Пенсійний фонд відповідає на питання щодо заповнення таблиці 5 форми N Д4

Запитання 1.

Коли необхідно заповнювати реквізит 7 “Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом (1 – так, 0 – ні)”?

Є думка, що цей реквізит заповнюють, якщо в реквізиті 8 “Категорія особи**” проставлено “З” – особи, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру. Тож якщо у реквізиті 8 проставлена категорія застрахованої особи “1”, “2”, “4”, “5”, “6”, “7”, “8”, то реквізит 7 не заповнюють узагалі.

Якщо в реквізиті 8 проставлена категорія особи 3, то в реквізиті 7 проставляють:

“1”, якщо договір цивільно-правового характеру укладено з працівником (основним чи сумісником);

“0”, якщо договір ЦПХ укладено зі сторонньою фізособою (не з працівником).

Чи вважатиметься помилкою, якщо в реквізиті 7 проставлено “0”, а в реквізиті 8 проставлено “1”?

Реквізит 7 “Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом (1 – так, 0 – ні)” заповнюється, коли особа працює на підприємстві як найманий працівник (з трудовою книжкою), тобто це основне місце роботи, а також паралельно виконує на цьому ж підприємстві умови договору ЦПХ або сумісництво – проставляється “1”.

В інших випадках проставляється “0”.

Запитання 2.

Чи потрібно заповнювати реквізити 12 – 15, якщо відображається інформація про початок або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (код у реквізиті 8 – “5”); для догляду за дитиною до 3 років (код у реквізиті 8 – “6”); для догляду за дитиною від трьох до шести років (код у реквізиті 8 – “4”)? Чи зазначені реквізити заповнюють тільки у разі прийняття, звільнення і переведення працівника, коли у реквізиті 8 вказано “1” або “2”?

Реквізити 12 – 15 таблиці 5 заповнюються за умов:

1. було укладено або розірвано трудовий договір;
2. особу було переведено на іншу посаду або роботу в того самого страхувальника;
3. особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби (з виключенням зі списків особового складу військової частини (військового навчального закладу, установи тощо)) у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби.

Запитання 3.

Як показувати переведення працівника з посади на посаду на постійній основі у таблиці 5 форми N Д4: двома рядками (перший – на закінчення роботи за старою посадою, а другий – на початок роботи за новою посадою) чи одним (тільки на початок роботи за новою посадою)?

Запис про переведення спеціаліста заноситься в трудову книжку, як і запис про зміну рангів спеціалістів державної служби. Отже, в таблиці 5 обов’язково відображаємо переведення з посади на посаду із зазначенням працівника у двох рядках.

У першому рядку зазначається звільнення працівника, у другому – прийняття на роботу.

Запитання 4.

Якщо заповнюємо таблицю 5 форми N Д4 про особу, яка:

• (1) вперше вступила на військову службу;
• (2) закінчила проходження військової служби (з виключенням зі списків особового складу військової частини (військового навчального закладу, установи тощо)) в порядку, установленому положеннями про проходження військової служби, то для таких осіб у реквізиті 8 передбачено й новий код категорії особи – “8” (особи з числа військовослужбовців, особи рядового та начальницького складу).

Про період військової служби повідомляють страхувальники, що приймають на службу таку особу. Чи правильно не заповнювати реквізити 12, 13, 14 і 15 для таких осіб?

Але на таких осіб необхідно заповнити реквізит 19 “Військове звання”, у якому слід зазначити військове звання військовослужбовця. Чи “звичайні” роботодавці (підприємства, організації, установи, підприємці) заповнюють рядки з реквізитом 19 таблиці 5 форми N Д4 на працівників, яких призвано на строкову або контрактну службу в період трудових відносин і для яких гарантії щодо збереження зарплати та місця роботи передбачені ч. 3 ст. 119 Кодексу законів про працю України, – про початок та закінчення такої служби?

Реквізит 19 “Військове звання” в таблиці 5 підлягає заповненню щодо особи, яка вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби; яку було переведено з однієї посади на іншу тощо, реквізит “військове звання” мають заповнювати тільки силові відомства (військові частини, органи поліції тощо).

Запитання 5.

У серпні 2018 року працівницю було прийнято на роботу. У реквізитах 12 та 15 таблиці 5 була зазначена посада “Виконавчий директор”. З’ясувалося, що відповідно до Класифікатора професій посада має зазначатися як “Директор виконавчий”. Це технічна помилка, а не переведення працівника з однієї посади на іншу. Тож до кадрових документів внесено уточнення щодо назви. Зокрема, до трудової книжки вносять запис не про переведення, а про визнання недійсним запису про прийняття та внесення правильного запису (керуючись п. 2.10 Інструкції N 58). Чи потрібно відображати це в таблиці 5 форми N Д4? Якщо так, то яким чином?

Вважаємо, що раніше внесений запис до таблиці 5 з неправильною назвою потрібно виправити.

Для цього необхідно подати таблиці 5 форми N Д4 за серпень 2018 року з типом: “скасовуюча” – у ній навести раніше вказаний рядок з неправильними даними щодо такої застрахованої особи (у реквізитах 12 та 15 – “Виконавчий директор”; правильні дані щодо інших застрахованих осіб не наводимо); “початкова” – з правильними даними щодо такої застрахованої особи (у реквізитах 12 та 15 – “Директор виконавчий”).

Проте такі виправлення стосуються лише працівників, які прийняті, звільнені чи переведені починаючи з 01.08.2018 р.

А якщо потрібно коригувати дані таблиці 5 за місяці до оновлення форми N Д4 (за звітні місяці до серпня 2018 року), то чи потрібно заповнювати на таких осіб реквізити 12 – 15?

На нашу думку, подаючи таблицю 5 за місяці до оновлення форми N Д4, слід заповнювати не усі реквізити, а лише ті, які були у формі до її оновлення. А отже, якщо уточнюється посада працівника, якого прийнято (звільнено, переведено) до 01.08.2018 р., і на нього в таблиці 5 реквізити 12 – 15 не заповнювалися, то у випадку уточнення раніше поданих даних ці реквізити не показують у таблиці 5. Відомості в таблицях звіту можуть бути скасовані та подані початкові, але зміни подаються згідно з чинними на той момент нормативно-правовими документами.

Запитання 6.

Чи потрібно заповнювати таблицю 5 форми N Д4 у випадку, коли працівниця вийшла заміж і змінила прізвище? І чи будуть нюанси, якщо копію паспорта вона надала із запізненням (пізніше місяця, протягом якого отримала новий паспорт із новим прізвищем)?

Ні, не потрібно. У наступному звітному місяці в таблицях звіту потрібно зазначити особу з новим прізвищем.

У разі якщо виявили помилку в ПІБ та реєстраційному номері облікової картки платника податків (ідентифікаційному номері) за період до 2010 року. Виправляємо сьогодні, але за нормами чинного Порядку за період до 2010 року, тобто Порядку формування та подання органам Пенсійного фонду України відомостей про застраховану особу, що використовуються в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 10.06.2004 р. N 7-6.

У разі виявлення недостовірних відомостей, які подані та/або накопичені в електронних базах даних персоніфікованого обліку, страхувальник подає до відповідного територіального органу Пенсійного фонду необхідні коригуючі або скасовуючі документи щодо виявлених недостовірних звітів про застраховану особу.

Виявили помилки за період з 01.01.2010 р. по 31.12.2010 р. Коригуючі (коригуючий або скасовуючий документ) дані до системи персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб надаються згідно з Порядком формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованих внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування органам Пенсійного фонду України, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 05.11.2009 р. N 26-1, у таких випадках:

• якщо страхувальником було допущено помилку в прізвищі, імені або по батькові застрахованої особи, подаються коригуючі відомості, зазначені в таблиці 5 додатка 4 до Порядку, з позначкою “коригуюча”, які є підставою для заміни значень реквізитів відповідної таблиці, що попередньо була подана до органів Пенсійного фонду.

На підставі поданої таблиці 5 додатка 4 до цього Порядку з позначкою “коригуюча” проводиться технологічна заміна попередньо накопичених даних в обліковій картці особи на актуальні дані, що подані страхувальником у таблиці з позначкою “коригуюча”.

Лист ПФУ від 18.01.2019 р. N 1910/04-22

Бухгалтер