Принципи та інструменти керування проектами. Ініціювання проекту

Що ж таке проект?

Всі ми так чи інакше задіяні в керування проектами, але більшість з нас про це навіть не задумується. Більшість наших справ по суті є проектами. Наприклад: підготовка річної звітності бухгалтером  проходить певну послідовність стадій: отримання документів від контрагентів, їх проведення  в обліковій системі, перевірка коректності ведення бухгалтерських даних, закриття періоду, формування звітності та її подання в контролюючі органи. Вся ця робота по суті проходить через певну кількість стадій, через яку проходять усі проекти. І давайте дамо нарешті визначення, а що ж таке проект.

Проект – це тимчасове підприємство, призначене для створення унікальних продуктів, надання послуг або отримання ексклюзивних результатів.

Кожен проект має наступні ознаки:

• мету – отримати конкретний продукт чи результат;
• сроки початку та завершення;
• певні ресурси.

Керування проектом – процес керівництва усіма роботами по проекту від його початку до завершення.

100 % успіху проекту дуже важко досягти і більша частина із них закінчується невдачою, або досягаються не всі очікувані результати. 

Більша частина проектів зазнає невдачі і причин чому так стається безліч:

• недостатнє бажання брати участь;
• нестача підтримки;
• невизначені результати;
• нереалістичні ресурси;
• законодавство;
• погане планування;
• відсутність бюджету або неправильне керування ним тощо.

А які ж тоді критерії у успішних проектів?

• він відповідає очікуванням або навіть перевищує їх;
• оптимізує ресурси;
• робить міцнішою впевненість команди, яка ним займається або займалася.

В 1969 році був заснований інститут керування проектами (ІКП) який видав довідник “PMBOK” в якому описані всі принципи керування проектами. За даними ІКП існує 5 фаз керування проектами:

1. Ініціація – затвердження проекту;
2. Планування – який  повинен бути результат, складання бюджету, визначення термінів завершення;
3. Виконання;
4. Аналіз та управління – перевірка чи все йде за планом;
5. Завершення – формалізація здачі проекту.

Ми коротко розглянемо кожну фазу/стадію, і ознайомимося з основними інструментами, які допоможуть досягти поставлених цілей і зробити ваш проект успішним.

Одним із важливіших факторів при керуванні проектами є людський. Якщо ви не зможете знайти спільну мову з іншими учасниками проекту, можете вважати, що ваш проект вже зазнав невдачі. Тож вам треба при можливості стати неформальним лідером команди, до якого будуть прислуховуватися і якого будуть поважати. А для цього ви тех повинні прислуховуватися до інших, розуміти їх потреби і виявляти повагу до людей.

Тож якої стратегії вам притримуватися? Все дуже просто. Вам треба:

• Виявляти повагу – будьте чесними із собою й оточуючими, не зраджуйте своїм принципам, поважайте інших;
• Спочатку вислуховуйте – вислуховувайте те, що вам говорять інші, не приймайте рішення поспіхом, розумійте почуття інших людей;
• Конкретизуйте очікування – домагайтесь того, щоб усі розуміли, що від них вимагається, регулярно інформуйте про стан справ стосовно вашого проекту;
• Практикуйте відповідальність  – визнавайте свої помилки, розповідайте про реальний стан справ по проекту.                

Ініціювання проекту

Всі проекти починаються з ідеї. Якщо є якась ідея можете вважати, що проект вже знаходиться на стадії ініціації. 

Ініціація проекту – це стадія проекту, на якій виконується певний набір робіт для його успішного запуску. Зокрема, відбувається чітке визначення цілей і завдань проекту, призначення керівника проекту, розробка статуту, ідентифікація учасників і зацікавлених осіб.

Дуже, дуже часто цей етап життєвого циклу проекту керівнику проекту здається неважливим і непотрібним. Дійсно, про що тут думати, начальство сказало робити – значить, треба робити. Швидше бігти планувати, наприклад, а то і відразу виконувати. І це одна з найбільших помилок, яку тільки можна зробити.

Як розцінюється ініціація проекту з позиції менеджера проекту? З точки зору професійної етики саме на етапі ініціації він повинен чесно відповісти собі на питання, чи можна цей проект зробити в рамках мають обмежень за часом, грошей, ресурсів та ін.? Якщо вже зараз зрозуміло, що не можна, саме час підняти руку і з цифрами в руках пояснити, чому не можна.

На цьому етапі ви повинні чітко сформулювати бажані результати які ви хочете досягти реалізуючі проект. Причому цих результатів повинні прагнути усі учасники команди. На початку проекту притримуйтеся припущення, що нікому нічого не зрозуміло.  Для того, щоб отримати чіткий перелік очікувань, дайте відповіді на такі запитання:

• Хто може вплинути на цей проект?
• Хто визначає його успіх, і які їхні очікування?
• Які обмеження для проекту?
• Як сформувати загальне розуміння результатів проекту?

Щоб дати відповідь на такі запитання вам потрібно зробити три кроки:

1. Визначте всіх учасників;
2. Визначте провідних учасників;
3. Ефективно опитайте провідних учасників.

Учасники проекту – фізичні та \ або юридичні особи, які безпосередньо залучені до реалізації проекту, або чиї інтереси можуть бути порушені при здійсненні проекту.

За ступенем залучення в проект можна виділити три групи учасників:

• основна команда – група фахівців і організацій, які безпосередньо працюють над здійсненням проекту в тісному контакті один з одним;
• розширена команда – більш велика, ніж основна група, об’єднує фахівців і організації, які сприяють членам основної групи, але не беруть участі безпосередньо в здійсненні проекту та досягненні його цілей; 
• зацікавлені сторони – люди і організації, які надають вплив на членів основної і розширеної команд і на хід робіт за проектом, але не вступають з ними в пряму співпрацю.

Як правило, основними учасниками проекту є:

Замовник – сторона, зацікавлена ​​в здійсненні проекту та досягненні його цілей. Майбутній власник результатів проекту. Замовник визначає основні вимоги до результатів проекту, забезпечує фінансування проекту за рахунок своїх або залучених коштів, може укладати контракти з основними виконавцями проекту.

У компанії, яка ініціювала проект, можуть виділятися ролі ініціатора і / або спонсора (куратора) проекту.

Ініціатор проекту – це співробітник, який ідентифікує потребу в проекті і вносить «пропозицію» про ініціювання проекту. Ця людина може бути представником будь-якого функціонального підрозділу або рівня всередині або поза організації.

Спонсор (куратор) проекту – співробітник (як правило, керівник вищої ланки) організації, що реалізує проект, який опікується проектом з боку організації (власника проекту), забезпечує загальний контроль і підтримку проекту (фінансові, матеріальні, людські та інші ресурси). Спонсор (куратор) проекту відповідає за досягнення проектом кінцевих цілей і реалізацію вигод для організації. Спонсор проекту несе відповідальність перед генеральним директором / президентом або перед керуючим радою.

Спонсор проекту призначає менеджера проекту і забезпечує йому необхідну підтримку.

Менеджер проекту (керівник проекту) – особа, відповідальна за управління проектом. Менеджер проекту несе відповідальність за досягнення цілей проекту в рамках бюджету, в термін і з заданим рівнем якості.
Керівник проекту забезпечує щоденне управління проектом, командою проекту, в розрізі всіх основних управлінських функцій (управління за термінами, витратами, ризиків тощо.). Залежно від розміру проекту, менеджер проекту може отримувати підтримку з боку адміністратора проекту, або команди підтримки (офісу проекту).
Можливими учасниками проекту в залежності від його типу, виду, складності та масштабу можуть бути:

Інвестор – сторона, яка вкладає інвестиції в проект, наприклад, за допомогою кредитів. Якщо інвестор і замовник не є одним і тим же особою, то в якості інвесторів зазвичай виступають банки, інвестиційні фонди та інші організації.

Контрактор (генеральний контрактор) – сторона або учасник проекту, що вступає у відносини з замовником, і бере на себе відповідальність за виконання робіт і послуг за контрактом – це може бути весь проект або його частина.

Субконтрактор – вступає в договірні відносини з контрактором або субконтракторів більш високого рівня. Несе відповідальність за виконання робіт і послуг відповідно до контракту.

Постачальники – субконтракторів, які здійснюють різні види поставок на контрактній основі – матеріали, обладнання, транспортні засоби та ін.

Органи влади – сторони висувають і підтримують екологічні, соціальні та інші суспільні і державні вимоги, пов’язані з реалізацією проекту.

Споживачі кінцевої продукції – юридичні та фізичні особи, які є замовниками і користувачами результату проекту, що визначають вимоги до продукції, що виробляється і послуги, що надаються, формують попит на них.

Визначення всіх учасників проекту

Для визначення учасників проекту можна скористатися інструментом “Груповий мозковий штурм”.  За його допомогою ви легше виявити всіх учасників проекту і визначити ключових осіб без яких ваш проект опиниться недієздатним.

Визначте провідних учасників

Провідний учасник – людина, яка визначає успіх або невдачу проекту. 

Провідним учасником може опинитися людина, на яку б ви з початку ніколи не подумали.  Те, що ви робите як керівник проекту впливає на безліч людей: спонсора, керівника спонсора, головного фінансиста (фігура №1), керівників відділів тощо.

Інструмент D.A.N.C.E

Для визначення провідних учасників можна застосувати інструмент D.A.N.C.E

D – Decisions (Рішення) – особи, які ухвалюють рішення, керують проектом або впливають на нього;

A – Authority (Влада) – особи, які мають владу на дозвіл, щодо здійснення проекту;

N – Need (Необхідність) – особи, які отримують прямий зиск від проекту або проект на них впливає, і тому їм необхідно про нього знати;

C – Connections (Зв’язки) – особи, пов’язані з ресурсами, які необхідні для забезпечення успіху проекту;

E – Energy (Енергія) – особи, які мають позитивну або негативну енергію, яка може вплинути на успіх проекту.

Дуже часто проект-менеджери звертають тільки увагу на людей з категорії D, A та N. Це люди які підписують бюджет, ухвалюють рішення або отримують вигоду від проекту, а ось про людей зі зв’язками або з позитивною або негативною енергію забувають. І дарма. Ці категорії людей можуть дуже попсувати вам кінцевий результат проекту, якщо їх не виявити на стадії ініціації і не прислухатися до їхньої думки.

Ефективно опитайте провідних учасників

Вам потрібно отримати від них максимум інформації. Ретельно їх опитуйте та уважно вислухайте. Не соромьтесь ставити запитання, поки не з’ясуєте конкреті очікування. Ваша основна мета – ще до початку проекту зрозуміти точку зору кожного провідного учасника та результати, які він отримає від проекту.

Інструмент “Інтерв’ю з провідним учасником”

І давайте розглянемо кожен елемент цього інструменту

Мета проекту – опишіть мету здійснення проекту. Поставьте запитання “Як цей проект впливає на цілі відділу або організації?”;

Опис – опишіть всі “як”, “що” і “коли пов’язані з проектом;

Бажані результати – “Яких критеріїв та результатів необхідно досягти”;

Винятки – фактори або елементи, які не ввійдуть у проект;

Обмін інформацією – “Що вам необхідно знати в процесі реалізації проекту?”, “Як вам про це повідомляти?”;

Критерії здачі-приймання – хто приймає рішення і від кого слід отримати схвалення.

А от про обмежуючі фактори слід поговорити окремо.

ІКП виділяє шість категорій обмежуючих факторів.

Категорії обмежуючих факторів

1. Зміст проекту – сума товарів, робіт та послуг які необхідно представити;
2. Якість – якою мірою характеристики проекту, відповідають вимогам;
3. Ресурси – люди,обладнання, послуги або матеріали необхідні для реалізації вимог;
4. Бюджет – затверджений кошторис бюджету;
5. Ризик – можлива подія або умова, виникнення якої впливає на результати проекту;
6. Час – терміни, до яких проект має бути реалізований.

При описі обмежуючих факторів старайтеся уникати неточних формулювань. Наприклад не треба казати “Закінчити проект якомога раніше”, а скажіть “Закінчити проект 31 серпня”

Проведення інтерв’ю нелегка справа, для того, щоб його полегшити можна скористатися інструментом “Лійка питань”.

Для того щоб отримати правильні відповіді слід ставити правильні запитання. Існують три види питань, які ви можете поставити і отримати конкретні та чіткі відповіді:

1. Відкриті питання спрямовані на отримання загальної картини: “Як буде визначатися успішність проекту?”;
2. Деталізовані питання – деталізують якусь інформацію;
3. Закриті питання – використовуються для підтвердження, того що ви все зрозуміли правильно.

Після проведення усіх вищезазначених дій ви вже можете скласти Опис змісту проекту.

Опис змісту проекту [англ. – Project Scope Statement] – це опис цілей і змісту проекту, в тому числі основних результатів, припущень, обмежень і робіт проекту, яке забезпечує документовану основу для прийняття рішень по проекту в майбутньому і для підтвердження або формування однакового уявлення про цілі та зміст проекту у зацікавлених сторін проекту.

Якщо говорити простішими словами, це документ в якому містяться узгоджені думки провідних учасників з абсолютно чітким баченням вдалого завершення проекту. Цей документ ще іноді називають Статутом проекту.

І більш простіший варіант:

І наостанок для того, щоб вам було більш зрозуміло наводимо приклад із реального життя

Приклад ініціації проекту з реального життя

Отже, я живу в квартирі вже 15 років, фарба на стелі облупилася, батареї старі і взагалі мені некомфортно. І я думаю, що непогано б затіяти проект “Ремонт в квартирі”. Як це буде відбуватися?

Насамперед я чесно відповідаю собі на питання “навіщо?” І “чого я хочу цим ремонтом досягти”. Не просто “хочу ремонт”, а “щоб приходити додому, а тут краса і порядок, тоді мені буде психологічно комфортніше, а то зараз у мене прям депресія відразу починається”. Або “щоб через рік продавати квартиру, з ремонтом буде вигідніше, і буде проданий швидше. Або “щоб старі проводка і труби не підвели, а то з дня на день заллю сусідів або пожежа буде, все життя потім виплачувати”. Чим чесніше я відповім зараз, чим простіше буде потім. На цьому ж етапі я питаю інших зацікавлених осіб (наприклад, чоловіка), чи хочуть вони ремонт, і чого вони від нього чекають.

Далі я хоча б приблизно визначаю, можу я собі це дозволити чи ні – дивлюся на свої депозити, прикидаю, скільки це все коштуватиме, співвідношу кількості витрачених грошей з одержуваної вигодою (якщо квартира з ремонтом подорожчає на 1 млн., А в ремонт потрібно вкласти 100 тисяч. – то нафіг такий проект). Вирішую, робити взагалі проект чи ні. Якщо немає, то забуваю про нього або дивлюся, які альтернативи у мене є (наприклад, зробити чисто косметичний ремонт за 20 тис. гривень, щоб квартира на фото в оголошенні добре виглядала, а комунікації не міняти, все одно ніхто не дізнається, що вони погані).

Якщо вирішено, що робити треба – думаю, які є обмеження по термінах (на час ремонту пустять пожити батьки, але не більше ніж на 4 місяці, потім до них брат з дружиною приїдуть), по грошах (треба вкластися в 150 тисяч гривень разом з меблями і кухнею), за ресурсами (хто буде робити, самі або фірму якусь візьмемо). А ще думаю, кого цей проект торкнеться, і не потрібно його з ними теж узгодити (наприклад, місцевий ЖЕК якраз через пару місяців планував заміну загальних комунікацій, щоб не вийшло, що вони весь мій ремонт рознесуть), і в якому оточенні він буде проходити (в місті немає жодного магазину будматеріалів, доведеться все з сусіднього міста возити).

Вирішую, хто буде керувати всім цим процесом і які у нього / неї будуть повноваження. Якщо це буду я – домовляюся з чоловіком, що все покупки більше 10 000 грн. буду погоджувати з ним (всі, що дрібніше – розбираюся сама), і що можу розраховувати, що мінімум 3 дні на тиждень я можу від нього вимагати, щоб він займався ремонтом.
Після того, як я все це придумала-порахувала-прикинула, я все це акуратно записую в один документ, перевіряю на адекват і вирішую, готова я за це взятися і беру чи на себе відповідальність зробити все в строк і в бюджет, враховуючи всі існуючі фактори. Якщо так, то підписую папірець, даю її ж на підпис чоловікові і батькам, і вуаля – проект розпочато!

Приклад опису зміста проекта (статуту) із реального життя

Початкові умови – живу в квартирі вже 15 років, фарба на стелі облупилася, батареї старі і взагалі мені некомфортно. Я замовила дизайн-проект, мені намалювали квартиру моєї мрії, залишилося тільки зробити.

Мета – зробити ремонт в квартирі площею 65 метрів в суворій відповідності з дизайн-проектом не пізніше ніж до такого-то числа і не більше ніж за такі-то гроші.

Зміст і результати (Scope and deliverables) – на виході повинні бути повністю замінені комунікації (сантехніка, електрика, опалення), нові вхідні двері, нова сантехніка, косметичний ремонт (плитка в санвузлі, ламінат, шпалери і стелі у всіх кімнатах), замовлена ​​і встановлена ​​кухня, повністю все освітлення і всі меблі. Що не робитиму: віддирати стяжку підлоги (що їй стало якось за 15 років), робити теплі підлоги і звукоізоляцію, і міняти вікна (вони хороші, тільки 2 роки тому поставила).

Ключові вимоги і характеристики – все повинно бути в суворій відповідності з дизайн-проектом (см.пачку прикладених креслень і кошторис), якщо щось зробити не можна або дорожче більше ніж на 10% – треба узгоджувати на сімейній раді. Розводку електрики і сантехніки треба узгодити з місцевим ЖЕКом.

Бюджет і терміни (Cost and Timelines) – 200 тис. грн на все, включаючи меблі та кухню (30% на чорнову обробку і комунікації, 20% на чистову, включаючи сантехніку, 20% на кухню і 30% на меблі). Термін – максимум 4 місяці, тому що ми всього на 4 місяці домовилися до батьків переїхати, в крайньому випадку можна додати ще 2 тижні (поживемо в готелі).

Пріоритети бюджету-якість-терміни (краще в готелі поживемо, поки штукатурка буде сохнути, але грошей на теплову гармату для сушіння не виділимо і клеїти шпалери на мокру штукатурку теж не будемо).

Ключові учасники (Key Stakeholders) – я, чоловік, батьки, бригада, з якої я вже домовилася, сусіди (треба уточнити, коли у них діти сплять), ЖЕК (з ними треба проект узгодити).

Допущення і обмеження проекту, основні ризики (Project Assumptions and Restrictions, Main Risks) – допущення: сусіди нескандальні, працювати можна весь світловий день, бригада адекватна і не буде пити горілку на об’єкті, курс долара глобально не виросте і будматеріали сильно не подорожчають;

Обмеження: не можна працювати після 22.00, не можу приїжджати контролювати роботу в будні (працюю), перша виплата бригаді можлива тільки в квітні (закінчиться депозит, де гроші на ремонт лежать);

ризики: можливо, помилково порахована кошторис і грошей на все не вистачить, в дизайн-проект помилка, таке перепланування узаконити не можна, тобто доведеться ремонт зупиняти і все переробляти.