Роздруковувати платіжні (зарплатні) відомості потрібно, а от давати їх на підпис працівникам немає необхідності.
Виплату зарплати на платіжні картки (далі – ПК) оформляють з урахуванням вимог п. 6.7 Інструкції НБУ №492 від 12.11.2003 р. Юридична особа для відкриття рахунків фізичним особам через свого представника подає до банку такі документи:
– заяву про відкриття поточних рахунків на користь фізосіб;
– перелік фізичних осіб, на користь яких відкриваються рахунки;
– копії документів фізичних осіб, на користь яких відкриваються рахунки, засвідчені в установленому порядку, які дають змогу банку ідентифікувати фізичних осіб.
Крім того, працівник і банк укладають між собою договір на обслуговування банківського рахунку з використанням ПК, до якого додають правила використання платіжної картки та тарифи банку на її обслуговування. Згідно з цією угодою банк надає в користування працівнику підприємства ПК і персональний ідентифікаційний номер (ПІН-код).
Факт отримання ПК та ПІН-коду працівник підтверджує особистим підписом в розписці із зазначенням дати отримання. Розписку надалі зберігає банк в справі з юридичного оформлення рахунку.
На підставі підписаного між підприємством і банком договору про обслуговування „зарплатного проекту” підприємство у встановленому програмному забезпеченні формує платіжну відомість. Відповідальний працівник банку перевіряє наявність коштів на рахунку для зарахування заробітної плати, сплати ПДФО, єдиного внеску, і т.п Якщо все гаразд, кошти перераховують на поточні рахунки працівників.
На вимогу підприємства відповідальний працівник банку на платіжній відомості ставить відмітку (штамп банку з підписом). Такий документ є підтвердженням зарахування зарплати на поточні рахунки співробітників і не потребує оформлення додаткових паперів. Отже, для підприємства запорукою того, що кошти дійсно прийшли на поточні рахунки працівників, є позначка банку на платіжній відомості. Тому не потрібно, щоб кожен працівник особисто підписував платіжну відомість.
Якщо ж працівник бажає переконатися у факті зарахування йому коштів, то може отримати в банку виписку про рух коштів за певний період по своєму поточному рахунку, де відображаються всі прибутково-видаткові операції, які були проведені по ньому.
