Порядок документування відсутності працівника на робочому місці (прогулу)

Дане роз’яснення присвячене досить «каверзному» питанню, на думку багатьох юристів і працівників кадрової служби, а саме відсутності працівника на місці роботи, тобто прогулу.

– Чинний Кодекс законів про працю України у статті 40 визначає прогул як підставу для розірвання трудового договору з працівником з ініціативи власника або уповноваженого ним органу.

– Хоча чіткого визначення прогулу законодавство не містить, пункт24 постанови Пленуму Верховного суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 року №9 визначає прогул як відсутність працівника на роботі як протягом усього робочого дня, так і більше трьох годин безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин. Таке визначення узгоджується і з пунктом 4 частини 1 статті 40 КЗпПУ.

– Відсутністю на роботі є знаходження працівника поза територією органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи чи організації, де він відповідно до трудових обов’язків повинен виконувати доручену йому роботу.

– З судової практики, яка склалась на даний час вбачається, що прогулом можна вважати також:

• самовільне використання без погодження з роботодавцем днів відгулів, чергової відпустки;

• залишення роботи без поважних причин до спливу строку строкового договору;

•  залишення роботи без поважних причин до закінчення строку, який працівник зобов’язаний відпрацювати за призначенням після закінчення навчального закладу;

•  неявка без поважних причин на роботу, якщо працівник  був переведений на неї відповідно до закону;

•  залишення працівником без поважних причин роботи до спливу двотижневого терміну попередження про розірвання трудового договору за власним бажанням.

– Відсутність працівника на роботі без поважних причин (прогул) за своєю природою є грубим порушенням трудової дисципліни і, як наслідок, тягне накладення одного з видів дисциплінарного стягнення – догану або звільнення, з дотриманням правил, встановлених статтями 148–151 КЗпПУ.

– При цьому за кожне порушення трудової дисципліни може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення. Тобто, у випадку якщо за здійснення прогулу на працівника вже накладалося стягнення у вигляді догани, звільнити його за те ж порушення власник (уповноважений ним орган) вже не може.

Порядок звільнення за прогул.

– Процедура звільнення працівника за прогул складається з декількох ключових етапів, на кожному з яких роботодавець має дотримуватись певних нюансів для унеможливлення визнання його дій неправомірними в майбутньому.

1. Виявлення відсутності працівника на робочому місці у робочий час.

– Перш за все, необхідно звернутись до внутрішніх актів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ, організацій, де був би чітко регламентований режим робочого часу: час початку робочого дня, обідньої перерви, закінчення робочого дня. Іншими словами для того, щоб звільнити працівника за прогул в робочий час, необхідно визначити та документально закріпити цей самий робочий час. Як правило, режим робочого часу визначається Правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства або колективним договором, які мають бути доведені до відома працівника під розписку при його працевлаштуванні на роботу. Додержання подібних вимог у майбутньому забезпечить уникнення непорозумінь із чітким визначенням часу, який може бути визначений як прогул.

– Однак, слід враховувати, що не вважається прогулом відсутність працівника на своєму робочому місці (у кабінеті, за робочим столом), якщо у цей час він знаходиться в межах місця роботи.

– Для своєчасного виявлення відсутності працівників на робочому місці доцільно внести відповідні положення до посадових інструкцій керівників структурних підрозділів та до правил внутрішнього трудового розпорядку, якими зобов’язати доповідати керівників структурних підрозділів про відсутність підлеглих їм працівників, ввести журнал обліку робочого часу.

2. Фіксування відсутності працівника на робочому місці та з’ясування причин такої відсутності.

– Після того, як буде встановлено факт відсутності працівника на роботі, необхідно зафіксувати таку обставину належним чином. За практикою керівник органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного підприємства, установи організації своїм наказом створює спеціальну комісію, уповноважену зафіксувати вказаний факт шляхом складення відповідного акта. Особи, які мають входити до такої комісії, можуть бути визначені локальним актом (наприклад: Правилами внутрішнього трудового розпорядку або колективним договором) а за відсутності такого – визначаються самим керівником на його розсуд. До них, зокрема, можуть входити: начальник відділу кадрів, головний бухгалтер, член профспілкового комітету або інші особи, які підписують складений за їх участю акт про відсутність працівника на робочому місці.

– Якщо працівник не виходить на роботу протягом декількох днів поспіль, рекомендуємо складати окремі акти за кожний день відсутності такої особи на роботі, оскільки потім може виявитися, що на частину днів, протягом яких працівник був відсутній на робочому місці, в нього є поважні причини, а на частину – ні.

– У додаток зазначимо, що відсутність працівника має віднайти своє відображення і в табелі обліку робочого часу, який у подальшому може бути використано як доказ у разі судового спору щодо незаконного звільнення працівника. За період прогулу заробітна плата працівнику не нараховується на підставі статті 94 КЗпПУ (інакше в подальшому це може трактуватися як підтвердження присутності працівника на робочому місці), оскільки заробітна плата − це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку власник або уповноважений ним орган виплачує працівникові за виконану ним роботу.

3. Отримання письмових пояснень від працівника щодо причин відсутності на робочому місці.

– Важливим моментом є встановлення причин відсутності працівника на роботі. З’ясування причин відсутності працівника на роботі повинно відбуватися шляхом витребування письмового пояснення від працівника відповідно до пункту 1 статті 149 КЗпПУ. В ідеалі таку вимогу до працівника про надання письмових пояснень слід оформляти у письмовій формі та вручати працівнику під розписку або з отриманням відповідних доказів її відправлення (квитанції та опису поштового відправлення, повідомлення про вручення тощо).

– Якщо працівник з’явився на роботу самостійно, йому слід запропонувати написати такі пояснення. Без отримання письмових пояснень від працівника або складання акту про відмову надати такі пояснення накладати на працівника дисциплінарні стягнення відповідно до статті 149 КЗпПУ неправомірно.

– Все ж роботодавцю не варто поспішати звільняти підлеглого без з’ясування причин. Якщо звільнений працівник доведе в суді, що причина його відсутності на робочому місці була поважною, то суд не тільки поновить його на роботі, але і може зобов’язати компенсувати всі понесені ним судові витрати та витрати на правову допомогу.

– Після з’ясування причин відсутності необхідно встановити чи є ці причини поважними. До поважних причинможуть бути віднесені:

– виклик до правоохоронних (міліції, прокуратури, суду) або інших органів при наявності виправдувального документа;

– хвороба за наявності лікарняного або довідки медичної установи, однак відсутність такого документа не є неповажною причиною відсутності працівника. Факт нездужання може бути підтверджений показаннями свідків та іншими показанням;

– неможливість добратися на роботу при скасуванні рейсу та відсутність альтернативного виду транспорту, техногенні катастрофи та стихійні лиха. Тут керівник повинен підходити виважено до вирішення питання про звільнення та кваліфікації дій, вчинених працівником, як прогулу в кожному конкретному випадку;

– невихід на роботу у зв’язку з незаконним переведенням;

– використання працівником днів відпочинку у випадку, коли адміністрація всупереч вимог законодавства відмовила в їхньому наданні, та час використання працівником таких днів не залежав від розсуду адміністрації;

– порятунок працівником людей, громадського або особистого майна, виконання державних або громадських обов’язків тощо.

– До неповажних причин можуть бути віднесені:

– невихід працівника на роботу без причини;

– перебування у медвитверезнику;

– самовільне використання без узгодження із власником або уповноваженим ним органом днів відгулів;

– самовільне використання без узгодження із власником або уповноваженим ним органом чергової відпустки;

– залишення роботи до закінчення строку трудового договору або строку, що працівник зобов’язаний відпрацювати за призначенням по закінченні вищого або середнього спеціального навчального закладу тощо.

– Якщо після з’ясування причини відсутності працівника на роботі, вони були визнані неповажними, власник або уповноважений ним органом має право на власний розсуд застосувати один із заходів дисциплінарних стягнень – оголосити догану або звільнити працівника. При цьому, при обранні заходу роботодавець має дотримуватись вимог частини 3 статті 149 КЗпПУ щодо необхідності врахування ступеню тяжкості вчиненого проступку і заподіяну ним шкоду, обставини, за яких вчинено проступок, і попередню роботу працівника.

4. Звільнення працівника за прогул.

– Звільнення за прогул є дисциплінарним стягненням і повинно здійснюватися із додержанням правил, встановлених для застосування дисциплінарних стягнень.

– Статті 147 та 149 КЗпПУ надають право обирати вид стягнення, яке підлягає застосуванню до працівника, який допустив прогул – догану або звільнення. При цьому необхідно враховувати наступні обставини: 1) ступінь тяжкості вчиненого проступку; 2) заподіяну порушенням шкоду; 3) обставини, за яких вчинено прогул; 4) попередній досвід роботи працівника.

– Варто пам’ятати, що у випадку, якщо безпосередній начальник уже виніс стягнення працівнику за здійснення прогулу, то вищестоящий керівник не вправі посилити покарання.

– Чи не найбільше помилок при звільненні працівника за прогул допускається через неправильність визначення дати такого звільнення, яка нерозривно пов’язана із строком притягнення до дисциплінарної відповідальності за прогул.

– Відповідно до статті 148 КЗпПУ дисциплінарне стягнення застосовується власником або уповноваженим ним органом безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці. Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше шести місяців з дня вчинення проступку.

– Слід окремо відзначити, що стаття 184 КЗпПУ визначає обмеження при звільненні. Тобто є категорії людей, яких не можна звільняти за будь-яких причин: звільнення вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років (до шести років – частина шоста статті 179 КЗпПУ), одиноких матерів при наявності дитини віком до чотирнадцяти років або дитини-інваліда з ініціативи власника або уповноваженого ним органу не допускається, в тому числі й за прогул. Однак, час прогулу вказаним особам не оплачується.

– Рішення керівника про накладення на працівника дисциплінарного стягнення (звільнення або догани) за прогул оформлюється відповідним наказом, у якому, крім загальних даних, зазначається також підстава звільнення – акт про відсутність на роботі, службова записка тощо.

– У разі прийняття рішення про накладення на працівника дисциплінарного стягнення в формі звільнення слід пам’ятати, що в цьому випадку відповідно до статті 43 КЗпПУ таке звільнення можливе лише за попередньою згодою виборного органу (профспілкового представника), первинної профспілкової організації, членом якої є працівник.

– Звільнення за прогул без згоди профспілкового комітету на підставі статті 43-1 КЗпПУ можливі у випадку:

– працівник не є членом відповідної профспілки;

– за місцем роботи працівника взагалі немає профспілки;

– звільнення керівника, головного бухгалтера та їх заступників, деяких інших службовців відповідно до переліку статті 43-1 КЗпПУ;

– Окремо слід розглянути законність згоди самого профспілкового комітету на звільнення. Найбільш типовими порушеннями тут є:

– присутність під час дачі згоди менше половини від складу профкому;

– подання адміністрації підписане особою, що не має права приймати на роботу та звільняти (у випадку відсутності відповідної довіреності);

– згоду надано на звільнення з інших підстав ніж ті, що вказані у поданні адміністрації.

– У більшості випадків той факт, що роботодавець вирішує питання про звільнення за прогул може свідчити про те, що ним не було застосовано необхідних заохочувальних методів боротьби з прогулами. Такі заходи повинні вживатися власником або уповноваженим органом для створення максимальної зацікавленості працівника у сумлінному ставленні до своїх трудових обов’язків, зокрема і перебуванні на роботі. Як свідчить практика – кращим методом боротьби з прогулами є створення комфортних умов праці для працівників.

управління юстиції