«Переходные» отпуска

Ситуация, когда отпуск начинается в одном месяце, а продолжается в следующем, довольно распространенная. В таком случае у бухгалтера обычно возникает несколько вопросов:

1. Надо ли распределять «переходные» отпускные по месяцам и относить их к фонду оплаты труда того месяца, за который они были начислены?

2. Как определить максимальную величину для применения ЕСВ?

3. Относить ли отпускные к соответствующим периодам их начисления в целях применения ставок 15%/17% и расчета предельного дохода для применения социальной льготы по НДФЛ?

4. Когда уплачивать НДФЛ и ЕСВ?

5. Как отразить «переходные» отпускные в отчетности по НДФЛ и ЕСВ?

Итак, рассмотрим все вышеперечисленные вопросы по очереди.

Фонд оплаты труда. Отпускные, как выплаты за неотработанное время, включаются в фонд дополнительной заработной платы в составе фонда оплаты труда предприятия (пп. 2.2.12 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной Гос­комстатом от 13.01.2004 г. № 5,далее — Инструкция № 5). Суммы начислений за время отпусков распределяютсяпропорционально времени, приходящегося на дни отпуска в соответствующем месяце(пп. 1.6.1 Инструкции № 5). Итак, «переходные» отпускные следует относить к фонду оплаты труда того месяца, за который они были начислены. Это важный момент для дальнейших выводов.

Максимальная величина для применения ЕСВ. Поскольку в соответствии с ч. 3 ст. 7 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI (далее — Закон № 2464) для начисления ЕСВ существует ограничение максимальной величиной, то распределение «переходных» отпускных в некоторых случаях будет иметь решающее значение.

Напомним!

Максимальная величина базы начисления единого взноса — максимальная сумма дохода застрахованного лица, которая равна семнадцати размерам прожиточного минимума для трудоспособных лиц, установленного законом, на которую начисляется единый взнос.

(п. 4 ч. 1 ст. 1 Закона № 2464)

В 2014 году максимальная величина для начисления ЕСВ составляет 20706 грн (см.справочник «Максимальный размер зарплаты, на которую начисляется ЕСВ»).

В соответствии с абз. 6 пп. 2 п. 4.3 Инструкции о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденной приказом Министерства доходов и сборов Украины от 09.09.2013 г. № 455 (далее — Инструкция № 455), применение максимальной величины при начислении ЕСВ на суммы оплаты ежегодного отпуска, период которого более месяца, осуществляется отдельно за каждый месяц.

ЕСВ исчисляется ежемесячно на основании бухгалтерских и прочих документов, в соответствии с которыми осуществляется начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) выплат (дохода), на которые начисляется единый взнос (абз. 1 пп. 1 п. 4.3 Инструкции № 455). Поэтому для осуществления начислений и удержаний ЕСВ отпускные распределяют по месяцам. Для этого сумма отпускных за дни, приходящиеся на несколько месяцев, делится на части, которые относятся к соответствующему месяцу. А каждая часть добавляется к заработной плате того месяца, на дни которого она приходится.

То есть как видим, нормы Инструкции № 455 соответствуют нормам Инструкции № 5, которой следует руководствоваться при определении фонда оплаты труда (пп. 5 п. 4.3Инструкции № 455).

Предельный размер дохода для применения ставки НДФЛ и налоговой социальной льготы по НДФЛ. Поскольку при обложении НДФЛ применяется шкала ставок, то для ее правильного использования мы также должны ответить и на такой вопрос: нужно ли учитывать доход в виде отпускных для обложения НДФЛ полностью в месяце его начисления или же мы должны распределять его по месяцам?

Напомним!

Ставка налога равна 15% базы налогообложения относительно доходов, начисленных (выплаченных, предоставленных) в форме заработной платы. Если база налогообложения в календарном месяце превышает десятикратный размер минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января отчетного налогового года, к сумме такого превышения применяется ставка 17%.

(п. 167.1 НКУ)

То есть в 2014 году ставка НДФЛ 15% применяется к сумме зарплаты, не превышающей12180 грн, а к сумме превышения применяется ставка 17%.

Важным является порядок определения дохода и для применения налоговой соцльготы по НДФЛ, ведь право на нее возникает только в случае, если доход не превышает предельной суммы.

Напомним!

Налоговая соцльгота применяется к доходу, начисленному в пользу налогоплательщика в течение отчетного налогового месяца как заработная плата, если его размер не превышает суммы, равной размеру месячного прожиточного минимума, действующего для трудоспособного лица по состоянию на 1 января отчетного налогового года, умноженного на 1,4 и округленного до ближайших 10 гривен.

(пп. 169.4.1 НКУ)

То есть в 2014 году соцльгота применяется к доходу, не превышающему 1710 грн в месяц.

Возвращаясь к вопросу о распределении отпускных для обложения НДФЛ, находим ответ на него в абз. 3 пп. 169.4.1 НКУ, а именно: если налогоплательщик получает доходы в виде заработной платы за период ее сохранения согласно законодательству, в т.ч. за время отпуска, то с целью определения предельной суммы дохода, дающего право на получение налоговой социальной льготы, и в других случаях, их налогообложения такие доходы (их часть) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления. Итак, как и в предыдущих случаях доход в виде отпускных следует распределять по месяцам, за которые он начислен как для применения ставок 15%/17%, так и для определения предельного дохода для применения налоговой соцльготы.

Это подтверждает и порядок перерасчета НДФЛ согласно пп. 169.4.2 НКУ. Ведь он проводится в том числе для решения вопроса правильности налогообложения «переходных» сумм (отпускные, больничные). Данные суммы в целях перерасчета относятся к соответствующим периодам их начисления. Это мнение также изложено в письме ГНСУ от 19.02.2013 г.№ 2972/0/51-12/17-1115.

Когда уплачивать НДФЛ и ЕСВ. А вот для уплаты ПДФО и ЕСВ — никакого распределения. Их полностью уплачивают в момент выплаты отпускных, даже если часть отпускных приходится на следующий месяц (ч. 8 ст. 9 Закона № 2464 и пп. 168.1.2 НКУ).

Отражение «переходных» отпускных в отчетности. В Налоговом расчете сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога (форма № 1ДФ), утвержденном приказом Миндоходов от 21.01.2014 г. № 49, отпускные отражаются в составе заработной платы того месяца, к которому они относятся, с признаком дохода — «101». Перечисленный (в бюджет) налог отражается в фактической сумме.

В Отчете о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, помощи, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование в органы доходов и сборов, форма которого утверждена приказом Миндоходов от 09.09.2013 г. № 454 (далее — Отчет), «переходные» отпускные должны отражаться в месяце их начисления, но отдельно по месяцам, за которые они начислены.

Начиная с 1 января 2013 года в Отчете к перечню кодов типов начислений, который используется при заполнении таблицы 6 приложения 4, добавлен новый код типа начислений «10» «Нарахована сума заробітку (доходу) за дні відпустки», который проставляется в графу 10 «Код типа начислений» и применяется для отражения сумм, начисленных за дни ежегодных и дополнительных отпусков. В соответствии с п. 4.9 Порядка формирования и предоставления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного приказом Миндоходов от 09.09.2013 г.№ 454 (далее — Порядок № 454), суммы, начисленные за дни ежегодных и дополнительных отпусков, вносятся в графу 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» с указанием соответствующего месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в данном месяце, с кодом типа начислений «10».

ЕСВ, удержанный с суммы отпускных за отчетный месяц, проставляется в графе 19.

Суммы, начисленные за дни отпуска следующих месяцев, включаются в поле следующих месяцев и отражаются в отдельных строках за первой строкой с тем же кодом типа начислений «10».

Кроме того, графа «Місяць та рік, за який проведено нарахування» таблицы 6 — это реквизит, обязательный к заполнению для каждой строки и каждого вида дохода, в том числе с обязательным указанием периодов, за которые начислена сумма отпускных, если они приходятся на будущий месяц.

Заполнение Отчета при начислении «переходных» отпускных приведено в примере.

Пример

В мае 2014 года начальник отдела сбыта Петренко В. И. отработал 12 рабочих дней, за которые ему начислена зарплата 4000 грн, сумма ЕСВ (3,6%) составила 144 грн. Кроме того, работник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске с 22 мая по 4 июня 2014 года (14 календарных дней). Сумма отпускных — 7000 грн, где на дни мая пришлась сумма 5000 грн, в т.ч. ЕСВ (3,6%) — 180 грн, а на дни июня — сумма 2000 грн, в т.ч. ЕСВ (3,6 %) — 72 грн.

Также во II квартале 2014 года Петренко В.И. начислены:

• зарплата за апрель в сумме 7000 грн;
• зарплата за 17 рабочих дней июня в сумме 5400 грн.

Общая сумма зарплаты и отпускных за ІІ квартал 2014 года составляет 23400 грн (4000 грн + 7000 грн + 7000 грн + 5400 грн).

Общая сумма НДФЛ, удержанного во II квартал 2014 года, равна 3383,64 грн.

Бухгалтерский и налоговый учет операции по начислению отпускных приведены в таблице.

Таблица

Бухгалтерский и налоговый учет начисления «переходных» отпускных

*Предприятие (условно) относится к 15-му классу риска производства (размер ЕСВ — 37%).