Правила заповнення розрахункових документів

Будь-яка господарська операція в якій приймає учать готівка, має бути належним чином оформлена первинним документом – розрахунковим документом.

Обов’язкові реквізити розрахункових документів.

Так як розрахунковий документ (далі по тексту – РД) відноситься до первинних він повинен містити ряд обов’язкових реквізитів, за відсутності яких це буде просто папірець. Перелік обов’язкових реквізитів містить Положення №88 та Закон “Про бухгалтерський облік”

Види розрахункових документів:

• при­буткові та видаткові касові ордери;
• відомості на виплату грошей;
• товарні та фіскальні чеки;
• проїзні документи;
• квитанції тощо.

І дамо визначення РД, яке дано в Законі України “Про РРО”

Розрахунковий документ — це доку­мент установленої форми та змісту, що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (по­вернення) коштів, купівлі-продажу інва­люти, надрукований у випадках, передба­чених Законом про РРО, і зареєстрований у встановленому порядку касовим апара­том або заповнений вручну.

За відсутності одного з обов’язкових рекві­зитів документ не вважають розрахунковим (п. 2.1 р. 2 Положення про розрахункові докумен­ти). Тому будьте пильні, адже це може тягнути за собою штрафні санкції і не в маленьких розмірах.

У розрахункові документи можна включати й інші додаткові реквізити (наприклад, дані по­купця, підстави для проведення операції тощо). Окрім того, документи, які друкує касовий апа­рат, у паперовому вигляді можуть містити ще й дані про проміжний підрахунок загальної суми за чеком, суму здачі та іншу інформацію, зок­рема, яка визначена технічними вимогами до спеціалі­зованих РРО (п. 2.3 Положення про розрахун­кові документи).

Підпис на документах.

Підпис касира, тобто особи яка приймає та видає готівку не обов’язково має стояти на всіх РД.  Але в деяких РД його наявність є обов’язковою.

Так, при проведенні розрахунків за до­помогою банківської картки через платіжний термінал чек має містити підписи касира та держателя платіжної картки (якщо це перед­бачено правилами платіжної системи) в окре­мих рядках (п. 3.6 Положення про розрахункові документи).

Крім того, підпис є одним із реквізитів касових документів та відомостей.Так, п. 3.12 Положення про касові операції визначено, що касові ордери або відомості відразу після одержання чи видачі за ними готівки підписує касир і там для цього виділено окреме поле.

Завіряти РД факсиміле категорично заборонено.

Помилки

Виправляти помилки в касових та розрахункових документах заборонено (п. 3.10 Положення про касові операції). Якщо допустили помилку, викиньте неправильний документ і зробіть вірно оформлений.

Штрафи

Більш детальну інформацію про штрафні санкції Ви можете знайти за посиланням: Штрафные санкции за нарушение норм по регулированию обращения наличных средств

Правила заповнення розрахункових документів.

Прибутковий касовий ордер (ПКО)

Призначення – приймання готівки до каси.

Заповнюють так:

1. “Найменування підприємства” – назва юридичної особи, яка приймає готівку;
2. “Прибутковий касовий ордер №” – номер та дата касового ордера (приймання готівки);
3. Номер кореспондуючого рахунку з Дебетом рах 30 “каса”;
4. “Прийнято від” – найменування особи, від якої приймається готівка. Якщо готівка оприбутковується не від конкретної фіз- чи юрособи, а готівка оприбутковується на загальну суму проведених операцій (наприклад отримання готівки в банку) це поле залишають порожнім;
5. “Підстава” – пишуть на підставі чого оприбутковують готівку – джерело надходження. Наприклад – надходження виручки, повернення підзвітних коштів тощо.;
6. “Сума” – пишуть суму отриманих коштів (з ПДВ);
7. Після отримання готівки касир підписує ПКО;
8. Особі яка вносить готівка віддається квитанція ПКО, яка відривається від основної частини. Квитанція завіряється печаткою та підписом головбуха;
9. Те, що залишилося у касира долучають до першого примірника Звіта касира.

Видатковий касовий ордер (ВКО)

Призначення – видача готівки із каси підприємства.

Заповнюють так:

1. “Найменування підприємства” – назва юридичної особи, яка видає готівку;
2. “Видатковий касовий ордер №” – – номер та дата касового ордера;
3. Номер кореспондуючого рахунку з Кредитом рах 30 “Каса”;
4. “Видати” – ПІБ особи, якій видається готівка. Готівку може отримати тільки особа зазначена в ВКО. Однак можлива видача коштів і за довіреністю. У такому випадку у ВКО після ПІБ одержувача касир уписує ПІБ довіреної особи, а саму довіреність підшивають до ВКО;
5. “Підстави” – підстава складання ВКО (виплата заробітньої плати, оплата товару, інкасація виручки тощо) та перелічують додані документи (заява на видачу готівки, розрахунок, накладна, договір тощо);
6. “Сума” – пишуть суму виданих коштів ;
7. Керівник” та “Головний бухгалтер” –  Вказують ПІБ директора і головного бухгалтера. До того ж якщо на доданих документах є дозвільний підпис керівника, то на самому ВКО автограф директора не обов’язковий прописують підпис, прізвище та ініціали керівника;
8. “Одержав” – указують прописом (чорнильною (кульковою) ручкою з чорнилами темного кольору) одержану суму коштів та дату отримання (п. 3.5 Положення про касові операції). Реквізит не заповнюють, якщо ВКО оформлюють на загальну суму проведених операцій (наприклад, здавання готівки до банку) ;
9. “Підпис одержувача” – підпис особи, яка отримала кошти. У наступному рядку зазначаються найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача (зазвичай це паспорт);
10. “Видав касир” – підпис, прізвище та ініціали касира, який видав кошти.

Платіжна відомість (Відомість на виплату грошей)

Призначення – виплата грошей з каси (зазвичай заробітної плати)

Заповнюють так:

1. На відомості вказують строк видачі готівки та суми: гривень — словами, копійок — цифрами. Після останнього запису у відомості має бути вільний рядок, щоби вказати загальну суму;
2. Касир після отримання відомості перевіряє правильність заповнення всіх реквізитів і якщо щось не так віддає її на переоформлення;
3. Якщо відомість складається з кількох аркушів, то над таблицею (на другій та наступних сторінках) друкують текст “Вставний аркуш до додатка №;
4. У разі видачі готівки за довіреністю перед підписом про одержання грошей касир робить напис “За довіреністю”;
5. Якщо строк виплати зарплати минув, а за відомістю не всі адресати отримали гроші, кошти депонують. Для цього навпроти прізвищ тих, хто свої суми не отримав, вписують напис “Депоновано”, складають реєстр депонованих сум, у кінці відомості зазначають фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звіряють ці суми із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчують підписом касира.
6. Хоча відомість — повноцінний касовий документ, варто скласти загальний ВКО на суму, виплачену за нею;
7. Одноразові видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, окремим особам проводяться, як правило, за ВКО, а не видатковою відомістю.

Фіскальний касовий чек (ФКЧ)

Призначення – фіксує факт продажу товару або надання послуги і факт розрахунку за нього (неї)

Обов’язкові реквізити ФКЧ:

• назва та адреса господарської одиниці;
•  індивідуальний податковий номер платника ПДВ, перед яким друкують великі літери “ПН”, — для СГ, що зареєстровані як платники ПДВ;
• ідентифікаційний код за ЄДРПОУ або за ДРФО, перед яким друкують великі літери ІД”, —для неплатників ПДВ;
• найменування, кількість, вартість придбаного товару (отриманої послуги) та вартість одиниці виміру товару (послуги);
•  літерне позначення ставки ПДВ праворуч від надрукованої вартості товару (послуги);
•  позначення форми оплати (готівкою, карткою, у кредит, чеками тощо) та суму коштів за ними;
•  загальна вартість придбаних товарів (отриманих послуг) у межах чека, перед якою друкують “СУМА” або “УСЬОГО”;
• літерне позначення та розмір (у відсотках) ставки ПДВ, загальну суму ПДВ за всіма зазначеними в чеку товарами (послугами), а також великі літери “ПДВ” на початку рядка — для СГ, що зареєстровані платниками ПДВ;
• порядковий номер ФКЧ-1, дату (день, місяць, рік) та час (година, хвилина) розрахункової операції;
• фіскальний номер РРО, перед яким ставлять великі літери “ФН”;
• напис “ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК” та логотип виробника РРО.

Якщо РРО приєднано до платіжного терміналу, то ФКЧ повинени мати такі реквізити: 

• реквізити платіжної картки (допустимі правилами безпеки платіжної системи, далі — ПС), перед якими друкують великі літери “ПК”;
•  напис “Код авт.” та код авторизації або інший код, що ідентифікує операцію в ПС, окрім випадків, коли правила розрахунків ПС передбачають складання розрахункових документів із застосуванням карток без авторизації;
• підпис касира та підпис держателя платіжної картки (якщо це передбачено правилами ПС) в окремих рядках, перед якими друкують написи “Касир” та “Держатель ПК”

Розрахункова квитанція (РК)

Призначення – реєстрація розрахункових операцій за товари (роботи, послуги) або повернення коштів покупцеві.

РК виготовляють друкарським способом (окремі реквізити заповнюють від руки або проштамповують). Записи в ній роблять кульковою ручкою пастою темного кольору. Пронумеровані РК продають уже зброшурованими в розрахункові книжки по 50 або 100 квитанцій.

Види РК:

1. Звичайна (РК-1)
2. Спрощена (РК-2)

Спрощені РК застосовують  під час:

а)            оформлення розрахункової операції за товари або послуги на суму, не більше 10 грн (виняток — алкоголь та тютюн);

б)           продажу квитків (документів суворого обліку) тривалого користування (на декаду і більше) на проїзд у міському або приміському пасажирському транспорті;

в)            видачі коштів населенню за вторинну сировину (крім металобрухту).

РК складається з двох частин:

Корінець в якому зазначається: 

—           серія та номер, які нанесли під час виготовлення бланка РК (збігається з відривною частиною);

—           напис “Сума розрахунку (грн, коп.), всього” та загальна сума отриманих за товар або послугу (виданих покупцеві) коштів;

—           напис “у т.ч. за ставкою ПДВ 20%”, сума коштів, отриманих за товари чи послуги, продаж яких обкладають ПДВ-за ставкою 20%, або сума виданих покупцеві коштів, якщо видана сума зменшує податкові зобов’язання платника ПДВ;

—           рядки для даних про товари (послуги), а в разі продажу алкоголю та тютюну — найменування та вартість товару;

—           дата (день, місяць, рік) проведення розрахунків.

Відривна частина в якій зазначається:

—           напис “РОЗРАХУНКОВА КВИТАНЦІЯ”, серію (чотири літери) та номер (шість цифр), нанесені під час виготовлення бланка;

—           назву СГ, ідентифікаційний код за ЄДРПОУ юрособи або  за ДРФО фізособи, перед яким написано (надруковано) великі літери “ІД”;

—           індивідуальний податковий номер платника ПДВ (актуально для СГ, що зареєстровані як платники ПДВ), перед яким написано (надруковано) великі літери “ПН”;

—           написи “Найменування товару (послуги)”, “Вартість о.в.” (одиниці виміру), “ПДВ (%)”, “Вартість”;

—           рядки для записування найменування та одиниці виміру товару (послуги, назви операції виплати), ставки (у %) ПДВ, вартості товару, а в разі продажу алкоголю чи тютюну — найменування товару та його вартість;

—           напис “Сума розрахунку (грн, коп.)” та загальну вартість усіх товарів (послуг), оплачених за однією РК (видана сума за РК);

—           напис “Розрахунок провів”, рядок для підпису особи, яка приймає готівку;

—           дату (день, місяць, рік) проведення розрахунків.

Не дозволяється використовувати РК повторно, виправляти записи в них та вилучати з розрахункової книжки корінці РК. У разі помилки або пошкодження РК останній анулюють, для чого на корінці та відривній частині роблять помітку “Анульовано”, яку закріплюють підписом особи, що здійснює розрахунки