Печать как реквизит первичного документа: обязательна или нет

Печать не относится к обязательным реквизитам первичного документа. Тем не менее, зачастую на наличии печати настаивают как сами контрагенты, так и контролирующие и судебные органы. Выясним, кто и когда должен ставить оттиск печати на первичных документах, а когда такой необходимости нет

Является ли печать обязательным реквизитом первичного документа

Обязательные реквизиты первичных документов определены ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее —Закон о бухучете).

Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• название документа (формы);
• дату и место составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
• должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личную подпись или прочие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Как видим, печати среди обязательных реквизитов первичных документов нет. Однако в п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88 (далее — Положение № 88), прописана следующая норма:

«Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью».

То есть возможность использования печати прямо предусмотрена Положением № 88. Так что напрашивается вывод, будто в случае, когда у субъекта хозяйствования имеется печать, он ее может ставить. Однако это не совсем так. Ведь законодательством не всегда предусмотрена ОБЯЗАННОСТЬ субъекта хозяйствования иметь печать. Об этом четко указано и в ст. 58¹ ХКУ, в которой предусмотрено, что субъект хозяйствования МОЖЕТ иметь печать.

Напомним!

Субъектами хозяйствования являются:

1) хозяйственные организации — юридические лица, созданные в соответствии с ГКУ, государственные, коммунальные и прочие предприятия, созданные согласноХКУ, а также другие юрлица, осуществляющие хозяйственную деятельность и зарегистрированные в установленном законом порядке;

2) граждане Украины, иностранцы и лица без гражданства, осуществляющие хозяйственную деятельность и зарегистрированные в соответствии с законом как предприниматели (ч. 2 ст. 55 ХКУ).

Итак, давайте рассмотрим в разрезе физлиц-предпринимателей и юрлиц, кто и в каких случаях должен иметь печать.

Обязаны ли субъекты хозяйствования иметь печати

Физлицо — субъект хозяйствования

Общее правило

Использовать ли печать при осуществлении хозяйственной операции, физлица-предприниматели решают самостоятельно (в зависимости от специфики деятельности). Ведь ст. 128 ХКУ, которая определяет особенности статуса гражданина как субъекта хозяйствования, не содержит требований об обязательном наличии печати у такого субъекта хозяйствования. Соглашаются с этим и налоговики (подкатегория 135.01 «ЗІР»). Более того, о возможности не использовать печать для скрепления своей подписи отмечают и другие госорганы — Госкомпредпринимательства в письме от 06.09.2005 г. № 7669 и Минюст Украины в письме от 01.12.2005 г. № 19-48-92.

Таким образом, неиспользование физлицом-предпринимателем печати для скрепления подписи на первичном документе вполне правомерно.

Исключения: когда наличие печати у предпринимателя обязательно

Все зависит от специфики деятельности субъекта хозяйствования. Приведем несколько наиболее распространенных исключений, касающихся необязательного характера печати.

1. Нотариус

Частный нотариус должен иметь печать с изображением Государственного Герба Украины, который содержит слова «частный нотариус», его фамилия, имя и отчество, название нотариального округа. Такая обязанность прямо предусмотрена ст. 26 Закона Украины «О нотариате» от 02.09.1993 г. № 3425-ХII.

2. ФЛП — плательщик НДС

По данному поводу было очень много вопросов. Ведь, с одной стороны, ФЛП не обязано иметь печать (ст. 128 ХКУ), а с другой — налоговая накладная, выписанная продавцом (поставщиком), должна быть скреплена печатью (см., к примеру, до недавнего времени действующий Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом Миндоходов от 14.01.2014 г. № 10). Подробнее данную проблему мы рассмотрели в материале«Обязательна ли печать предпринимателя на налоговой накладной» газеты«Интерактивная бухгалтерия».

Довольно часто споры касательно печати доходили до судов. И судебные органы не всегда становились на сторону предпринимателя (см., например, определение ВАСУ от 17.12.2013 г. по делу № 2а-1616/10/2570 (решение № К-41111/10)). Для того чтобы выйти из данной ситуации, предприниматели делали себе только одну печать «Для налоговых накладных».

С 01.01.2015 г. все налоговые накладные составляются исключительно в электронной форме. Следовательно, все налоговые накладные скрепляются электронными цифровыми подписями должностных лиц налогоплательщика И электронной цифровой подписью, являющейся аналогом оттиска печати поставщика (продавца). Налоговая накладная не скрепляется электронными цифровыми подписями (печатью) получателя (покупателя) товаров/услуг. Наложение электронных цифровых подписей должностных лиц (печатей) налогоплательщика осуществляется в порядке, определенном законодательством (п. 19 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом Минфина от 22.09.2014 г. № 957).

Поэтому, поскольку электронная цифровая подпись фактически является аналогом «мокрой» печати, предпринимателям — плательщикам НДС все же придется иметь такую печать.

Юридическое лицо

Общее правило

До недавнего времени, а если быть точными — до 30.10.2014 г., юрлица обязаны были использовать печати. Такую обязанность регулировала отдельная норма — ч. 2 ст. 207 ГКУ (в редакции, действовавшей до 30.10.2014 г.): «правочин, осуществляемый юридическим лицом, подписывается лицами, уполномоченными на это его учредительными документами, доверенностью, законом или прочими актами гражданского законодательства, и скрепляется печатью».

Но уже с 31.10.2014 г. обязанность иметь печать превратилась в право. Соответствующие изменения в ГКУ внес Закон Украины от 15.04.2014 г. № 1206-VII. Таким образом, на сегодняшний день ч. 2 ст. 207 ГКУ предусматривает:

Цитата!

«Правочин считается совершенным в письменной форме, если он подписан его стороной (сторонами).

Правочин, совершаемый юридическим лицом, подписывается лицами, уполномоченными на это его учредительными документами, доверенностью, законом или прочими актами гражданского законодательства.

Обязательность скрепления правочина печатью может быть определена по письменной договоренности сторон».

 (ч. 2 ст. 207 ГКУ)

Когда наличие печати для юрлица обязательно, а когда — нет

Считаем, что в данном случае нужно руководствоваться правилами составления первичных документов. Ведь помним, что в отдельных ситуациях законодательством предусмотрены типовые формы первичных документов, которые предприятие обязано использовать и следовать правилам их составления.

1. Правила составления первичного документа не предусматривают наличие печати.

Имеются в виду первичные документы, для которых не предусмотрены специальные правила составления (типовые формы которых не утверждены), а также те, правила составления которых прямо не предусматривают наличие печати.

Прежде всего отметим, что ранее, когда печать для юрлица еще была обязательной, вопрос ее проставления на первичных документах все равно был открытым. Ведь Положение № 88предусматривало право на скрепление личной подписи печатью, а не обязанность (не говорим сейчас о типовых формах первичных документов, которые предприятие обязано использовать и руководствоваться правилами их составления). Поэтому, если правилами составления конкретного первичного документа не предусматривалось наличие печати, часть субъектов хозяйствования пользовалась своим правом и не ставила ее оттиск на первичном документе. Другая часть «осторожных» субъектов хозяйствования все же проставляла печати.

Кто был прав в данной ситуации, а кто — нет, трудно сказать. Ведь даже судебные органы разделились в ответе на данный вопрос.

Так, в большинстве ситуаций судебные органы приходили к выводу, что наличие печати НЕобязательно и что такие нормы носят рекомендательный характер (см., например, определение ВАСУ от 11.10.2012 г. № К/9991/11172/11, постановления ВХСУ от 07.08.2012 г. по делу № 5009/102/12, от 22.04.2013 г. по делу № 5017/606/2012, от 30.07.2014 г. по делу№ 904/689/14 и от 23.12. 2014 по делу № 910/6242/14).

Однако были случаи, когда судебные органы отмечали, что «оттиск печати предприятия, имеющийся, в частности, на первичных документах, является свидетельством участия такого предприятия, как юридического лица, в осуществлении определенной хозяйственной операции»(см. постановление ВХСУ от 09.04.2013 г. по делу № 5023/5085/12). Правда, принимая такое решение, судьи исходили из того, что юрлицо должно иметь печать. А поскольку с 31.10.2014 г. юрлицо не обязано иметь печать, соответственно и апеллировать к данным судебным решениям пока нет смысла.

Следовательно, в общем случае предприятие на сегодня НЕ обязано проставлять оттиск печати на первичном документе, если правила составления такого документа прямо этого не предусматривают. Иная ситуация — когда все же правилам составления четко предусмотрено, что должна быть печать. Об этом — далее.

2. Правила составления первичного документа четко предусматривают наличие оттиска печати.

Имеются в виду те первичные документы, составление которых прямо предусмотрено отдельными нормативно-правовыми актами и, соответственно, утверждены их типовые формы.

Для того чтобы было понятнее, о чем идет речь, рассмотрим данную ситуацию на примереприходного кассового ордера (типовой формы № КО-1, утвержденной постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637, далее — Положение о кассовых операциях).

Так, прием наличных в кассу производится по приходным кассовым ордерам (типовой формы № КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия. О приеме предприятиями наличных в кассу по приходным кассовым ордерам выдается заверенная печатью данного предприятия квитанция (что является отрывной частью приходного кассового ордера) с подписями главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем (п. 3.4Положения о кассовых операциях).

В случае когда наличие печати было обязательным для юрлица (до 31.10.2014 г.), проблем с составлением приходного кассового ордера не было: существует прямая норма о необходимости оттиска печати, а значит, такой оттиск ставился. Каких-либо исключений из данного правила не было.

С 31.10.2014 г. ситуация кардинально изменилась. На сегодняшний день при составлении приходного кассового ордера возникает довольно интересная ситуация, возникшая из-за следующей двойственности норм:

1) юрлицо не обязано использовать печать согласно ч. 2 ст. 207 ГКУ;

2) наличие оттиска печати на прибыльном кассовом ордере предусмотрено п. 3.4Положения о кассовых операциях. О ее необходимости отмечают и контролеры в подкатегории 109.15 «ЗІР»: «поскольку форма приходного кассового ордера предполагает место печати, то субъект хозяйствования при оформлении кассового ордера должен ставить печать предприятия, а на приложениях к нему штамп или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год)».

Следовательно, Минюст предусмотрел такую ситуацию, поэтому в письме № 6820-0-4-14/8.1 от 14.08.2014 г. на вопрос «Если принятым до принятия Закона Украины от 15 апреля 2014 года № 1206-VII подзаконным актом предусмотрено проставление печати, но нормы данного Закона предусматривают необязательность применения печати, то обязательно ли применять печать в таком случае?» ответил, что в связи с отменой печати премьер-министр поручил всем центральным органам исполнительной власти согласно своей компетенции привести в соответствие все свои нормативно-правовые акты.

Однако, как видим, пока этого не сделано. Таким образом, пока не будет внесено в такие правила составления первичных документов соответствующих изменений касательно возможности использования печати (не обязанности), такие правила необходимо учитывать.

Поэтому, считаем, что если у предприятия имеется печать, на первичных документах, где ее наличие прямо требуется, такую печать нужно ставить. Если же предприятие не имеет печати, ситуация несколько сложнее. Скорее всего, правомерность составления таких первичных документов придется доказывать в суде.

Какие последствия отсутствия печати на первичных документах, на которых ее наличие прямо предусматривается?

Тот факт, что первичный документ без печати является правильно составленным, придется доказывать как контролерам, так и судьям. Ведь, хотя предприятие и не обязано иметь печать, в отдельных случаях наличие данной печати на документах прямо предусмотрено законодательством (например, на приходном кассовом ордере).

Однако можно все же настаивать на том, что печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 Закона о бухучете). Так, к примеру, при допущении ошибки в приходном кассовом ордере служители Фемиды отмечают, что в случае наличия в документе обязательных реквизитов первичных документов за нарушение не должны применяться штрафные санкции, предусмотренные Указом Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» от 12.06.1995 г. № 436/95

Впрочем, лучше избегать такого риска и ставить печати на тех документах, где их наличие прямо предусмотрено законодательством, если, конечно же, у субъекта хозяйствования такая печать имеется. Если печати нет (ведь ее наличие необязательно), следует готовиться к тому, что и контрагенты, и контролеры будут с опаской смотреть на документы без печати, как следствие, вы будете вынуждены доказывать свое право не пользоваться печатью в суде.

Ирина ЛИТВИНЧУК,

бухгалтер-эксперт
газеты «Интерактивная бухгалтерия»