Порядок выплаты аванса работникам

Авансом (заработной платой за первую половину месяца) согласно общепринятой практике при расчете с работниками за результаты их труда принято считать денежные средства, которые выдаются этим лицам в счет заработной платы, причитающейся им за определенный период времени.

Трудовое законодательство достаточно строго контролирует соблюдение работодателями действующего порядка выплаты работникам заработной платы. При этом для выплаты аванса предусмотрены отдельные требования.

Так, согласно ст. 115 КЗоТ и ст. 24 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР (далее — Закон об оплате труда), заработная плата должна выплачиваться работникам с соблюдением следующих условий:

• не реже двух раз в месяц через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней;
• не позднее 7 дней после окончания периода, за который начислена заработная плата;
• выплата заработной платы за первую половину месяца осуществляется за фактически отработанное время исходя из размера тарифных ставок (должностных окладов) работников.

Особенности выплаты аванса

Аванс, то есть заработная плата за первую половину месяца (15 календарных дней), должен выплачиваться работникам в период с 16 по 22 число текущего месяца, а заработная плата за вторую половину месяца — с 1 по 7 число следующего месяца (см. также письма Минтруда от 22.11.2010 г. № 964/13/84-10, от 09.12.2010 г. № 912/13/155-10 и ГФС от 28.04.2015 г. № 15273/7/99-99-17-03-01-17).

Конкретные сроки выплаты заработной платы и аванса устанавливаются предприятиями самостоятельно в коллективном договоре или ином нормативном акте работодателя (приказе, положении об оплате труда, др.), согласованном с выборным органом первичной профсоюзной организации (на тех предприятиях, где создана такая первичная профсоюзная организация) или иным уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом (как правило, советом трудового коллектива, а в случае его отсутствия — представителем трудового коллектива, выбранным и уполномоченным в установленном порядке трудовым коллективом).

Размер заработной платы за первую половину месяца, то есть аванс, не может быть менее суммы оплаты за фактически отработанное время из расчета тарифной ставки (должностного оклада) работника (ст. 24 Закона об оплате труда). При этом дата выплаты аванса (16 или 22 число месяца) на его размер не влияет.

Например, оклад работника установлен в размере 4800 грн, с 13 по 15 февраля 2018 года работник находился в отпуске без сохранения заработной платы. В связи с тем, что на первые 15 календарных дней февраля у работника приходятся только 8 рабочих дней, ему следует выплатить аванс в сумме не менее 1920 грн (4800 грн : 20 х 8, где 20 — количество рабочих дней в феврале).

Также необходимо учитывать, что при начислении аванса премии, надбавки, доплаты и другие поощрительные и компенсационные выплаты в его расчете не участвуют, поскольку их выплата осуществляется при выплате заработной платы по итогам месяца в установленные для этого сроки.

Порядок выплаты аванса зависит также и от системы оплаты труда, установленной на предприятии. Так, выплата аванса работникам — сдельщикам осуществляется на основе выполнения сдельного наряда, выдаваемого работнику (бригаде) мастером до начала работы, в котором указывается объем работы, норма выработки и сдельная расценка на выполняемую работу. При такой системе оплаты труда сумма начисленной заработной платы (в том числе и аванса) определяется умножением установленной сдельной расценки на фактический объем выработки по каждому виду выполненных работ за расчетный период (см. также письмо Минтруда от 22.11.2010 г. № 964/13/84-10).

В соответствии со ст. 3¹ Закона об оплате труда, установлены гарантии обеспечения минимальной заработной платы (далее — МЗП). В частности предусмотрено, что размер заработной платы за полностью выполненную месячную (почасовую) норму труда не может быть ниже МЗП (в 2018 году — 3723 грн). Если же заработная плата работника, который выполнил такую норму, будет ниже законодательно установленного размера МЗП, то работодатель обязан произвести доплату до уровня МЗП, которая выплачивается ежемесячно одновременно с выплатой заработной платы.

В связи с этим уточним, что при выплате аванса такую доплату делать не надо, она производится только по окончании месяца.

Порядок налогообложения

Налог на доходы физических лиц в соответствии с п.п. 168.1.2 п. 168.1 ст. 168 НКУ уплачивается в бюджет при каждой выплате налогооблагаемого дохода единым платежным документом через учреждение банка. Это правило применяется и к авансу.

Если же налогооблагаемый доход выплачивается в неденежной форме или наличными денежными средствами из кассы налогового агента, то налог уплачивается в течение трех банковских дней, следующих за днем такой выплаты (п.п. 168.1.4 п. 168.1 ст. 168 НКУ).

Отметим, что при начислении аванса налоговая социальная льгота не применяется, поскольку по правилам п. 169.1 ст. 169 НКУ на ее сумму может уменьшаться исключительно общий месячный налогооблагаемый доход (в случае выполнения условий, определенных ст. 169 НКУ).

Согласно ч. 8 ст. 9 Закона о едином взносе работодатели при каждой выплате заработной платы одновременно с получением (перечислением) средств на оплату труда обязаны уплачивать начисленный с этих выплат единый взнос в установленном размере. Следовательно, этот взнос работодатели обязаны уплачивать и в день выплаты аванса.

Напомним, что единый взнос уплачивается независимо от того, в какой форме (наличной, безналичной или натуральной) предоставляется заработная плата (аванс). При этом фактическим получением (перечислением) средств на оплату труда в соответствии с ч. 8 ст. 9 Закона о едином взносе считается:

• получение работниками соответствующих сумм наличными денежными средствами;
• зачисление средств на карточный счет работника;
• перечисление по поручению работника на любые цели;
• получение товаров (услуг) и других материальных ценностей в счет зарплаты;
• фактическое осуществление отчислений с таких выплат согласно законодательству или исполнительным документам или любых других отчислений (например, уплата алиментов, удержанных из зарплаты за первую половину месяца).

Отметим также, что согласно ч. 2 ст. 24 Закона о едином взносе банки, через которые перечисляется единый взнос, наделены функциями контроля за полнотой и своевременностью его уплаты. В связи с этим платежные поручения и другие расчетные документы работодателей на выдачу (перечисление) средств для выплаты аванса, на которые начисляется единый взнос, банковские учреждения принимают только при условии одновременного представления расчетных документов об уплате соответствующих сумм единого взноса.

При этом согласно п. 2 Порядка принятия банками к исполнению расчетных документов на выплату заработной платы, утвержденного приказом Миндоходов от 09.09.2013 г. № 453 (далее — Порядок № 453), уплаченные суммы единого взноса должны составлять не менее 1/3 суммы средств на выплату аванса, заявленной в денежных чеках, платежных поручениях и других расчетных документах. В случае если сумма единого взноса будет менее (например, в связи с превышением суммы аванса максимальной величины базы начисления единого взноса), банки принимают расчетные документы на выдачу (перечисление) аванса вместе с оригиналом справки-расчета, согласованной с органом Миндоходов. Справка-расчет составляется плательщиком единого взноса в трех экземплярах по форме, предусмотренной приложением 1 к указанному порядку.

Учитывая, что с 1 января 2016 года ставка единого взноса изменена, ГФС в письмах от 15.01.2016 г. № 526/5/99-99-17-03-01-16 и от 15.01.2016 г. № 1259/7/99-99-17-03-01-17 просит НБУ (и, соответственно, банки) при принятии от плательщиков единого взноса денежных чеков, платежных поручений и других расчетных документов на выдачу (перечисление) средств для выплаты доходов, на которые начисляется единый взнос, контролировать его уплату в размере 1/5 суммы средств, указанных для осуществления таких выплаты, как это предусмотрено приложением 1 к Порядку № 453.

Дополнительно в письмах ГУ ГФС в Киевской области от 24.02.2016 г. № 438/10/10-36-17-03 и ГУ ГФС от 25.02.2016 г. № 442/10/10-36-17-03 напоминается, что если в налоговый орган для согласования суммы взноса обращается плательщик, применяющий максимальную величину базы для начисления единого взноса, то такой орган без предварительной проверки может на срок, не превышающий одного года, выдать ему справку (приложению 2 к Порядку № 453), на основании которой плательщик может получать наличные денежные средства без соблюдения вышеуказанной пропорции. Условием для получения этого документа является отсутствие у плательщика нарушений по уплате единого взноса за предыдущий отчетный год.

Также с суммы заработной платы, начисленной за первую половину месяца (аванса), согласно п.п. 1.2 п. 16¹ подраздела 10 раздела XX НКУ следует удержать военный сбор в размере 1,5% (см. также письмо ГФС от 28.09.2015 г. № 20527/6/99-99-17-02-01-15).

Ответственность за нарушение трудового законодательства

Как отмечалось выше, выплата заработной платы не реже двух раз в месяц обусловлена требованиями ст. 115 КЗоТ и ст. 24 Закона об оплате труда.

В связи с этим установление работодателем в документах, которые регламентируют периодичность и сроки выплаты заработной платы, условий о выплате заработной платы один раз в месяц является неправомерным.

Даже при наличии заявления работника с просьбой выплачивать ему заработную плату один раз в месяц, такая выплата будет считаться нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрены:

• административная ответственность согласно ч. 1 и 2 ст. 41 КУоАП — в виде наложения на должностных лиц предприятия и физических лиц — предпринимателей штрафа в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 грн до 1700 грн), а в случае выявления повторного нарушения — от 100 до 300 НМДГ (от 1700 грн до 5100 грн);
• финансовая ответственность согласно абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ — в виде наложения на работодателей (юридических лиц и физических лиц-предпринимателей) штрафа в размере одной минимальной заработной платы.

Уплата указанных штрафов не освобождает работодателей от устранения нарушений законодательства о труде.

В случае если работник отказывается от получения аванса, работодатель все равно обязан рассчитать аванс, снять его сумму в банке и оприходовать в кассу предприятия. Если работник не получил аванс, работодатель по истечении трех рабочих дней должен составить ведомость депонированных сумм, сдать неполученную работником сумму аванса в банк, а затем выплатить его вместе с суммой заработной платы за вторую половину месяца (см. также письма Гоструда от 04.01.2017 г. № 54/4.1/4.1-ДП-17 и от 25.01.2018 г.).

Если заработная плата на предприятии перечисляется на зарплатные карточки, работодатель также обязан перечислять ее работнику, как минимум, дважды в месяц в дни, установленные для выплаты аванса и заработной платы, независимо от желания работника.

Нарушением будет и выплата в аванс всей суммы заработной платы, причитающейся работнику за текущий месяц, поскольку будут нарушены требования ст. 115 КЗоТ и ст. 24 Закона об оплате труда о выплате заработной платы не реже двух раз в месяц через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней.

Невыплата заработной платы за первую половину месяца в связи с отсутствием денежных средств на банковском счете предприятия или физического лица-предпринимателя также не освобождает от ответственности за нарушение требований трудового законодательства.

В отношении ответственности за выплату аванса в размере меньшем, чем за фактически отработанное время Минсоцполитики и Гоструда придерживаются разных точек зрения.

Так, в письме Минсоцполитики от 16.03.2018 г. № 118/0/22-18 разъясняется, что нарушение абз. 3 ст. 115 КЗоТ, согласно которому размер заработной платы за первую половину месяца не может быть менее оплаты за фактически отработанное время из расчета тарифной ставки (должностного оклада) работника, влечет за собой ответственность, предусмотренную абз. 3 ч. 2 ст. 265 КЗоТ. То есть к предприятию, которое выплачивает аванс в меньшем размере, чем за фактически отработанное время, применяется штраф в трехкратном размере минимальной заработной платы, установленной законодательством на момент выявления нарушения. Также к должностным применяется административная ответственность, предусмотренная ст. 41 КУоАП.

Гоструда в письме от 03.04.2018 г. № 2547/4/4.1-ДП-18 придерживается иной точки зрения и квалифицирует такое нарушение как нарушение минимальных гарантий по оплате труда (ст. 12 Закона об оплате труда). Соответственно, по мнению этого органа, к предприятию, которое выплачивает аванс в меньшем размере, чем за фактически отработанное время, будет применен штраф согласно абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗоТ в десятикратном размере минимальной заработной платы, установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, относительно которого совершено нарушение.

То есть, такое мнение Гоструда, идет вразрез не только с нормами КЗоТ, но и с позицией вышестоящего органа.

Кроме того, если какое-либо нарушение любых норм и гарантий в оплате труда, предусмотренных КЗоТ, по мнению Гоструда является нарушением минимальных гарантий, то зачем ст. 265 КЗоТ в принципе содержит различную квалификацию правонарушений, в том числе по оплате труда?!

Дополнительно отметим, что неоднозначность позиции органов Гоструда в части применения тех или иных мер ответственности к работодателям за нарушение порядка выплаты заработной платы вызвала необходимость обратиться за соответствующими разъяснениями в Департамент по вопросам труда Государственная служба Украины по вопросам труда.

В ответ на обращение Государственная служба Украины по вопросам труда в письме от 26.07.2018 г. № 5892/4/4.3-ДП-18 разъяснила следующее:

в случае нарушения сроков выплаты заработной платы не более чем за один месяц применяется финансовая ответственность в виде штрафа, предусмотренного абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ, то есть в размере одной минимальной заработной платы. Причем такая ответственность к работодателю применяется в указанном размере независимо от периодичности (1–2 или более раз в году) совершения такого нарушения;

при нарушении сроков выплаты заработной платы более чем за один месяц применяется финансовая ответственность в виде штрафа, предусмотренного абз. 3 ч. 2 ст. 265 КЗоТ, т. е. в размере трех минимальных заработных плат;

при выплате заработной платы один раз в месяц (то есть аванс работникам не выплачивается) работодатели несут ответственность в виде штрафа, предусмотренного абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ, т. е. в размере одной минимальной заработной платы.

Обращаем внимание: указанные штрафные санкции применяются за факт правонарушения, то есть однократно, а не за каждого работника, относительно которого были нарушены сроки выплаты заработной платы.

Пример учета выплаты аванса

Оклад работника отдела сбыта — 4000 грн, права на налоговую социальную льготу он не имеет. Ставка единого взноса составляет 22%. В январе 2018 года работник отработал полный месяц, при этом за первую половину месяца ему был выплачен аванс в сумме 2000 грн.

Бухгалтерский учет операций, связанных с выплатой такому работнику заработной платы за первую и вторую половину января, приведен в таблице.

Расчет суммы аванса, а также платежей по единому взносу, налогу на доходы и военному сбору отражают только в бухгалтерской справке и первичных документах на перечисление и выплату аванса.

Учет выплаты аванса (заработной платы за первую половину месяца)