Підсумований облік робочого часу: запровадження, документальне оформлення та відповідальність

Запровадження підсумованого обліку робочого часу

У разі запровадження підсумованого обліку робочого часу треба звернути увагу на:

— нормативні акти, якими слід керуватися;

— те, що це буде підсумований облік робочого часу зі зміною режиму роботи чи без зміни;

— документальне оформлення.

А також бухгалтеру слід поставити собі такі запитання:

— чи слід попереджати працівників за два місяці про запровадження підсумованого обліку робочого часу;

— чи завжди в разі робіт за змінами застосовується підсумований облік;

— на який період запроваджується і чи слід щороку погоджувати його запровадження з профспілковим комітетом?

Підсумований облік робочого часу зі зміною режиму роботи

Як правило, запроваджується підсумований облік робочого часу, регульованого графіками змінності, там, де змінюється режим роботи, тобто кількість змін у добі, режим праці, режим відпочинку тощо.

Такі зміни відбуваються згідно з нормами ст. 61 КЗпП і частин третьої та четвертої ст. 32 КЗпП. Тобто, по-перше, працівника слід повідомити про ці зміни не пізніше ніж за два місяці. Якщо неможливо зберегти колишні умови праці і якщо працівник не погоджується на продовження роботи на нових умовах, такий трудовий договір може бути припинено за п. 6 ст. 36 КЗпП.

Підсумований облік робочого часу без змін режимів роботи

Прикладом підсумованого обліку робочого часу зі збереженням режиму роботи може бути гнучкий режим робочого часу з підсумованим обліком та однозмінного п’ятиденного або шестиденного робочого тижня. Тут зрозуміло, що запровадження відбувається без графіка змінності.

Запровадження підсумованого обліку робочого часу без змін режимів роботи частіше відбувається у разі впорядкування трудових відносин із недотриманням щоденної та щомісячної тривалості робочого часу, з такою самою кількістю змін, таким самим режимом праці та відпочинку.

Зверніть увагу!

Нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень, але можна встановити меншу норму робочого часу (ст. 50 КЗпП). Згідно із зазначеним у ст. 51 КЗпП, можливою є скорочена тривалість робочого часу на тиждень для певних груп працівників, наприклад працівників, зайнятих на шкідливих роботах, осіб віком від 16 до 18 років та інших.

Гнучкий графік частіше застосовується для управлінського персоналу.

Документальне оформлення

Тут слід бути максимально уважними, адже є запровадження підсумованого обліку зі зміною графіка роботи, а є без зміни графіка роботи. Крім того, підсумований облік можна запровадити на невизначений строк або на визначений.

Якщо запроваджується підсумований облік робочого часу, бухгалтер повинен проконтролювати, аби була дотримана ось така схема документального оформлення:

1) якщо є профспілковий комітет, керівник подає голові профспілки заяву про погодження запровадження підсумованого обліку робочого часу та графіків змінності;

2) витяг із протоколу засідання профспілкового комітету з погодженням запровадження підсумованого обліку робочого часу та графіків змінності;

3) наказ про внесення змін до організації виробництва та праці: про зміну в структурному підрозділі режиму роботи із запровадженням підсумованого обліку робочого часу та графіків змінності на перший обліковий період.

4) заяви від працівників про згоду на продовження роботи в нових умовах або про відмову;

5) наказ про зміну конкретним працівникам істотних умов праці — зміну режиму роботи із запровадженням підсумованого обліку робочого часу і графіків змінності. Наказ має бути видано після закінчення двомісячного терміну повідомлення на підставі заяв працівників, тут має чітко зазначатися про зміну режиму роботи.

Якщо відбувається зміна графіків роботи, наказ видається не пізніше ніж за два місяці до запровадження. Цей час охоплює також місячний строк ознайомлення працівників із графіками змінності.

Якщо немає зміни графіків, наказ має бути видано не пізніше ніж за місяць до запровадження підсумованого обліку для своєчасного ознайомлення працівників із графіками змінності. У наказі чітко зазначається, що режим роботи залишається тим самим.

Правила застосування підсумованого обліку робочого часу

У Методрекомендаціях №138 прописано правила застосування цього «особливого» виду обліку робочого часу. Звернемо увагу бухгалтерів на ключові моменти, а саме:

— у п. 2 та 3 наголошується, що запровадження підсумованого обліку робочого часу та розроблення графіків роботи (змінності), що регламентують цей режим, провадиться на підприємстві роботодавцем за погодженням із профспілкою. Якщо немає профспілки, ці питання можуть бути врегульовані колективним договором або наказом;

— у п. 4 йдеться про те, що з урахуванням характеру й умов праці тривалість роботи протягом дня до 12 годин робочого часу на зміну може встановлюватися роботодавцем за погодженням із профспілкою або в колективному договорі;

— обліковий період установлюється в колективному договорі підприємства (п. 6) або наказі;

— пункт 9 наголошує на тому, що у місячному й інших облікових періодах, що перевищують місяць, кількість вихідних за графіком роботи (змінності) не може бути меншою, ніж кількість повних тижнів цього облікового періоду;

— не компенсоване (додатковими днями відпочинку або зменшенням тривалості роботи в окремі дні) протягом облікового періоду перепрацювання годин понад норму тривалості робочого часу оплачується в подвійному розмірі як надурочні роботи (п. 10);

— нормальна кількість робочих годин облікового періоду (місяць, квартал, рік) розраховується за календарем шестиденного робочого тижня у порядку, встановленому законодавством, і за календарем п’ятиденного робочого тижня у порядку, встановленому в колективному договорі.

Отже, як бачимо, ключовим моментом застосування правил обліку робочого часу є зазначення цього у колективному договорі або наказі, а також організація міжзмінного відпочинку.

Графіки роботи, режим праці та відпочинку

Порядок встановлення графіків роботи визначається у правилах внутрішнього трудового розпорядку (див. «ДК» №13/2017), де передбачено:

— графіки змінності доводяться до відома працівників не пізніше ніж за місяць до введення їх у дію;

Графіки роботи

У більшості випадків графіки змінності працівників за підсумованого обліку робочого часу залежно від режиму роботи та відпочинку можна розподілити так:

1) за кількістю робочих змін у добі:

тризмінні — з 8-годинною тривалістю;

двозмінні — з 12-годинною тривалістю зміни;

однозмінні — з 24-годинною тривалістю зміни;

2) за умовами надання перерви на харчування:

харчування протягом робочого часу;

харчування під час перерви в робочий час.

— працівники мають чергуватися у змінах рівномірно;

— перехід з однієї зміни на іншу має відбуватися, як правило, через кожен тиждень у години, визначені графіком змінності.

За підсумованого обліку робочого часу в момент розроблення графіків роботи не можна керуватися лише ст. 61 КЗпП.

Тут слід звернутися до таких законодавчих норм:

— час початку та закінчення щоденної роботи (зміни) передбачається правилами внутрішнього трудового розпорядку та графіками змінності відповідно до законодавства (ст. 57 КЗпП);

— при змінних роботах працівники чергуються у змінах рівномірно в порядку, встановленому правилами внутрішнього трудового розпорядку; перехід з однієї зміни до іншої, як правило, має відбуватися через кожен робочий тиждень у години, визначені графіками змінності (ст. 58 КЗпП);

— тривалість перерви в роботі між змінами має бути не меншою від подвійної тривалості часу роботи у попередній зміні (включаючи і час перерви на обід), призначення працівника на роботу протягом двох змін поспіль забороняється (ст. 59 КЗпП);

— перерва для відпочинку та харчування надається тривалістю не більше двох годин, як правило, через чотири години після початку роботи. На роботах, де за умовами виробництва перерву встановити не можна, працівникові має бути надана можливість пообідати протягом робочого дня (ст. 66 КЗпП).

Ризики та відповідальність

У разі неправильного оформлення підсумованого обліку робочого часу на підприємстві це виглядає як поденний облік робочого часу, що застосовується з порушенням статей 32, 56, 62, 71, 73, 106, 72, 107 КЗпП. А саме: необґрунтоване залучення працівників до надурочних робіт, до роботи у вихідні, святкові та неробочі дні; невиплата компенсації за роботи у разі перепрацювання нормативного часу; неправомірна робота з неповним робочим часом у разі недопрацювання нормативного часу.

I за такі порушення маємо повний «букет» відповідальності згідно з КЗпП, ККУ та КпАП. Докладніше див. у таблиці.

Таблиця

Ціна порушення