При отражении сумм отпускных в форме № Д4 отчета по ЕСВ необходимо учесть следующие моменты.
1) Суммы отпускных являются базой для начисления и удержания ЕСВ, поскольку согласно п. 2.2.12 Инструкции № 5 относятся к фонду дополнительной заработной платы. В связи с этим в таблице 1 формы № Д4 суммы отпускных будут отражаться в общей сумме заработной платы, начисленной работникам.
Обратите внимание!
Поскольку суммы отпускных являются базой для начисления ЕСВ, то работодателю необходимо при их начислении выполнить требование ч. 5 ст. 8 Закона о ЕСВ о начислении ЕСВ исходя из размера минимальной заработной платы (далее – МЗП):
• если общий доход работника за месяц (зарплата + отпускные) меньше минзарплаты, ЕСВ начисляется исходя из размера МЗП;
• если сумма отпускных за полный календарный месяц меньше МЗП, ЕСВ начисляется исходя из размера МЗП.
Если отпускные за следующий отчетный период начисляются не за целый месяц (то есть после выхода из отпуска работнику может быть начислена зарплата или другой доход), то в отчетном периоде ЕСВ начисляется на фактическую сумму отпускных за будущий период. В таком случае проверка соблюдения нормы ч. 5 ст. 8 Закона о ЕСВ будет осуществляться уже в следующем периоде, когда будет известна окончательная база начисления за соответствующий период (письмо ГФСУ от 11.03.2015 г. № 5084/6/99-99-17-03-03-15).
2) При определении максимальной величины базы начисления ЕСВ суммы отпускных будут учитываться с заработной платой в первую очередь. При этом применение максимальной величины дохода для начисления ЕСВ в случае “переходящих” отпускных осуществляется отдельно за каждый месяц (пп. 2 п. 3 разд. IV Инструкции № 449).
3) Если работник целый месяц был в ежегодном отпуске и в отчетном периоде другие виды доходов, с которых удерживается ЕСВ, ему не начислялись, то такой работник не учитывается при определении показателя “Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано виплати” таблицы 1 формы № Д4.
4) В таблице 6 формы № Д4 суммы отпускных отражаются отдельно строкой с кодом типа начислений “10”.
Если вся сумма отпускных начисляется в месяце ухода работника в ежегодный отпуск, то в таблице 6 отпускные будут отражаться отдельными строками за каждый календарный месяц отпуска в сумме, приходящейся на дни отпуска конкретного месяца, указанного в графе 11 (п. 9 разд. IV Порядка № 435). Например, если работнику в июне начислены заработная плата и отпускные, часть которых приходится на июнь, а часть – на июль, то выплаты такому работнику в таблице 6 будут отражаться тремя строками: первая – заработная плата, вторая – отпускные за июнь, третья – отпускные за июль.
Порядок заполнения таблицы 6 следующий:
• в графе 10 указывается код типа начислений “10”;
• в графе 11 указывается период, за который начислены отпускные;
• графы 13 и 14 в строке отпускных не заполняются.
Графа 14 заполняется в строке с заработной платой (доходом), где указывается количество календарных дней отпуска “за свой счет” согласно ст. 25, 26 Закона об отпусках, т. е. когда за работником не сохранялась заработная плата;
• графа 15 заполняется в случае, если работник находится в отпуске полный отчетный месяц и при этом отпускные ему были выплачены наперед в предыдущем отчетном периоде. Такого работника все равно следует отразить в таблице 6, где на него заполняется только графа 15. Если же работнику были начислены, например, и заработная плата, и вознаграждения по договору ГПХ, и отпускные, то графа 15 заполняется в строке с заработной платой;
• графа 16 в строке с суммами отпускных не заполняется;
• в графе 17 указывается сумма отпускных за отчетный месяц без ограничения максимальной величиной базы для начисления ЕСВ;
• в графе 18 указывается сумма отпускных в пределах максимальной величины базы для начисления ЕСВ. То есть в графе 18 будет отражаться сумма отпускных, с которой будет взиматься ЕСВ после применения максимальной базы для начисления ЕСВ к основной заработной плате;
• графа 19 в строке с отпускными не заполняется;
На заметку!
Если общий доход за отчетный период (зарплата + отпускные) или сумма отпускных за полный календарный месяц меньше размера МЗП, и ЕСВ согласно ч. 5 ст. 8 Закона о ЕСВ начислялся исходя из размера МЗП, то такое доначисление (на разницу между размером МЗП и фактическим размером дохода (отпускных)) в таблице 6 будет отражаться отдельной строкой с кодом типа начислений “13”. При этом также будут заполняться, в частности, графы 19 и 21.
• в графе 20 указывается сумма ЕСВ, удержанного с отпускных;
• в графе 21 указывается сумма ЕСВ, начисленного на отпускные.
Порядок отражения отпускных в отчете по ЕСВ рассмотрим на условном числовом примере.
Пример:
Условие:
Работник Пилипенко Сергей Валентинович (налоговый номер 2323232323) находился в ежегодном отпуске с 22 июня по 13 июля 2015 года продолжительностью 21 к. дн. За июнь ему начислена заработная плата в размере 360,00 грн. и отпускные в размере 1800,00 грн. (июнь – 775,00 грн., июль – 1025,00 грн.). С 8 по 21 июня 2015 года работник находился в отпуске без сохранения заработной платы согласно ст. 26 Закона об отпусках. Ставка ЕСВ – 37 %, для работника место работы является основным.
Решение:
1. Определим сумму начисленного и удержанного ЕСВ:
• заработная плата за июнь: ЕСВ начислено – 133,20 грн. (360,00 грн. х 37 %), ЕСВ удержано – 12,96 грн. (360,00 грн. х 3,6 %);
• отпускные за июнь: ЕСВ начислено – 286,75 грн. (775,00 грн. х 37 %), ЕСВ удержано – 27,90 грн. (775,00 грн. х 3,6 %);
• отпускные за июль: ЕСВ начислено – 379,25 грн. (1025,00 грн. х 37 %), ЕСВ удержано – 36,90 грн. (1025,00 грн. х 3,6 %).
Поскольку общая сумма дохода работника за июнь 2015 года – 1135,00 грн. (360,00 грн. + 775,00 грн.) не превышает размера МЗП – 1218,00 грн., работодателю необходимо выполнить требование ч. 5 ст. 8 Закона о ЕСВ и на дополнительную базу ЕСВ (разница между размером МЗП и фактическим доходом за июнь) доначислить ЕСВ по основной ставке.
Дополнительная база ЕСВ: 1218,00 грн. – 1135,00 грн. = 83,00 грн.
Сумма ЕСВ, начисленная на дополнительную базу начисления: 30,71 грн. (83,00 грн. х 37 %).
2. В таблице 6 за июнь 2015 года на Пилипенко С. В. будет заполнено 4 строки.
Порядок отражения отпускных в таблицах 1 и 6 формы № Д4 отчета по ЕСВ приведен на рисунках 1 и 2.
Рисунок 1
Фрагмент заполнения таблицы 1 формы № Д4 отчета по ЕСВ за июнь 2015 года
Рисунок 2
Фрагмент заполнения таблицы 6 формы № Д4 отчета по ЕСВ за июнь 2015 года
Наталья Каламайко