Основы основ ведения бухгалтерского учета в ERP ODOO: план счетов, журналы учета

Очень кратко про ODOO

ERP ODOO является одно из самых популярных в мире платформ для бизнес-приложений, которая развивается с 2005 года и за свое существование сменила несколько названий(TinyERP -> OpenERP -> Odoo).

Вокруг Odoo сложилась большая эко-система, включающая более 5000 разработчиков из 23 стран, публикующих более 300 новых приложений каждый месяц.

Развитием Odoo занимается бельгийская компания Odoo SA, включенная в список самых быстрорастущих компаний Европы. В странах СНГ и в Украине в частности она начинает набирать все больше популярности и интереса среди представителей бизнеса, которые задумываются об автоматизации своего бизнеса. И одним из первых вопросов которые все задают есть: “А есть ли в ней возможность вести управленческий и финансовый учет?”.

Я уже раскрывал основные возможности по ведению учета в одной из своих прошлых публикаций.  Сейчас же мы с вами погрузимся в основу основ и поговорим о том, как же устроен учет в ODOO и что лежить в его основе.

Необходимо помнить о том, что Odoo – западная система и учет в ней строится по западному образцу, для стран Европы или Америки ведение учета в Odoo не представляет особой сложности. Для отечественных же пользователей ведение учета в базовой версии системы может представлять некоторые сложности, но слава богу это касается только базовой версии. Разработки таких IT компаний как Simbioz, ERP Ukraine и ряда других компаний приближают систему к реалиям нашего законодательства и делают пригодной систему для полноценного ведения учета.

Основы основ ведения учета

План счетов бухгалтерского учета

Театр начинается с вешалки, а учет начинается с плана счетов. О том, что это такое сейчас и поговорим. И для начала давайте вспомним основную функцию бухгалтерского учета, а именно фиксацию данных о хозяйственных операциях и отображению их в учете. Для хранения этой информации необходима хорошая система которая будет выполнять функцию сортировки и классификации всех операций, которые совершаются в ходе хозяйственной деятельности. Роль такой системы выполняют счета бухгалтерского учета. В системе бухгалтерского учета имеется отдельный счет для каждого актива, каждого обязательства и каждой составляющей собственного капитал, включая доходы и расходы.

Учет может вестись как вручную так и с помощью компьютера, но руководство должно иметь возможность иметь доступ к учетной информации для изучения финансового состояния компании и иметь возможность планировать будущие события.

В то время когда еще не было компьютеров (да, да было такое время) на каждый счет открывали отдельную страницу или карточку. Эти страницы объедененные в книгу или папку называли Главной книгой (general ledger) и даже когда компьютеры вошли в обиход в бухгалтерской среде этот термин остался.

Чтобы облегчить поиск счетов в главной книге каждому счету присвоился свой номер. Список этих номеров с названиями соответствующих счетов и называется планом счетов (chart of accounts).

В базовой версии ODOO если не устанавливать никакие локализации для ведения учета доступен план счетов по умолчанию, которого достаточно для ведения простого учета без особой детализации. Вот этот план счетов:

Вы можете установить в системе план счетов практически любой страны мира и найти его можно в магазине приложений, как правило эти модуля бесплатны и доступны всем для скачивания. Есть в приложениях и украинский план счетов. После установки плана счетов и применения его в настройках вы можете его расширять до необходимого вам уровня. Например после установки украинского плана счетов у нас в системе появляется более 300 счетов, которые мы можем использовать.

Сам план счетов находится в настройках учета: Accounting(Invoicing)/Configuration/Chart off accounts

Поменять установленный план счетов вы можете до момента проведения в учете первой операции, после сего действа из настроек исчезает выбор плана счетов и он фиксируется в системе. Тоже самое касается и валюты учета.

Основные настройки счета учета

Если не устанавливать никаких дополнительных модулей расширяющих возможности учета, то настройки счеты выглядят следующим образом:

Справа мы можем увидеть небольшую таблицу которая нам подсказывает, как тип счета будет влиять на его поведение системы. Об этом я уже писал, но вкратце напомню. В ODOO есть две большие группы счетов:

• те, которые переносят свои остатки на следующий фискальный год (балансовые счета);
• те, которые не переносят (счета учета доходов и расходов)

Для счетов с типом доходов и расходов в конце периода надо закрывать на финансовый результат и тогда на следующий год перенесется итог по периоду. В базовой версии системы нет инструмента, который бы позволил это сделать автоматически, но такой инструмент есть в более расширенных версиях системы.

Основные настройки счета:

Код: номер счета

Название: Дать правильное название счету учета если вы его создаете в системе еще та задача. Но надо придерживаться общего правила: название должно отображать суть того, что будет на нем учитываться.

Тип: для счета критично указать верный тип счета, потому что от него зависит поведение счета в системе. Особенно внимательно надо обращаться с типами дебиторская и кредиторская задолженность, так как на счетах с этим типом отображаются взаиморасчеты с партнерами (контрагентами).

Налоги по умолчанию: если у нас в документах при использовании данного счета должен автоматически подставляться налог, то мы можем здесь указать этот налог. Но следует иметь ввиду, что его бесмысленно указывать в счетах с типом дебиторская или кредиторская задолженность.

Группа: мы можем относить наши счета к определенным группам. Затем эти группы могут использоваться для аккумуляции учетной информации в отчетности. Например счета 31,311,313 могут быть отнесены к группе 31 и затем в отчетности мы увидим на группе 31 сводный оборот со счетов входящих в эту группу

Валюта счета: Если мы планируем в системе вести мультивалютный учет, то для учета движения в валюте нужно выделить отдельные счета. При этом желательно для каждой валюты свой счет. В настройках такого счета нужно указать валюты этого счета. Например если у нас есть счет в банке в иностранной валюте, то мы для учета денежных средств на нем создаем отдельный счет и указываем валюту такого счета (например USD)

Разрешить сверку: очень важная настройка влияющие на то будет ли данный счет сверяться, то есть будет ли привязываться оплаты к задолженностям на этом счете.

Устаревшие: вы можете отключить счет от участия в учете поставив здесь эту отметку.

После установки дополнительного функционала настройки счета значительно расширяются. Как пример приведу настройки в одной из своих сборок системы:

Как мы видим количество настроек увеличилось в связи с увеличением возможности системы по ведению учета.

Система двойной записи

В 1494 году Лука Пачоли придумал систему, которая легла в основу идеологии бухгалтерского учета, а именно систему двойной записи. Гете назвал это изобретение одним из самых замечательных в истории. И с этим трудно не согласиться, особенно бухгалтерам.

В чем же суть двойной записи? Если копнуть в самую глубь, то все экономические явления имеют два аспекта: затраты и вознаграждение, убыток и выгода, источник и использование, которые возмещают или компенсируют друг друга. В системе двойной записи (double-entry system) все операции учитываются по дебету одного счета и по кредиту другого, таким образом чтобы сумма по дебету была всегда равна сумме по кредиту. За счет этого поддерживается баланс. Все современные системы бухгалтерского учета основываются на этом принципе.

А что такое дебет или кредит? Вполне резонный вопрос.

Мы уже расмотрели что такое счет бухгалтерского учета. Этот счет имеет свою структуру и правила записи на него информации. Сам счет имеет следующую структуру: название, левую сторону, которая называется дебетом (debit) и правую сторону, которая называется кредитом (credit).  Визуально это модель выглядит так:

Разница между итоговой суммы по дебету и итоговой суммы по кредиту называется сальдо (balance) или остатком по счету. В зависимости от типа счета сальдо может быть как дебетовым так и кредитовым, а на некоторых счетах и таким и таким.

Сама бухгалтерская запись в ODOO выглядит так:

Как мы видим бухгалтерская запись в ODOO делается построчно, то есть каждый счет пишется в отдельной строке и имеет свою аналитику. Все бухгалтерские записи в ODOO называются журнальными проводками (journal entry), а процесс отражения операций называется регистрацией в журнале (journalizing). Все бухгалтерские записи делаются в соответствующих журналах (journal), которые используются для идентификации индивидуальных операций и для их группировки по какому то признаку.

Запись журнала всегда должна быть сбалансирована, то есть сумма по дебету всегда должна быть равна сумме по кредиту. После регистрации хозяйственных операций в журнале и ее публикации (posting) данные проводки переносятся в главную книгу (general ledger). Для проверки правильности ведения учета бухгалтер может периодически составлять пробный баланс (trial balance). В ODOO в него можно включать не только опубликованные записи, но и их черновики (то есть непроведенные проводки)

Журналы учета

В ODOO вы можете создавать столько журналов сколько вам нужно для ведения учета. Сделать вы это можете если зайдете в Accounting/Configuration/Journal. Сами журналы имеют ряд настроек которые могут влиять на то, какие вы сможете в них регистрировать операции.

Тип журнала будет определять, какие операции вы сможете в нем регистрировать и каких документах вы сможете его выбрать.

Типы журналов:

1. Продажа (Sale) – этот тип журнала предназначен для регистрации операций по взаиморасчетам с вашими дебиторами и только журналы с этим типом вы можете выбрать в Customer Invoice, то есть тех которые фиксируют в учете отгрузки товаров или оказания услуг (расходные накладные, акты);
2. Закупка (Purchase) – этот тип журнала предназначен для регистрации операций по взаиморасчетам с вашими кредиторами только этот тип журнала доступен для выбора в инвойсах поставщиков (Vendor bill)
3. Банк (bank) – используется для регистрации в учете движения денежных средств на расчетных счетах компании. При активации данного типа в журнале появляется ряд дополнительных настроек, среди которых есть привязка к банковским счетам организации
4. Касса (cash) – используется для регистрации в учете операций по движению наличных средств. При активации данного типа, в журнала появляются настройки, в которых нужно указать на каких счетах следует отбражать доходы или убытки от инвентаризации денежных средств.
5. Прочие операции (miscellaneous) – для регистрации прочих бухгалтерских операций, которые не связаны с взаиморасчетами или движением денежных средств.

В настройке журнала также можно указать префикс, который будет использоваться для нумерации документов и записей журналов (поле Short Code)

Для типов журнала “Банк” и “Касса” обязательными являются для заполнения поля “Дебетовый счет по умолчанию” и “Кредитовый счет по умолчанию”. Эти счета учавствуют в создании проводок по этому журналу, когда мы будем фиксировать в учете движение денежных средств.

Если у нас в системе ведется мультвалютный учет, то для фиксаций операций в иностранной валюте в настройках журнала мы должны указать валюту такого журнала. Если в журнале фиксируются операции в базовой валюте – это поле должно быть пустым.

Все записи журналов вы можете найти в Accounting/Adviser/Journal Entry. Также доступны к просмотру и анализу элементы журнала (Journal Item) – Accounting/Adviser/Journal Items, здесь мы можем увидеть все записи сделанные на счетах учета без их группировки по журналам.

Подытожим

Бухгалтерский учет в ODOO является лишь небольшой частью системы, но наверное самой важной. ODOO поддерживает планы счетов любой страны, вы можете самостоятельно создавать и настраивать свои планы счетов и расширять их до бесконечности. Как и любая другая бухгалтерская система ODOO основывается на принципе двойственности и учет в ней построен на методе двойной записи. За счет этого в системе в целом поддерживается баланс. Все записи которые вы делаете в учете группируются по журналам учета, которые также имеют свои типы.

Источник: Блог консультанта