Трудовим законодавством регламентовано певні правила використання та оформлення роботодавцем найманої праці. Більшість таких документів є обов’язковими і повинні відповідати певним стандартам.
До обов’язкових кадрових документів належать:
- Штатний розпис. Назви посад у штатному розписі зазначаються відповідно до Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. № 327.
- Правила внутрішнього трудового розпорядку.
- Табель обліку робочого часу.
- Накази з кадрових питань (по особовому складу). Накази групуються відповідно до строків зберігання: накази тривалого строку зберігання 75 років і більше та накази тимчасового строку зберігання до 5 років.
- Книга наказів (журнал обліку наказів). Реєстрація наказів теж відбувається за терміном їх зберігання.
- Особові картки працівників за формою П-2. Особова картка передбачена наказом Держкомстату України від 25.12.2009 р. № 495/656.
- Трудові книжки працівників та Книга (журнал) обліку руху трудових книжок.
- Графік відпусток.
- Трудові угоди (контракти).
- Колективний договір (для юридичних осіб).
- Посадові (робочі) інструкції працівників.
- Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами.
- Положення про охорону праці.
- Дозвіл на обробку персональних даних та зобов’язання про нерозголошення персональних даних.
- Зобов’язання про дотримання конфіденційної інформації (угода).
Даний перелік не є вичерпний, законодавством можуть бути передбачені інші документи.
Ведення кадрових документів під час воєнного стану
У свою чергу, посадовці Держпраці пояснили, що, відповідно до статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX, роботодавець самостійно визначає порядок роботи кадрових служб на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які будуть вестися на період воєнного стану.
Серед обов’язкових документів — штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, табель обліку робочого часу, накази з кадрових питань, особові картки працівників, їх трудові книжки та журнал обліку руху трудових книжок, графік відпусток, трудові договори, посадові інструкції.
Бажано, щоб кадрова служба створила цифрові копії згаданих документів, які доцільно розмістити на декількох носіях у різних регіонах (жорсткі диски комп’ютерів, флеш-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, картки пам’яті), зберегти в хмарних сховищах (google-диск, файлообмінники, тощо). Це убезпечить від втрати документів у разі фізичного знищення одного з носіїв.
