Принципи та інструменти керування проектами. Від виконання проекту до його завершення

Виконання проекту

Після стадії ініціації та планування настає етап виконання проекту. У вас вже є “дорожня карта” проекту та графік його винонання. Залишилося тільки виконати намічене. Це просто? Аж ніяк. Попереду ще море роботи та можливо багато безсоних ночей.

Успішне виконання проекту залежить від багатьох факторів, але найголовніше напевно полягає в одному слові – “Відповідальність”.  І починати треба з себе. Виконувати свої зобов’язання і якщо ви будете це робити – ви стаєте людиною, якій можна довіряти. Ви починаєте завоювувати довіру членів команди і вони теж будуть старатися виконувати свої зобов’язання. Виконуючі свої зобов’язання ви отримуєте право вимагати відповідальність від інших людей. 

Як сформувати відповідальне ставлення в команді?

Інструмент: “Звітна нарада в команді”

Така нарада нетривала – 20-30 хвилин, на ній як правило оперативно та зосереджено з’ясовують чи все іде за планом по проекту і чи не потрібна комусь чиясь допомога. Метою таких нарад є контроль за досягненням конкретних запланованих результатів, що входять до критичного шляху.

Такі наради переслідують наступні цілі:

• Дозволити команді побачити проект глобально за допомогою моніторингу всього плану проекту;
• Створити ситуацію, коли членам команди можна буде відзвітувати по взятим на себе задачам;
• Рухати проект уперед і дозволяють учасникам проекту брати на себе нові зобов’язання;
• Дозволити менеджеру зрозуміти, де потрібно “розчистити шлях”.

Протокол наради:

Залучення до відповідальності інших членів команди

Що робити якщо один з членів команди у вас постійно виникають якісь проблеми? Звісно перше, що спадає на думку – видалити такого члена команди з проекту, присоромити його, зробити публічну догану або просто його ігнорувати далі і сподіватися, що все само собою розрулиться.

Однак жоден із вищеперерахованих способів не є вірним, якщо ви хочете стати справжнім неформальним лідером. Не дозволяйте своїм емоціям  брати над собою гору і не виплескуйте їх на члена команди або на вю команду разом. Якщо ви це зробити – ви програли. 

Під час виконання проекту пам’ятайте, що ваша робота полягає не лише в тому, щоб успішно завершити проект, але й в тому, щоб створити хорошу команду для реалізації подальших проектів. А це означає, що людей треба підтримувати – особливо у важкі часи. 

Стратегія поведінки з “проблемними” членами команди:

• Спочатку вислухайте – дозвольте члену команди детально описати, чому зобов’язання не було виконано;
• Виявіть повагу – співпереживайте порушнику;
• Конкретизуйте очікування – ще раз сформулюйте зобов’язання, установіть новий термін його виконання;
• Практикуйте відповідальність – дозвольте цьому члену команди відчути, що команда на нього розраховує. 

Зрозуміло, що така схема спрацьовує не завжди, і якщо у вас після кількох спроб член команди не усвідомив свої помилок і продовжує псувати хід виконання проекту вам доведеться зробити наступний крок: провести бесіду про відповідальність у групі або індивідуально. 

Деяким членам команди час від часу потрібно нагадування в присутності інших членів команди. Якщо хтось “випадає” з процесу, а ви це відверто ігноруєте – про, що це говорить решті команди? Що вони почнуть відчувати до людей, які байдикують? Тоді слід прийняти наступні міри і провести розмову “віч-на-віч” з нерадивим колегою.

Розмова про ефективність

Перед тим як проводити таку розмову до неї слід ретельно підготуватися. І в цьому вам допоможе наступний інструмент:

Інструмент: “Форма планування розмови”

Яким є мій намір?

Чому ви бажаєте провести цю бесіду? Це дуже важливо з’ясувати до початку розмови, щоб людина не гадала, що вам від неї потрібно і щоб вона зрозуміла, що розмова піде про  результати проекту, а не про його характер або особистість. Переконайтесь, що ваш намір виражане гранічно зрозуміло.

Вашими основними намірами повинні стати мотивування члена команди й просування проекту уперед.

Які факти?

Продумайте, якими фактами ви будете оперувати? Переконайтеся, що ви готові привести приклад або доказ проблемної поведінки або вчинених помилок. Потім вислухайте як член команди описує ситуацію зі своєї точки зору.

Яким є їхній вплив?

Приготуйтесь озвучити ступінь впливу, який чинять на проект приведені вами факти. 

Що робити?

Попросіть члена команди внести свої пропозиції щодо вирішення даної проблеми. Поясніть йому чого ви від нього чекаєте та чого він може очікувати від вас. 

Але члени команди можуть робити не тількі погани вчинки, але й хороші. Тож не забувайте висловлювати вдячність за успіхи членам команди. 

Моніторинг і контроль проекту

Група процесів під назвою “Моніторинг і контроль” призначена для того, аби переконуватися, що проект розвивається згідно плану: за часом, бюджетом та якістю. Вони дозволяють вивляти проблеми на ранній стадії та прийняти міри доки не стало пізно.

Дуже частим випадком є “розповзання” проекту. Воно може виникнути тому, що з самого початку не було визначено чітко зміст проекту, або тому, що керівник проекту погодився на якісь зміни, не враховуючі їх наслідки. 

У менеджерів проектів часто виникають проблеми через “залишення” проекту, тобто вони просто пускають все на самотік. Постійно стежити за командою проекту та її досягненнями виключно важливо для проекту. Але і тут треба знати міру. Не треба застосовувати “прискіпливий менеджмент”, занадто вдаватися в деталі й тим самим пригнічувати команду. 

Ефективні менеджери стабільно моніторять просування проекту й керують ним не впадаючі у крайнощі описані вище.

Інструмент “Звіт про стан проекту”

Основне призначення данного документу – інформування про те, що відбувається з проектом. 

Звіт про стан проекту описує яким є стан проекту за показниками графіка і бюджета, чого досягла команда проекту і майбутнє стану та ходу проекту.

Графи “Загальний стан проекту” вказують на стан проекту. Якщо все добре – рухайтесь сміливо уперед, якщо є ризики, приглаьмуйте та вивчіть ситуацію, якщо проект у небезпеці – зупиніться і поміркуйте, як діяти далі. Викладайте зрозуміло у звіті які є проблеми в проекті і запропонуйте шляхи їх вирішення.

Керування “розповзанням меж проекту”

Керування “розповзанням меж проекту” означає:

• впливати на фактори, що створюють зміни в проекті;
• визнати, що “розповзання” відбулося;
• керувати реальними змінами, коли і якщо вони мають місце.

Ефективний проект менеджер повинен мати метод для роботи зі змінами. Слід бути гнучким та моментально реагувати на зміни. Якщо до вас поступила інформація про те, що до проекту планується внести зміни, вам потрібно оцінити їх вплив на проект. В цьому вам допоможе наступний інструмент.

Інструмент “Запит на внесення змін”

Даний інструмент заснований на “моделі обмежень”, як фільтрі для розуміння впливу кожної зміни. Конкретизуйте очікування того хто вносить дані зміни, з’ясуйте деталі запропонованих змін.  Обговоріть ці зміни зі своєю командою, обміркуйте кожен обмежуючий фактор. Розробіть план, як оптимальним чином здійснити зміни. Узгодьте його з членами команди та провідними учасниками проекту. 

Розумний проджект менеджер повинен прив’язуватися до тих результатів, які очікують від проекту, а не до опису змісту проекту. Проджект менеджер повинен працювати на результат. 

Завершення проекту

Процес завершення – формулювання, збір і поширення інформації з метою формального завершення проекту, включаючі оцінку проекту й складання висновків для використання їх під час реалізації майбутніх проектів.

Як дізнатися, що проект завершено?  Звісно, тоді коли все буде зроблено.  А як це визначити? В цьому вам допоможе інструмент “Завершальний перелік”

Інструмент “Завершальний перелік”

Отже для того, щоб вважати проект завершеним потрібно переконатися, що виконані усі пункти (звісно даний перелік може не відповідати дійсності стосовно вашого проекту, але кожен пункт варто перевірити).

• Оцінити список завдань – слід повернутися до списку завдань проекту та переконатися, що все завершено. У будівельників це називається скласти “дефектну відомість”. Не можна залишати жодного завдання в “підвишеному” стані;
• Пітвердити виконання змісту проекту – треба дати відповідь на запитання “Успіх чи провал?” Для цього дайте відповіді на такі питання:

• Чи досягли ми мети проекту?
• Чи задоволені ми кінцевим результатом?
• Чи реалізували ми проект у запланований термін?
• Чи вартий він того, що у нього вкладено?
• Чи добре ми впоралися з прогнозуванням та мінімізацією ризиків?
• Чи маємо ми ідеї, як вдосканалити процес роботи над майбутнімі проектами?

Дуже часто успіх проекту визначається на двох критеріях: часу та бюджеті. Але більшою мірою успішність проекту визначається досягненням бажаної якості та очікуваних результатах. 

• Пітвердити виконання всіх запитів на внесення змін;
• Повністю закрити всі контракти – переконайтеся, що ви виконали усі умови вихідного проекту. Чи всі рахунки сплачено? Чи всі товари доставлено? Чи всі контракти підписано? ;
• Документально оформити зроблені висновки;
• Отримати зворотній зв’язок від ключових учасників проекту;
• Надати провідним учасникам фінальний звіт про стан проекту й отримати усі необхідні підписи;
• Заархівувати всі документи пов’язані з проектом – якщо документація буде зберігатися в належному стані це значно полегшить роботу проект менеджера при старті майбутніх проектів;
• Опублікувати успішний досвід – дайте знати іншим якого ви досягли успіху, така інформація має потенціал з точки зору піару;
• Відсвяткуйте завершення проекту – подякуйте особисто членам команди проекту, організуйте невеликий фуршет з цього приводу.

Проект менеджери є не тільки в галузі ІТ, хоча там ця роль виявляється максимально яскраво. В сучасному світі майже кожен є так чи інакше проект менеджером. І цьому треба вчитися. Освоюючи ці інструменти – ви допомагаєте собі розвивати навички тайм і лайф-менеджменту, якими просто необхідно володіти, якщо ви хочете бути успішними в сучасному світі.