование;
• Казначейство;
• Управленческий учет

Понятно, что все эти процессы разбиваются на множество подпроцессов, которые могут быть достаточно сложными.

Начинать внедрение нужно с проработки основных, базовых процессов без попытки охватить все и сразу. Мой опыт участия во внедрениях показывает, что украинские клиенты пытаются захватить все и сразу, продумать все мелочи которые якобы могут им понадобится и хотят выжать из той суммы которую они платят максимум функционала. Но так как у большинства предприятий нет описанных бизнес-процессов и все ведется в таблицах ексель, то и запросы у них порой странные, нестандартные и работа с каждым новым клиентов для компаний которые занимаются внедрением похожа на квест. Еще осложняет ситуацию, то что заказчик не может сформулировать, что ему надо и порой, то что он говорит — не то, что ему нужно. Бизнес-аналитики, которые выявляют требования заказчика порой шутят:

«Заказчик никогда не просит того, что он хочет, а хочет он всегда не то, что ему нужно»

Если бизнес-аналитик не выявил то, что действительно нужно клиенту, то результат на выходе будет не такой, как нужно со всеми вытекающими последствиями.

В процессе внедрения программных продуктов для автоматизации управления финансами можно выделить следующие функциональные блоки:

Эта схема применима и для автоматизации других процессов компании.

Практика показывает, что внедрения редко когда проходят успешно и соблюдаются все условия. НО при правильном подходе риски можно уменьшить и снизить их влияние на успешность внедрения. Но здесь в первую очередь нужна активная работы со стороны заказчика таких систем, а он часто бывает не готов и перекладывает все на сторону команды внедрения, которая не знает, что нужно заказчику.

Когда стоит начинать автоматизацию?

Автоматизация учета и финансового управления в нынешних условиях неизбежна для любого предприятия. И большинство предприятий уже автоматизировали у себя учет, и значительно меньше предприятий у которых автоматизированы финансы.

Компания не готова к автоматизации, пока ее бизнес модель не устоялась, что весьма характерно для малого бизнеса. Если в компании — в процессах, учете, планировании — хаос, то по итогам автоматизации получится автоматизированный хаос.

Автоматизацию лучше начинать, когда:

• понятны финансовые цели компании;
• есть устоявшаяся бизнес модель и понятны ключевые бизнес процессы;
• бизнес растет, много операций, много данных;
• нужна аналитика по бизнес процессам;
• нужен автоматизированный контроль за сотрудниками;
• нужна отчетность (скорость и точность данных).

Пока этого нет, лучше пользоваться самыми простыми и дешевыми инструментами для учета и формирования отчетности.

Как оценить эффективность автоматизации финансов

Автоматизация должна приносить пользу и увеличивать стоимость бизнеса. Успешная автоматизация — это актив, инвестиция, а не только расходы. Как же понять, что автоматизация принесла пользу?

Если у вас:

• увеличилась скорость обработки информации;
• уменьшились трудозатраты на сбор, ввод и обработку данных;
• внедрен внутренний контроль;
• достигнута детальность аналитики.

то автоматизация у вас прошла успешно.

Чтобы повысить успешность внедрения новых систем я для малого и наверное среднего бизнеса могу дать следующие советы:

• Автоматизация не должна затянуться. Используйте самые простые типовые решения;
• Не усложняйте и не пытайтесь автоматизировать все подряд, даже то что вам сегодня не нужно, но вы думаете, что понадобиться в будущем. Мой опыт внедрения говорит, что клиенты пытаются давать самые сложные кейсы, с учетом нюансов, которых у них нет, но которые возможно когда-то вдруг один раз произойдут и они с упорством хотят все предусмотреть и чтобы у них был этот функционал;
• Меняйте свои процессы под системы. Это быстрее и дешевле, чем менять системы под ваш процессы, особенно когда они не сформулированы;
• На начальном этапе несколько программ под разные задачи — это нормально.
• не игнорируйте бизнес процессы, и если у вас нет четкого понимания что и как должно происходит — лучше это не автоматизировать;
• Старайтесь ничего не скрывать, говорите как есть на самом деле, команде которая занимается внедрением, иначе вы рискуете получить в итоге не то, что вы планировали и в этом будет ваша вина.

Все это значительно повысить успешность внедрения новой системы и ваш бизнес начнет работать более эффективно.

Источник: Блог Антона Пискуна

Задумываетесь об автоматизации своего бизнеса с помощью ERP ODOO – обращайтесь к специалистам компании “Бухконсалт”. Мы вам поможем пройти путь внедрения новой системы на вашем предприятии и сделаем все для того, чтобы внедрение прошло успешно.